Справочная система Access и пользование ею

 

Справочная система Access достаточно разнообразна. Она охватывает почти все аспекты работы с системой. После запуска Access можно воспользоваться любым видом справки, если обратиться к пункту меню Справка, имеющему подменю вида:

 

 

 

 

Выбор в нем пункта Справка по Microsoft Access приводит к появлению окна справки с тремя вкладками. Вкладка Содержание используется для просмотра оглавления справки и поиска информации по темам справки; вкладка Мастер ответов - для ввода своего вопроса; вкладка Указатель - для поиска информации по конкретным словам или фразам.

Выбор пункта Показать помощника влечет появление окна с анимационным персонажем. Помощник дает советы для конкретной рабочей ситуации и отыскивает необходимые разделы справочной документации в ответ на вопросы, вводимые в поле ввода. Его можно временно скрыть по команде Справка/Скрыть помощника или отключить на весь сеанс работы в Access, если в его выноске нажать кнопку [Параметры] и снять флажок Использовать помощника.

Пункт Что это такое? предназначен для получения краткой справки о назначении элементов в главном окне Access. Его выбор приводит к появлению указателя мыши в виде стрелки с вопросительным знаком, и щелчок им по интересуемому элементу дает сведения о нем.

Пункт Office на Web позволяет соединиться с Web-узлом корпорации Microsoft для получения обновленных сведений о программе.

 

 

Настройка рабочей среды в Access

 

Осуществить настройку рабочей среды в соответствии с требованиями пользователя можно с помощью команды Сервис/Параметры. Ее результатом является диалоговое окно Параметры с вкладками.

На вкладке Вид имеется возможность включить/выключить отображение: строки состояния, окна запуска, ярлыков для создания новых объектов в окне БД и др.

На вкладке Общие устанавливаются поля страницы при печати документа, порядок сортировки для новых баз данных, звуковое сопровождение при выполнении различных действий и др.

На вкладке Правка и поиск задаются параметры выполнения операций редактирования, поиска и замены. Вкладка Режим таблицы служит для установки параметров таблицы, а также задания анимации при отображении изменений в таблице в связи со вставкой новых столбцов. Вкладка Таблицы и запросы позволяет установить параметры, используемые по умолчанию в режиме конструктора таблицы и в режиме конструктора запроса. Элементы вкладки Формы и отчеты применяются для установки параметров, действующих по умолчанию в режиме конструктора формы и в режиме конструктора отчета. Вкладка Клавиатура позволяет задать режимы работы при вводе данных с клавиатуры. На вкладке Другие осуществляется сетевая настройка и настройка интерфейса ODBC, имеется возможность конфигурировать программу Access для работы в многопользовательской среде.

 

Данные в Access

 

Создавая компьютерную БД, пользователь вводит свои данные в ее поля. При этом он должен прежде описать эти поля согласно требованиям Access: присвоить имена полям, указать их тип и свойства (которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля). Полям присваиваются имена с учетом следующих требований: имя должно содержать не более 64 символов; запрещается использование точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘), квадратных скобок ([]) и управляющих символов с кодами ASCII от 0 до 31.

В поля БД можно вводить данные следующих типов.

Текстовый. В поля такого типа помещают текст или комбинацию текстовых и числовых значений. Объем текста не должен превышать 255 символов.

Поле MEMO. Длинный текст (до 65535) символов.

Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях, за исключением денежных расчетов. Размеры числовых полей - 1, 2, 4, 8, 12 байтов.

Дата/время. Значения даты и времени. Даты из диапазона от 100 по 9999 год.

Денежный. Денежные значения. Их максимальная точность составляет 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа от нее.

Счетчик. Уникальные последовательные с шагом 1 номера, автоматически вставляемые при вставке записи в БД.

Логический. Поля, которые могут иметь только одно значение из пары значений, таких как Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.

Поле объекта OLE. Объекты других приложений, которые могут быть связаны или внедрены в таблицу Access.

Гиперссылка. В полях этого типа хранятся гиперссылки - путь к файлу на жестком диске либо адрес в сети Internet или интранет.

Набор допустимых свойств для поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле. Поясним возможные свойства полей.

Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля. Для числового поля часто используемыми являются значения:

ü байт - целые числа от 0 до 255 (поле занимает 1 байт);

ü целое – целые числа от -32 768 до 32 767 (2 байта);

ü длинное целое - целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байта).

Применяются и другие значения: одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, действительное.

Формат поля. Определяет способ отображения текста, чисел, дат и значений времени на экране и на печати.

Число десятичных знаков. Дает возможность указывать для чисел количество дробных знаков.

Маска ввода. Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.

Подпись. Определяет текст, который выводится в подписях полей в таблицах, запросах, формах, отчетах.

Значение по умолчанию. Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение. Определяет множество значений, которые можно вводить в поле таблицы.

Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран при вводе недопустимого значения.

Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в текстовое поле пустых строк (" ").

Индексированное поле. Позволяет создать индекс для поля, ускоряющий поиск и сортировку в таблице.

Сжатие Юникод для данного поля. Указывает, используется ли кодировка Unicode.

 

 

Выражения в Access

 

Выражения используются при выполнении многих операций Access (например, при определении условий в запросах). Выражение - комбинация значений и операторов, дающая определенный результат. Например, следующее выражение позволяет вывести в запросе сумму значений полей «СуммаЗаказа» и «СтоимостьДоставки»:

= [СуммаЗаказа] + [СтоимостьДоставки]

В качестве значений в выражениях используют литералы, константы, функции и идентификаторы.

Литерал - фактическое значение в виде числа, текстовой строки, даты (например, 100, "Минск", #1-янв-99#).

Константа - не изменяющееся значение (например,Yes, No, True, False и Null).

Функция – небольшая программа, которая всегда возвращает значение (число или строку символов), являющееся результатом расчетов или выполнения других операций. К функции обращаются по имени, за которым в круглых скобках указывают ее аргументы. Имеются и безаргументные функции, например, Date(). В Access определено множество типов функций: статистические, математические, даты/время, текстовые, финансовые и др.

Идентификатор - ссылка на значение поля, элемента управления или свойства. Например, Forms![Заказы]![ДатаРазмещения].DefaultValue (ссылка на свойствоDefaultValue элемента управления «ДатаРазмещения» в форме «Заказы»). Символ «!» предопределяет ссылку на открытую форму, на открытый отчет или их элемент управления, а символ «.» - на свойства форм, отчетов и элементов управления.

Оператор - операция над значениями. В выражениях используются четыре типа операторов: арифметические операторы, операторы сравнения, логические операторы, текстовый оператор.

Арифметические: + (сложение), – (вычитание), * (умножение), / (деление), % (проценты), ^ (возведение в степень) и др.

Операторы сравнения: = (равно), > (больше), < (меньше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно), <> (не равно).

Логические операторы: AND (логическое умножение), OR (логическое сложение), NOT (логическое отрицание).

Текстовый оператор: & (слияние строковых значений).

Пользователь имеет возможность создавать выражения с помощью построителя выражений или путем набора их на клавиатуре. Построитель выражений доступен во всех случаях, когда требуется ввести выражение.

В верхней части окна построителя выражений находится поле выражения. Под ним располагаются кнопки с часто используемыми операторами. Ниже содержится раздел, предназначенный для создания элементов выражения. Процесс создания выражения сводится к последовательному выбору в разделе необходимых значений – констант, функций, идентификаторов, – и вставке их в поле выражения. При этом с помощью кнопок попутно вставляются между значениями необходимые операторы. Литералы, присутствующие в выражении, набираются на клавиатуре.