Основные методы обследования делопроизводства

Основные методы обследования делопроизводства

В соответствии с этапами проведения исследований, могут подразделяться на три основных группы:

- методы исследования объекта – сбора исходных данных;

- методы количественного и качественного анализа;

- методы проектирования.

Учитывая многообразие применяемых методов, их можно классифицировать по ряду признаков:

1) по полноте охвата исследования:

-полные (сплошные)

- выборочные

2) по степени участия проектантов в обследовании объектов:

- непосредственные

- опосредованные

3) по времени исследования:

- непрерывные

- периодические (и всё это зависит от объектов исследования)

- разовые

4) по отображению обследуемого объекта:

-описательные

-математико-статистические

- графические

На практике перечисленные методы, как правило, используются в совокупности, так как только с помощью одного метода не всегда удаётся осуществить полноценный анализ и вскрыть истинные причины недостатков в организации трудовых процессов.

С целью сбора количественных и качественных исходных данных о технологических процессах управления и трудовых процессах управления используются следующие методы:

1. Методы привлечения исходных данных:

- изучение документов (нормативно-правовых, организационно-трудовых документов);

- методы опроса (интервью, анкетирование);

- методы непрерывных наблюдений (фотография рабочего дня: групповая, индивидуальная; самофотография, хронометраж: выборочный, сплошной, целевой);

- методы выборочных наблюдений (периодические наблюдения, моментальные наблюдения);

- расчётные прогнозы (количественные);

-методы привлечения исходных данных непосредственно от сотрудников характеризуются тем, что исследователи запрашивают данные, в составлении которых они лично не участвовали – методы опроса: интервьюирование, анкетирование (сплошное, выборочное, индивидуальное). Источниками сведений при детальном рабочем обследовании содержание и организация труда может быть организационно-правовая и др. документация (орд, документы для изучения и анализа документооборота (статистические отчеты).

Расчетные методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени характеризуется тем, что исследователи получают необходимые им данные из сведений о количественной характеристике видов работ и путем расчетов за определенный период времени. Это, в основном, статистическая обработка результатов путем выборки, анализ исходных данных и т.д. Что же служит критериями выбора методов исследования? Экономическая целесообразность, сравнительная оценка точности методов. Вероятность и возможность отклонений при использовании того или иного метода. В целях повышения достоверности исследования целесообразно применение сочетания методов и перепроверки результатов с помощью других методов.

Методика исследований – одна часть совокупности работ по оргпроектированию, 2-ю часть составляют методы проектирования: приемы, разработки новой рациональной организационной структуры аппарата, технологических процессов управления и делопроизводства. К этим методам относятся следующие: моделирование, конструирование, экспериментирование. Такие методы используются при оргпроектировании.

Метод сплошного наблюдения

 

По степени охвата изучаемого объекта различают наблюдение сплошное и выборочное. Метод сплошного наблюдения является наиболее полным, дает наиболее достоверные данные, но проведение сплошного наблюдения требует более длительного времени и больших затрат труда.

К сплошным непрерывным наблюдениям относятся:

· фотография рабочего времени

а) самофотография

б) индивидуальная фотография

в) групповая фотография

ФРВ целесообразна тогда, когда в обязанности сотрудников аппарата управления входит выполнение нескольких видов работ, для их изучения составляются короткие циклы (напр. 1 день). ФВР проводится гласно, сотрудники д.б. мотивированы и предупреждены. ФРВ необходимо документировать, для этого составляются: карта ФРВ, наблюдательный лист, баланс рабочего времени

· хронометраж

а) непрерывный

б) выборочный

Этот вид наблюдений используется для изучения циклически повторяющихся элементов работы сравнительно небольшой продолжительности. Хронометрировать целесообразно вспомогательно-технические операции, как ручные, так и машинно-ручные. Х применяется при установлении нормативов времени на выполнение отдельных элементов операции, для проверки и уточнении норм времени, рассчитанных по нормативам, для выявления причин невыполнения норм. Составляется специальный документ – хронокарта

· фотохронометраж

Используется при нормировании

 

19.4. Метод выборочного наблюдения (типическая, серийная выборка)

Когда сплошное наблюдение не может быть проведено, прибегают к выборочному наблюдению.

Учитывая огромные массивы документов, многие операции можно назвать массовыми, у нас есть стабильность производственных процессов, все это делает более эффективным использование выборочного метода в изучении делопроизводства.

При выборочном наблюдении исследуют специально выбранные участки, операции на основании которых можно охарактеризовать всю их совокупность в целом. Это требует проведения отбора изучаемых частей объектов на основе принципов, обеспечивающих получение достоверных данных.

Выборочный метод является наиболее экономичным. Такой метод является практически достоверным. Кроме того, позволяет произвести выборочное наблюдение объекта с большей тщательностью.

Существует несколько способов отбора единиц для изучения. Выборка может осуществляться случайно, при этом все единицы совокупности имеют одинаковую вероятность попадания в выборку – такой отбор является индивидуальным.

Если перед началом отбора объекты разбивают на группы, а из каждой группы производится выбор единиц, такая выборка называется типическая.

Из каждой группы может отбираться в случайном порядке целые серии единиц, которые будут подвергаться сплошному наблюдению. Такая выборка называется серийной.

Для анализа делопроизводства наибольшее значение имеет типическая выборка.

 

 

Формирование дел

Изучение данного вопроса проводится в двух направлениях:

1) анализируется состояние методической работы по формированию дел;

2) анализируется практика формирования дел в структурных подразделениях;

Преследуют две цели:

1) подготовка предложений по наиболее целесообразному формированию в дела;

2) разработка системы организации дел в делопроизводстве, которая сводится в первую очередь к подготовке номенклатуры дел.

Анализируется также, соблюдаются ли основные требования НПА по этому вопросу, где имеются отклонения.

В ходе исследования выясняется наличие и качество имеющейся в организации номенклатуры дел, наличие номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел, схема построения сводной номенклатуры дел.

В случае отсутствия номенклатуры дел или её качества, используют примерные или типовые номенклатуры дел как основу для разработки индивидуальных номенклатур дел.

Что изучаем, чтобы сделать совершеннее номенклатуру дел:

1) номенклатуры дел предыдущих лет;

2) ведомственные перечни;

3) задачи организации;

4) пути, которыми будут решаться те или иные вопросы.

5) если заголовки некачественно составлены, изучают, насколько полноценно заголовок отражает содержание дела.

Данные о количестве дел, сформированных по каждому признаку и комбинации этих признаков полезно представить в процентах к общему числу дел, заведённых в организации или раздельно по структурным подразделениям в течение того или иного периода времени (года).

Позволяет установить, какие признаки группировки имеют наибольшее применение и чем это вызвано. Особое внимание должно быть уделено приходящим делам. Поэтому уточняют состав переходящих дел, выясняют, сколько переходящих дел собирается ежегодно, меняется ли это количество. Изменения в количестве переходящих дел целесообразно проследить за несколько лет.

 

26. Табель является локальным нормативным правовым актом организации.

Поскольку в табель включаются наименования форм документов, разрешенных к применению в организации, а также указываются все или основные этапы их подготовки, это ограничивает возможность появления непредусмотренных видов и форм документов, позволяет регламентировать порядок работы с ними и содержание технологических этапов их обработки.

Разработка табеля осуществляется службой ДОУ организации. Но при необходимости для этого может быть создана рабочая группа, состоящая из:

— руководителя организации или его заместителя;

— работников службы ДОУ и архива организации;

— работников структурных подразделений, имеющих длительный стаж работы в организации и знающих специфику деятельности и состав документации, образующейся в деятельности соответствующих структурных подразделений.

К разработке табеля в качестве членов рабочей группы или экспертов могут привлекаться специалисты сторонних организаций.

Руководитель организации или его заместитель, курирующий вопросы ДОУ, определяет руководителя и состав рабочей группы, а также утверждает план проведения работ по разработке табеля. В плане определяются перечень работ, сроки и порядок их проведения, ответственность исполнителей по отдельным видам работ, включенным в план, форма фиксирования и представления результатов.

Разработка и внедрение табеля в практику работы организации проводится в несколько этапов:

— предпроектное обследование (сбор и анализ данных);

— отбор и унификация форм документов для включения в табель;

— составление табеля (выбор формы, определение структуры);

— согласование, утверждение табеля;

— внедрение, организация ведения табеля.

Табель составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие включенные в него формы документов и порядок их обработки по ряду признаков. Форма и структура выбираются с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при его разработке. Он также может содержать графы, отражающие сведения об адресате, лице, ответственном за контроль исполнения, тираже документа, месте хранения подлинника (первого экземпляра) и др. Перечень граф табеля зависит от глубины проводимой систематизации документов и детализации порядка работы с ними.

Подготовленный рабочей группой проект табеля подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации.

Визирование табеля осуществляется в порядке, установленном для визирования внутренних документов организации.

Утверждение может осуществляться двумя способами: посредством проставления грифа утверждения, содержащего личную подпись руководителя организации, или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения). Распорядительный документ издается в случае, если требуются дополнительные предписания и разъяснения по внедрению и применению табеля. При утверждении посредством проставления на нем грифа утверждения он регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, формируется в самостоятельное дело, которое включается в раздел номенклатуры дел, содержащий дела службы ДОУ организации.

Утвержденный табель доводится до сведения работников организации, создающих (использующих) в своей деятельности документы, наименования форм которых включены в табель.

Для оформления всех необходимых отметок об ознакомлении с табелем допускается оформлять отдельный лист ознакомления, прилагаемый к документу.

Все работники организации обязаны соблюдать требования табеля при работе с документами.

 

 

 

27. Комплексный проект рационализации делопроизводства в организации представляет собой описание организации делопроизводства, технологии выполнения работ на научной основе с учетом последних достижений в этой области.

Разработчики проектов рационализации делопроизводства должны быть знакомы с нормативными и методическими документами по делопроизводству, новейшими достижениями в области автоматизации делопроизводства, типовыми решениями по организационному проектированию, опытом учреждений, организаций и предприятий в сфере изучения, проектирования и рационализации делопроизводственных процессов.

Практика работы по проектированию организации делопроизводства в аппарате управления показывает, что комплексный проект по рациональной организации делопроизводства состоит из следующих разделов:

1. Структура, штатный состав делопроизводственной службы.

2. Экспедиционная обработка документов.

3. Регистрация документов и организация информационно-справочной работы.

4. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

5. Составление и оформление документов.

6. Текущее хранение документов, формирование дел, составление номенклатур дел.

7. Организация архивного хранения документов.

8. Организация рабочих мест, оснащение их оборудованием и средствами организационной и вычислительной техники.

Основные методы обследования делопроизводства

В соответствии с этапами проведения исследований, могут подразделяться на три основных группы:

- методы исследования объекта – сбора исходных данных;

- методы количественного и качественного анализа;

- методы проектирования.

Учитывая многообразие применяемых методов, их можно классифицировать по ряду признаков:

1) по полноте охвата исследования:

-полные (сплошные)

- выборочные

2) по степени участия проектантов в обследовании объектов:

- непосредственные

- опосредованные

3) по времени исследования:

- непрерывные

- периодические (и всё это зависит от объектов исследования)

- разовые

4) по отображению обследуемого объекта:

-описательные

-математико-статистические

- графические

На практике перечисленные методы, как правило, используются в совокупности, так как только с помощью одного метода не всегда удаётся осуществить полноценный анализ и вскрыть истинные причины недостатков в организации трудовых процессов.

С целью сбора количественных и качественных исходных данных о технологических процессах управления и трудовых процессах управления используются следующие методы:

1. Методы привлечения исходных данных:

- изучение документов (нормативно-правовых, организационно-трудовых документов);

- методы опроса (интервью, анкетирование);

- методы непрерывных наблюдений (фотография рабочего дня: групповая, индивидуальная; самофотография, хронометраж: выборочный, сплошной, целевой);

- методы выборочных наблюдений (периодические наблюдения, моментальные наблюдения);

- расчётные прогнозы (количественные);

-методы привлечения исходных данных непосредственно от сотрудников характеризуются тем, что исследователи запрашивают данные, в составлении которых они лично не участвовали – методы опроса: интервьюирование, анкетирование (сплошное, выборочное, индивидуальное). Источниками сведений при детальном рабочем обследовании содержание и организация труда может быть организационно-правовая и др. документация (орд, документы для изучения и анализа документооборота (статистические отчеты).

Расчетные методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени характеризуется тем, что исследователи получают необходимые им данные из сведений о количественной характеристике видов работ и путем расчетов за определенный период времени. Это, в основном, статистическая обработка результатов путем выборки, анализ исходных данных и т.д. Что же служит критериями выбора методов исследования? Экономическая целесообразность, сравнительная оценка точности методов. Вероятность и возможность отклонений при использовании того или иного метода. В целях повышения достоверности исследования целесообразно применение сочетания методов и перепроверки результатов с помощью других методов.

Методика исследований – одна часть совокупности работ по оргпроектированию, 2-ю часть составляют методы проектирования: приемы, разработки новой рациональной организационной структуры аппарата, технологических процессов управления и делопроизводства. К этим методам относятся следующие: моделирование, конструирование, экспериментирование. Такие методы используются при оргпроектировании.