Формирование кредитного дела (1)

3.4.1. Формирование кредитного дела (1) предполагает проведение комплекса мероприятий, связанных с рассмотрением кредитного проекта до принятия решения о выдаче кредита, оформлением кредитных документов для заключения кредитной сделки и дальнейшим ее сопровождением.

3.4.2. Документы, представленные Клиентом в соответствии со списком (Приложение 2) для рассмотрения Банком кредитного проекта, должны быть помещены в отдельную папку, на обложке которой должно быть указано наименование Заемщика. Учет кредитных проектов осуществляется по номеру заявки, согласно журналу регистрации заявок.

3.4.3. После заключения договоров по кредитной сделке документы по кредитному проекту подшиваются в кредитное дело (1) Заемщика, которое регистрируется в журнале учета кредитных дел Кредитного подразделения (Приложение 9). Индекс кредитного дела должен присваиваться в соответствии с утвержденной в Банке номенклатурой дел.

3.4.4. Кредитное дело (1) Заемщика состоит из нескольких разделов (блоков), формируемых, при необходимости, в отдельные папки под одним индексом: 1 - юридические документы Заемщика; 2 - документы, характеризующие финансовое состояние Заемщика; 3 - документы по обеспечению и акты проверок залогового имущества; 4 - документы, касающиеся выдачи кредита и его дальнейшего сопровождения.

При этом в целях создания и расширения базы данных о Заемщике на протяжении всей истории отношений Банка с ним папки по первым двум блокам документов носят накопительный характер и хранятся в Кредитном подразделении до минования надобности.

Третий и четвертый разделы (блоки) кредитного дела формируются по каждой конкретной кредитной сделке. Четвертый блок кредитного дела состоит из разделов: документы, относящиеся к выдаче кредита (заявление, ТЭО, заключения соответствующих служб, решение органа, санкционирующего выдачу кредита); документы, относящиеся к деятельности Заемщика (договоры аренды земли, производственных мощностей, контракты с поставщиками/покупателями и др.); документы, относящиеся к кредитной сделке и процессу сопровождения (копии заключенных с Заемщиком договоров и соглашений по кредитной сделке; документы, подтверждающие предоставление кредита и его погашение, уплату процентов, целевое использование средств (распоряжение о предоставлении кредита, платежные документы); документы по оценке категории качества ссуды и другая документация по выданному кредиту).

Документы, относящиеся к деятельности Заемщика, с длительным сроком действия при отсутствии изменений в них могут использоваться в работе при заключении других кредитных сделок.

Кредитное дело Заемщика должно начинаться с описи имеющихся в нем документов, которые подшиваются в кредитное дело по каждому разделу (блоку) в соответствии со списком (Приложение 10) по мере их поступления.

3.4.5. Все документы, появляющиеся на различных этапах работы с кредитным проектом, кредитный работник обязан занести в кредитное дело (1), пронумеровав и внеся в опись документов кредитного дела. Опись документов обновляется, в связи с поступающими новыми документами в кредитное дело Заемщика.

3.4.6. В кредитном деле (1) должны присутствовать документы, указанные в Приложении 10.

3.4.7.Порядок передачи кредитных документов (кредитное дело (3) на хранение в Хранилище ценностей и порядок их изъятия из Хранилища ценностей излагаются в пунктах 3.5.6., 3.5.7., 3.6.7.1., 3.6.7.2. и 3.8.1. - 3.8.5.

Предоставление оригиналов документов, указанных в Приложении 11, Юридической службе, Службе внутреннего контроля, Службе безопасности, Кредитному подразделению и Службе финансового мониторинга для выполнения их функциональных обязанностей осуществляется непосредственно подразделением, в котором хранятся указанные документы. Основанием для предоставления оригиналов документов является служебная записка, подписанная руководителем указанных подразделений и завизированная руководителем Банка или его заместителем, курирующим вопросы кредитования.

3.4.8. Перед внесением копии кредитного документа в кредитное дело (1) кредитный работник, который оформляет кредитную сделку, должен сверить копию с оригиналом, проконтролировать соответствие оригинала требованиям, предусмотренным пунктами 3.3.3.-3.3.5. настоящей Инструкции, и заверить своей подписью все листы копии.

3.4.9. Кредитные дела (1) хранятся в Кредитном подразделении Банка, в закрытом на ключ металлическом шкафу; берутся уполномоченными работниками Кредитного подразделения в начале рабочего дня и помещаются на хранение в шкаф после окончания рабочего дня.

Если в процессе работы с кредитным проектом возникает необходимость передать кредитное дело (1) для постоянного ведения другому работнику Кредитного подразделения или для временной работы работнику другого подразделения, указанная передача отражается в журнале учета кредитных дел.

Передача отдельных документов из кредитного дела допускается в случае изъятия отдельных документов, при этом изъятие документов производится по акту приема-передачи с приложением описи передаваемых документов.

В случае если в процессе работы с кредитным проектом возникают вопросы по этому проекту у других подразделений Банка, то подготовка ответов на них осуществляется по письменному запросу структурного подразделения работником Кредитного подразделения, сопровождающим данный проект.

Контроль за надлежащим хранением и ведением кредитных дел работниками отдела возлагается на руководителя Кредитного подразделения (в дополнительном офисе – на управляющего или руководителя кредитного подразделения), ответственного за сопровождение кредитных проектов, в том числе путем проведения последующих проверок с обязательным оформлением справок проверок.

 

3.4.10. После исполнения Заемщиком всех обязательств по кредитной сделке кредитное дело, содержащее документы по обеспечению, выдаче и сопровождению кредита (3 и 4 блоки), передается на хранение в архив Банка.

Передача документов в архив Банка осуществляется по решению руководителя Кредитного подразделения, но в срок, не превышающий 180 дней после закрытия кредитной сделки. Срок хранения кредитного дела в архиве Банка составляет не менее 5 лет после погашения кредита при условии завершения ревизий налоговыми органами.

Папки кредитного дела Заемщика, содержащие накопительные юридические документы (1-ый блок) и документы по финансовому состоянию (2-ой блок), остаются в Кредитномподразделении до минования надобности и передаются в архив Банка по решению руководителя Кредитного подразделения.

3.4.11. Кредитные дела, находящиеся на хранении в архиве Банка, предоставляются при необходимости работникам Кредитного подразделения и Бухгалтерской службыво временное пользование на основании заявки, оформленной в установленном Инструкцией № 9-И порядке, подписанной руководителем подразделения.