Правила проверки первич. док-тов и исправления ошибок в них

Поступающие в бухгалтерию первич. док-ты должны обязательно подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры БУ.

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия док-та установл-м правилам. Проверка осущ-тся след.способами:

- формальная пр-ка – пр-ка правильности использ-я бланка первич. док-та утвержденной формы и полноте заполнения реквиз-в. Необходимо проконтрол-ть заполнение обязат-ых реквизитов док-та: оформленный ненадлежащ. образом док-т налог.инспекция может признать недействит-м.

- про-ка по существу -устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хоз. операции. Согласно правилам ведения БУ, первич. док-ты по хоз. операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку оприходования и расходования денеж. ср-в, товарно-материальных и др. ценностей, к исполнению не должны приниматься;

- арифметическая пр-ка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения кол-ных и стоимостных показателей.;

- встречная пр-ка – это сопостав-е одних док-тов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по з/п с табелями отработанного времени; отчет кассира за раб. день с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами.

Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются. При хранении регистров бухгалтерского учета должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений.

В соответствии с ФЗ«О БУ», Положением по ведению БУ и отчетности в РФ в кассовых и банковских док-тах (приходных и расходных кассовых ордерах, платежных поручениях, денежных чеках) внесение исправлений не допускается.

Если в таком первич. док-те допущена ошибка, то его необходимо уничтожить и составить новый док-т. Если ошиблись при заполнении денежного чека в чековой книжке, необходимо его оставить в ней, перечеркнув и указав, что он испорчен. Затем заполнить следующий чек.

Для исправления ошибочн. записей в БУ существует несколько способов.

1. Корректурный - зачеркивание неправильных записей (номеров) балансовых счетов или суммы бухгалтерской проводки. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено: утверждено в документе – подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах – подписью лица, производившего исправление.

2. дополнительная проводка – применяется, когда в регистре записана сумма < действительной, т.е. корреспонденция счетов указана правильно, но с меньшей чем следовало суммой.

3. способ красного сторно – для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммой. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчете суммы записанные красными чернилами вычитают из итогов.

Классификация документов.

Для раскрытия сущности, понимания, особенности учета перич. учет-х док-тов, определить место каждого из них в пр-венно-фин. деят-ти орг-ции, первич. док-ты классифицируются по след признакам:

1. по назначению

· организационно-распорядительные – док-ты, кот.содержат разрешение на выполнение хоз. операции. Не подтверждают факта ее осуще-я, а поэтому основанием для учет. записей не являются (приказ,доверенность,чек);

· оправдательные (исполнительные) – док-ты, подтверждающие факт произведенной операции, служат основанием для записи ее в БУ (акты на списание материалов, накладные на получение товара);

· комбинированные – док-ты, кот.одновременно выполняют ф-ции распорядит-х, оправдател-х и бух. оформления (авансовый отчет);

· док-ты бух.оформления – служат для подготовки учет-х записей. Роль док-тов бух.оформления - на основе представленных распорядит-х и оправдат-х док-тов подготовить соответствующие учет. записи для дальнейшего использования в учетном процессе (распорядительная ведомость).

2. по содержания хоз. операции

· материальные – наименование и движение имущ-ва (акт приемки-передачи ОС)

· денежные – для оформления операций с налич. и безналич. ср-вами (приходно-расходный ордер)

· расчетные док-ты – отражают расчеты орг-ции с юридич. и физич. лицами (счет фактура)

3. по степени обобщения учетной инф-ции

· первичные – составл. на каждую отдельную хоз. операцию в момент ее совершения (табель учета рабоч. времени)

· сводные – испльз-тся для обобщ-я учет.инф-ции, зафиксир-ой в первич. док-те

4. по способу охвата хозяйственных операций

· разовые - для отражения одной или неск. однородных хоз. операций за 1 прием, т.е. запись в док-те делается однократно

· накопительные док-ты – сост. в теч. определенного времени (день,неделя) путем постепенного накопления однородных повторяющихся хоз. операций, кот. записываются по мере их составления.

5. по числу учитываемых операций

· однопозиционные (однострочные) – содержащие одну учетную позицию (кассовые ордера, платежные поручения и др.);

· многопозиц-ные (многостроч.) – содержащие две и более учетных позиций

6. по месту составления

· Внутр.док-ты – сост-ют непосредс-но в орг-ях для отраж-я внутр. операций

· Внеш. док-ты - поступают от др. орг-ций или направляются из в др.орг-ции

7. по способу заполнения

· в ручную – для внутр. целей

· с помощью технических ср-в – для внеш. пользователей

8. по основанию носителя

· бумажные

· на машинном носителе

9. по срокам хранения