Инвентаризация. Причины проведения. Виды инвентаризаций.

Инвентаризация (от лат. inventarium — опись имущества) — периодическая про­верка наличия числящихся на балансе предприятия ценностей, их сохранности и правильности хранения.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обя­зательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их на­личие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежит все имущество предприятия (основные средства, не­материальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые акти­вы) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кро­ме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды иму­щества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для перера­ботки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Основными целями инвентаризации являются:

—выявление фактического наличия имущества;

—сопоставление фактически имеющегося имущества с учетными данными (выявление излишка или недостачи);

—документальное подтверждение наличия имущества и обязательств;

—определение фактического состояния имущества и его оценка;

—проверка правильности, своевременности и полноты отражения в учете обя­зательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, уста­навливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда прове­дение инвентаризации обязательно. Согласно п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

—при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразо­вании государственного или муниципального унитарного предприятия;

—перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

—при смене материально ответственных лиц;

—при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

—в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

—при реорганизации или ликвидации организации;

—в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и матери­ально ответственному лицу. Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, иму­щественных прав и обязательств силами специально созданной комиссии. Разли­чают два вида проверок: натуральную и документальную.

Натуральная (вещественная) проверка состоит в непосредственном наблюде­нии объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обме­ра. Натуральной проверке подвергаются основные средства, материально-произ­водственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности.

При документальной проверке наличие в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолжен­ности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно доку­ментами. В составе документальной проверки иногда выделяют бухгалтерскую или книжную проверку, которая представляет собой сопоставление записей не­посредственно в регистрах бухгалтерского учета (например, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов).

Оформление и отражение результатов инвентаризации

В бухгалтерском учете.

Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации определен Ме­тодическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обяза­тельств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания). Для документального оформления инвентаризации применяются уни­фицированные формы, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляют не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационная комис­сия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остат­ках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и фи­нансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Методические указания предусматривают специальный порядок заполнения актов инвентаризации:

— инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Причем описи заполняются чернилами или шариковой ручкой чет­ко и ясно, без помарок и подчисток;

— наименования инвентаризуемых ценностей, их количество указывают в опи­сях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;

— на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показате­лях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких едини­цах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;

— исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачер­кивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правиль­ных записей (исправления должны быть оговорены и подписаны всеми члена­ми инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами);

— в описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних стра­ницах незаполненные строки прочеркиваются;

— на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают рас­писку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленно­го в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия товаров и тары, в случае смены материально ответственных лиц, при­нявший товары и тару расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этих материальных ценностей.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействитель­ными. Проверка фактического наличия имущества производится при обязатель­ном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризация или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности или допущенные потери, хищения, недостачи. Если в резуль­тате инвентаризации обнаружены расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (недостача, изли­шек), то составляются сличительные ведомости (форма № ИНВ-19).

После выяснения причин отклонений (излишка или недостачи) и изучения полученных объяснений от материально ответственных лиц предложения о регу­лировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического нали­чия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю предприятия, который принимает окончательное решение.

Расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского уче­та, выявленные при инвентаризации, регулируются в соответствии с п. 3 ст. 12 За­кона о бухгалтерском учете и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности:

— излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведе­ния инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

— недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли отно­сятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

В случае выявления имущества, которое не числится в учете, его необходимо оприходовать: Дебет счета учета материальных ценностей (10,41,43 и т. д.), Кре­дит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Суммы выявленных на предприятии недостач и хищений материальных цен­ностей и денежных средств, а также потери от порчи ценностей отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Причем недостачи отражают­ся на счете 94 независимо от того, подлежат они списанию на издержки производ­ства (обращения) или отнесению на виновных лиц.

Следует иметь в виду, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товар­но-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах (п. 5.3 Методических указаний). То есть нельзя, например, зачесть излишки и недостачи по товарам разного наименования и разного количества.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентариза­ции — в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в от­четном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26), и подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.