Схема 2. Оргструктура компании после внесения изменений

Ксения МАРТЫНОВА, Директор по персоналу группы компаний PONY EXPRESS

Меняйте тип оргструктуры лишь тогда, когда старая уже исчерпала себя Проводите изменения оргструктуры только в тех случаях, когда заметите, что финансовые показатели компании снижаются. При этом все изменения зафиксируйте в новой оргструктуре, в положениях о подразделениях, в штатном расписании и в регламенте организационной структуры. Последний документ будет определять порядок введения новых штатных единиц и создания подразделений, ограничивать появление новых иерархических уровней.

Проанализируйте, есть ли лишние звенья. Это часто встречается, если структура слишком раздроблена

Если одинаковую функцию выполняют специалисты в разных отделах, то можно предполагать, что в прошлом было создано много мелких отделов. Назовем их звеньями. Чаще всего эти звенья находятся в подчинении друг другу. Иногда в каждом таком звене работает всего один человек. Проанализируйте, какой функционал выполняют сотрудники звена. Выпишите его в таблицу. Если увидите, что он одинаков и из-за этого теряется скорость и качество выполнения задач, объединяйте несколько звеньев в одно.

Пример Генеральный директор вызвал к себе Директора по персоналу и сообщил о двух инцидентах. Неделю назад он не смог получить нужную копию приказа за прошлый год, а два дня назад обнаружил, что важная входящая информация до сих пор не была зарегистрирована. HR-директор решил просмотреть функции всех звеньев, входящих в департамент делопроизводства. Увидел, что сотрудники, которые работают в канцелярии, общем и архивном отделах, делают одну и ту же работу: регистрируют поступающую информацию и обеспечивают хранение документов (см. таблицу ниже). Структура департамента была слишком раздроблена. Именно поэтому начались проблемы с документами. HR-директор решил объединить канцелярию с двумя отделами: общим и архивным, и сократить двух сотрудников. Численность департамента стала меньше. Ошибки в документообороте прекратились.

 

Таблица. Повторяющиеся функции звеньев департамента делопроизводства

Наименование отделов в составе департамента делопроизводства	Численность, чел.	Функции (повторяющиеся)
Канцелярия		Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов Обеспечение хранения документов и систематизация архива
Общий отдел		Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов Обеспечение хранения документов и систематизация архива
Архивный отдел		Обеспечение хранения документов и систематизация архива