Посадова інструкція адміністратора

Кваліфікаційні вимоги

Вища освіта за спеціальністю «Економіка підприємства», «Менеджмент», «Товарознавство і комерційне підприємництво» тощо.

Стаж роботи не менше шести місяців у мережі.

При наявності вищої освіти за іншими спеціальностями – стаж роботи у сфері торгівлі на керівних посадах не менше одного року.

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Адміністратор приймається на роботу і звільняється наказом Керуючого магазином за узгодженням з Заступником директора з операційної діяльності регіону (Куратором).

1.2. У своїй роботі керується Конституцією України, нормативно-правовими актами, які регулюють питання функціонування підприємств роздрібної торгівлі продовольчими і непродовольчими товарами та ведення касових операцій, даною посадовою інструкцією, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, технологічними інструкціями і положеннями, які діють в мережі.

1.3. Повинен знати:

- діючі нормативно-правові акти, які регламентують діяльність підприємств роздрібної торгівлі продовольчими і непродовольчими товарами;

- основи менеджменту і маркетингу, логістики, товарознавства, організаційну схему і структуру магазину;

- асортимент, класифікацію і споживчі властивості товарів, які продаються в магазині;

- норми службового етикету;

- основні характеристики торгового обладнання, навики використання комп`ютерної та офісної техніки, правила зберігання товарів;

- вимоги законодавства щодо зберігання та використання печаток, бланків суворої звітності, розрахункових і касових апаратів та ін.;

- форми і методи організації обліку персоналу та оплати праці, основи діловодства;

- законодавство про працю, ЗУ «Про захист прав споживачів», інші відповідні Закони;

- правила проведення, оформлення і аналізу результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей;

- правила роботи магазину, Правила внутрішнього трудового розпорядку, норми охорони праці, виробничої санітарії і гігієни, правила техніки безпеки та протипожежної безпеки;

- інші Положення, технологічні інструкції та документи, які діють в мережі.

1.4. Адміністратор повинен бути терплячим, уважним з покупцями і працівниками магазину, підтримувати атмосферу доброзичливості. Бути прикладом для підлеглих, відповідати вимогам посади.

2. ФУКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ`ЯЗКИ

2.1. Допомагає Керуючому в організації роботи магазину.

2.1.1. Організовує та контролює процес навчання нових працівників, удосконалення та стажування штатних працівників.

2.1.2. Контролює складання та дотримання оптимальних графіків роботи працівників магазину.

2.1.3. Організовує і контролює облік робочого часу. Щомісячно допомагає Керуючому у складанні табеля обліку робочого часу працівників магазину.

2.1.4. Організує належний відпочинок працівників під час перерв у роботі.

2.1.5. Ознайомлює персонал з усіма внутрішніми наказами, розпорядженнями, стандартами, інструкціями тощо та забезпечує їх виконання, за відсутності Керуючого проводить відповідні збори та наради. Контролює своєчасне оновлення інформації на дошці оголошень магазину. Регулярно приймає участь у проведенні зборів працівників магазину.

2.1.6. Допомагає Керуючому у формуванні ефективної працюючої команди працівників. У випадку необхідності регулює конфліктні ситуації і протиріччя, які виникають в колективі.

2.1.7. Аналізує структуру товарообороту і витрат магазину, в т.ч. фонду оплати праці, показник прибутковості. Орієнтує працівників та дотримується сам принципу зниження затрат при збільшенні оборотності товарів, загальної прибутковості магазину для досягнення поставлених керівництвом цілей.

2.1.8. При необхідності подає керівництву пропозиції з оптимізації та покращення виробничо-технологічних процесів з метою підвищення продуктивності магазину та вдосконалення обслуговування покупців.

2.1.9. Забезпечує виконання щомісячних/щоквартальних цілей роботи магазину (планів товарообороту, % втрат, ФОП та ін.).

2.1.10. У разі виробничої необхідності, виконує обов`язки працівників магазину, безпосередньо здійснює обслуговування покупців, приймає товари, формує замовлення тощо.

2.2. Забезпечує виконання основних технологічних процесів.

2.2.1. Контролює дотримання працівниками умов та правил експлуатації торгово-виробничого обладнання, інвентарю тощо згідно вимог ЗУ «Про охорону праці» та інших нормативних актів, підтримує їх в робочому стані, забезпечує своєчасність проведення планових ремонтів після узгодження з керівництвом, приймає участь у інвентаризаціях основних засобів.

2.2.2. Для забезпечення безперебійності та ефективності торгового-виробничих процесів в магазині подає Керуючому інформацію для формування заявок на постачання офісного, торгового обладнання і інвентарю, розхідних та допоміжних матеріалів, фірмового спецодягу і засобів індивідуального захисту. Контролює виконання бюджету.

2.2.3. Організовує і контролює основні технологічні процеси в магазині:

- замовлення товарів (виходячи з затвердженого асортименту, динаміки продажу, оборотності і ліквідності товарів тощо) та повноту їх виконання постачальниками;

- перевірку наявності супровідних документів, сертифікатів відповідності, посвідчень про якість та відповідність товарів чинним стандартам та вимогам;

- своєчасність відвантаження тари;

- правильність та достовірність ведення обліку товарів (документація при прийманні товарів, документи, що підтверджують якість тощо) та відповідність його електронній базі даних;

- своєчасність та правильність приходування товарів, своєчасність представлення коригуючих документів;

- складування товарів згідно діючих норм та правил;

- передпродажну підготовку товарів (переміщення в межах магазину, маркування тощо);

- безпосередній продаж товарів (наявність необхідного асортименту, оптимальні товарні запаси, забезпечення належної якості товарів та актуальних цінників на них, дотримання планограм викладки, мінімізація черг в торговому залі тощо);

- проведення та аналіз інвентаризацій товарів згідно затверджених графіків та діючих інструкцій (недопущення «пересорту» товарів, дотримання норм втрат тощо);

- забезпечує дотримання строків реалізації та умов зберігання товарів;

- забезпечує щоденне проведення ротації товарів за строками зберігання;

- вживає необхідні заходи з попередження крадіжок та зниження товарних втрат в магазині (в т.ч. забезпечує своєчасність повернення товарів постачальникам, дотримання норм та порядку списання товарів).

2.2.4. Контролює санітарно-гігієнічний стан магазину згідно діючих Санітарних правил і норм для підприємств торгівлі:

- прилеглої території, стоянки, сходів, під`їздів, ліфтів, ґанку, даху, смітників тощо;

- обладнання входу в торговий зал (вхідні двері, тамбури, повітряні завіси, куток споживача, камера схову, візки, турнікети, столи для пакування покупок, прикасової зони тощо);

- приміщення торгового залу (комунікації, стіни, стеля, колони, вікна, двері);

- рампи, підсобні, допоміжні приміщення, склад;

- обладнання торгового залу (холодильники, морозильники, стелажі, вітрини, презентаційні столи, касове обладнання, фірмове обладнання, оргтехніка тощо).

2.2.5. Контролює наявність і справність огороджувальних і блокуючих пристроїв на обладнанні.

2.2.6. Раціонально використовує торгівельні площі та забезпечує торговельним і технологічним обладнанням відповідно до рекомендованих норм та вимог щодо охорони праці, захисту навколишнього середовища, протипожежного захисту, санітарних правил.

2.2.7. Щоденно контролює ведення касових процедур згідно діючих інструкцій (інкасації, забезпечення магазину і порядок видачі розмінної монети, ліміт каси, касова документація, закриття дня, передача потрібних документів і звітів в бухгалтерію, інвентаризація центральної і операційних кас та ін.).

2.2.8. Організовує ведення обліково-звітної та іншої встановленої документації, контролює складання і її своєчасне отримання від працівників магазину.

2.2.9. По вказівці Керуючого здійснює здавання та приймання під охорону обладнаних сигналізацією відособлених приміщень магазину. Знає і виконує правила експлуатації охоронної сигналізації.

2.2.10. Приймає участь в розробці технологій і процесів, а також разом з Керуючим забезпечує постійне розширення послуг магазину.

2.3. Піклується про покращення якості діяльності магазину і надання основної послуги – задоволення потреб покупців в якісному обслуговуванні і якісних товарах.

2.3.1. Організовує і контролює проведення моніторингів конкурентів, опитувань покупців, інших маркетингових заходів, відповідає за правильне розміщення в магазині друкованих або інших рекламних носіїв (листівок, радіо-роликів, плакатів, та ін.).

2.3.2. Забезпечує умови для одержання покупцем інформації про наявність товарів, їх ціну, якість та споживчі властивості.

2.3.4. Регулярно контролює якість товарів, представлених в магазині, якість обслуговування покупців, чистоту торгового залу та ін. згідно вимог Стандартів, використовуючи при цьому діючі в мережі засоби контролю (наприклад, контрольні листи, вимоги Інструкції для Керуючих по проекту «Таємний покупець» тощо).

2.3.5. Регулярно проводить аналіз продажу представлених в магазині товарів. На підставі аналізу формує пропозиції щодо асортименту товарів, рекламних акцій, розширення послуг магазину тощо.

2.3.6. При необхідності, негайно вирішує будь-які проблеми, до того як вони вплинуть на відвідувачів, здійснює заходи для запобігання виникненню проблем. Ефективно вирішує проблемні питання, пов`язані зі скаргами відвідувачів (згідно книги скарг, по «Гарячій лінії» тощо) для якісного обслуговування покупців.

2.4. Дотримується встановлених правил.

2.4.1. Виконує сам і контролює виконання підлеглими вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку, технологій і стандартів мережі, правил виробничої санітарії і особистої гігієни, вимог щодо чистоти і порядку на робочому місці, необхідного рівня санітарно-гігієнічного стану обладнання і приміщень та ін.

2.4.2. Забезпечує збереження товарно-матеріальних цінностей, вживає заходи для запобігання втратам. У випадку виявлення спроби виносу товарів та/або товарно-матеріальних цінностей інформує про це Керуючого магазином та Начальника відділу охорони магазину, організовує і контролює проведення службового розслідування.

2.4.3. Без відповідних повноважень не дає інтерв`ю чи будь-яких коментарів представникам ЗМІ з приводу питань, які стосуються діяльності підприємства; не проводить зустрічей, переговорів, консультацій тощо без відповідного дозволу керівництва.

2.4.4. Зовнішнім виглядом відповідає вимогам «Стандартів з обслуговування покупців, чистоті і товару у торговій мережі.

2.4.5. Виконує цілі, поставлені перед магазином керівництвом мережі.

2.4.6. У випадку виробничої необхідності виконує доручення керівництва.

2.4.7. Докладає зусилля, що демонструють його внесок у забезпечення найкращого задоволення покупців.

2.5. Виконує сам і забезпечує виконання норм охорони праці та протипожежної безпеки.

2.5.1. Виконує сам і забезпечує виконання норм, вимог і інструкцій з охорони праці і протипожежної безпеки в магазині.

2.5.2. Організовує торгово-виробничу діяльність і безпеку умов праці на робочих місцях ввіреного магазину у відповідності з вимогами Законів України «Про охорону праці» і «Про протипожежну безпеку», трудового законодавства, правил, норм, стандартів, положень, інструкцій тощо.

2.5.3. Забезпечує наявність пожежного стенду (щита). Контролює утримання у справному стані засобів протипожежної безпеки, обладнання і інвентарю, не допускає використання їх не за призначенням.

2.5.4. Вживає заходи з організації належних санітарно-побутових умов для працівників магазину та утримання приміщень для персоналу у відповідності з вимогами чинного законодавства України.

2.5.5. Забезпечує і контролює робочий стан і безпечну експлуатацію обладнання, машин, механізмів, пристроїв, інструментів; забезпечення робочих місць необхідними засобами захисту.

2.5.6. За узгодженням Керуючого організовує в магазині навчання, інструктаж, перевірку знань з охорони праці і протипожежної безпеки; закріпляє нових працівників для стажування до кваліфікованих спеціалістів і контролює якість проведення відповідного навчання та інструктажу.

2.5.7. Забезпечує працівників магазину необхідними видами спецодягу і іншими засобами індивідуального захисту, здійснює контроль за їх станом і застосуванням.

2.5.8. Допомагає Керуючому у забезпеченні виконання у встановлені строки запланованих заходів з охорони праці і протипожежної безпеки, приписів і вимог органів державного нагляду, посадових осіб, інженера з охорони праці.

2.5.9. У випадку відсутності Керуючого інформує інженера з охорони праці про кожен нещасний випадок на виробництві, приймає участь у проведення розслідувань і складанні актів про нещасні випадки на виробництві, аналізує і усуває причини, які спричинили нещасний випадок.

2.5.10. Слідкує за дотриманням оптимального режиму праці і відпочинку працівників магазину.

2.5.11. Забезпечує і контролює своєчасність проходження первинних і періодичних медичних оглядів працівників магазину, веде відповідну документацію.

2.5.12. Контролює виконання умов колективного договору.

2.5.13. Контролює знання працівників про порядок реагування у надзвичайних ситуаціях.

2.5.14. Проводить інструктажі з охорони праці і протипожежної безпеки працівникам, які відправляються у відрядження за межі магазину.

2.5.15. У разі виникнення пожежі (незалежно від ступеня) діє згідно з інструкцією «Дії керівника у випадку виникнення пожежі».

2.6. Взаємодія з контролюючими органами.

2.6.1. У випадку відсутності Керуючого супроводжує перевірки, які проводять державні контролюючі органи і представники суміжних служб мережі.

2.6.2. Своєчасно усуває недоліки і виконує приписи державних контролюючих органів, узгоджені з керівництвом.

2.6.3. Слідкує за наявністю, строками дії і за дотриманням вимог дозвільних документів, які регламентують діяльність магазина; своєчасно повідомляє керівника про необхідність продовження терміну дії або отримання нових дозвільних документів (ліцензії, торговий патент тощо). Забезпечує наявність і своєчасне оновлення в магазині документації, яка підтверджує якість і безпеку товарів згідно вимог чинного законодавства.

2.6.4. Допомагає Керуючому у вирішенні проблемних ситуації з контролюючими органами по мірі їх виникнення і вживає необхідні заходи для недопущення подібних проблем у майбутньому. Інформує про результати перевірок безпосереднього керівника.

3. ПРАВА

3.1. Адміністратор має право:

- на права і гарантії, передбачені трудовим законодавством України: роботу і відпочинок, безпечні умови праці, матеріальне забезпечення у випадку повної або часткової втрати працездатності, та інші права, встановлені законодавством (ст.2 КЗпП України);

- приймати учать в обговоренні питань, які стосуються виконуваних ним посадових обов`язків;

- отримувати інформацію у безпосереднього керівника і працівників в межах своїх посадових обов`язків;

- здійснювати контроль за виконанням трудового законодавства, трудової дисципліни і правил внутрішнього трудового розпорядку у магазині;

- вносити на розгляд керівництва пропозиції з покращення організації діяльності магазину і з попередження втрат товарно-матеріальних цінностей.

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

4.1. Адміністратор несе відповідальність за:

- невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов`язків, встановлених даною посадовою інструкцією;

- вчинення дій, які порушують вимоги нормативно-правових документів, стандартів підприємства, технологічних інструкцій, діючих в мережі;

- штрафні санкції, які застосовані контролюючими органами за порушення вимог чинного законодавства, у тому числі трудового, якщо ці порушення відбулися внаслідок невиконання або неналежного виконання своїх посадових обов’язків;

- несвоєчасний контроль за проведенням обов`язкових медичних оглядів працівниками;

- невиконання покладених на нього обов`язків із забезпечення безпечних умов праці персоналу, забезпечення виконання вимог охорони праці та протипожежної безпеки в магазині;

- недостовірність і некоректність поданих керівництву звітів, відомостей, результатів аналізу, тощо;

- зневажливе ставлення до покупців, підлеглих, колег і постачальників;

- розголошення конфіденційної інформації, у тому числі шляхом дачі інтерв`ю чи будь-яких коментарів представникам ЗМІ з приводу питань, які стосуються діяльності підприємства, та шляхом проведення зустрічей, переговорів, консультацій тощо без відповідного дозволу керівництва;

- втрату, псування або незбереження матеріальних цінностей (в т.ч. товарів, термін реалізації який закінчився), спецодягу, інвентарю та ін. цінностей;

- порушення Правил внутрішнього трудового розпорядку, правил протипожежної безпеки, норм охорони праці і інших нормативних документів і вимог, які діють на підприємстві.

4.2. Адміністратор несе повну матеріальну відповідальність за збитки, завдані підприємству.

4.3. З Адміністратором укладається Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

 

Додаток 3