Анкета самоаналізу стилю роботи й уміння вирішувати свої завдання

Самооцінка у балах: 0 – майже ніколи, 1 – іноді, 2 – часто, 3 – майже завжди.

1. Резервую на початку дня час для планування.

2. Передоручаю усі свої справи, які можна переадресувати.

3. Письмово фіксую завдання, які потрібно виконати протягом дня, із зазначенням строків їх реалізації.

4. Кожну справу (завдання) намагаюсь довести до кінця, не перериваючись на сторонні речі.

5. Щодня складаю список майбутніх справ, впорядкований за пріоритетами – найважливіші речі роблю у першу чергу.

6. Свій день намагаюсь за можливістю звільнити від порожніх телефонних розмов, незапланованих гостей.

7. Своє денне навантаження намагаюсь розподілити відповідно до графіка своєї працездатності, своїми біоритмами.

8. У моєму плані є резерви незапланованого часу, що дозволяють вирішувати актуальні проблеми, які раптово виникли.

9. Намагаюсь у першу чергу концентруватись на головних важливих проблемах.

10. Вмію відмовляти, коли на мій час претендують інші, а мені потрібно виконати більш важливі справи.

Результати:

0 – 15 балів: ви не плануєте свій час і перебуваєте під владою зовнішніх обставин;

16 – 20 балів: ви намагаєтесь опанувати свій час, але при цьому ви недостатньо послідовні, щоб досягти успіху;

21 – 25 балів: у вас гарна здатність для самоаналізу використання часу;

26 – 30 балів: ви можете бути зразком кожному, хто бажає навчитися раціонально використовувати свій час.

Якщо ви набрали менше ніж 20 балів, вам потрібно вжити найактивніших заходів для усунення недоліків. Це буде першим кроком на шляху до послідовного самокерівництва.

2. Основи планування.

Чим краще ми сплануємо свій час, тим краще ми зможемо його використати у своїх особистих і робочих цілях. Планування як складова частина самоменеджменту означає поєднання:

· підготовки до реалізації цілей;

· структурування (впорядкування) часу (Рис. 1).

 

Засоби планування часу

 

 

максимальний критерій мінімальний критерій

(максимально плідне (досягнення поставлених цілей

використання фіксованого за найкоротший відрізок часу)

відрізку часу)

Рим. 1. Засоби планування часу

 

Планування часу призводить до його економії – при витраченні на складання плану усього 10 хвилин, у результаті можна заощадити до 2 годин на добу.

Планування часумає цілий ряд переваг (Таблиця 1).

Таблиця 1

Переваги планування часу

Швидке досягнення мети	· з’ясування фахових і особистих цілей, досягнення їх найкоротшим шляхом; · реалістичний погляд на заплановані цілі з позиції обмеженості часу;
Виграш у часі	· економія часу для важливих справ і цілей та для дозвілля через кращу його оцінку; · чітке уявлення про час, необхідний для вирішення різноманітних завдань (що, коли, до якого часу потрібно виконати);
Уміння виділяти пріоритети	· концентрація на дійсно важливих справах і забезпечення їх виконання; · визначення ступеня важливості тих або інших видів діяльності, виявлення справ, які ви в змозі передоручити іншим;
Скорочення термінів виконання	· встановлення реальних термінів виконання справ і їх дотримання; · своєчасне розпізнавання слабких місць і прийняття відповідних контрзаходів;
Резервування часу	створення резервів часу для непередбачених справ;
Ефективність виконання справ	· раціональне використання робочого часу шляхом попереднього визначення структури дня; · більш швидке вирішення завдань за рахунок їх об’єднання для одночасного вирішення кількох справ;
Зменшення стресових ситуацій	· менше стресів, оскільки зменшується кількість не виконаних справ; · більше задоволення від роботи, менше роздратування; · легко планувати перерви у роботі.

 

Під час планування часу відбувається орієнтація на відповідні довгострокові цілі, що, у свою чергу, поділяються на оперативні часткові цілі. Встановлення періодів часу, які будуть необхідні для досягнення особистих і фахових цілей, дає почуття впевненості, реальне уявлення про найкращий розподіл часу і найбільш доцільну черговість справ.

Існує кілька типів планових періодів, які можна використовувати для впорядкування часу (Таблиця 2).

Таблиця 2

Типи планових періодів

Ціль	Період	План
Довгострокові цілі	Від 3-5 і більше років	Плани на декілька років
Середньострокові цілі	Від 1 до 3 років	Річні плани
Поточні цілі	Від 1 тижня до 1 місяця	Місячні, декадні плани

 

Схема планування часу є закритою системою, у якій існують чіткі взаємозв’язки між окремими планами: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо- та короткострокових, а також у планах поточного періоду. Останні зрештою втілюються у планах дня. Таким чином, планування припускає поступове просування вперед, розкладання загальної задачі на більш дрібні і конкретні завдання з метою їх оптимального розподілу у часі.

Річний план формується на основі плану на декілька років, у нього переносяться з відповідного «річного стовпчика» усі зазначені завдання і цілі. Наприкінці поточного року потрібно потурбуватись про визначення найбільш глобальних завдань і цілей на наступний рік.

Квартальний план є інструментом контролю за виконанням річного плану, оскільки протягом року через рівні проміжки часу відбувається своєрідний проміжний контроль: обмірковуються результати минулого періоду, приймаються рішення стосовно внесення змін і перенесення строків. Наприкінці кожного кварталу можна встановити орієнтири на найближчі три місяці і визначити, які завдання у наступному кварталі потрібно додати, які – перенести, які – викреслити.

Місячний план містить завдання і цілі, перенесені з відповідного квартального плану, а також, у разі необхідності, – з плану минулого місяця. Оскільки зі скороченням планового періоду підвищується точність планування, завдання визначається зі значною деталізацією – планування часу відбувається у годинах.

Декадний (тижневий) план містить ще більш детальний і точний прогноз майбутнього періоду. На основі місячного плану складається перелік усіх справ і завдань на декаду (або тиждень), відповідно до їхнього обсягу і з необхідним для їхнього виконання часом.

Допоміжні питання для планування роботи протягом тижня:

· на чому я повинен сконцентруватися у першу чергу на цьому тижні;

· яке завдання на цьому тижні є центральним, тобто потребує найбільших зусиль і витрат часу;

· які інші справи обов’язково необхідно завершити, підготувати або розпочати на цьому тижні;

· які можуть виникнути непередбачені проблеми (завдання);

· яку рутинну роботу я повинен виконати;

· що було б ще доцільно, бажано або доречно зробити.

Денний план будується на базі декадного плану. У ньому встановлюється, які завдання і справи повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня. При цьому потрібно враховувати, що до передбачених раніше, запланованих справ обов’язково додадуться непередбачені. Денний план є останнім і водночас найбільш важливим етапом у системі планування часу, під час якого відбувається конкретна реалізація поставлених цілей.

2.1. Складання планів за допомогою методу «Альпи» та щоденника часу.

Планування означає самопідготовку до реалізації цілей.

План дня принципово важливо складати у письмовому вигляді, оскільки:

· письмові плани дня дозволяють розвантажити пам'ять;

· від планів, що тримаються в голові, легко відхилитися;

· письмово зафіксований план має ефект самомотивації до роботи – ваша ділова активність стає більш цілеспрямованою й орієнтованою на дотримання програми дня;

· ви менше відволікаєтесь і концентруєтесь на виконанні саме запланованих справ;

· завдяки контролю не губляться невиконані справи – вони переносяться на наступний день;

· завдяки письмовій фіксації підвищується ефект від планування, оскільки краще оцінюється потреба у часі, є можливість реалістично планувати резервний час;

· послідовне планування дня обумовлює удосконалення особистої методики роботи;

· якщо чітко зрозуміло, що потрібно зробити протягом дня, праця автоматично стає раціональною, відбувається свідома протидія перешкодам внутрішнього або зовнішнього порядку (зайвим телефонним розмовам, зустрічам тощо).

Реалістичний план дня повинен містити лише те, що ви хочете або повинні, а також реально можете зробити в цей день. Чим більш досяжними є поставлені цілі, тим більше сил концентрується і мобілізується на їх реалізацію. Денний план найкраще складати напередодні увечері, таким чином вже зранку ви зможете почати аналізувати проблеми і шукати шляхи їх вирішення.

Метод планування «Альпи» відносно простий, потрібно не більше 10 хвилин для впорядкування щоденного плану, проте при успішному його використанні можливо заощаджувати щодня від 10 до 20% особистого часу (Таблиця 3).

Таблиця 3

Стадії методу «Альпи»

Перша стадія	Впорядкування пунктів плану
Друга стадія	Оцінка тривалості акцій
Третя стадія	Резервування часу (у співвідношення 60/40)
Четверта стадія	Прийняття рішень за пріоритетами і передорученню справ
П’ята стадія	Контроль невиконаного

Перша стадія – впорядкування пунктів плану:

· завдання зі списку справ або з тижневого (місячного) плану;

· невиконане напередодні;

· справи, що додалися поза планом;

· терміни, яких потрібно дотриматись.

При цьому доцільно вживати скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі «План дня»:

- В – візити;

- К – контроль;

- ПВ – поїздки, відрядження;

- ПР – письмова робота;

- Т – телефонні дзвінки;

- Ч – читання (підручників, газет тощо).

Реалістичний план дня повинен бути завжди обмежений тим, що фактично може бути зроблено.

Друга стадія – оцінка тривалості акцій: навпроти кожного пункту плану занотовується приблизний час, який потрібний для його виконання, підсумовується і визначається орієнтовно загальний час. Після накопичення певного досвіду тривалість виконання окремих справ оцінюється достатньо точно. Ми працюємо більш зосереджено і більш послідовно долаємо перешкоди, якщо для виконання запланованого заходу відведено конкретний проміжок часу.

Третя стадія – резервування часу: необхідно дотримуватись основного правила планування часу, відповідно до якого планом повинні бути охоплені не більше 60% вашого часу і приблизно 40% повинні бути залишені в якості резервного часу для непередбачених справ. Якщо орієнтуватись на 8-ми годинний робочий день, запланований час повинен складати не більше 5 годин.

Четверта стадія – прийняття рішень за пріоритетами і передорученню справ: метою є скорочення запланованого часу до вище згаданих норм. Якщо запланований час перевищує норму, потрібно, встановивши пріоритети, скоротити список справ (перенести на інший день, передоручити іншим, викреслити, спробувати зробити за рахунок незапланованого часу). Іншим варіантом є перегляд потреб часу для виконання конкретних справ і при можливості їх скорочення.

П’ята стадія – контроль невиконаного: оскільки не всі справи вдається виконати, виникає потреба у перенесенні невиконаного на наступний день. Якщо одна й та ж справа переноситься багаторазово, доцільно діяти за двома варіантами:

- рішуче взятися за справу і довести її до кінця;

- відмовитися (поки що або зовсім) від цієї справи.

Переваги використання методу «Альпи»:

· впорядкування дня;

· чітке уявлення про денні завдання;

· планування наступного дня;

· досягнення цілей дня;

· концентрація на найбільш суттєвому;

· зменшення обсягу «паперової» роботи;

· прийняття рішень про встановлення пріоритетів;

· раціоналізація шляхом об’єднання завдань у групи;

· скорочення перешкод і небажаних перерв;

· самодисципліна при виконанні завдань;

· зменшення стресів і нервової напруги;

· спокійне сприйняття непередбачених подій;

· покращення самоконтролю;

· відчуття успіху наприкінці робочого дня;

· збільшення задоволення і мотивації;

· зростання особистих результатів;

· виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

 

Для більшої економії часу при впорядкуванні плану можна використовувати так звану бюрографію – скорочення і графічні символи (Таблиця 4).

 

Таблиця 4

Бюрографічні символи

Символ	Значення символу
!	Важливо
!!	Дуже важливо
?	З’ясувати
+	Пріоритетна справа
V	Справу виконано
↑	Терміново
→	Перенесено на більш пізній термін
Х	Нездійсненне завдання або таке, що саме розв’язалося

Можна застосовувати і інші, зручні для вас позначення. За допомогою бюрографії можна також значно підвищити ефективне використання такого допоміжного засобу, як щоденних часу.

Щоденник часу – особиста робоча картотека, яка зручна своєю наочністю (Таблиця 5). Це важливий допоміжний засіб планування часу, а саме – сукупність усіх денних планів, формулярів і листків, які використовуються у повсякденній практиці.

Таблиця 5