Вопрос 1. Организация разработки должностной инструкции сотрудника Подразделения по ЗИ

В настоящее время можно выделить следующие должности сотрудников подразделений Подразделения по ЗИ:

начальник отдела (лаборатории, сектора) по защите информации;

начальник отдела (лаборатории, сектора) по противодействию техническим разведкам;

начальник отдела (лаборатории, сектора) по технической защите информации;

начальник отдела (лаборатории, сектора) по защите информации от несанкционированного доступа;

главный специалист по защите информации;

главный специалист по технической защите информации;

специалист по обеспечению безопасности информации в ключевых системах информационной инфраструктуры

специалист по противодействию техническим разведкам;

специалист по технической защите информации;

специалист по защите информации;

администратор по обеспечению безопасности информации в автоматизированных системах;

инженер по защите информации;

инженер-программист по технической защите информации

техник по защите информации.

Ряд должностей подкреплены типовыми должностными инструкциями, однако на практике чаще приходится их составлять.

Должностная инструкция сотрудника подразделения по ЗИ [1] – локальный нормативный акт, устанавливающий профессиональный статус сотрудника подразделения по ЗИ (категории сотрудников подразделения по ЗИ), порядок выполнения порученной ему (им) работы (трудовой функции), а также его (их) ответственность за ненадлежащее выполнение порученной работы (трудовой функции).

Поясним, что профессиональный статус сотрудника подразделения по ЗИ определяется в зависимости от:

принадлежности сотрудника подразделения по ЗИ к одной из квалификационных категорий (руководители, специалисты, технические исполнители и др.);

квалификационных требований, предъявляемых к профессиональным качествам сотрудника подразделения по ЗИ (в частности, его образованию, стажу работы, наличию у него специальных знаний или умений (навыков));

подчиненности сотрудника подразделения по ЗИ другому лицу (в общем случае — непосредственному начальнику), а также наличия, в свою очередь, у данного работника подчиненных ему лиц;

правил замещения сотрудником Подразделения по ЗИ соответствующей должности (т. е. назначения сотрудника Подразделения по ЗИ на должность и освобождения от должности).

чем следует руководствоваться работнику при выполнении порученной ему работы (трудовой функции) (что следует знать работнику при выполнении работы (трудовой функции)).

Собственно порядок выполнения работы (трудовой функции) определяется исходя из предоставляемых сотруднику Подразделения по ЗИ полномочий (прав и обязанностей), а также с учетом характера организационно-правовых его взаимоотношений с другими лицами в процессе выполнения порученной ему работы (трудовой функции).

Как свидетельствует практика, только при наличии должностной инструкции представляется возможным реализовать в условиях современного производства один из основных принципов организации труда, сформулированных более столетия назад одним из основоположников менеджмента А. Файолеп, – принцип рационального разделения и кооперации труда, который, в частности, предполагает:

обоснованное определение компетенции («зоны ответственности») каждого сотрудника Подразделения по ЗИ;

обеспечение, по возможности, равномерной загрузки сотрудников Подразделения по ЗИ в (в зависимости от их компетенции);

оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между сотрудниками Подразделения по ЗИ с учетом квалификации последних и в зависимости от сложности работ.

Функциональное назначение должностной инструкции заключается в следующем.

1. Должностная инструкция, как правило, применяется работодателем при организации поиска, отбора и найма сотрудников Подразделения по ЗИ – например, при публикации объявлений о приеме на работу (в том числе по конкурсу), в процессе изучения поступивших обращений соискателей вакансий, при проведении собеседований, принятии решений о заключении (отказе в заключении) трудового договора и т. п.

2. Из этой инструкции сотрудник Подразделения по ЗИ (в период действия трудового договора) может в любой момент получить достоверную информацию о правильном порядке выполнения порученной ему работы (трудовой функции). Заметим в этой связи, что, поскольку должностная инструкция относится к числу локальных нормативных актов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью сотрудника Подразделения по ЗИ, это налагает на работодателя обязанность по его ознакомлению с ее содержанием при заключении трудового договора (отметка в Журнале учета ознакомления лиц, принимаемых на работу, с локальными нормативными актами организации (предприятия)), т. е. еще до того, как работник приступит к выполнению соответствующей работы (трудовой функции). Однако и в дальнейшем сотрудник Подразделения по ЗИ при необходимости должен иметь возможность для того, чтобы самостоятельно «освежить в памяти» те или иные положения документа. Это, в свою очередь, обязывает работодателя обеспечить ему беспрепятственный доступ к должностной инструкции – например, посредством выдачи ее второго экземпляра на руки сотруднику Подразделения по ЗИ (под роспись)[2].

3. Работодатель может использовать должностную инструкцию в качестве одного из инструментов обеспечения полноценной адаптации сотрудника Подразделения по ЗИ.

4. Инструкция может применяться при принятии работодателем решения о ротации персонала – в частности, при рассмотрении кандидатов для перевода на другую должность.

5. Должностная инструкция применяется работодателем в целях контроля за надлежащим выполнением сотрудником Подразделения по ЗИ порученной работы (трудовой функции), соблюдением им в процессе выполнения работы установленных требований (например, к своевременности, полноте, качеству выполнения работы – в целом или ее определенных этапов).

6. На основании должностной инструкции существенно упрощается разрешение спорных ситуаций между сотрудником Подразделения по ЗИ и работодателем по вопросам выполнения порученной работы (трудовой функции). Речь идет, в частности, об оправданности применения работодателем дисциплинарного взыскания (в том числе в форме увольнения) в отношении сотрудника Подразделения по ЗИ, допустившего нарушение трудовой дисциплины, а также о взыскании с сотрудником Подразделения по ЗИ причиненного им материального ущерба.

7. Положения инструкции принимаются во внимание работодателем при проведении аттестации сотрудника Подразделения по ЗИ, в том числе для определения соответствия фактической его квалификации выполняемой работе (трудовой функции).

8. Должностная инструкция применяется работодателем в процессе организации профессионального обучения (тренинга) сотрудников Подразделения по ЗИ.

Принятие решения о разработке должностной инструкции (инструкций) – это прерогатива руководителя организации (предприятия). Такое решение оформляется приказом (распоряжением). В приказе (распоряжении) определяются:

должностное лицо организации (предприятия), на которое возлагается непосредственное руководство разработкой инструкций, его полномочия;

нормативно-правовые и иные акты, которыми следует руководствоваться при разработке инструкций;

сроки разработки инструкций.

Этим же приказом (распоряжением) обычно утверждается план разработки инструкций на предстоящий период.

Непосредственное руководство разработкой инструкций, как правило, возлагается на начальника службы (отдела, бюро) кадров (специалиста по кадрам). К этой работе привлекается руководители подразделений по защите информации, для сотрудников которых разрабатываются инструкции. Организация разработки должностной инструкции предусматривает:

формулирование задачи на разработку инструкции;

определение основных показателей выполнения указанной задачи;

постановку задачи исполнителю (как правило, в лице непосредственного начальника сотрудника Подразделения по ЗИ, для которого разрабатывается инструкция);

контроль за ходом выполнения задачи;

в необходимых случаях — оказание исполнителю организационно-методической помощи;

оценку результата выполнения задачи (в момент предъявления проекта инструкции на утверждение).

 

Вопрос 2. Требования к проекту должностной инструкции сотрудника Подразделения по ЗИ

Требования к содержанию

Подготовка проекта должностной инструкции производится с соблюдением общих требований к управленческим документам. Эти требования распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документа.

Уточним, что под содержанием должностной инструкции следует понимать всю включенную в документ информацию. При этом основным информационным компонентом инструкции (как, впрочем, и любого другого управленческого документа) является текст — выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированного в документе управленческого решения и вытекающих из него действий. Под управленческим решением (применительно к должностной инструкции) подразумевается решение, направленное в первую очередь на определение порядка выполнения порученной работнику (категории работников) работы (трудовой функции). Кроме того, в должностную инструкцию включаются другие необходимые (исходя из функционального назначения рассматриваемого документа) сведения, в том числе позволяющие идентифицировать документ в качестве такового и обеспечить его юридическую силу (так называемые реквизиты), а также сведения вспомогательного характера. В соответствии с общепринятой практикой проект содержания инструкции разрабатывается на основе соответствующей квалификационной характеристики. При разработке текста должностной инструкции рекомендуется придерживаться общих правил:

1. Подготовка содержания документа во всех случаях должна начинаться с изучения:

существа вопроса (направления) деятельности предприятия, излагаемого в данном документе;

положений законодательных и нормативно-правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, имеющих отношение к излагаемому вопросу (направлению) деятельности предприятия;

имеющихся в распоряжении предприятия материалов деловой переписки.

2. Содержание документа должно:

включать достоверную и аргументированную информацию, т. е. основываться на положениях законодательных и нормативно-правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, имеющих отношение к излагаемому вопросу (направлению) деятельности предприятия¹, в необходимых случаях, кроме того — в документально зафиксированных фактах (событиях);

увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными) по данному вопросу (направлению) деятельности предприятия, но при этом не дублировать их содержание, а при необходимости иметь соответствующие ссылки на них;

излагаться ясно, убедительно и емко, но вместе с тем, по возможности, кратко.

соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложения языка.

Текст должностной инструкции следует излагать на русском языке (либо на национальном языке субъекта РФ, используемом в качестве государственного наряду с русским) в виде так называемого связного (сплошного) текста.[3]

Требования к структуре

Под структурой (от лат. structure — строение, расположение, порядок) текста должностной инструкции следует понимать последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса (направления) деятельности.

Структуризация текста способствует более правильному и быстрому усвоению его сути. В общем случае структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты – части, главы, разделы. Структуру рассматриваемого нами документа образуют следующие разделы:

общие положения;

обязанности сотрудника Подразделения по ЗИ;

права сотрудника Подразделения по ЗИ;

взаимоотношения по должности;

ответственность сотрудника Подразделения по ЗИ.

Каждый раздел, в свою очередь, делится на пункты и, если необходимо, подпункты. В качестве самостоятельного (но не обязательного) элемента структуры следует рассматривать приложение (приложения) к должностной инструкции[4]. Ниже представлены сведения о структуре должностной инструкции сотрудника Подразделения по ЗИ.

Раздел «Общие положения» включает основание для разработки инструкции; указание категории, к которой относится сотрудник Подразделения по ЗИ (руководители, специалисты и др.); квалификационные требования (образование, стаж работы н др.); законодательные и нормативные документы, которыми сотрудник Подразделения по ЗИ должен руководствоваться при выполнении работы (трудовой функции); законодательные и нормативно-методические документы, которые сотрудник Подразделения по ЗИ должен знать; умения и навыки, которыми сотрудник Подразделения по ЗИ должен владеть; порядок назначения сотрудника Подразделения по ЗИ на должность и освобождения его от должности; кому подчиняется работник и кто подчиняется ему; кто замещает работника на время его отсутствия и кого замещает он; порядок пользования инструкцией при выполнении работы (трудовой функции); дата вступления инструкции в силу[5].

Раздел «Обязанности» включает участок работы (группа вопросов (направлений работы) и (или) перечень объектов), закрепленный за сотрудником Подразделения по ЗИ; перечень операций (процедур, действий), из которых состоит трудовая функция сотрудника Подразделения по ЗИ; перечень обязанностей, сгруппированный в следующей примерной последовательности:

обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции сотрудника Подразделения по ЗИ (приказов, инструкций и т. п.);

обязанности но своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т. п.);

обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т. н.);

обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий;

иные обязанности сотрудника Подразделения по ЗИ.

Раздел «Права» включает право принимать решения, давать указания но конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях, пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности сотрудника Подразделения по ЗИ; право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.); право требовать определенных действий от других сотрудников организации;

Раздел «Взаимоотношения по должности» включает от кого, в какие сроки и какую информацию получает сотрудник Подразделения по ЗИ; кому, какую с какой целью и в какие сроки сотрудник Подразделения по ЗИ представляет информацию; с кем согласовываются проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляется совместная подготовка документов или кто участвует в принятии решений по конкретным вопросам.

Раздел «Ответственность» включает перечисление действий (или бездействий), за которые сотрудник Подразделения по ЗИ несет дисциплинарную или материальную ответственность.

В конце инструкции указываются лица, обязанных подписывать должностную инструкцию. Как правило, это ее разработчик и сотрудник, ознакомившийся с ней. Правилами организации может быть предусмотрена обязанность согласования должностных инструкций с юрисконсультом. В подобных случаях требуется и его подпись.

 

Требования к стилю изложения

Под стилем изложения должностной инструкции следует понимать разновидность способа письменного изложения текста документа, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Текст инструкции излагается деловым (официально-деловым) стилем, который характеризуется:

сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;

широким использованием общепринятой терминологии;

ограниченным включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур[6];

распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также некоторых сложных союзов;

активным применением речевых клише;

внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;

повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;

преобладанием предложений с прямым порядком слов;

подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);

отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля автора текста документа.

Для изложения текста должностной инструкции характерны:

1. Подчеркнутая официальность (как проявление особой формы непрямого письменного общения его участников в процессе профессиональной деятельности.

2. Адресность, предполагающая наличие конкретных субъектов (участников) управленческой деятельности (в данном случае — работника (работников), непосредственного начальника работника, дежурного персонала и пр.)).

3. Повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении.

4. Тематическая ограниченность (моиотемность), определяемая преимущественно функциональным назначением управленческого документа (применительно к рассматриваемому виду документов — содержанием выполняемой работником (работниками) работы (трудовой функции)).

5. Особая лаконичность, ясность и точность письменного изложения, его нейтральность.

При этом специфическими стилевыми чертами должностной инструкции являются:

включение в ее текст (в начало большинства разделов, а также пунктов, включающих подпункты) вводных формулировок, позволяющих изложить содержание соответствующих разделов более компактно;

формулирование текста с упором на использование простых предложений с прямым порядком слов;

предпочтение наиболее устойчивым словосочетаниям и оборотам письменной речи, не осложняющим чтение документа н, следовательно, изучение его сути

Отметим так же, что в тексте документа не следует использовать:

слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, в том числе подчеркивающие особое значение отдельных требований («категорически», «особенно», «обязательно», «строго», «безусловно» и т. п.);

слова с уменьшительными суффиксами, суффиксами преувеличения;

междометия, образные слова и выражения;

слова и выражения с двойственным (неявным) смыслом;

слова, не вносящие ничего нового в существо документа;

архаизмы, а также иностранные слова, имеющие русскоязычный аналог.

Должностная инструкция излагается от третьего лица единственного или множественного числа: «Работник обязан...», «Работники выполняют...» и т. п. При перечислении действий, подлежащих выполнению, глаголы, обозначающие их, как правило, применяются, в неопределенной форме: «убедиться (в...)», «проверить», «сообщить...» и т. д.

В отдельных случаях, наряду с глаголами, для обозначения действий могут применяться конструкции из отглагольных существительных со значением действия в сочетании с полузнаменательным глаголом: «вести учет (расходуемого топлива)...» (но не «учитывать»), «осуществлять контроль (работы агрегата)...» (но не «контролировать») и пр. Подобные конструкции позволяют наиболее конкретно обозначить не только предписываемое действие, но и предмет (объект), на который это действие должно быть направлено.

Требования к оформлению

 

Под оформлением должностной инструкции следует понимать выполненное в соответствии с установленными правилами расположение и заполнение на материальном носителе (бланке или листе писчей бумаги) совокупности реквизитов.

Титульный лист должностной инструкции рекомендуется оформлять на бланке, остальные – на листах писчей бумаги. Бланк представляет собой лист писчей бумаги установленного формата (в данном случае – формата А4) с предварительно нанесенными на его лицевую поверхность постоянными частями реквизитов, применяемых для оформления рассматриваемого документа.