Сумарний облік документів, що надійшли

Сумарний облік документів, щоНАДІЙШЛИ, починають із занесення їх в частину 1 «Книги обліку бібліотечної фонду... ЦБС» — «Надходження до фонду... ЦБС».

Безпосередньо після прийому заповнюють графи 01—04, оскільки після цього перший примірник книги йде на виставку нових надходжень, а потім вся партія проходить індивідуальний облік; графи 1 —13 заповнюють на кінцевому етапі проходження документів в ОКіО.

Для кожної партії нових надходжень, прибулих по одному супровідному документу, в 1-й частини «Книги обліку бібліотечного фонду... ЦБС» відводиться один рядок.

Як і всяка облікова документація, «Книга обліку...» вимагає великої точності і акуратності її ведення. Тому при заповненні кожної графи слід керуватися певними правилами.

Графа 01 «Дата запису» заповнюється в день запису.

Графа 02 «№ записи по порядку» починається щорічно з №. 1, далі кожній партії книг привласнюється черговий порядковий номерники якій розписуються про отримання в останній /е «Книги обліку бібліотечного фонду... ЦБС». Оброблені дані разом з каталожними картками відправляють в підрозділи ЦБС. При передачі відповідальні за структурні підрозділи розписуються в «Книзі обліку...» свого підрозділу.

Разом з партією книг у філіали (підрозділи ЦБ) направляють накладну, яка є копією запису в «Книзі обліку бібліотечного фонду... ЦБС» (її веде ОКіО на фонд

структурних підрозділів). На підставі накладної роблять запис про видання, що надійшли, в «Книзі обліку бібліотечного фонду..» в самому філіалі (відділі).

 

ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЩО ВИБУВАЮТЬ

 

ПРИЧИНИ ВИБУТТЯ

Причин, які викликають виключення документів з бібліотек, декілька:

1. Частина творів друку, що прослужили певний термін, приходить в такий стан, коли вони вже непридатні для читання або роботи, і їх виключають. З часом зносяться і кіно-фото-фонодокументи, їх також потрібно списувати. До цієї ж групи відносять виявлені в партії нові надходження і незамінені колектором дефектні примірники (або знайдені в процесі вивчення фонди).

2. Іноді читачі, переїжджаючи в інше місто, йдучи в армію і т. д., не повертають узяті в бібліотеці видання. Якщо спроба розшукати читача і отримати від нього книги не вдається, їх також доводиться виключати з фонду. Документи пропадають при поштових пересилках з бібліотеки в бібліотеку (по МБА, внутрішньосистемному обміну), що також веде до необхідності їх списання.

3. Бувають випадки, коли читачі втрачають книги, але замість них приносять інші. Загублені видання треба списати, заміну оформити як книги, що знову надійшли в бібліотеку. Списують загублені видання і у тому випадку, коли замість заміни читач виплачує їх 10-кратну вартість.

4. Деякі книги старіють за своїм змістом, а оскільки в масових бібліотеках повинні бути тільки цінні в науковому, виробничому і художньому відношенні документи, бібліотеки зобов'язані вилучати їх при вторинному відборі і виключати з складу фонду.

5. В бібліотеках при вивченні фонду виявляється дублетна, непрофільна і рідковикористовувана література. Вона нагромаджується з різних причин: міняється економічний профіль регіону, колектор вкладає в посилки незамовлені видання, через помилки в комплектуванні. Зайві примірники і книги, що не відповідають профілю комплектування даної бібліотеки, можна передати іншим бібліотекам, де вони будуть використані, до обмінно-резервних фондів, створених при обласних (краєвих) бібліотеках, бібліотеки-депозитарії, заздалегідь виключивши їх з фонду.

6.Документи бібліотеки можуть втратитись внаслідок стихійних лих.

7.Книги накінець вибувають з бібліотеки з невідомих причин, що виясняється під час перевірки бібліотечного фонду.

Інші причини – це результат неконтрольованого бібліотекою зовнішньої дії на бібліотечний фонд.

 

 

'

ІНШІ ВИДИ ОБЛІКУ В ЦБМ

 

Централізація бібліотечної мережі в нашій країні почалася значно раніше, ніж була затверджена «Інструкція про облік бібліотечного фонду...». В ході експерименту по централізації і пізніше, коли вона стала повсюдним явищем, ЦБС по-різному враховували і враховують свої фонди (це дозволено і вищим організаціям, тим більше що ГОСТ 7.35—81 передбачає різні форми обліку при збереженні його видів). Колишні форми обліку зберігаються також в багатьох окремих бібліотеках. От чому слід зупинитися на деяких з них.

Як в ЦБС, так, і в окремих бібліотеках сумарний облік ведеться в «Книзі сумарного обліку...», а індивідуальний в єдиній «Інвентарній книзі».

За призначенням, структурою, змістом і правилами заповнення «Книга сумарного обліку...» мало чим відрізняється від «Книги обліку бібліотечного фонду...». Її істотною перевагою є те, що вона містить графи, які дають відомості про вартість документів, що підлягають запису в «Інвентарну книгу». Доцільно б ввести їх в «Книгу обліку бібліотечного фонду..», а в 2-й частині — також графи, в яких відзначають причини вибуття.

За відсутності в бібліотеці «Книги сумарного обліку...» можна використовувати «Книгу обліку бібліотечного фонду...».

Індивідуальний облік, що здійснюється в «Інвентарній книзі», відрізняється від індивідуального обліку пообліковому каталогу тим, що інвентарні номери привласнюються кожному примірнику документа, а не всім книгам, що мають одну назву, що забезпечує краще збереження фонду. Крім того, «Інвентарна; книга» сама по собі є більш надійною обліковою документацією, ніж каталог, що складається з карток.

По «Інвентарній книзі» встановлюють ціну документа, наводять довідку про час його придбання. Вона пов'язана з «Книгою сумарного обліку...» і тому дає можливість перевірити, по яких накладних (рахівницям-накладним), актам поступав документ; чи всі книги з даної партії пройшли індивідуальний облік. По «Інвентарній книзі» можна взнати, чи є книга в бібліотеці або вже списана, коли, по якому акту, а це, у свою чергу, дає можливість взнати, із якої причини вона вибула. «Інвентарна книга» служить інструментом при перевірці фонду. Вона зберігається постійно і повинна вестися з особливою старанністю.

Потім на палітурці записують порядковий номер самої «Інвентарної книги», а також інвентарні номери, включені до неї. Це полегшує розшуки потрібного запису.

Далі оформляють титульний аркуш, де пишуть повне найменування ЦБС, повторюють номер «Інвентарної книги» і вказують, коли книга розпочата, а по її закінченні — коли закінчена.