Правила оформлення кореспонденції.

Адресу отримувача потрібно писати в правому нижньому куті, адресу відправника – у лівому верхньому куті конверта.

Написання адреси:

1. Ім’я отримувача або відправника (приватна особа або організація).

2. Назва вулиці, номер будинку, номер квартири.

3. Населений пункт.

4. Регіон.

5. П’ятизначний індекс.

6. Країна.

 

Зразок:

Телеграма.

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телеграфу.

Телеграми бувають: звичайні, термінові, урядові.

Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках, ко­ли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасного доставлення інформації адресатові.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію (зна­ки №, – (мінус), + (плюс), 0, % (процент), цифри пишуться словами).

Гранична стислість мови телеграм виявляється у тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметники майже відсутні, прислівники вживаються рідко. Заперечення «не» не вилучають. Телеграми можуть бути написані шифром або ко­дом. Розділові знаки у вигляді скорочень «крпк», «км» вжи­вають тоді, якщо вони впливають на зміну змісту.

Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Роз­починається дієсловом у множині чи однині.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках: 1-й – до відділення зв’язку; 2-й – до справи (копія).

У випадку, коли телеграми надсилають службові особи, що перебувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і за яким номером видано йому посвідку про відрядження, а також серію, номер, місце і дату, якщо йому видано паспорт.

Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп’ютерах великими літерами із двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом.

Між окремими словами роблять пропуск у два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Якщо телеграма є відповіддю на одержану кореспонден­цію, то вихідний номер останньої ставлять перед початком тексту телеграми, а вихідний номер телеграми-відповіді – у кінці тексту, перед підписом.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Адресат (особа, якій надсилається кореспонденція, – одержувач).

3. Текст.

4. Адресант (особа, яка посилає кореспонденцію, – відправник).

Зразок:

 

ТЕЛЕГРАМА

 

Львів Л-18

Львівський державний університет

ПРОРЕКТОРОВІ

ПРОСИМО ВЗЯТИ УЧАСТЬ КОНФЕРЕНЦІЇ 9-12 БЕ­РЕЗНЯ 2005 р. ПРОФЕСОРА ВОЗНОГО ЗАПРОШЕННЯ ВИСЛАНЕ ПОШТОЮ ОРГКОМІТЕТ

ПРОРЕКТОР Д. КУЛИК

Київ 48 Володимирська вул. 55

Київський національний університет

ім. Т. Г. Шевченка

Оргкомітет конференції

Запрошення. Оголошення.

Запрошення – це документ, що містить коротку інформа­цію про подію або захід і адресується конкретній особі, осо­бам чи організації. Запрошуючи взяти активну або пасивну участь в оголошеному заході, цей документ завжди має бути змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, міс­це, час, мету зібрання й умови, що висуваються до його учас­ників.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у Кл. відмінку):

ü статус (посада);

ü прізвище;

ü ім’я;

ü ім’я по батькові.

3. Текст, що містить:

ü дату й час заходу;

ü місце проведення;

ü назву заходу;

ü порядок денний, тематику подій;

ü прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу;

ü маршрут проїзду (якщо треба);

ü номер контактного телефону для довідок.

4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресан­та або назва структури, яка запрошує.

5. Відбиток печатки (якщо треба).

Текст запрошення (повідомлення) залежить від виду захо­ду, статусу й місця, яке відведено в ньому адресатові.

Документ може бути й без назви і починатися з шанобли­вого звертання у Кл. відмінку:

- Шановний (а, -і)...

- Глибокошановний (а, -і)...

- Вельмишановний (-а, -і)...

- Добродію (-йко, -ї)...

- Пане (-і, -но, -ове)... тощо.

Формуляром і змістом цей документ подібний до службо­вого листа-запрошення чи оголошення.

Зразки:

ЗАПРОШЕННЯ

Вельмишановні пані Ольго та пане Гордію!

Запрошуємо вас на ювілейні урочистості, присвячені 70-річчю від дня народження та 50-річчю творчої діяльності народного артиста України Борейка Леоніда Семеновича, що відбудуться 4 квітня 2008 р. в Будинку актора (вул. Красіна, 3) о 17.00.

Голова Харківського

театрального товариства (підпис) В. М. Шестопалов

! Звертаючись до декількох осіб, займенники ви, вам, вас... слід писати з малої літери.

 

ЗАПРОШЕННЯ

Шановний п. Стефанів Олеже Віталійовичу!

Запрошуємо Вас узяти участь у роботі науково-практич­ної конференції «Вивчення української мови у вищій школі», яка відбудеться 20 травня 2008 р. в Харківському державному педагогічному університеті ім. Г. Сковороди (вул. Артема, 29).

Засідання перше – початок о 10.00 (ауд. № 401).

Вступне слово ректора ХДПУ ім. Г. Сковороди акад. АПН України Пономаренка Ф.І.

Доповіді та повідомлення:

Кабанець В.Я. (ХДПУ ім. Г. Сковороди).

Актуальні проблеми вивчення української мови у ВНЗ.

Любченко А.П. (ХУВС).

Проблеми усного ділового мовлення.

Засідання друге – початок о 15.00 (конференц-зала).

Чорна К. С. (ХДАК).

Про деякі аспекти вивчення ділової української мови.

Бабич Г.П. (ХДПУ ім. Г. Сковороди).

Викладання курсу «Культура мовлення вчителя» на нефілологічних факультетах педагогічного закладу.

Ігнатенко С.П. (ХДТУБА).

Українська мова – мова ділових паперів.

Їхати: трамваями № 5, 7, 11 до зупинки «вул. Артема», ст. метро «Пушкінська».

Тел. для довідок: 7-472-094, 7-472-420.

Голова оргкомітету (підпис) В. В. Калач

Оголошення – це документ, у якому міститься необхідна інформація. За змістом оголошення поділяються на два види:

1. Організаційні – оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні – оголошення про навчання, роботу, послу­ги, пропозиції тощо.

Організаційні оголошення адресуються як конкретній групі осіб, так і широким верствам населення. Зміст реклам­них оголошень розраховано на широкий загал.

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механіч­ним способом та ін.

Сучасний рівень поліграфічного виробництва, копіюваль­ної та розмножувальної техніки надає необмеженої змоги по­шуків найрізноманітніших шрифтових і кольорових варіан­тів цього документа.

Текст будь-яких оголошень має бути лаконічним, конк­ретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Рекламні оголошення мають висвіт­лювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Оголошення про запрошення на роботу, навчання, пропо­зиції щодо подорожей і відпочинку містять умови, переваги, пільги, оплату та інші дані.

Розрізняють оголошення:

Ø службові – підприємств, навчальних закладів, де­ржавних установ, організацій, фірм, агенцій тощо;

Ø особисті – громадянина чи групи осіб.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить:

ü дату;

ü час;

ü адресу місця проведення;

ü організатора (відповідального);

ü порядок денний (зміст) заходу;

ü коло осіб, яких запрошено;

ü умови входу (вільний чи платний);

ü способи проїзду (для зовнішніх).

3. Назва структурного підрозділу чи колегійного органу, або посада і прізвище особи, яка дає оголошення (якщо треба).

Зразки:

ОГОЛОШЕННЯ

11 травня 2007 р. об 11.00 у приміщенні Будинку Алчевських відбудеться зустріч із народним депутатом України Оксаною Ляшенко.

Вхід вільний.

Проїзд: ст. метро «Архітектора Бекетова», трамвай № 5, 7, 11, 14 до зуп. «вул. Гіршмана».

Харківський

депутатський клуб

 

Міністерство освіти і науки України

Харківський національний університет ім. В. Каразіна

Підготовче відділення

Оголошує додатковий набір на курси для вступу на ф-ти: філологічний, історичний, математичний, фізичний, хімічний, соціологічний, економічний.

Умови зарахування та додаткова інформація за адресою: Харків-22, майд. Свободи, 4, VI поверх, кімн. 6/19.

Тел. для довідок: 7-436-196, 7-457-409 щодня, окрім суботи й неділі, від 13.00 до 19.00.

Адміністрація

 

У приватних оголошеннях часто замість назви докумен­та («ОГОЛОШЕННЯ») для стислості та економії місця роз­міщують ключове слово чи словосполуку, наприклад, «Про­дам», «Придбаю», «Обміняю», «Пропоную», «Здаю», «Робота за кордоном» тощо.

Обсяг тексту таких оголошень лаконічний і визначається рекламодавцем. Стилем викладу змісту ці документи близь­кі до реклами, наприклад:

Продам

ЗАЗ-968М. На ходу, недорого.

Тел. [phone] (19.00-22.00).

 

Поряд із нейтральною лексикою та інфінітивною фор­мою дієслова з’являються оцінна, емоційно насичена лек­сика, риторичні запитання та звертання, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення й ін.

Визначальним чинником дієвості візуальних оголошень (реклами) окрім оригінальності змісту є оформлення: відтво­рення тексту (шрифт) і розміщення його на площині (симет­рія, асиметрія), добір кольорів та їх поєднання. Для трансля­ції по радіо і телебаченню є суттєвим час повідомлення, музичне чи звукове оформлення, чіткість та зрозумілість вимови, оригінальність тексту, композиції чи відеоряду.