Служба доу, её задачи , функции доу как структурное подразделение.

По современным статистическим данным, численность работ­ников управленческого аппарата составляет только в аппарате органов государственного управления более 2,5 млн. чел. Все они активно участвуют в работе с документами. Объем лишь тради­ционной организационно-распорядительной документации, обра­зующейся в деятельности органов государственного управления, ежегодно превышает 250 млрд.листов документов.

Таким образом, хотя в Квалификационном справочнике долж­ностей руководителей, специалистов и других служащих, издавае­мом Федеральной службой по труду и занятости (ранее она назы­валась Минтруда России), представлены лишь такие должности работников, занятых в сфере делопроизводства, как заведующий канцелярией, заведующий копировально-множительным бюро, документовед, инспектор по контролю за исполнением поручений, делопроизводитель, на практике с документационным обеспечением управления так или иначе имеют дело тысячи государствен­ных и муниципальных служащих, а также сотрудники негосудар­ственных организаций.

В соответствии с рекомендациями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобрен­ной 27 апреля 1988 г. коллегией Главархива СССР, приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, документационное обес­печение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю ор­ганизации.

Службы, занимающиеся документационным обеспечением управления, в различных организациях могут отличаться по названиям: служба делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и т.д. Несмотря на разницу в названиях, все службы ДОУ объединяет общность задач.

Основными задачами службы ДОУ является внедрение еди­ного порядка работы с документами в организации, ее филиалах и структурных подразделениях (в том числе с электронными до­кументами) в соответствии с действующими нормативами, совер­шенствование форм и методов работы с документами.

В состав службы ДОУ могут включаться другие структур­ные подразделения: экспедиция, секретариат, курьерская служба, группа регистрации и контроля, протокольная группа, копиро­вально-множительное бюро, архив и др.

Основа организации труда работников службы ДОУ — четкое определение и разграничение присущих ей функций между подразделениями внутри службы ДОУ и исполнителями. Разделение функций отражается в организационно-правовых документах — в положении о службе ДОУ и ее подразделениях (если они существуют) и должностных инструкциях работников службы ДОУ.

Положение о службе ДОУ разрабатывает руководитель служ­бы или структурного подразделения внутри службы и утверждает руководитель организации. В свою очередь. Положение о струк­турном подразделении службы ДОУ (например, об экспедиции, секретариате, курьерской службе, группе регистрации и контроля, протокольной группе, копировально-множительном бюро, архиве и т.д.) разрабатывает руководитель этого подразделения совмест­но с руководителем службы ДОУ. Утверждает его руководитель службы ДОУ.

Положение о службе ДОУ или ее структурном подразделении обычно состоит из следующих разделов: общие положения, ос­новные задачи, функции, обязанности, права, взаимоотношения и связи, организация работы, ответственность. Положение визи­руется руководителем службы персонала, юридическим отделом организации, а также заместителем руководителя организации, курирующим работу службы ДОУ. Примерное положение о службе ДОУ приведено в приложении 1.

Отдельно по той же схеме разрабатывается положение о руко­водителе службы ДОУ и положение о руководителе структурного подразделения в составе службы ДОУ. Примерное положение о ру­ководителе службы ДОУ приведено в приложении 2.

Должностная инструкция определяет организационно правовое положение работника в структурном подразделении и обеспе­чивает условия его эффективной работы.

Должностная инструкция разрабатывается для каждого работника службы ДОУ на основе должностных инструкций для отдельных категорий работников с учетом требований действующих нормативных актов. В соответствии с рекомендациями ГСДОУ должностная инструкция работника службы ДОУ может состоять из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответ­ственность работника, оценка работы.

В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника, например: основная задача делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих доку­ментов; порядок замещения должности, т.е. кем назначается и ос­вобождается от должности данный работник; профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.); основные документы и материалы, которыми обязан руководство­ваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет веде­ния или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций; например, регистрация документов может слагаться из таких работ: заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.

В разделе «Обязанности работника» указываются особен­ности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации: предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.); требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий; порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права работника» определяются права работника в ходе реализации порученных ему функций и выполнения обя­занностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым переда­ет информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовывают­ся и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позво­ляющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критерия­ми являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника должностной инструк­цией.

Примерные должностные инструкции работников службы ДОУ приведены в приложениях 3-7.

Должностные инструкции утверждает руководитель службы ДОУ. По мере необходимости, обычно раз в два-три года, долж­ностная инструкция пересматривается и корректируется в соот­ветствии с изменившимися условиями работы и квалификацией исполнителя.

В службе ДОУ должны работать специалисты с соответ­ствующим высшим или средним специальным, образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ согласно ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации необходимо ус­танавливать в соответствии со штатным расписанием. Однако во избежание будущих осложнений, связанных с возможными изменениями трудового законодательства, все-таки рекомендуем определять наименования должностей в штатном расписании по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должно­стей служащих и тарифных разрядов, тем более что Классификатор предлагает богатый выбор - разнообразные наименования долж­ностей сотрудников служб ДОУ представлены в следующих трех категориях:

1. руководители (административный секретарь, ответствен­ный секретарь коллегии, управляющий делам, заведующий архивом, заведующий канцелярией, заведующий копировально-множительным бюро, заведующий экспедицией, заведующий ма­шинописным бюро, начальник отдела по защите информации);

2. специалисты (документовед, инженер (специалист, техник) ни защите информации, инспектор, инспектор по кадрам, инспектор по контролю за исполнением поручений);

3. другие служащие (архивариус, делопроизводитель, секретарь, руководителя, секретарь-машинистка, секретарь-стеногра­фистка, экспедитор).

Первая ступень карьеры специалиста в сфере документации обеспечения управления - это делопроизводитель, секретарь-стенографистка, экспедитор в соответствии с требованиями представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других.тужащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Специалисты с высшим образованием могут начать свое про­движение по службе с должности секретаря руководителя или документоведа. Каждая следующая ступень карьеры предполагает наличие определенного стажа работы в сфере документационного обеспечения управления или увеличение объема профессиональных знаний, полученных в учебных заведениях или на курсах повышения квалификации. К пример), выпускник получивший диплом по специальности «Документоведение». после трех лет работы в должности документоведа может претендовать на должность документоведа 2-й категории, а еще через три года работы — на должность документоведа 1-й категории.

Требования, предъявляемые к руководителям структурных подразделений, занимающихся ДОУ. также определяются Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Однако на практике руководители организаций при приеме на работу работников службы ДОУ нередко руководствуются соображениями, отличающимися от требований Квалификационного справочника. В одних организациях эти требования более строгие, в других - менее. Нередко руководители организации «компенсируют» вновь принятому работнику низкую зарплату звучным названием должности. Например, единственный в организации экспедитор (работник, осуществляющий прием и обработку входящих и исходящих документов), даже если у него в подчинении нет ни одного сотрудника, может именоваться в приказе о приеме на работу, в трудовом договоре и в трудовой книжке «заведующим экспедицией».

Следует отметить, что в последнее время руководители, понимая, что доверить документационное обеспечение своей организации можно только подготовленному специалисту, все чаще стремятся сформировать службу ДОУ из профессионально компетентных работников, не просто обладающих необходимыми теоретическими и практическими навыками, но имеющих документы о получении соответствующей профессиональной подготовки на курсах повышения квалификации, в средних специальных и высших учебных заведениях. После прохождения краткосрочного обучения в объеме от 72 до 100 ч выдается удостоверение о повышении квалификации. Слушатели, успешно прошедшие обучение по программе в объеме свыше 100 ч могут рассчитывать на получение свидетельства о повышении квалификации.

Лицам, проходившим обучение по программе, предусматривающей объем более 500 ч, выдается диплом о профессиональной переподготовке. Диплом о присвоении квалификации «Документовед» предполагает обучение по программе объемом в 1 тыс. и более учебных часов. Сотруднику службы документационного обеспечения управления необходимо знать требования нормативных документов, регламентирующих процессы работы с документами, в первую очередь несколько устаревшей, но все еще действующей Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 25 мая 1988 г.

Кроме того, от сотрудников службы ДОУ сейчас требуется уверенное знание на уровне опытного пользователя определенного набора компьютерных программ:

1. операционной системы, принятой к применению в данной организации, т.е. базовой программы, под управлением которой работает остальное программное обеспечение;

2. текстовых редакторов;

3. электронных таблиц (Excel);

4. Системы управления базами данных

5. коммуникационных программ для обмена электронными со общениями и доступа в Интернет;

6. перевода графических файлов в текстовые и наоборот (ОСИ — оптическое распознавание символов и др.), использующихся для перевода традиционных бумажных документов в электронный вид и ввода документов в базы данных с помощью сканера;

7. электронных словарей и программ-переводчиков, которые, применяются, если у организации есть партнеры за рубежом или в организации работают с информационно-справочной документацией.

 

 

Работник, на которого возложена ответственность за ведение делопроизводства.

Приказ о возложении ответственности за ДОУ.

В организациях с небольшим объемом документооборота ответственность за ведение делопроизводства может возлагать­ся приказом руководителя не на специализированное структур­ное подразделение, а на одного сотрудника, выполняющего функции целой службы ДОУ. Приведем образец такого приказа (рис. 1.1).

 

Общество с ограниченной ответственностью «ГЛОБУС»

ООО «Глобус»

ПРИКАЗ

23 марта 2010 г. № 12

Москва

О возложении ответственности за ДОУ

В целях совершенствования уровня документационного обеспечения управления в организации

ПРИКАЛЫВАЮ:

1. Возложить ответственность за общее состояние документационного обеспечения управления на секретаря-референта А. М. Матвееву

2. Возложить ответственность за своевременное и правильное оформление документов в структурных подразделениях, а также их регистрацию, контроль исполнения, формирование в дела на руководителей служб и структурных подразделений.

 

Генеральный директор личная подпись А. А. Швецов

С приказом ознакомлена личная подпись A.M. Матвеева

25 марта 2010 г.

 

Рис. 1.1. Образец приказа о возложении ответственности за ДОУ

Однако обязанности по ведению делопроизводства могут за­крепляться за конкретным работником и должностной инструк­цией.

Правильная организация работы с документами – чрезвычайно важная для любой организации проблема; поэтому существенно, чтобы работник, которому поручено документационное обслуживание, не имел других функциональных обязанностей, не связанных с делопроизводством. Таким образом, хотя во многих организациях ответственность за ведение делопроизводства часто возлагается на секретаря руководителя, это вряд ли можно считать удачным решением, потому что у секретаря, помимо документационного обеспечения управления, множество обязанностей, связан­ных с обслуживанием руководителя.

Тема 7.2. Организация документооборота.

Тема 7.2.1. Организация документооборота в офисе

Понятие документооборота, объёма документооборота.

Формы организации делопроизводства в офисе (централизованная, децентрализованная, смешанная).

Регистрация документов, формы регистрации.

Три документопотока, их особенности и регистрация.

Схемы работы с входящими, исходящими, внутренними документами..

План:

1.Понятие документооборота, объёма документооборота.

2.Формы организации делопроизводства в офисе.

3.Регистрация документов, формы регистрации.

4. Схемы работы с входящими, исходящими, внутренними документами.