Основні об’єкти субд ms Access

Об’єкт	Призначення
Таблиці	Для зберігання даних по одному об’єкту моделі даних предметної галузі
Запити	Створюються користувачем для вибірки даних з однієї або декількох таблиць
Форми	Для введення, перегляду і коректування взаємозв’язаних даних на екрані в зручному вигляді, який може відповідати звичному для користувача документу.
Звіти	Для формування вихідного документа, призначеного для виведення на друк
Сторінки	Являють собою спеціальний тип веб-сторінок, призначений для перегляду і роботи через інтернет або інтрамережу з даними, що зберігаються в базах даних Microsoft Access або в базах даних Microsoft SQL Server
Макроси	Набір макрокоманд, який створюється для автоматизації часто виконуваних завдань
Модулі	Набори описів, інструкцій і процедур, збережених під загальним ім’ям, для організації програм на мові Microsoft Visual Basic

 

 

Проектування бази даних

 

Розробка бази даних

Перш ніж приступити до фактичної розробки бази даних, рекомендується заздалегідь спланувати її структуру на папері. Корисно також ознайомитися з вже розробленими базами даних або відкрити навчальну базу даних «Боре» і вивчити її макет у вікні Схема данных.

 

Етапи проектування бази даних

Фірмою Microsoft запропонований такий варіант проектування бази даних

Етап 1. Визначення мети створення бази даних. На першому етапі необхідно визначити мету створення бази даних, її функції та інформацію, яку вона повинна містити.

Етап 2. Визначення потрібних полів у базі даних. Для кожного типу відомостей слід створити окреме поле, враховуючи такі принципи: включати всі відомості; розбивати інформацію на мінімальні логічні компоненти; не створювати поля для даних, що складаються з декількох елементів, а також рекомендується не включати в таблицю дані, які є результатом обчислень; не створювати поля, що містять аналогічні дані.

Етап 3. Визначення таблиць, які має містити база даних. Кожна таблиця має містити інформацію з однієї теми.

Етап 4. Визначення таблиць, до яких належать поля. Необхідно включати кожне поле тільки в одну таблицю.

Етап 5. Визначення полів з унікальними значеннями в кожному записі. Кожна таблиця бази даних повинна містити поля або набір полів, які однозначно визначають кожний запис.

Етап 6. Визначення зв’язків між різними таблицями бази даних.

Етап 7. Удосконалення структури бази даних. Після створення потрібних таблиць, полів і зв’язків ще раз проглянути структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це робити на цьому етапі, поки таблиці не заповнені даними.

Етап 8. Ведення даних і створення інших об’єктів бази даних. Якщо структури таблиць відповідають вимогам, то можна вводити дані. Потім можна створити інші об’єкти бази даних.

Етап 9. Використання засобів аналізу Microsoft Access. Для удосконалення структур бази даних у Microsoft Access існують два інструменти: майстер аналізу таблиць (дозволяє проаналізувати структуру таблиці, запропонувати відповідні нові структури і зв’язки, а також розділити таблицю на нові зв’язані таблиці) і аналізатор швидкодії (досліджує всю базу даних і дає рекомендації щодо поліпшення).

 

Створення таблиці

Таблиця – основний структурний елемент МS Access для збереження інформації. Поля визначають класифікаційну характеристику даних, запис містить інформацію про конкретну особу, місце, предмет.

Створення таблиці бази даних складається з двох етапів. На першому етапі визначається структура: склад полів, їхні імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля та інші властивості полів. На другому етапі проводиться створення записів таблиці й заповнення їх даними.

Для створення таблиці необхідно у вікні бази даних вибрати вкладку Таблицы і натиснути кнопку Создать.

Створення таблиці в режимі таблиці. У цьому режимі користувач має доступ до заготовки таблиці. Удосконалюючи її, він визначає необхідні властивості і заповнює таблицю даними. Наприклад, поля імені за умовчання (Поле1, Поле2, Поле3 і т.д.), але їм можна надати нові імена, які нестимуть смислове навантаження. Тип полів визначатиметься автоматично залежно від внесеної до них інформації.

Створення таблиці в режимі конструктора. У цьому режимі структура таблиці повністю задається користувачем. Поля бази даних не просто визначають структуру бази - вони визначають групові властивості даних, записуваних у клітинки, що належать кожному з полів.

Створення таблиці за допомогою майстра таблиць. Усі заготовки розподілені на дві великі групи: для ділового застосування і для особистого застосування. З існуючих полів треба вибрати ті, які мають входити в нову таблицю.

Імпорт таблиць. MS Access може імпортувати дані з файлів різних форматів. Користувач повинен визначити тип файла, який слугуватиме джерелом даних, і вказати необхідний файл.

Зв’язок з таблицями. Існує декілька форматів баз даних, які підтримуються в MS Access, тому немає необхідності імпортувати базу даних, а досить встановити зв’язок із файлом.

 

Проектування структури таблиці

 

Вікно конструктора таблиці

Структура таблиці визначається у вікні конструктора. Для визначення поля задаються: Имя поля, Тип данных, Описание.

Ім’я поля. Кожне поле таблиці повинно мати унікальне ім’я, яке задовольняє угоди про імена об’єктів в MS Access. У MS Access діють такі обмеження на імена полів, елементів управління й об’єктів: ім’я може включати будь-яку комбінацію букв, цифр, пропусків і спеціальних знаків, за винятком крапки (.), знака оклику (!), надрядкового знака (’) і квадратних дужок ([ ]), не повинно починатися зі знака пропуску.

Тип даних. Визначає тип даних, який може містити це поле.

Опис. Короткий коментар, а також загальні властивості.

 

Типи даних

Дані в полі можуть належати до одного з десяти типів.

Текстовий (Text) – використовується для зберігання звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (за умовчанням – 50 символів).

Поле MEMO (Memo) – спеціальний тип даних для зберігання великих обсягів тексту (фізично текст зберігається не в полі, а в іншому місці бази даних, у полі зберігається лише покажчик на нього).

Числовий (Number) – тип даних для зберігання дійсних чисел.

Дата/час (Data/Time) – тип даних для календарних дат і поточного часу.

Грошовий (Currency) – тип даних для зберігання грошових сум.

Лічильник (AutoNumber) – спеціальний тип даних для натуральних чисел з автоматичним нарощуванням.

Логічний (Yes/No) – тип даних для зберігання логічних даних (можуть приймати тільки два значення).

Поле об’єкта OLE (OLE Object) – спеціальний тип даних для зберігання об’єктів OLE, наприклад мультимедійних (фізично об’єкт зберігається в іншому місці база даних, а в полі зберігається тільки покажчик на нього).

Гіперпосилання (Hiperlink) – спеціальне поле для зберігання адрес URL веб-об’єктів.

Майстер підстановок (Lookup Wizard) – використовується для задання списку значень, які можу приймати дане поле.

 

Дії з таблицями

 

Відкриття таблиці

У вікну бази даних клацнути значок Таблицы у списку Объекты. Вибрати ім’я таблиці, натиснути кнопку Открыть на панелі інструментів вікна бази даних.

Для відкриття таблиці в режимі конструктора натиснути кнопку Конструктор на панелі інструментів вікна бази даних.

Додавання поля в таблицю

Режим конструктора

1.Відкрити таблицю в режимі конструктора.

2.Клацнути рядок, над яким потрібно помістити поле, і натиснути кнопку Добавить строки на панелі інструментів. Щоб додати поле в кінець таблиці, клацнути перший порожній рядок.

3.Клацнути клітинку в стовпці Имя поля і ввести унікальне ім’я поля.

 

Режим таблиці

1.Відкрити таблицю в режимі таблиці.

2.Клацнути стовпець, ліворуч від якого потрібно додати новий стовпець, і вибрати команду меню Вставка, Столбец.

3.Двічі клацнути заголовок нового стовпця і ввести його унікальне ім’я.

4.Подальша настройка визначення поля виконується в режимі конструктора таблиці.

Видалення поля з таблиці

Під час видалення поля треба пам’ятати, що якщо інші об’єкти бази даних містять посилання на видалене поле, то ці посилання також потрібно видалити.

Режим конструктора

1.Відкрити таблицю в режимі конструктора.

2.Вибрати поле або поля, які потрібно видалити (для виділення одного поля клацнути область виділення рядка цього поля. Для виділення декількох полів протягнути покажчик по областях виділення рядків цих полів).

3.На панелі інструментів натиснути кнопку Удалить строки

 

Режим таблиці

1. Відкркити таблицю в режимі таблиця.

2. Клацнути область виділення поля, яке потрібно видалити.

3. У меню Правка вибрати команду Удалить столбец.

 

 

Введення і редагування даних

 

Додавання даних

Відкрити об’єкт у режимі таблиці або форму в режимі форми. Щоб додати новий запис, натиснути кнопку Новая запись на панелі інструментів, ввести дані й натиснути клавішу Tab для переходу до наступного запису.

Редагування даних

Для зміни даних у полі, клацнути це поле і ввести нові дані.

Щоб замінити все значення поля. встановити покажчик на ліву межу поля, щоб він перетворився на покажчик «плюс», і натиснути кнопку миші, ввести нові дані.

Якщо при введенні тексту допущено помилку, натиснути клавішу Backspace. Для відміни змін, внесених до поточного поля, натиснути клавішу Esc. Щоб відмінити зміни, внесені до всього запису, знову натиснути клавішу Esc перед виходом із поля.

Збереження запису

Доданий або змінений запис автоматично зберігається при переході курсора на інший запис або при закритті форми чи об’єкта в режимі таблиці.

Для збереження даних у записі вибрати в меню Записи команду Сохранить запись.