Состав и структура штата предприятия

Во главе компании стоит генеральный директор, в подчинении у которого находятся руководители основных отделов, в частности: начальник отдела продаж, начальник отдела закупа, начальник отдела доставки продукции, начальник экономического отдела, начальник финансового отдела и отдела маркетинга.

Должностные обязанности руководителей отделов и подчиненных существенно отличаются друг от друга. Так для отдела продаж главной и приоритетной целью является прием заявок от клиентов, постоянный поиск новых потребителей, контроль за своевременностью оплаты товара. Тип такой системы управления предприятием называется функциональным.

Для функциональной структуры управления в торговой компании «Квит» характерно создание структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Следовательно, в условиях данной структуры каждый орган управления, а также исполнитель специализирован на выполнении отдельных видов управленческой деятельности (функций). Создается аппарат специалистов, отвечающих только за определенный участок работы.

Идея функциональных структур состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности.

Преимущества:

1.Высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций

2.освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов

3.стандартизация, формализация и программирование процессов и явлений

4.исключение дублирования и параллелизма в выполнении управленческих функций

5.уменьшение потребности в специалистах широкого профиля

Недостатки:

1.чрезмерная заинтересованность в реализации целей и задач «своих» подразделений

2.трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами

3.появление тенденций чрезмерной централизации

4. длительная процедура принятия решений

5.относительно застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения

Основная задача отдела закупа:

- поиск поставщиков и производителей продукции на рынках РФ и регионов;
- ведение (расширение, обновление) базы поставщиков-производителей по вверенному направлению;
- получение ценовых предложений и ведение переговоров по улучшению коммерческих условий и условий поставки (скидки, отсрочки платежей);
- расчет себестоимости на товар;
- заключение и полное сопровождение контрактов с поставщиками-производителя

ми;
- общение с поставщиками-производителями по заказам, претензиям, условиям сотрудничества;
- мониторинг и анализ представленности продукта на рынке;
- контроль и оценка качества предлагаемого к поставке товара;
- контроль за своевременным погашением кредиторской задолженности;
- претензионная работа с поставщиками-производителями;
- планирование и бюджетирование годовое, квартальное, помесячное
(оплаты за товар, размещение заказов на товар).

Отдел Маркетинга:
- разрабатывает и внедряет стратегию производства и сбыта продукции.
- готовит информацию для руководства о ситуации на рынке для принятия решений.
- координирует действия всех основных подразделений предприятия (складской комплекс, сбыт, финансы и т.д.) для воплощения решений.
- оказывает поддержку отделу сбыта по продвижению продукции.

Отдел сбыта:
- продвигает продукцию на рынки.
- обеспечивает качество сервисного обслуживания клиентов.
- готовит информацию для о продажах и предпочтениях потребителей.

Отдел рекламы:

- Изучает рынки сбыта и покупательского спроса с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний;

- изучает круг лиц, на который должна быть направлена реклама;

- ориентирует рекламу на целевые группы по профессии, возрасту, покупательской способности, полу;
- собирает и систематизирует информацию о рекламе продукции предприятий-конкурентов;
- анализирует влияние проведенных и проводимых рекламных мероприятий на изменение спроса на производимую продукцию или оказываемые услуги.

Руководитель Складского комплекса:

- Обучает сотрудников, контролирует выполнение поставленных задач;
- Отвечает за организацию погрузки и выезда экспедиционного состава в соответствии с планируемым временем;
- Отвечает за работу складского комплекса в соответствии с утвержденными регламентами работы;
- Отвечает за регулярное принятие мер для повышения эффективности процесса доставки и работы складского комплекса;
- Контролирует исполнение процесса доставки товара, анализирует информации от клиентов, разрабатывает мероприятия по повышению качества работы службы.
1.6 Система сбыта продукции

Отгрузка товара.

Отгружать товар со склада ответственное лицо имеет только в том случае, если товар полностью оплачен. Если товар доставляют экспедиторы предприятия «Квит», то за сутки денежные средства от клиентов должны поступить на счет предприятия. В этом случае продукция проверяется кладовщиком на соответствие наименования, сроков годности и количества. Товар принимает экспедитор по счет-фактуре. Фактура подписывается кладовщиком и экспедитором и сдается в бухгалтерию. Бухгалтер создает отчет об отработанных фактурах отгруженном товаре. В случае несвоевременной оплаты товара клиентом, кладовщик формирует «Акт возврата» товара на склад. Все документы передаются в бухгалтерию для точного и полного контроля ТМЦ.

Товар со склада имеют право забирать и сами клиенты лично. Для этого им необходимо оплатить в бухгалтерии товар и предоставить кладовщику чек об оплате и счет-фактуру. Кладовщик проверяет товар, набранный заранее сотрудниками склада. Счет-фактура подписывается двумя сторонами: клиентом и кладовщиком. Экземпляр кладовщика передается в бухгалтерию. В случае выявления отсутствия на складе необходимого товара делается либо замена клиенту, либо возврат. Возврат оформляет кладовщик в «Акте недостачи», где указывает сумму отсутствующего товара. Ставит подпись. С этим документом клиент в кассе получает возврат денежных средств. «Акт недостачи» как и другие складские документы передается в бухгалтерию, для формирования отчета о недостаче.

На основании всех данных складских документов в конце месяца бухгалтерия формирует отчет о недостачах, излишках, пересортах. Т.о. такой процесс документооборота способствует своевременному и качественному учету ТМЦ и их сохранности.