Учет денежной наличности в кассе. Учет денежных документов и переводов в пути

Работа организаций с наличными деньгами регламентируется

- Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденным Советом директоров Банка России (Протокол от 19 декабря 1997 г. N 47),

- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 (с изменениями и дополнениями).

Порядок ведения кассовых операций, в частности, предусматривает:

- наличие кассы и ведение кассовой книги;

- хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

- расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке;

- хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов, установленных обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций.

Исключение составляют денежные средства, взятые в банке на оплату труда работников, выплату пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения их в банке.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно - кассовых машин.

Кассовые операции оформляются с использованием следующих унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 (с изменениями и дополнениями) и согласованных с Минфином России и Минэкономики России:

приходный кассовый ордер - форма N КО-1;

расходный кассовый ордер - форма N КО-2;

журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов - форма N КО-3;

кассовая книга - форма N КО-4;

книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств - форма N КО-5.

Организация получает наличные деньги из банка через кассира по чеку, выписанному на его имя. Факт получения денежных средств регистрируется при оформлении приходного ордера за подписью главного бухгалтера и кассира.

При поступлении в кассу денежных средств из других источников лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с последующим наложением на эти документы по их закрытии штампа (заменяющего расходный кассовый ордер) с реквизитами расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная подпись руководителя, его подпись на расходном кассовом ордере необязательна.

По истечении установленного срока выдачи средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

- в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N...".

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией организации договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций закрыты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 "Касса". Приход средств в кассу показывается по дебету счета, а расход - по кредиту. При необходимости (применении в расчетах иностранной валюты; наличии структурных подразделений и т.п., а также денежных документов) на счете 50 организация может открыть специальные субсчета для учета:

наличных денежных средств в кассе организации (аппарате управления), в том числе для учета наличия и движения российской валюты, а также для каждой используемой иностранной валюты, - 50-1;

наличных денежных средств в операционных кассах (кассах, открываемых в подразделениях организации) - 50-2;

денежных документов - 50-3.

Приведем несколько примеров учета кассовых операций:

Д-т сч. 50 К-т сч. 62 - отражена выручка за продажи товаров, продукции (работ, услуг);

Д-т сч. 50 К-т сч. 62 - получен аванс согласно договору;

Д-т сч. 50 К-т сч. 51 - поступили наличные деньги в кассу из банка;

Д-т сч. 50 К-т сч. 91 - отражены излишки денежных средств, выявленных при инвентаризации кассы;

Д-т сч. 70 К-т сч. 50 - выплачены оплата труда работникам и суммы, приравненные к ней;

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы авансы работникам на командировочные и хозяйственные расходы.

Учет денежных документов (марок, путевок в дома отдыха, акций акционерных обществ и т.п.) ведется на счете 50, субсчет 3 "Денежные документы", по дебету которого отражаются купленные документы по фактической стоимости приобретения в корреспонденции со счетами учета денежных средств или расчетов. По выдаче документов их учетная стоимость списывается с субсчета "Денежные документы" счета 50 в корреспонденции с дебетом счетов:

50, субсчет "Касса организации", или 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - по поступлении денежных средств (постановке на удержание) в оплату за выданные путевки;

26 "Общехозяйственные расходы" - по использованным маркам.

Учет переводов в пути

Учет денежных переводов в пути ведется на счете 57 "Переводы в пути". По дебету счета отражаются денежные средства, внесенные в банки или почтовые отделения для зачисления на расчетный счет организации, а по кредиту - их поступление на расчетный счет.

Делаются следующие бухгалтерские записи:

Д-т сч. 57 К-т сч. 50 - сделан денежный перевод;

Д-т сч. 57 К-т сч. 52 - переведена иностранная валюта;

Д-т сч. 51, 52 К-т сч. 57 - зачислены переводы на счет в банке.

Учет подотчетных сумм

В процессе финансово - хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для осуществления расчетов с работниками по командировкам, по выдаче им средств для представительских целей, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно - операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами (лицами, взявшими в подотчет денежные средства).

При выдаче работникам наличных денежных средств и ведении учета расчетов с ними организации руководствуются, в частности,

- Порядком ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденным Решением ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (с изменениями и дополнениями), в котором устанавливаются правила выдачи организациями наличных денежных средств под отчет своим работникам на операционные, хозяйственные и представительские расходы,

- Инструкцией о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Приказом Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62, в которой содержатся правила расчетов с командированными работниками в части командировок внутри страны.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

- командировочные расходы;

- хозяйственно - операционные нужды;

- расходы экспедиций, геолого-разведочных партий;

- расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При выдаче денежных средств в подотчет организация обязана:

определять сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

получить от подотчетного лица отчет о расходах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные подотчетные средства;

выдавать денежные средства работнику под отчет при условии его полного отчета по ранее выданным авансам;

запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства в подотчет.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При этом на сумму денежных средств, выданных в подотчет, делается запись: Д-т сч. 71, К-т сч. 50.

Для правильного отражения организацией в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами при направлении их в командировки необходимо учитывать следующее:

- цель командировки;

- кто направляется в командировку;

- место командировки;

- срок командировки;

- какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

- условия командировки за пределы России;

- порядок оформления командировки;

- порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

В служебную командировку могут направляться только работники организации.

Оформление командировки и расчеты с работником производятся в следующем порядке:

- для командировки работнику выдается командировочное удостоверение;

- наряду с командировочным удостоверением по организации может быть издан приказ о командировке;

- командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

- фактическое время пребывания работника в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него;

- днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы командированного до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта (если транспортное средство отправляется после 0 часов, днями выезда и возвращения из командировки являются следующие сутки);

- перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.);

- организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае данный работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

- по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм.

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на:

- хозяйственно - операционные расходы;

- представительские нужды.

Под хозяйственно - операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать следующее:

- наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;

- платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными средствами между юридическими лицами (100 тыс. руб.);

- лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в один день по нескольким документам;

- платежи должны вноситься в кассу организации - продавца;

при совершении покупки товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон (ст.163 ГК РФ);

- при совершении покупки у физического лица сделка оформляется договором купли - продажи, который содержит данные физического лица - продавца товара;

- при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительства продавца, наименование продуктов и т.п.).

Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа.

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы денежные средства в подотчет;

Д-т сч. 10, 19, 20, 26 и др. К-т сч. 71 - оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;

Д-т сч. 41 К-т сч. 71 - оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - возвращен неиспользованный аванс;

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

Денежные средства могут быть выданы работнику в подотчет на представительские нужды. Расходы командированных работников в своих представительствах по оказанию представительских услуг включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) по соответствующей статье общехозяйственных расходов.

При этом расходы по оплате такси, аренде автомобиля или его прокату считаются доходом работника, который облагается налогом на доходы физических лиц.

Каждая организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов состав представительских расходов и их нормы. При превышении указанными расходами норм, установленных Минфином России, сумма превышения для целей налогообложения увеличивает сумму налогооблагаемой прибыли.

При нарушении установленных правил осуществления представительских расходов или расширении их состава указанные суммы также не принимаются в составе расходов при налогообложении прибыли.

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы денежные средства в подотчет на представительские расходы;

Д-т сч. 19, 26 К-т сч. 71 - отражены представительские расходы, в том числе НДС по услугам;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - возвращен неиспользованный аванс;

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

При превышении норм по данным расходам сумма НДС, приходящаяся на перерасход, восстанавливается. Делается следующая запись: Д-т сч. 84, К-т сч. 68.