Документи до засідань колегіальних органів

2.4.4.1. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

2.4.4.2. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи на визначений період (півріччя або рік) та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій членів колегіального органу. До пропозицій надається обґрунтування підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений головою колегіального органу план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів в частині, що стосується. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

2.4.4.3. Документи з питань, що виносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися секретарю колегіального органу або іншій посадовій особі, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу, не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби – проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

2.4.4.4. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, зберігаються у секретаря колегіального органу, іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в службі діловодства окремо по кожному засіданню.

2.4.4.5. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

2.4.4.6. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку матеріалів для проведення засідання колегіального органу несуть керівники структурних підрозділів, визначені планом засідання колегіального органу, а також керівники, які спрямовують, координують та контролюють діяльність зазначених структурних підрозділів.

2.4.4.7. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

2.4.4.8. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пункті 2.4.2 цієї Інструкції.

2.4.4.9. Рішення колегіального органу реалізуються, як правило, шляхом видання наказів відповідних керівників, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та структурним підрозділам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.