Камышинский технологический институт

Камышинский технологический институт

(филиал)

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Волгоградский государственный технический университет»

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

 

 

 

Создание баз данных

 

Методические указания к выполнению контрольной работы

по дисциплине «Компьютерные технологии»

 

Камышин

Теоретический материал

Company Name Организация

Contact First Name Имя

Contact Last Name Фамилия

City Город

Billing Address Адрес

8. Щелкните на кнопке Next (Далее).В появившемся диалоговом окне (рис. 5), в поле What do you want to name your table? (Введите имя новой таблицы), напишите название таблицы – Клиенты.

9. Выделите опцию выбора ключевых полей Yes, set a primary key for me (Определяется Microsoft Access). Щелкните на кнопке Next (Далее).

10. В следующем диалоговом окне выделите опцию Enter data directly into the table (Непосредственный ввод данных в таблицу) и щелкните на кнопке Finish (Готово).

Рис. 5. Сохранение таблицы

Внесение данных в таблицу. Вносить данные в таблицу можно в Режиме таблицы и в Режиме конструктора. Переключение между режимами осуществляется кнопкой

Microsoft Access вводит в таблицу в качестве ключевого поля то, в котором сейчас находится слово Счетчик и в этом поле автоматически проставляет номер каждой из записей. Остальная информация вводится с клавиатуры.

1. Нажмите клавишу Tab,чтобы перейти к полю Организация. Как только Вы начнете печатать, Microsoft Access присвоит записи идентификатор 1 (рис. 6).

Рис. 6. Ввод данных в таблицу

2. Введите название организации, нажмите Tab,чтобы перейти к полю Имя.

3. Аналогичным образом заполните остальные поля строки, переходя от одного к другому с помощью клавиши Tab.

4. Нажмите клавишу Tab,чтобы перейти к следующей записи. Запись автоматически сохраняется, когда Вы переходите к следующей строке.

5. Чтобы закрыть таблицу, выберите команду меню File ► Close (Файл ► Закрыть).

Создайте таблицу Клиенты, используя следующую информацию табл. 2.

Таблица 2

 

Код клиента	Организация / отдел	Имя	Фамилия	Город	Адрес счета
	ТОО «Ланит»	Анатолий	Алешин	Москва	Ул. Горького, 7
	ОАО «Лотос»	Ольга	Лагутина	Саратов	Ул. Мира, 15
	АО «Таис»	Иван	Петров	Киев	Ул. Ленина, 4
	Фирма «Заря»	Анастасия	Михайлова	Москва	Ул. 1905 года, 5
	ТДК «Поволжье»	Виталий	Семенов	Камышин	Ул. Мира, 102
	Фирма «Дана»	Никита	Дмитриев	Камышин	Ул. Мира, 102
	ТОО «Лотос»	Олег	Атомин	Москва	Ул. Горького, 1

Установка ключевого поля

Каждая таблица в базе данных должна иметь ключевые поля – одно или несколько, значения которых позволяют точно идентифицировать запись в таблице. Ключевое поле помогает наиболее эффективно организовать поиск и объединение данных.

Можно предоставить программе право самой установить ключевое поле, а можно сделать это самостоятельно.

1. Выделите то поле, которое вы намерены использовать в качестве ключевого (поле Номер заказа для таблицы Заказы).

2. Щелкните на кнопке с изображением ключа на панели инструментов .

Теперь таблица полностью определена, нужно сохранить ее структуру и начать ввод данных. Для ввода записей в таблицу необходимо переключиться на табличное представление.

Изменение структуры таблицы

Часто бывает необходимо дополнить таблицу новым полем, например, было бы удобно в таблице Заказы указать дату получения каждого заказа, для этого надо модифицировать уже имеющуюся структуру таблицы.

1. Откройте таблицу Заказы.

2. Переключитесь в режим Конструктора.

3. Установите указатель на поле Отметка о выполнении.

4. Нажмите на панели инструментов кнопку Insert Rows (Добавить строки).

5. Введите в новую строку имя поля Дата получения и тип поля Date/Time (Дата).

6. Перейдите в режим таблицы, предварительно сохранив сделанные изменения в структуре.

Работа с записями таблицы

Для того чтобы переименовать, растянуть или сжать поле, добавить или удалить столбец, достаточно активизировать контекстное меню поля, щелкнув правой кнопкой мыши по нужному полю. Операции удаления или добавления записи также осуществляются через контекстное меню указателя записи или нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов.

Сортировка записей. Для более наглядного представления данных удобно отсортировать данные. Сортировка – этоупорядочение данных по заданному признаку с целью удобства использования.

Поиск и замена записи. Для быстрых поисков и замены одной записи используйте кнопку с изображением бинокля, на панели инструментов . Перед осуществлением поиска необходимо активизировать поле, по которому Вы будете искать или заменять запись.

Фильтрация записей. Фильтрацией называют отсеивание «лишних» данных, в которых нет необходимости.

Пример выполнения

Для того чтобы отсортировать записи, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Открыть таблицу Клиенты и представить ее в форме таблицы.

2. Щелкнуть на поле, по которому будет производиться сортировка (Организация).

3. Указать порядок сортировки. Для этого выбрать пункт меню Records ► Sort ► Sort Ascending / Sort Descending (Записи ► Сортировка ► Сортировка по возрастанию / Сортировка по убыванию). Можно также выбрать одноименные кнопки на панели инструментов .

Для того чтобы найти запись:

1. Выделите поле Фамилия.

2. При активизации кнопки появится диалоговое окно Find and Replace (поиск и замена). В поле ввода Find what (Образец) необходимо написать искомое значение «ов». В поле Look in (Поиск в поле) отображается имя активного поля.

3. Из списка Search (Просмотр) выбирается направление поиска. Выберите All (Все).

4. Из списка Match (Совпадение) выбирается формат поиска, например, необходимо найти всех клиентов с фамилией, начинающейся на «ов».

Таблица 5

Активная запись в списке	Найденные записи в таблице
Whole field (Поля целиком)	Клиенты с фамилией «ов»
Start of field (С начала поля)	Все клиенты, фамилия которых начинается на «ов»
Any part of field (С любой частью поля)	Все клиенты, в фамилии которых есть сочетание «ов»

После указания всех параметров поиска нужно нажать кнопку Find (Найти). Найденная запись будет выделена в таблице.

Иногда требуется заменить все найденные значения на некоторое другое значение. Например: клиент, проживающий по адресу: ул. Некрасова, 64 – переехал на ул. Ленина, 45. Для такой корректировки нужно выполнить следующие шаги:

1. Активизируйте нужное поле (Адрес).

2. Выберите в меню Edit (Правка) команду Replace (Заменить) (рис. 8).

3. Введите в поле Find what (Некрасова, 64) и подставляемое значение (Ленина, 45) в поле Replace with. Затем щелкните кнопку Find Next (Найти далее), чтобы найти запись, а потом кнопку Replace (Заменить).

Рис. 8. Окно замены значения

Фильтрация группы записей. Если необходимо выбрать из таблицы все записи, содержащие какой-либо элемент, например, всех клиентов, проживающих на ул. Ленина, необходимо использовать фильтр. Наиболее простая форма фильтрации – это фильтр по выделенному .

Предположим, необходимо найти всех клиентов с фамилией Иванов.

1. Активизируйте поле, по которому будете осуществлять выбор записей, (Фамилия).

2. Найдите и выделите в этом поле значение поиска (Иванов).

3. Нажмите кнопку Filter by selection (Фильтр по выделенному).

Microsoft Access начнет поиск и предоставит найденные данные в

табличной форме. Чтобы снова вызвать на экран все записи, нажмите на

кнопку Removefilter (Удалить фильтр) .

Иногда бывает необходимо найти записи по нескольким полям, например всех клиентов по фамилии Иванов, проживающих в Камышине. Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. Выбрать пункт меню Records ► Filter ► Filter by form (Записи ► Фильтр ► Изменить фильтр) или нажать одноименную кнопку на панели инструментов .

2. Активизировать поле Фамилия и выбрать из появившегося списка нужную фамилию (Иванов), фамилию можно также ввести с клавиатуры.

3. Проделать то же для поля Город.

4. Нажать кнопку Применение фильтра.

Можно также выбрать логически связанные записи, например, всех клиентов по фамилии Иванов, проживающих в Камышине или Волгограде. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Построить фильтр для отбора Ивановых, проживающих в Камышине.

2. Нажать вкладку Или.

3. Построить фильтр для отбора Ивановых, проживающих в Волгограде.

4. Нажать кнопку Применение фильтра.

Расширенный фильтр. Более широкие возможности отбора записей предоставляет Advanced filter (Расширенный фильтр). Пункт меню – Records ► Filter ► Advanced filter (Записи ► Фильтр ► Расширенный фильтр).

При выборе этого пункта меню откроется диалоговое окно Фильтр (рис. 9). Верхняя часть окна содержит перечень всех полей активной базы данных, в нижней части окна находится бланк фильтра, в котором указываются условия отбора. Выбрать поле, по которому будет осуществляться фильтрация, можно с помощью мыши, перетащив имя поля из верхнего окна в нижнее окно на строку Field (Поле), можно также выбрать интересующее поле из списка Field (Поле). Далее необходимо указать порядок сортировки, по которому будут выведены найденные записи, в строке Sort. В поле ввода Criteria (Условие отбора) следует указать условие фильтрации, это можно сделать с клавиатуры, как ранее, а можно воспользоваться Построителем выражений. Для этого нужно вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт Build (Построить). Откроется диалоговое окно Expression Builder (Построитель выражений) (рис. 10).

Рис. 9. Окно расширенного фильтра

Рис. 10. Окно построителя выражений

● В верхней части окна построителя расположено поле выражения. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения.

● В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Operators (Операторы) в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа.

● В нижней части окна построителя находятся три поля.

● В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.

● В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, находящейся в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Functions (Встроенные функции), то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.

● В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных левым и средним полями. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

После того, как введено условие отбора в Построителе выражений, следует нажать ОК. Используя поле ввода OR (Или), можно создать логически связанный запрос. Здесь также можно применять Построитель выражений.

Предположим, необходимо найти всех клиентов, заказавших муку в количестве более 50 мешков. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Откройте таблицу Заказы.

2. Выберите в главном меню пункт Records ► Filter ► Advanced filter (Записи ► Фильтр ► Расширенный фильтр).

3. Из верхнего списка полей выберите поле Описание товара и при нажатой кнопке мыши перетащите это поле в нижнее окно на строку Field (Поле).

4. Проделайте то же для поля Количество.

5. Сформируйте условие отбора для поля Описание товара (напишите слово «Мука» и нажмите клавишу ввода).

Чтобы сформировать условие отбора для второго поля, воспользуетесь Построителем выражений.

6. Активизируйте контекстное меню и выберите пункт Build (Построить).

7. В открывшемся окне Построителя выражений нажмите кнопку со знаком «>» и введите цифру 50. Нажмите кнопку ОК.

8. Выберите пункт меню Filter ► Apply Filter (Фильтр ► Применить фильтр) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов .

9. После этого на экран будет выведена таблица с найденными записями. Можете изменить фильтр, нажав кнопку Изменить фильтр ,или удалить фильтр и вернуться в исходную таблицу Заказы, нажав кнопку Удалить фильтр .

Проектирование запросов

Применение запросов является наиболее быстрым способом получения информации из базы данных. Запросы дают нам набор данных, называемый выборкой. Запросы используются примерно так же, как и таблица. Однако исключительная гибкость запроса дает возможность пользоваться им куда чаще, чем таблицей. Работая с запросом можно:

· просмотреть отобранные записи в табличном представлении;

· сохранить запрос для дальнейшего использования;

· на базе запроса создать форму или отчет;

· применить запрос для сортировки данных;

· востребовать информацию из нескольких таблиц базы данных;

· на базе имеющегося запроса создать новый.

Наиболее лёгким является Простой запрос – это запрос на выборку определенных полей таблицы.

Пример выполнения

1. В окне База данных нужно выбрать вкладку Queries (Запросы)и нажать кнопку New (Создать).

2. В диалоговом окне New Query (Новый запрос)выбрать Simple Query Wizard (Простой запрос).

3. После этого запустится Мастер запросов. На первом шаге необходимо выбрать поля, которые выведет запрос. Для этого следует выбрать таблицу, на основе которой строится запрос в поле Tables ► Queries, затем нужные поля и нажать кнопку Next.

4. На втором шаге выберите вид запроса: детальный – Detail. Нажмите кнопку Next.

5. На следующем этапе задается имя запроса. После этого нажмите кнопку Finish (Готово),на экран выведется таблица-запрос с выбранными полями.

Также можно изменить структуру запроса, активизировав соответствующую кнопку. При этом запустится Design View (Конструктор запроса).

Конструктор запроса (Design View). можно запустить в окне Новый запрос, на втором шаге создания простого запроса или уже имея готовый, открытый запрос, нажав соответствующую кнопку на Стандартной панели инструментов. В окне Конструктора запроса можно отредактировать уже имеющийся запрос или создать новый.

Окно Конструктора состоит из двух частей (рис. 11), в верхней указаны таблицы, задействованные в запросе, а в нижней части устанавливаются параметры запроса.

Для того чтобы добавить таблицу в запрос, нужно выбрать пункт меню Query ► Show Table (Запрос ► Добавить таблицу)или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов .

Рис. 11. Окно Конструктора запроса

Для того чтобы построить запрос, необходимо указать, какие поля будут в нем участвовать. Это можно сделать двумя способами:

1. Перетащить нужное поле из верхней части окна в строку с заголовком Field (Поле).

2. Выбрать нужное поле из раскрывающегося списка в строке Поле.

В строке Sort (Сортировка) указывается тип сортировки для поля. Очередность сортировки полей слева направо, т. е. если в первом поле встретились два одинаковых значения, то сортироваться они будут по критерию, указанному для второго поля. В следующей строке Show (Вывод на экран)указывается, выводится данное поле в запросе или нет. В двух последних строках указывается условие отбора, сделать это можно так же, как при фильтрации записей с помощью кнопки Build (Построить)на панели инструментов.

Построим запрос, который находит заказы на муку в количестве более 30 мешков. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. В окне База данных активизируйте вкладку Queries (Запросы) и нажмите кнопку New (Создать).

2. В появившемся диалоговом окне выберите Design View (Конструктор)и нажмите ОК.

3. В следующем диалоговом окне выберите таблицу Заказы и нажмите кнопку Add (Добавить), а затем Close (Закрыть).

4. Далее необходимо указать поля, участвующие в запросе. Выберите поля Номер заказа, Код клиента, Описание товара и Количество, используя вышеописанные способы.

5. Установите условие отбора в строке Criteria (Условие отбора)для поля Описание товара (введите слово «Мука» и нажмите клавишу ввода).

6. Для поля Количество укажите условие отбора: > 30, (это можно сделать, введя условие с клавиатуры или воспользовавшись Построителем выражений).

7. Выберите в главном меню пункт Query ► Run (Запрос ► Запуск) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов .

Вычисляемые поля. При использовании запросов существует возможность вставки в запрос вычисляемых полей. Например, необходимо выбрать клиентов, заказавших сахар, и в запросе указать стоимость заказа (Количество * Цена).

1. Постройте запрос по отбору клиентов, поставляющих сахар.

2. Поместите курсор в свободную клетку строки Field (Поле)бланка запроса.

3. Напечатайте – [Цена за единицу]*[Количество].

4. Выполните запрос.

Access автоматически дает новому полю имя Expr 1 (Выражение 1), которое можно изменить, например замените заголовок Expr 1 (Выражение 1) на ИТОГО.

Разрабатывая запрос, можно указать поля, которые используются для группировки записей и проведения соответствующих вычислений. Например, можно построить запрос, в котором будет показано количество заказов по каждому клиенту. В бланк запроса вынесите поле Код клиента, а также поле Количество. Щелкните на кнопке Totals (Групповые операции)панели инструментов. В бланке запросов появится строка Total (Групповая операция) .

В ячейке строки Total (Групповая операция) в режиме Конструктора запроса выбираются функции, с помощью которых вычисляется сумма, среднее число элементов, максимальное или минимальное значение.

Функция	Результат
Sum	Сумма значений поля
Avg	Среднее от значений поля
Min	Наименьшее значение поля
Мах	Наибольшее значение поля
Count	Число значений поля без учета пустых значений

Щелкните на клетке строки Total (Групповая операция) под полем Заказ, из ниспадающего списка выберите пункт Count. Выполните запрос.

На экран будет выведено окно с результатами запроса, в поле Количество будет показано количество заказов у каждого клиента.

Создание таблицы на основе запроса. Microsoft Access позволяет создать в текущей или в другой базе данных таблицу, содержащую в себе данные активного запроса. Например, можно создать запрос, который находит невыполненные заказы и на основе выбранных записей создать таблицу. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

Постройте нужный запрос.

2. В пункте главного меню Query (Запрос)активизируйте кнопку Make-Table Query (Создание таблицы).

3. В появившемся диалоговом окне дайте имя таблице (Невыполненные заказы) и нажмите ОК.

4. Выполните запрос.

Запрос на обновление. Используя запрос, можно обновить записи, удовлетворяющие некоторому условию, например, Вы решили снизить цену на сахар до 8 руб. Для выполнения запроса на обновление проделайте следующее:

1. Постройте запрос на выборку нужных записей (в качестве условия отбора для поля Описание товара введите – Сахар).

2. В пункте главного меню Query (Запрос)активизируйте кнопку Update Query (Обновление).

3. В строке Update To (Обновление)под полем замены (цена за единицу) введите новое значение (8).

4. Выполните запрос.

При выполнении запроса на обновление записи в таблице обновляются и отменить изменения будет невозможно. Чтобы просмотреть результаты запроса, необходимо перейти в режим таблицы.

Запрос на удаление. Для удаления группы записей используйте Delete Query (Запрос на удаление).Например, если нужно удалить записи с номером заказа более 5, выполните следующие шаги:

1. Постройте запрос на выборку записей.

2.В пункте главного меню Query (Запрос)активизируйте кнопку Delete (Удаление).

3. Выполните запрос.

Установление связей между таблицами. Запросы на основе связанных таблиц

Установление связи «Один ко многим». Прежде чем устанавливать связь между таблицами, необходимо убедиться в том, что соблюдены все условия установки связи:

1. В связываемых базах данных есть совпадающие по содержанию поля.

2. Тип этих полей одинаков.

Установите связь между таблицами Клиенты и Заказы по полю Код клиента. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Пример выполнения

1. Выберите пункт главного меню Tools ► Relationships (Сервис –Схема данных),откроется окно Relationships (Схема данных).

2. Выберите пункт меню Relationships ► Show Table (Связи ► Добавить таблицу)или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов .

3. В открывшемся окне Show Table (Добавить таблицу)выделите таблицу Клиенты и нажмите кнопу Add (Добавить),затем также поступите с таблицей Заказы. Нажмите кнопку Close (Закрыть).

4. Находясь в окне Схема данных (рис. 12), перетащите поле Код клиента из списка полей Клиенты в список полей Заказы на поле Код клиента.

5. В появившемся окне Edit Relationships (Связи)нажмите кнопку Create (Создать).

В окне Relationships (Схема данных) между связываемыми таблицами появится линия, символизирующая установку связи (рис. 12). Далее необходимо закрыть окно, а на запрос Access о сохранении макета ответить утвердительно.

Откройте окно базы данных.

2. Выделите таблицу, для которой хотите создать форму.

3. Выполните команду Insert ► Autoform (Вставка ► Автоформа) главного меню или нажмите кнопку New Object (Новый объект) на панели инструментов и выберите Autoform (Автоформа).

Рис. 14. Окно формы

На экране появится готовая форма (рис. 14). Для перемещения по записям формы используйте кнопки, расположенные в самом низу окна. Для переключения между режимами формы и таблицы используйте кнопку Вид на панели инструментов или найдите соответствующие команды в пункте меню View (Вид). Кроме простейшего способа создания формы, в MS Access можно использовать ряд альтернативных способов:

· Design View (Конструктор форм) – в нем можно разработать собственные формы;

· Form Wizard (Мастер форм) – позволяет достаточно быстро разработать форму на основе выбранных полей;

· Autoform Columnar (Автоформа в столбец) – создает форму с полями, расположенными в один или несколько столбцов;

· Autoform Tabular (Автоформа ленточная) – позволяет автоматически создать ленточную форму;

· Autoform Datasheet (Автофома табличная) – позволяет автоматически создать табличную форму;

· Autoform PivotChart (Диаграмма) – позволяет создать форму с диаграммой;

· Autoform PivotTable (Сводная таблица) – позволяет создать форму со сводной таблицей.

Для создания Автоформыв столбец, ленточной или табличной автоформы достаточно в окне База данных выбрать вкладку Forms (Форма) и нажать New (Создать). В открывшемся диалоговом окне нужно указать тип создаваемой формы и исходную таблицу.

Использование мастера для создания формы. По сравнению с простыми автоформами, формы, созданные с помощью мастера, более разнообразны по стилю оформления и содержат заданные поля (возможно даже из разных таблиц). При работе с формой можно использовать все возможности MS Access по добавлению, удалению, сортировке, поиску и фильтрации записей.

Проектирование форм на основе связанных таблиц. Использование Form Wizard (Мастера форм) – это наиболее простой и быстрый способ создания формы, содержащей данные из нескольких таблиц. Мастер форм ускоряет процесс создания форм, выполняя автоматически всю основную работу. В первом окне Мастера форм можно выбрать поля, которые должны быть включены в форму. Это могут быть поля из одной или нескольких таблиц.

Имеется возможность представления данных в иерархическом виде без использования подчиненной формы. Например, если в форме много элементов управления, для подчиненной формы может не остаться места. В этом случае можно использовать Мастер форм для создания связанных форм (рис. 15). При нажатии кнопки в форме открывается другая форма, синхронизированная с записью в первой форме.

Рис. 15. Окно Мастера форм

Пример выполнения

1. В окне New (Новая форма) выберите Form Wizard (Мастер Форм).

2. В следующем диалоговом окне в раскрывающемся списке Tables/Queries (Таблицы/Запросы) выберите таблицу Клиенты а из списка Available Fields (Доступные поля) выберите все поля. Нажмите кнопку Next (Далее).

3. Далее выберите внешний вид формы – Tabular (Ленточный).

4. Затем мастер предлагает выбрать стиль вашей формы.

5. На последнем шаге диалога задайте имя формы (Клиенты) и нажмите кнопку Finish (Готово).

6. В окне Новая форма выберите Мастер форм.

7. В диалоговом окне нужно выбрать таблицы, для которых Вы создаете форму (Клиенты и Заказы) и включаемые в форму поля (из таблицы Клиенты выберите все поля, а из таблицы Заказы выберите поля: Описание товара, Количество, Цена за единицу, Отметка о выполнении). Нажмите кнопку Далее.

8. В следующем окне диалога необходимо выбрать тип представления данных (по табл. Клиенты) и указать тип создаваемой формы – подчиненные.

9. Далее следует выбрать тип подчиненной формы. Выберите табличную форму.

10. На следующем шаге Мастер форм предлагает выбрать стиль вашей формы.

11. На последнем шаге диалога задайте имя формы и нажмите кнопку Готово.

12. В окне базы данных щелкните на корешке Формы, затем на кнопке Создать.

13. Выберите таблицу в списке, выделите пункт Диаграмма, затем щелкните на кнопке ОК.

14. Выберите поля, которые надо отобразить в диаграмме, затем щелкните на кнопке Далее.

15. Выберите тип диаграммы, затем щелкните на кнопке Далее.

16. Выберите поля для осей, затем щелкните на кнопке Далее.

17. Введите заголовок диаграммы, затем щелкните на кнопке Готово.

Рис. 18. Внешний вид отчета

Мастер почтовых наклеек. Чтобы воспользоваться Мастером почтовых наклеек, следует вывести на экран страницу Отчеты окна базы данных и щелкнуть на кнопке Создать, выбрать Почтовые наклейки, раскрыть список Таблицы/Запросы, выбрать таблицу Клиенты и щелкнуть на кнопке ОК (рис. 19).

Рис. 19. Окно создания почтовых наклеек

Если ни одна из предопределенных наклеек не подходит, щелкните на кнопке Настройка. На экране появится окно диалога, в котором можно задать размеры надписей. После создания наклейки с новым размером надписей в следующих окнах диалога следует уточнить описание наклейки: тип, размер, число наклеек, шрифт, его размер, насыщенность, стиль и цвет наклейки.

Пример выполнения

1. В окне базы данных выберите таблицу.

2. Раскройте список кнопки Новый объект на панели инструментов и щелкните на элементе Автоотчет.

3. В окне базы данных, выбрав таблицу, раскройте список кнопки Новый объект и щелкните на элементе Новый отчет.

4. Выберите Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный и щелкните на кнопке ОК.

5. Сохраните отчет и закройте окно.

6. Щелкните на корешке Отчеты, затем на кнопке Создать.

7. Щелкните на элементе Мастер отчетов ► ОК.

8. Выберите таблицу и поля – Далее.

9. Если используются поля из связанных таблиц, то выберите общую для всех разделов группировку и щелкните на кнопке Далее.

10. Выберите поле или поля, по которым будете производить группировку, задайте параметры группировки, затем щелкните на кнопке Далее.

11. В последующих окнах диалога выберите поля, по которым нужно производить сортировку, определите параметры макета, общий стиль; щелкните на кнопке Далее.

12. Введите название отчета и выберите: желаете ли Вы увидеть его в режиме отчета или режиме конструктора, после чего щелкните на кнопке Готово.

13. Откройте страницу Отчеты в окне базы данных и щелкните на кнопке Создать.

14. Выберите Почтовые наклейки.

15. Выберите таблицу с данными для наклеек и щелкните на кнопке ОК.

16. Выберите предопределенный формат наклеек или создайте наклейку своего размера, затем щелкните на кнопке ОК.

17. Выберите шрифт наклейки, его размер, насыщенность, стиль, затем щелкните на кнопке Далее.

18. Выберите одно или несколько полей для сортировки и щелкните на кнопке Далее.

19. Введите название отчета и щелкните на кнопке Готово.

Контрольные задания

Индивидуальное задание включает следующие элементы:

· Проектирование БД;

· Создание БД средствами ACCESS и занесение в нее данных;

· Организацию запросов к базе данных;

· Оформление отчета с помощью Мастера отчетов.

Обучаемому необходимо спроектировать БД, содержащую некоторые сведения, представленные в таблице. Приведенные атрибуты характеризуют некоторую группу объектов и позволяют получить перечень запросов и отчетов согласно варианта задания.

Задание каждому обучаемому состоит в следующем:

1. Необходимо в соответствие со своим списком атрибутов спроектировать БД.
2. Создать базу данных.
3. Занести в неё данные.
4. Организовать постоянные связи между таблицами для обеспечения целостности своей БД при изменение записей, добавлении записей, удалении записей.

5.Убедится, что:

• данные, внесенные в таблицы, не противоречивы;
• система поддержки целостности БД функционирует. Для этого попытаться изменить, ввести и удалить данные в таблицах с нарушением правил поддержания целостности БД.
1. Организовать запросы к БД, которые бы позволяли продемонстрировать возможности БД.
2. Оформить отчеты, используя, Конструктор отчетов.
3. Оформить отчет о проделанной работе.

Варианты заданий.