Исследования и их необходимость в системах управления

Любая организация существует не сама по себе, а связана с внешним миром, т.е. с внешней средой. Как уже говорилось в предыдущем разделе, любой организацией необходимо управлять. Весь процесс управления сводится к решению задач:

Ø координации работы внутри организации и

Ø осуществлению связей с внешней средой.

Причем выполнение этих задач взаимосвязано. Экономические системы современных стран отличаются очень большой сложностью, огромным количеством факторов (политических, производственных, социальных и т.п.) и быстрой изменчивостью. Поэтому любая организация должна быстро реагировать на изменения этих факторов, которые для неё являются элементами внешней среды, и координация работы внутри организации, управление всеми ее составляющими производится с учетом, в первую очередь, изменений, происходящих во внешней среде. Другими словами можно сказать, что характерной особенностью управления современной организацией является то, что это сложный, многофакторный процесс из-за постоянно меняющихся и усложняющихся внешних условий. К ним надо постоянно приспосабливаться, менять внутренние составляющие организации, постоянно координировать работу техники и персонала. Такая творческая деятельность является сутью профессии современного менеджера. Когда система управления четко выполняет свои функции, то организация работает нормально, справляется с любой обстановкой на рынке и успешно развивается. Однако даже самая преуспевающая фирма рано или поздно в процессе своей деятельности сталкивается с ситуацией, когда в самой управляющей системе возникают проблемы, т.е. система управления начинает действовать неоптимально. Причин тому может быть множество и не последнее место среди них занимает вышеупомянутая сложность современной рыночной экономики. Кроме того, даже когда все в порядке и организация успешно развивается, то система управления, как одна из составных частей организации, также должна меняться и соответствовать этим процессам развития. Руководство организацией не может себе позволить иметь неэффективную систему управления, неадекватно реагирующую на быстро меняющиеся условия окружающего мира. Современная теория конкуренции одним из слагаемых конкурентоспособности организации называет её творческий потенциал, способность быстро проводить инновации (научные, технические, экономические, организационные и пр.). Ясно, что без эффективной системы управления такие задачи недостижимы. Для решения такого рода задач необходимо изучить возникающие проблемы и найти для них правильное решение, т.е. провести исследование.

Таким образом, мы приходим к совершенно естественному выводу о том, что составной частью деятельности современного менеджера является умение проводить научную, исследовательскую работу.

Что же мы будем понимать под термином «исследование»?

Исследование – вид деятельности человека, позволяющий вскрыть суть и содержание явлений, познать и оценить их, определить тенденции развития, а также найти возможность использования полученных знаний в практической деятельности человека.

Исследование систем управления – вид исследований, направленный на изучение системы управления с целью принятия решений о ее совершенствовании и более полной адаптации к изменяющимся условиям внешней среды. [9, 10]

В каких случаях необходимо проведение такой работы? Потребность в исследованиях появляется в трех основных случаях [13]:

1) организация сталкивается с ситуацией, когда положение ухудшается и надо это исправить (задача на исправление);

2) положение организации не ухудшается, но ей необходимо развиваться, т.е. улучшить существующую ситуацию (задача на усовершенствование);

3) для организации необходимо создать совершено новую ситуацию (задача на создание).

В принципе, говоря о потребностях в исследованиях и классифицировав ситуации, когда возникает необходимость проведения исследований, можно очертить и круг задач, решаемых в процессе исследований.

Задачи на исправление возникают, когда во внешней среде что-то меняется, и организация реагирует на это не так, как реагировала раньше. Например, падает объем продажи товара, который до этого, на протяжении определенного срока успешно продавался. Ясно, что здесь задача состоит в том, чтобы восстановить первоначальные условия, т.е. «отыскать неисправности».

Задачи на усовершенствование решают, как улучшить существующие условия, которые по тем или иным причинам перестали удовлетворять организацию. Это может касаться многих элементов управления и совершенно различных управленческих функций. Например, как улучшить планирование, ввести более тщательный контроль, изменить учет, усовершенствовать административные методы и т.п.

Наконец, целью задач на создание является не решение некой неотложной проблемы, а нахождение новых рынков, развитие новых услуг, инновационная деятельность и другая деятельность, в основе которой лежит желание добиться новых, качественных изменений в работе организации.

Исследования

Информационная модель состояния организации

Нахождение проблемы (постановка диагноза)

Планирование мероприятий по изменению состояния организации

Рис. 3. Место исследований в жизни организации

Модель будущего состояния организации (решение задачи)

Как видно из этих примеров, сложность решения этих задач возрастает, т.е. наиболее просты и понятны задачи на исправление, задачи на усовершенствование сложнее и разнообразнее. Для решения же последней категории задач необходимы значительные творческие усилия в условиях минимума информации.

Что может быть объектом исследования в системах управления? В принципе объектом исследования может быть любой компонент системы управления, любая её подсистема. Поэтому здесь нужен некий общий принцип выбора, основанный на определенном подходе. Так, Романченков В.П. [12] в качестве такого критерия предлагает функции, которые выполняет система управления. Например, рассматривать функции планирования и выделять в нем в качестве объектов исследования политику организации, т.е. формулирование общих направлений и целей деятельности системы управления. Конечно, это достаточно продуктивный подход и им можно пользоваться в выборе объектов исследования. Однако, известен более общий подход [13]. Предлагается взять за основу понятие изменения как самую общую характеристику проведения исследований систем управления.[1] Действительно, изменения являются смыслом проведения исследований систем управления. Если все различные формы заданий на исследование имеют одну общую характеристику, то это планирование и осуществление изменений в организациях. Что именно подвергается изменениям и определит объект исследования.

Кто должен проводить исследования? Конечно, менеджеры, работающие в организации и мы, говоря о задачах, приводящих к необходимости исследований, косвенно ответили именно так на этот вопрос. Но, кроме проведения исследований собственными силами, многие фирмы все чаще прибегают к помощи сторонних организаций, которые предлагают услуги по т.н. управленческому консультированию.

 

В настоящем пособии мы не будем подробно рассматривать особенности такого рода работ. Все вопросы, связанные с консультированием, очень тщательно и подробно рассмотрены в [13]. Отметим только, что, как указывается в предисловии к этой книге, «Консультирование по вопросам управления, или управленческое консультирование, давно признано важной профессиональной службой, которая помогает руководителям анализировать и решать стоящие перед их организациями практические задачи, а также усваивать чужой опыт. Сотни тысяч частных компаний и общественных организаций как в промышленных развитых, так и менее развитых странах пользовались такими услугами, – отдельно или в сочетании с повышением квалификации, изучением рынка и степенью осуществимости предложений, разработкой систем, исследованиями с целью выработки мер, консультированием по инженерно-техническим вопросам и другими профессиональными услугами».

 

Таким образом, независимо от того, кто конкретно проводит исследования, сама организация или приглашенные консультанты, место исследований в существовании любой организации можно схематично изобразить так, как это показано на рис. 3.

Особых пояснений схема не требует. Действительно, цель исследований – изучить нынешнее состояние организации и её системы управления, выявить все слабые места (с точки зрения целей управления и соответствия системы управления этим целям) и построить её информационную модель. На основе данной модели строится модель будущей системы управления, которая должна быть более эффективной и определяются этапы реализации построения такой системы.

На простом, интуитивном уровне понятно, что самая общая схема проведения исследования такова:

1) осознание существования проблемы и необходимости её решения;

2) собственно решение проблемы, которое состоит из ряда стадий и которое является собственно исследованием (рис. 3, прямоугольник с надписью «исследования»);

3) заключительный этап, который связан с внедрением результатов исследования в жизнь организации.

Более подробно об этом мы поговорим позже, когда будем рассматривать этапы проведения исследований и все, что с ними связано.

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое исследование вообще и исследование систем управления в частности?

2. Чем вызывается необходимость проведения исследовательской работы в организации?

3. Опишите задачи, стоящие перед организацией и требующие для своего решения исследовательской работы. Приведите конкретные практические примеры таких задач.

4. Какова самая общая схема проведения исследований?

 

Краткие выводы

1. Управление — важный вид деятельности, всегда направленный на достижение кем–либо (или чем–либо) определенной цели. С понятием управления всегда связаны такие важные, концептуальные понятия как структура, система. Управление всегда возможно только в некоторой упорядоченной структуре, т.е. во множестве взаимосвязанных элементов. В управлении всегда различают субъект управления (т.е. что или кто управляет) и объект управления (т.е. кем или чем управляют).

2.Управление в целом рассматривается наукой кибернетикой, которая рассматривает управление с точки зрения единого информационного подхода, т.е. кибернетика считает управление процессом получения, обработки и выдачи информации субъектом управления в виде управленческих воздействий на объект управления.

3. Управление организациями в рыночной среде называется менеджментом, который, в отличие от кибернетики, рассматривает многоаспектные и разнородные объекты и понятия. Их сфера действия лежит в самых разнородных областях – от экономики и финансов отдельной фирмы до вопросов организации в отраслях промышленности; от психологических аспектов поведения людей до групповой психологии; от чисто административных методов управления до многомерных ситуационных моделей и многих, многих других. Поэтому менеджмент, в отличие от единого кибернетического подхода, не является какой-то единой наукой, а объединяет много разных научных школ, течений и подходов.

4. Объект и субъект управления можно рассматривать также как единую систему – систему управления. Система управления – это совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих принятие и реализацию управленческих решений для достижения целей управления. Осуществляют управленческую деятельность на профессиональной основе в организации специальные работники – менеджеры.

5. Характерной особенностью управления современной организацией является то. что это сложный, многофакторный процесс из-за постоянно меняющихся и усложняющихся внешних условий. К ним надо постоянно приспосабливаться, менять внутренние составляющие организации, постоянно координировать работу техники и персонала. Такая творческая деятельность является сутью профессии современного менеджера. Когда система управления четко выполняет свои функции, то организация работает нормально, справляется с любой обстановкой на рынке и успешно развивается. Однако, даже самая преуспевающая фирма рано или поздно в процессе своей деятельности сталкивается с ситуацией, когда в самой управляющей системе возникают проблемы, т.е. система управления начинает действовать не оптимально. Для решения возникающих задач необходимо изучать возникающие проблемы, т.е. проводить исследования.

6. Исследование – вид деятельности человека, позволяющий вскрыть суть и содержание явлений, познать и оценить их, определить тенденции развития, а также найти возможность использования полученных знаний в практической деятельности человека.

7. Исследование систем управления – вид исследований, направленный на изучение системы управления с целью принятия решений о ее совершенствовании и более полной адаптации к изменяющимся условиям внешней среды.

8. Потребность в исследованиях в системах управления организации появляется в трех основных случаях:

¨ организация сталкивается с ситуацией, когда положение ухудшается и надо это исправить (задача на исправление);

¨ положение организации не ухудшается, но ей необходимо развиваться, т.е. улучшить существующую ситуацию (задача на усовершенствование);

¨ для организации необходимо создать совершено новую ситуацию (задача на создание).