Особенности делового общения с иностранными гражданами

Все основные принципы и правила общения с иностранными гражданами определяются дипломатическим протоколом.

Эти правила подразумевают уважение суверенитета, равенства, территориальной целостности, невмешательства во внутренние дела друг друга, соблюдение необходимых норм этикета и церемониала. При проведении бесед, переговоров, подписании договоров и соглашений, встречах и проводах иностранных делегаций, реагировании на праздничные и траурные события четкое соблюдение норм дипломатического протокола является обязательным. Всякое отступление от соблюдения принятых норм рассматривается как нанесение ущерба достоинству и чести государства. Даже невольная ошибка может быть расценена как умышленное оскорбление.

В настоящее время в основе отношений между государствами лежит “Венская конвенция о дипломатических отношениях” (подписанная СССР), принятая в 1991 г. Признавая и соблюдая общепринятые нормы международной практики, российский протокол не делает различия между представителями больших и малых стран, не допускает никакой дискриминации по национальному признаку. Для него характерны политическая целесообразность, демократичность, деловитость, стремление к новаторству, гибкость, уважение традиций другой страны.

Правила дипломатического протокола основываются на принципе “международной вежливости”, в понятие которого входит соблюдение почтительности и уважения всего, что символизирует и представляет государство.

Протоколом определяется поведение официальных лиц в стране пребывания, их одежда в официальных случаях и т.д. Отклонение от норм международного этикета при общении c иностранными коллегами допускается только при неформальном общении во внеслужебной обстановке, во время контактов, носящих неофициальный характер. Однако и в этих случаях следует всячески избегать таких форм общения, которые могут быть расценены как проявление бестактности или дурного вкуса.

Визиты

Визиты проводятся на основании международных соглашений о сотрудничестве между странами и ведомствами. Визиты разделяются на официальные, когда делегацию возглавляет глава или представитель ведомства, наделенный полномочиями, и рабочие – участие в конференции или совещании, проведение целевых переговоров, обмен опытом и т.д., а также в связи с розыском преступников, раскрытием преступлений, выполнением отдельных следственных действий и других оперативных мероприятий.

Положительный итог визита складывается из результатов переговоров, достигнутых соглашений, а также из впечатлений гостей от знакомства со страной, отдельными учреждениями и организациями, с сотрудниками органов и представителями населения, входившими с ними в контакты. Как правило, официальный визит заканчивается подписанием итоговых документов, в которых фиксируется оценка состояния двусторонних соглашений, намечаются пути и конкретные меры по дальнейшему расширению и углублению этих отношений.

Визиты иностранных делегаций. Проект программы визита составляет Управление международных связей соответствующего ведомства совместно с лицом, подписавшим заявку, и в сотрудничестве с соответствующими управлениями и отделами ведомства. При составлении программы с учетом срока визита тщательно рассчитывается время, отводимое для переговоров, деловых встреч, протокольных мероприятий, их последовательность, интервалы между ними. Учитывается физическая дневная нагрузка. По желанию или с согласия делегации в программе визита может быть предусмотрено время для выступления по телевидению и проведения пресс-конференции или интервью для журналистов.

Тщательно составляются списки официальных лиц, которые будут присутствовать на отдельных мероприятиях и сопровождать в необходимых случаях гостя или делегацию, представителей средств массовой информации. Необходимо учитывать, что журналисты, освещающие визит и дающие ему оценку, руководствуются при этом, в частности, и тем, кто встречал делегацию, кто присутствовал на переговорах и на других мероприятиях, кто принимал делегацию или ее отдельных членов, какое участие принимала общественность и т.д. И здесь существенную роль играет пресс-служба, сотрудники которой взаимодействуют со средствами массовой информации, предоставляя им необходимые сведения и способствуя их определенной ориентации.

Во всех случаях, когда предусмотрен выезд иностранной делегации на места, здесь составляется собственная программа, которая согласовывается с вышестоящим руководством. После завершения визита отчет о выполнении программы направляется в Управление международных связей ведомства.

Хозяйственные органы обязаны тщательно подготовиться к тому, чтобы пребывание делегации прошло безупречно. Определяется и подготавливается место проживания гостей, предусматривается буфетная продукция в номерах, организуется питание (с учетом особенностей национальной кухни), бытовое и медицинское обслуживание и т.п. Все эти вопросы включаются в программу, представляя в ней специальный раздел.

Прежде, чем визит начинается, все элементы программы должны быть тщательно выверены и согласованы с теми, с кем она будет совместно выполняться. Лица, отвечающие за прием делегации, должны удостовериться в том, что в понимании своих обязанностей при приеме делегации у всех, кто будет выполнять те или иные пункты программы, имеется полная ясность.

Важным разделом программы является протокол мероприятия. Как правило, он включается в программу визита делегаций высшего уровня. Сюда относятся прежде всего приемы, которые устраиваются должностным лицом в честь главы делегации. На приеме стороны обмениваются речами или тостами. Проведение приема преследует следующие цели: отдать дань уважения гостю и его стране, определить направление дальнейших переговоров, оказать содействие завязыванию личных контактов между членами делегации и приглашенными. Для гостя организация ответного протокольного мероприятия не является обязательной, но может планироваться в программе по его желанию. В программе целесообразно предусмотреть посещение театра или других мероприятий членами иностранных делегаций, осмотр исторических памятников, знакомство с достопримечательностями, посещение выставок, музеев и других культурных объектов. В этом случае делегацию сопровождают назначенные для этого официальные лица.

Необходимо четко уяснить, что в организации приема иностранной делегации нет мелочей. Здесь важно все: и быстрая доставка багажа, и правильное размещение гостей, и нормальное питание и т.п. В организации визита не должно быть обезлички: как за организацию визита в целом, так и за проведение отдельных мероприятий должны отвечать конкретные лица. Важно точно соблюдать время намеченных мероприятий, присутствие на них всех предусмотренных программой лиц с нашей стороны. В этих целях составляется рабочий план подготовки и проведения визита, где все эти вопросы, а также порядок финансирования находят четкое отражение.

Визиты делегаций правоохранительных органов России за рубеж. Важно подчеркнуть, что любая делегация, отправляющаяся за рубеж, является представителем нашей страны, нашего народа. К такой представительской миссии необходимо тщательно готовиться.

Можно ожидать, что в стране пребывания руководителя делегации или любого из ее членов попросят дать интервью представителям средств массовой информации, выступить перед коллективом сотрудников полиции, прочесть лекцию, принять участие в том или ином служебном или торжественном мероприятии. Такого рода предложения не должны заставать членов делегации врасплох. Поэтому уровень организации подготовки зарубежного визита в существенной мере предопределяет его результаты.

После решения вопроса о командировке разрабатывается техническое задание, где каждому члену делегации поручается определенный круг вопросов. Техническое задание подписывается руководителем органа и утверждается руководством ведомства. Перед выездом в командировку следует четко оговорить с руководством пределы своих полномочий и получить достаточно исчерпывающие сведения о целях и задачах командировки, характере контактов и т.п. После того, как вопрос о командировании делегации окончательно согласован, установлена точная дата выезда, цель и задачи визита, необходимо решить все организационно-технические вопросы визита. По возвращении из командировки составляется и докладывается руководству ведомства подробный отчет о ее результатах и о всех моментах, которым могут представить служебный интерес. В отчете указывается:

а) что выполнено по техническому заданию и в каком объеме;

б) полученная информация;

в) что можно использовать и внедрить;

г) какие и с кем установлены деловые контакты.

Беседы, переговоры

Находясь в служебной командировке за рубежом, сотрудник правоохранительных органов начинает свою деятельность с установления контактов с официальными лицами на соответствующем его служебному положению уровне, руководствуясь целями и задачами командировки. В ходе этих контактов ведутся беседы, которые требуют тщательной подготовки. При подготовке и во время проведения беседы необходимо помнить о трех опорных пунктах, обеспечивающих участникам беседы деловой успех. Во-первых, это умение заинтересовать собеседника в полезности деловой встречи. Во-вторых, это создание в процессе встречи атмосферы взаимного доверия. И наконец, в-третьих, это искусное использование методов убеждения при передаче информации во время деловой встречи. В зависимости от поставленных задач и от полученных инструкций беседы могут принимать самый разнообразный характер. Очень важно, когда завершение беседы сопровождается принятием определенного решения, в результате которого снимается та или иная проблема, устанавливаются отношения и пр.

Беседы по поручению. Очень часто глава делегации и ее члены могут иметь поручения от руководства, которые должны быть выполнены в беседах с теми или иными официальными лицами. Такие поручения могут быть даны без конкретного указания лиц, в беседе с которыми следует их выполнить. В этих случаях следует обратиться за советом к соответствующим сотрудникам посольства или же (если поручение не носит конфиденциального характера) к тем представителям полиции или правоохранительных органов страны пребывания, которые работают с делегацией. В том случае, когда речь идет о передаче каких-либо документов или текстов, необходимо приложить к ним, во избежание неточностей перевод (для текстов большого объема – краткое содержание), выполненный заблаговременно, а при отсутствии такой возможности прибегнуть к помощи сотрудников посольства. Однако в этом случае следует указать, что перевод является неофициальным (обычно на переводе в верхнем углу печатается: “неофициальный перевод”). При получении поручения о передаче документа необходимо запросить инструкции о том, следует ли давать ответы на вопросы, которые при этом могут быть заданы, или же ни в какие переговоры не вступать.

Техника ведения переговоров определяется существующими в каждой стране традициями и умением участников переговоров. Главная задача участников любых переговоров заключается в том, чтобы четко и ясно изложив свою позицию, убедить в ее правоте своих собеседников и побудить их, в конечном счете, к соглашению на основе этой позиции. Иногда, и даже довольно часто, приходится искать компромиссные формулировки и решения, которые могут удовлетворить всех участников переговоров. В этом случае нужно иметь четкое представление о границах уступок и о принципах, которыми не следует поступаться ни при каких условиях.

При подготовке к беседе необходимо продумать, какие вопросы могут возникнуть у собеседника и что можно сказать в ответ. Полезно (в сложных случаях) заранее проговорить вопросы и ответы с компетентными сотрудниками ведомства еще до отъезда, а также со старшими сотрудниками посольства, отвечающими за эту сферу работы. На беседу целесообразно взять кого-либо из членов делегации или младших сотрудников посольства, хорошо владеющих языком страны пребывания. На них возлагается также обязанность делать необходимые записи для оформления беседы.

Иногда во время беседы возникают неожиданные вопросы, требующие специального изучения или даже консультаций с руководством, которые партнер может затронуть по своей инициативе. В этих случаях самое правильное – отлжить свой ответ до одной из следующих встреч. Ни в коем случае не следует полагаться на интуицию и отвечать немедленно, если нет твердой уверенности, что ответ полностью отвечает позиции руководства ведомства.

Нужно постараться, не нарушая принятого этикета (особенно, если беседа имеет место во время приема), подвести собеседника к узловому моменту встречи. Известно немало курьезных случаев “передержки” и “недодержки”, когда на наиболее существенные вопросы уже не оставалось времени, или когда излишняя поспешность давала собеседнику повод заподозрить, что его рассматривают только как источник информации. Чувство времени особенно важно, когда в ходе беседы предполагается обсудить несколько вопросов. Нужно быть готовыми и к тому, что кое-что из намеченного к обсуждению придется опустить или же перенести на следующую встречу. Поэтому беседу целесообразно начинать с наиболее важного и срочного вопроса.

Ведя беседу, следует в то же время чувствовать настроение собеседника, его желание или нежелание продолжать обсуждение неприятного вопроса. Причиной уклонения от обсуждения может быть и незнакомство собеседника с затронутым вопросом. В этом случае не следует побуждать собеседника продолжать разговор – это и считается невежливым и не приводит к удовлетворительному результату.

Этикет международных контактов предусматривает, что следует терпеливо, не перебивая собеседника, выслушать все до конца, даже если высказываются неприятные или же неверные суждения. Затем так же спокойно и, если это диктуется необходимостью, обстоятельно ответить позитивно или аргументированно отклонить сказанное собеседником. Даже если приходится давать отповедь в ответ на выпад со стороны собеседника, самообладание и спокойная речь произведут на него гораздо большее впечатление, чем запальчивый тон и повышенный голос.

Во время служебных бесед с иностранцами можно употреблять формулировки: “в неофициальном порядке”, “это мое личное мнение”, но при этом не следует забывать, что беседа проводится между официальными лицами, поэтому “неофициальность” информации может восприниматься лишь условно и такая оговорка содержит лишь намек на то, что информация носит доверительный характер и собеседник не хотел бы, чтобы она была использована в качестве значимого аргумента.

После первой неудачной беседы не следует спешить с выводами о своем партнере и его позиции. Нередки случаи, когда собеседник, казавшийся при первой встрече замкнутым и неразговорчивым, оказывается затем знающим и раскованным, а его начальная позиция объяснялась осторожностью. Плохо, когда вместо активной дискуссии дается ответ: “Я доложу об этом своему руководству”, а потом при анализе беседы оказывается, что целый ряд вопросов находится в пределах компетенции лица, проводившего беседу. В этих случаях ответ будет свидетельствовать о недостаточной квалификации сотрудника.

Беседы по собственной инициативе. Значительная и, пожалуй, даже большая часть бесед происходит по собственной инициативе участников делегации, поскольку конкретный характер большинства возникающих ситуаций предусмотреть практически невозможно. Умение строить такие беседы, получать нужную информацию, аргументировать, разъяснять позиции своего ведомства требует должного знания материала и способности грамотно проводить беседу. Поэтому при подготовке к зарубежной поездке сотрудник обязан изучить соответствующий служебный материал и вместе с тем ознакомится с литературой, позволяющей овладеть искусством ведения беседы. Содержание наиболее важных бесед должно быть зафиксировано и включено в отчет о командировке. Информация, носящая чрезвычайный характер, докладывается руководству ведомства через посольство или по телефону немедленно.

Встречи с представителями прессы. Пресс-конференции и вообще встречи с представителями прессы требуют особой подготовки, тщательного продумывания ответов на всевозможные вопросы со стороны журналистов. По сути пресс-конференция – это та же беседа с той разницей, что одна сторона только задает вопросы, а другая только отвечает. Вместе с тем проведение подобного мероприятия является исключительно ответственным, ибо здесь каждое выражение, слово, а иногда и мимика или жест становятся достоянием широких кругов общественности, получая при этом порой весьма недоброжелательный комментарий. Это же относится и к интервью, которые могут взять представители прессы у членов делегации. Надо постоянно помнить, что пресса падка на сенсации, как правило, ангажирована (т.е. имеет определенную заданность и предвзятость), зачастую действует по специальному заданию, стремится подловить собеседника и, вырвав из общего контекста какое-либо положение или выражение, может придать искаженный смысл сказанному.

Следует также помнить, что многие стороны нашей жизни, которые для нас повседневны и обычны, не всегда понятны журналистам, живущим в условиях иных социально-политических реалий. Поэтому следует подробно комментировать, “разжевывать” приводимые факты и суждения. Главным недостатком, который сводит на нет смысл проводимых бесед с журналистами, является шаблонное, неконкретное повторение каких-то формулировок, положений, без их раскрытия. Журналисты – люди “зубастые”, и они в таких случаях пишут свой комментарий, который зачастую способен надолго испортить настроение их собеседнику. Вместе с тем, они, как никто другой, способны оценить остроту и меткость реплики. Сухой же и невыразительный язык, отсутствие чувства юмора, чопорность, официальность – плохие спутники для бесед с журналистами и воздействия на них.

В беседах с представителями прессы следует всячески избегать ссылок на личное мнение и строго придерживаться тех указаний, которые получены от руководства или работников посольства. И если этот прием иногда используется во время официальных бесед, чтобы снизить обязательность вашей позиции, то в отношении прессы такой прием недопустим. Если речь идет о разъяснении какого-либо опубликованного документа, то надлежит исходить только из тех формулировок, которые там имеются, ни в коем случае не допуская собственных интерпретаций. В тех случаях, когда ответ дать затруднительно, на вопрос можно не отвечать, сославшись на то, что он задан не по существу или еще под каким-нибудь другим предлогом уйти от ответа. Можно использовать здесь и такой прием, как ответ на несущественную частность в вопросе и игнорирование его основной сущности.

Беседы с представителями общественных организаций, науки, культуры и т.п. Эти контакты возникают при участии в различного рода симпозиумах, семинарах, конференциях, при обмене научным опытом, а также при совместной организации фестивалей и других мероприятий культурного характера. Они бывают тем плодотворнее, чем выше эрудированность сотрудников. Очень важно, чтобы после беседы с зарубежным специалистом, ученым, деятелем культуры у него осталось бы столь сильное впечатление, что возникло бы желание поделиться творческими планами, идеями. Лица, осуществляющие контакты с иностранцами, иногда должны быть не просто чиновниками, но всесторонне развитыми и образованными людьми.

Оформление записи бесед. Итоги всех встреч, бесед, переговоров должны быть документально оформлены. Записи бесед обязательны. Составляется запись беседы произвольно, но при этом должно указываться: с кем она проводилась, место встречи, состав участников, по чьей инициативе проводилась. Полезно каждый самостоятельный вопрос нумеровать. Это облегчает возможность учесть результаты беседы при обсуждении этого вопроса в последующих контактах.

Очень важно, чтобы в записи беседы были наиболее полно отражены особенности обсуждения темы, те или иные нюансы в поведении собеседников, возникшие с их стороны встречные вопросы, их аргументация, которую в некоторых случаях полезно приводить дословно. Вместе с тем, запись должна быть составлена по возможности кратко, несущественные моменты беседы следует опустить. Беседы, не представляющие интереса, записывать не нужно, но “для памяти” следует вести их учет.

Лица, присутствовавшие во время беседы, перечисляются обычно в конце записи. Причем указываются сначала лица одной стороны, а затем другой. Важнейшим требованием, предъявляемым к записи беседы является ее точность. В противном случае возможны недоразумения при реализации достигнутых соглашений. После перепечатки записи беседы следует тщательно вычитать машинописный текст, сверяя его с оригиналом. Запись беседы подписывается лицом, который ее вел. Иногда в примечаниях к записи беседы приводятся личные впечатления ее автора о тех или иных качествах собеседника, сообщенные им сведения о себе, его наклонностях и увлечениях.

Документы, переписка

Официальные письма оформляются с соблюдением протокольных форм вежливости. В частных письмах полуофициального характера таких форм нет, но и здесь следует соблюдать некоторые правила, предъявляемые к такого рода документам: в зависимости от характера отношений, существующих между автором письма и адресатом, они могут быть сдержанно-официальными, строго придерживающимися всех формальностей, и дружескими, где включаемые реквизиты носят лишь необходимо-информационный характер. Выбор правильной тональности письма – обязательное условие при переписке с зарубежными коллегами: оно не должно показаться ни излишне фамильярным, ни излишне формальным. Соблюдение этого условия помогает установить плодотворные контакты или углубить сложившиеся отношения, а его игнорирование – свести их на нет. Письмо переводится на язык адресата, а при отсутствии такой возможности – на английский язык. Строго официальные документы пишутся на русском языке, но к ним желательно прилагать перевод.

Письмо пишется на личном бланке отправителя или на хорошей плотной бумаге и содержит, как правило, шесть компонентов: заголовок (данные отправителя и дата отправления), адрес и данные получателя, приветствие (обращение), содержание письма, заключительную форму вежливости (так называемый “комплимент”) и подпись. Письмо ни в коем случае не должно содержать подчисток и исправлений – их наличие может быть расценено как проявление неуважения к адресату.

Не будет ошибкой заголовок бланка перепечатать на языке адресата. В адресе получателя должны быть указаны его должность, титулы и звания (например: “Бригадный комиссар, доктор Б. Джонс, начальник Школы полиции, 21, Бремсхил Гарден, Ливерпуль, Англия”), которые затем могут не указываться или указываться сокращенно (например: “Уважаемый Сэр”, “Уважаемый доктор”, “Уважаемый господин Джонс”). Что касается “комплимента”, то он содержит самые разнообразные формы – от “Примите уверения в моем глубоком к Вам уважении” до “С уважением” или “Искренне Ваш” и выбирается в зависимости от статуса адресата и характера сложившихся отношений. Это очень важный элемент письма. Неправильное употребление комплимента может быть расценено как ущерб престижу лица, которому адресовано письмо. Поэтому необходимо очень внимательное отношение к употреблению комплимента, не завышая, но и не занижая его.

В западных странах обращение и заключительный комплимент часто пишутся автором письма от руки, а иногда и весь текст письма. Таким путем автор подчеркивает свое уважение тому лицу, которому это письмо предназначается. Подпись делается только собственноручно. В частных письмах адрес пишется только на конверте. В США на конвертах пишут полностью только “мисс”, а “мистер” (Mr.) и “миссис” (Mrs.) пишут сокращенно; полное наименование имеет унизительный смысл. Письмо должно быть тщательно вычитано после переписки. Письмо складывается вдвое, складывать письмо вчетверо не рекомендуется.

Форма письма и атрибуты вежливости в письме имеют важное значение и их искажение или неполнота всегда воспринимается отрицательно, и это может существенно повлиять на ожидаемый от письма результат. Однако при всей их важности приоритет все же принадлежит содержанию письма, ясности изложения, логичности мыслей, доказательности фактов и аргументов, учету особенностей адресата и возможной реакции с его стороны. В письме должны быть исключены неточности, искажение фактов, их приуменьшение или преувеличение, ибо они могут поставить под сомнение содержание письма. Язык письма должен быть прост, лаконичен, не допускать разных истолкований. Это обязательное условие его доказательности и убедительности.

Приемы

Приемы – одна из общепринятых и распространенных форм деловых контактов. Приемы способствуют установлению, поддержанию и развитию отношений. На приемах разъясняются те или иные аспекты деятельности соответствующих ведомств и отдельных служб, собирается информация, происходит обмен мнениями по определенным проблемам, представляющим взаимный интерес. Каждый такой прием имеет не только узко служебное, но и политическое значение, являясь вкладом во взаимоотношения между странами.

Традиции проведения приемов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остается существенным показателем чести и достоинства народа и государства, символом миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Протокольная практика проведения приемов в России обладает некоторыми особенностями, но в целом она совпадает с международной.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Возможен и такой вид приема, как приглашение на вечер-концерт, танцевальный вечер или спортивное соревнование.

Проведению такого приема предшествует длительная подготовка: определяется цель приема, место проведения, составляется список приглашенных, рассылаются заблаговременно приглашения, составляется меню и план рассадки за столом, подготавливается помещение, продумывается сервировка стола, инструктируются официанты.

Приемы не проводятся в выходные или праздничные дни, а также в дни национального траура; в таких случаях назначенные ранее приемы отменяются. Если гость прибыл с супругой, то на прием приглашаются супруги наших официальных лиц. Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении делать приемы скромными, избегать излишней пышности, ограничивать подачу спиртных напитков, отказываться от слишком дорогих блюд. Меню должно учитывать национальный колорит нашей страны, но вместе с тем принимать во внимание вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции. Заранее следует подумать о том, кто ест вегетарианскую пищу или не ест свинины. В меню обязательно должны быть включены национальные российские блюда.

На прием гости приглашаются с помощью письменных приглашений, где указан вид приема, день, час и место проведения. В правом нижнем углу иногда ставятся буквы RSVP (repondez s'il vous plav – прошу ответить). В этих случаях следует немедленно известить письменно приглашающего о возможности или невозможности прибыть на прием. Задержка ответа рассматривается как проявление неучтивости. В том же случае, если стоят буквы p.m. (pour memoire – для памяти), подтверждение не требуется. Приглашения принято направлять за 1,5–2 недели до приема.

На приемах типа “завтрак”, “обед” и “ужин” гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Самые почетные места – справа от хозяина и справа от главного гостя, затем – слева и далее, по мере удаления места становятся все менее почетными. Жена хозяина садится от него по левую руку. Иногда хозяйка садится по левую руку от гостя, а его жена – по левую руку от хозяина. Практикуется два вида рассадки: гости и хозяева – по разные стороны стола или же вперемешку. Однако соблюдение вышеуказанного порядка рассадки по статусу остается для всех случаев обязательным. Переводчики садятся за стол непосредственно по левую руку от хозяина и гостя, но они как бы “не в счет”. Отступление от этих правил может быть расценено как умышленное нанесение ущерба достоинству гостя или представляемого им государства. Еще несколько обязательных правил этикета: нужно избегать сажать женщину рядом с женщиной, мужчине надлежит оказывать внимание женщине, находящейся от него за столом справа, женщине неприлично сидеть в конце стола, супруге присваивается статус супруга. На столы перед приборами кладутся рассадочные или кувертные карточки-прямоугольники из плотной бумаги с напечатанными на машинке или написанными от руки фамилиями участников приема. На больших приемах перед входом в зал на небольшом столике выставляется план рассадки. При составлении плана рассадки желательно учесть и такие “мелочи”, как некоммуникабельность отдельных гостей, их совместимость, другие личностные качества.

Если ожидается много гостей, хозяин должен уведомить милицию о необходимости обеспечить стоянку для большого числа автомашин. Следует предусмотреть место, где хозяин и хозяйка встречают гостей, а также назначить сотрудника для сопровождения гостей в залы. Почетного гостя провожает к столу сам хозяин. Это служит сигналом о том, что торжественная, официальная часть встречи закончилась. Официальные тосты могут быть письменно подготовлены заранее и зачитаны.

Хозяин на приеме обязан уделять основное внимание главному гостю, но при этом стремиться вовлечь в разговор всех гостей, выбирая соответствующую тему, представляющую общий интерес. При этом гости стараются избегать говорить за столом о вопросах, которые кому-либо могут быть неприятными. Надлежит также уделить внимание подбору официантов, ибо даже тщательно подготовленный прием может быть испорчен неквалифицированным обслуживанием.

Будучи за границей, не следует стремиться навязывать свои обычаи и манеры, а должно с уважением относиться к обычаям страны пребывания. Нет большей невоспитанности, чем опрометчивое суждение или критика того, что может показаться на первый взгляд необычным и непривычным. На прием не следует опаздывать. Лучше в случае необходимости, приехав вначале, уехать до окончания приема, предварительно извинившись перед хозяйкой и хозяином и объяснив причину. Если прием с рассадкой, то гости съезжаются в течение 3–5 минут, и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомств, приглашаются к столу. В случае опоздания следует подойти к хозяину и хозяйке, объяснить, не вдаваясь в детали, причину опоздания, приветствовать их, поклониться присутствующим и занять отведенное место. На прием сначала являются младшие (по чину), затем старшие и, наконец, почетный гость. Уход с приема осуществляется в обратном порядке. Гости расходятся таким образом, чтобы ко времени окончания приема, обозначенном в приглашении, с хозяином и хозяйкой прощались последние из присутствующих. Здороваться за руку следует обязательно с хозяином и хозяйкой (не возбраняется поцеловать хозяйке ручку), остальным можно только поклониться.