Организация учетно-операционной работы банка

Характеристика учетно-операционной работы банка, первичной документации и документооборота. Организация работы архива. Структура органов учета и контроля в банке. Организация аналитического и синтетического учета, соответствие их данных. Организация работы дня банка. Порядок составления ежедневного баланса банка.

Основными участниками учетно-операционной работы банка являются ответственные исполнители. В банке разрабатываются и утверждаются главным бухгалтером банка основные должностные инструкции ответственных исполнителей. Рабочий день ответственного исполнителя должен быть организован так, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-кассовых операций и отражение их в учете по балансовым и внебалансовым счетам.

Банковский день – время работы с клиентами и службами. Операционный день состоит из времени работы с клиентами и времени на завершение обработки информации.

Организация учетно-операционной работы в банке должна обеспечить следующие условия:

1. Все операции по расчетно-кассовым документам клиентов, поступившие в течение банковского дня, отражаются в учете в тот же операционный день.

2. Оплата всех расчетно-кассовых документов с текущих счетов клиентов производится за счет средств на этих счетах на начало дня.

3. Передача информации на расчетный центр НБ производится по установленному графику.

4. Расчетно-кассовые документы, подлежащие отправке другим банкам по почте, передаются предприятиям связи в день совершения операций.

Учетно-операционный аппарат банка по своим обязанностям подразделяется на 2 группы:

Ø Отдел банковского обслуживания – занимается учетом активных и пассивных операций банка и работает по обслуживанию юридических лиц.

Ø Отдел внутрибанковских операций – занимается учетом имущества, расчетами по оплате труда, расчетами с подотчетными лицами, налогообложения, учетом прочих видов хозяйственной деятельности банка.

Все операции банка – активные и пассивные – совершаются на основании расчетно-кассовых документов. Расчетно-кассовые документы, которые поступают в банк от клиентов, от других банков либо составляются в банке, должны содержать информацию о характере операции, позволяющую проверить законность и осуществлять банковский контроль.

Все расчетно-кассовые документы банка подразделяются на:

ü Кассовые;

ü Мемориальные;

ü Внебалансовые.

Предоставление права подписи на расчетно-кассовых документах оформляется приказом по банку, в котором указывается:

- Фамилия Имя Отчество должностного лица

- Наименование должности

- Характер предоставленного права подписи

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершения операций по этому документу и отражению его в учете.

Документы должны проходить по всем стадиям их обработки в банке – что называется документооборотом. В графике документооборота указывается стадия обработки документа и время. Обработка документов начинается с их поступления в банк через отделение связи или Международный расчетный центр.

Банк должен обеспечить сохранность бухгалтерских документов и отчетности банка в соответствии со сроками хранения, установленными законодательством РБ. Ответственность за организацию хранения документов несет руководитель банка. Приказом руководителя банка должны быть определены места для хранения документов, а также назначены лица, ответственные за обеспечение их сохранности. Хранение документов осуществляется в архиве банка, который должен быть оборудован металлическими стеллажами либо сейфами и отвечать требованиям пожарной безопасности. Доступ посторонних лиц к документам, хранящимся в архиве, должен быть ограничен. До передачи в архив банка документы хранятся в текущих архивах структурных подразделений, металлических сейфах или несгораемых шкафах. [Приложение 3]

В целях безопасности на случай непредвиденных обстоятельств ввиду трудоемкости восстановления данных в несгораемых сейфах следует хранить:

o Годовой отчет банка за последний отчетный год;

o Кассовые журналы за текущий месяц;

o Кассовые документы за последние 12 месяцев;

o Мемориальные документы за текущий месяц.

Основной формой аналитического учета в банке являются лицевые счета, которые отражаются в разрезе балансовых и внебалансовых счетов. Информация по операциям, проведенным за день по лицевому счету клиента, выдается в форме выписки на бумажном носителе или в электронном виде. Предназначенные для выдачи клиентам выписки заверяются штампом банка. Выписки по лицевому счету клиента вместе с приложениями передаются лицам, имеющим право первой подписи или второй подписи по данному счету либо представителям клиента по доверенности.[Приложение 24]

Основными формами синтетического учета в банках являются:

- Кассовые журналы;

- Оборотные ведомости;

- Проверочные ведомости.

Поскольку основной формой аналитического учета выступают лицевые счета, то проверка записей в них производится ответственными исполнителями ежедневно на основании расчетно-кассовых документов. По внутрибанковским операциям аналитический учет ведется в карточках, книгах, лицевых счетах работников банка, журналах. Сверка аналитического и синтетического учета по этим операциям производится на первое число каждого месяца. Для этого используется ведомость остатков, итог которой сверяется с остатком по соответствующему лицевому счету в проверочной ведомости. Проверочная ведомость и ведомость остатков подписываются ответственным исполнителем и главным бухгалтером.

Источником полной и достоверной информации о состоянии банковской деятельности за отчетный период является баланс. На каждый вид актива, обязательства и капитала банка открываются отдельные счета БУ. Все счета подразделяются на активные, пассивные и активно-пассивные.

Итоговые статьи баланса «Всего активов» и «Всего пассивов» отражают равные друг другу суммы, которые называются валютой баланса.