Обзор современных систем документооборота

 

На рынке представлен достаточно широкий спектр систем автоматизации, разработанных как российскими, так и западными компаниями. В соответствии со своей спецификой организации могут выбрать подходящий вариант: только для автоматизации функций делопроизводства или же для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: "конструкторы" и "коробки". Коробочное решение - это типовой вариант, подходящий для большинства организаций, который в уже определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Конструктор состоит из различных модулей и в значительно большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет более полно учесть специфические требования заказчика.

При кажущемся преимуществе "конструктора" стоит отметить несколько его особенностей. Установка и настройка такой системы почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика. Проект по внедрению и сопровождению подобной системы является более дорогостоящим по сравнению с типовым решением.

Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом скорее подойдет коробочное решение. Его плюсы: продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов, всегда имеется подробная документация, список типовых ошибок, т.е. все прелести типового решения, в том числе и умеренная цена.

Из коробочных решений можно назвать такие, как "Гран-Док", "ДЕЛО", "Евфрат-документооборот", из конструкторов - почти все западные разработки, а также Landocs, "БОСС-Референт", "Золушка".

Для заказчика важно, чтобы система учитывала особенности отрасли, в которой он работает. Многие разработчики не уточняют специализацию своей системы, однако система не может одновременно учитывать всю полноту потребностей различных организаций.

Перечислим несколько наиболее распространенных систем.

 

"БОСС-Референт", "АйТи" (www.it.ru)

Система относится к категории конструкторов. Она ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство. Особенностью системы "БОСС-Референт" является то, что, помимо автоматизации основных процессов документационного обеспечения организации, она включает такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов, ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.

"ДЕЛО", "Электронные Офисные Системы" (www.eos.ru)

"ДЕЛО" - это коробочный продукт, который в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации.

Часть функций вынесена за рамки базовой поставки в качестве дополнительных компонентов, это подсистема "Архивное дело", которая может использоваться и как отдельный продукт, опции "ЭЦП и шифрование", "Мастер паролей", "Дело-Web", "Поточное сканирование", что позволяет заказчику выбрать необходимый именно ему набор функций.

Система может использоваться и небольшими организациями - для автоматизации бумажного делопроизводства, и крупными предприятиями - для автоматизации смешанного или организации электронного документооборота.

 

"Золушка", НТЦ ИРМ (www.mdi.ru)

 

Программный продукт компании "НТЦ ИРМ" состоит из нескольких модулей: "Служебная корреспонденция", "Решения и распоряжения", "Письма граждан", которые в нужном соотношении и количестве можно установить на рабочие места. Система не только решает основные задачи классического российского делопроизводства, но и обладает типичными возможностями современных САДД, такими как пересылка документов, потоковое сканирование, разделение прав доступа и т.п.

Продукт хорошо подходит для автоматизации работы канцелярии муниципалитетов и аналогичных организаций.

"Евфрат-документооборот", Cognitive Technologies (www.evfrat.ru)

Коробочное решение, разработанное на собственной базе данных и предназначенное для автоматизации документооборота и архивного хранения.

Система состоит из нескольких модулей: "АРМ Пользователя", "АРМ Администратора", "Дизайнер форм", "Менеджер журналов и отчетов", "Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей", "Архивариус" и рассчитана на использование в рамках как отдельного подразделения, так и организации в целом.

Данное решение находится в средней ценовой категории и по своим функциональным возможностям может быть рекомендовано широкому кругу организаций. На сайте компании подчеркивается, что "Евфрат-документооборот" подходит для малого и среднего бизнеса.

 

Заключение

Рынок современных систем электронного документооборота весьма разнообразен, это разработки как российских, так и западных компаний. В соответствии со своей спецификой организации могут выбрать подходящий вариант: только для автоматизации функций делопроизводства или же для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

 

Контрольные вопросы

 

1. Сформулируйте требования к современному делопроизводству и документообороту.

2. Что такое входящая и исходящая документация?

3. Какова роль современных систем телекоммуникаций в организации делопроизводства и документооборота.

4. Дайте понятие систем электронного документооборота.

5. Каковы разновидности систем электронного документооборота, их назначение и характеристики.

6. Охарактеризуйте рынок современных систем документооборота.

 

Литература

1. Коноплева И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В. Информационные технологии: учебное пособие / под ред. И.А. Коноплевой. – М.: Проспект, 2008. – 304 с.

2. Федотова Е.Л. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие. М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2011. – 368 с.:

3. Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы: учеб. пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА – М, 2009. – 352с. (профессиональное образование)

4. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие – М.: Проспект, Велби, 2010. – 448 с.

 

ЛЕКЦИЯ 5. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Содержание

1. Классификация систем подготовки текстовых документов

2. Создание простых и комплексных текстовых документов в текстовом процессоре Microsoft Word.

3. Технологии редактирования, форматирования, рецензирования текстовых документов.

4. Сохранение и печать документов.

5. Разработка и заполнение динамических форм для сбора и повторного использования сведений в организации Info Path.

6. Создание и изменение бюллетеней, буклетов, объявлений и веб-узлов с помощью Microsoft Publisher.

Введение

Среди множества прикладных программ, существующих на рынке программных продуктов, наибольшей популярностью пользуются системы подготовки текстовых документов. Эти программы обеспечивают технологии создания, редактирования, форматирования, рецензирования различных текстовых документов. В лекции роасссматриваются разновидности таких систем, приводятся их основные характеристики.

 

1. Разновидности и назначение текстовых процессоров

 

Системы подготовки текстовых документов можно разбить по функциональному наполнению на следующие классы:

· текстовые редакторы;

· текстовые процессоры;

· настольные издательские системы.

Текстовые редакторы обеспечивают ввод, изменение и сохранение символьного текста, не требующего форматирования, то есть изменения шрифта, цвета текста и т. д. Результатом работы текстового редактора является текстовый ASCII-файл (ASCII - American Standard Code for Information Interchange - Американский стандартный код для обмена информацией).

Текстовые редакторы позволяют:

· набирать текст, удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

· вставлять группы строк из других текстов, обнаруживать все вхождения определенной группы символов;

· сохранять набранный текст, печатать текст на разных типах прин­теров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

К этой же категории относятся Турбо-редакторы, которые предоставляют удобные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на языках программирования (например, Паскале).

Текстовый процессор это система подготовки сложных текстовых документов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами разметки.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии документа его образу па экране.

Среди функций текстовых процессоров можно выделить:

· форматирование текста, при этом изменения, вносимые пользователем, сразу находят отражение в документе;

· возможность предварительного описания структуры будущего документа, при этом в описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, гарнитура и размер шрифта, расположение заголовков, междустрочные интервалы, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. д.;

· возможность автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов (тезаурус);

· возможность ввода и редактирования таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

· возможность объединения документов в процессе подготовки текста к печати;

· возможность автоматического составления оглавления и указателя.

Настольные издательские системы (НИС) не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. Настольные издательские системы, по сути, являются инструментом верстальщика. Они предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов.

НИС отличаются от текстовых процессоров тем, что имеют более широкие возможности управления подготовкой текста. Во всех НИС реализованы функции, отсутствующие и большинстве текстовых процессором, например, сжатие и растяжение строк, вращение текста, обтекание рисунка текстом по произвольному контуру и т. д.

Существуют НИС профессионального уровня и НИС начального уровня. Системы первой группы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress, PageMaker. Такие дорогие и сложные в освоении системы не целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно используются для создания информационного бюллетеня или простого рекламного буклета. Пакеты данной категории ориентированы на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. К НИС начального уровня можно отнести Microsoft Publisher.

 

 

2. Создание простых и комплексных текстовых документов

В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели. Например, можно использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).

Создание документов можно производить с помощью шаблонов, т. е. пустых заготовок документов определенного назначения- Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).

Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ, который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.

Выбор параметров страницы. Любой документ состоит из страниц поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы: формат, ориентацию и размеры полой (рис. 3.1).

Формат страниц документа определяет их размеры. При создании реферата или заявления целесообразно выбрать формат страницы А4 (21 х 29,7 см), который соответствует размеру стандартного листа бумаги для принтера. Для объявлений и плакатов подходит формат A3, размер которого в два раза больше стандартного листа. Для писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.

Ориентация задает расположение страницы на экране монитора. Существуют две возможные ориентации страницы - книжная и альбомная. Для обычных текстов чаще всего используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов - альбомная.

На странице можно установить требуемые размеры полей (верхнего и нижнего, правого и левого), которые определяют расстояния от краев страницы до границ текста.

Колонтитулы и номера страниц. Для вывода на каждой странице документа одинакового текста (например, имени автора, названия документа и др.) удобно использовать верхний и нижний колонтитулы. Расстояния от краев страницы до колонтитулов можно изменять.

Страницы документа рекомендуется нумеровать, причем номера можно размещать вверху или внизу страницы по центру, справа или слева.

 

3. Технологии редактирования, форматирования, рецензирования текстовых документов

Ввод текста. Основой большинства документов является текст, т. е. последовательность различных символов: прописных и строчных букв русского и латинского алфавитов, цифр, знаков препинания, математических символов и др. Для быстрого ввода текста целесообразно научиться (например, с использованием клавиатурного тренажера) десятипальцевому "слепому" методу ввода символов.

Для представления текстов могут использоваться 256 или 65 536 символов, однако не все эти символы возможно ввести с клавиатуры компьютера. Для ввода некоторых знаков математических операций букв греческого алфавита, денежных знаков и многих других символов используются таблицы символов (команды Вставка - Символ). Для ввода символа его необходимо найти в таблицах и нажать клавишу {Enter).

Рисунок 1 – Таблица символов в текстовом процессоре Word

Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Большинство современных документов содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы, диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях.

При решении расчетных задач часто необходимо вставлять формулы, которые требуют двухстрочного представления и использования специальных математических знаков. Для ввода формул в текстовые редакторы встроены специальные редакторы формул (команды Вставка - Формулы).

Рисунок 2 -. Формулы закона Ома и корней квадратного уравнения, введенные с помощью редактора формул

 

Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа. Выделение производится с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре при нажатой клавише {Shift}.

Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т. е. вставить его копии в указанные места документа:

- после выделения фрагмента документа и ввода команды Копировать выделенная часть документа помещается в буфер обмена (специальную область памяти);

- с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре курсор устанавливается в определенное место документа и вводится команда Вставить. Копируемый фрагмент документа, хранящийся в буфере обмена, помещается в указанное место;

- для многократного копирования фрагмента достаточно несколько раз повторить команду Вставить.

Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента в указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент.

Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.

Поиск и замена. В процессе работы над документом иногда бывает необходимо заменить одно многократно встречающееся слово на другое. Если делать это вручную, то процесс замены отнимет много времени и сил.

К счастью, в большинстве текстовых редакторов существует операция Найти и заменить, которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем документе (например, замену слова "ПК" на слово "персональный компьютер") (рис. 3).

Рисунок 3 - Поиск и замена слов в документе

 

Проверка правописания. В процессе создания документа могут быть допущены орфографические ошибки в написании слов и грамматические ошибки в построении предложений.

Ошибки можно исправить, если запустить встроенную во многие текстовые редакторы систему проверки правописания, которая содержит орфографические словари и грамматические правила для нескольких языков (это позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах). Система проверки правописания не только выделяет орфографические ошибки (красной волнистой линией) и синтаксические ошибки (зеленой волнистой линией), но и предлагает варианты их исправления.

Проверку правописания текстовые редакторы могут проводить как непосредственно в процессе ввода текста, так и в готовом документе по команде пользователя.

Автозамена частых опечаток. В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, в начале слова случайно вводятся ДВе прописные буквы). В этом случае срабатывает функция Автозамена, которая автоматически исправляет такие опечатки.

Кроме того, каждый пользователь может добавить в словарь автозамены те слова, в которых он часто делает ошибки (например, неправильное "програма" должно заменяться на правильное "программа").

Сохранение исправлений. В процессе работы над документом могут участвовать несколько пользователей.

Исправления, вносимые каждым из них, запоминаются и могут быть просмотрены и распечатаны (вставленные фрагменты обычно отображаются подчеркнутым шрифтом синего цвета, а удаленные фрагменты - зачеркнутым шрифтом красного цвета).

В процессе работы над окончательной редакцией документа может быть проведено сравнение исправлений различных авторов и принят лучший вариант.

 

1. Сохранение и печать документов

Сохранение документов. В процессе сохранения документа необходимо, прежде всего, в иерархической файловой системе компьютера выбрать диск и папку, в которой файл документа необходимо сохранить.

Кроме того, необходимо выбрать формат файла, который определяет способ хранения текста в файле. Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются только определенными текстовыми редакторами.

Формат ТХТ (только текст, расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах. Достоинством этого формата является небольшой информационный объем файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.

Формат RTF (расширенный текстовый формат, расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата является большой информационный объем файлов.

Формат РОС (документ Word, расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.

Формат Web-страница (расширение в имени файла htm или html) используется для хранения Web-страниц в компьютерных сетях, так как файлы в этом формате имеют небольшой информационный объем, и при этом сохраняются результаты форматирования. Документы в этом формате создаются в Web-редакторах, а также могут сохраняться с использованием многих текстовых редакторов. Достоинством этого формата является его универсальность, так как Web-страницы могут просматриваться с использованием специализированных программ (браузеров) в любых операционных системах.

Современные текстовые редакторы обеспечивают автоматическое преобразование текстового файла из одного формата в другой при его открытии и сохранении.

Печать документа. Перед выводом документа на печать полезно выполнить предварительный просмотр документа, это позволяет увидеть, как будет выглядеть документ, напечатанный на бумаге с использованием подключенного к компьютеру принтера.

Вид напечатанного документа (например, распределение текста по страницам) может зависеть от используемого принтера, так как могут несколько различаться шрифты, используемые в разных принтерах.

При выводе документа на печать необходимо установить параметры печати: задать номера выводимых на печать страниц, количество копий документа и др.

Кроме того, целесообразно проверить установки самого принтера: ориентацию бумаги, качество бумаги, качество печати и др.

 

Заключение

Изложенный материал знакомит с компьютерными технологиями подготовки текстовых документов. Для более подробного освоения текстового процессора Word студентам рекомендуется самостоятельно ознакомиться со справочной системой этой программы и выполнить ряд упражнений на компьютере.

 

Контрольные вопросы

1. Какие существуют форматы текстовых файлов и чем они отличаются друг от друга?

2. В каком формате нужно сохранить файл, чтобы он мог быть прочитан в других приложениях с сохранением форматирования? Без сохранения форматирования?

3. Какие существуют способы ввода содержания документов?

4. Какие существуют способы редактирования документов?

5. Какие существуют способы создания новых документов?

6. Какие параметры страниц необходимо задать перед началом создания документа?

7. Какие параметры необходимо установить перед началом печати документа?

8.. Влияет ли на вид напечатанного документа выбор принтера? Почему?

 

Задание на самостоятельную работу

1. Изучить технологии внедрения объектов OLE. Составить конспект.

Литература

1. Коноплева И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В. Информационные технологии: учебное пособие / под ред. И.А. Коноплевой. – М.: Проспект, 2008. – 304 с.

2. Федотова Е.Л. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие. М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2011. – 368 с.:

3. Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы: учеб. пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА – М, 2009. – 352с. (профессиональное образование)

4. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие – М.: Проспект, Велби, 2010. – 448 с.