Проектирование системы управления

Проектирование — это один из видов работ, результатом которых является комплект проектной документации на материальный объект, или выполнение работы, или оказание услуги. Поэтому участников этих работ можно разделить на потребителей (заказчиков проектных работ) и поставщиков (исполнителей этих работ). Исполнителя-специалиста по разработке проекта обобщенно называют проектировщиком или разработчиком. Если продукция создается для собственного потребления, то возможно соединение в одном лице заказчика и исполнителя. Смотреть таблицу №2

системное проектирование

принципы, законы, методы

модели

объекты

процессы

структура

элементная база

 

 

Таблица№2

Проектирование представляет собой последовательность выполнения взаимообусловленных действий — процедур. В свою очередь, процедуры подразумевают использование определенных методов, основанных на тех или иных законах природы и общества.

Метод — это прием или способ действия с целью достижения желаемого результата. Его выбор зависит не только от вида решаемой задачи, но и индивидуальных черт разработчика (его характера, организации мышления, склонности к риску, способности принимать решения и нести за них ответственность и т.п.), условий его труда и оснащенности средствами оргтехники. Сложность процесса проектирования (как и любой другой творческой деятельности), нестандартность проектных ситуаций вызывают необходимость знания и владения различными методами: эвристическими, экспериментальными, формализованными. Применение метода завершается выбором (принятием) окончательного решения.

Организационное проектирование как процесс - это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Цель организационного проектирования - разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем. Результат организационного проектирования - комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

Содержание процесса разработки новой организационной структуры в значительной мере универсально. Оно включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

1) формирование общей структурной схемы аппарата управления (см. прил.1);

2) разработка состава основных подразделений и связей между ними;

3) регламентация организационной структуры.

Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более детальное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения).

Основная особенность второй стадии процесса проектирования организационной структуры управления - разработки состава основных подразделений и связей между ними - заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними и построение внутриорганизационных связей.

Третья стадия - регламентация организационной структуры - предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделении, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации); разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ; расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной структуры.

Кроме того, при проектировании организационной системы управления важно обратить внимание на сопряжение структуры управления с фазами жизненного цикла организации. В жизненном цикле организации выделяется пять этапов:

1. Этап предпринимательства. Организация находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели являются еще нечеткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.

2. Этап коллективности. Развиваются инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации. Коммуникации в рамках организации и ее структура остаются, в сущности, неформальными. Члены организации затрачивают много времени на развитие механических контактов и демонстрируют высокие обязательства.

3. Этап формализации и управления. Структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает для нее серьезной опасности.

4. Этап выработки структуры. Организация увеличивает выпуск продукции и расширяет рынок оказания услуг. Руководители выявляют новые возможности развития. Организационная структура становится более комплексной и отработанной. Механизм принятия решений децентрализован.

5. Этап упадка. В результате конкуренции, сокращающегося рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на ее продукцию или услуги. Руководители ищут пути удержания рынков и использования новых возможностей. Увеличивается потребность в работниках, особенно наиболее ценных специальностей. Число конфликтов нередко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки сдержать тенденцию к упадку. Механизм выработки и принятия решений централизован.

Анализ системы управления

Проведение анализа работы и оценки реального экономического состояния организации необходимы руководителям для выявления резервов и направлений повышения эффективности деятельности предприятия.

Под резервами понимают возможности повышения эффективности деятельности предприятия на основе использования достижений научно-технического прогресса и передового опыта. С развитием научно-технического прогресса (НТП) появляются новые виды сырья и материалов, новые виды машин и оборудования, новые технологии, более совершенные формы организации труда, позволяющие снижать материалоемкость, трудоемкость продукции и услуг, ускорять оборачиваемость средств, повышать рентабельность и другие показатели эффективности бизнеса.

Внутрихозяйственные резервы предприятия базируются на более полном и экономном использовании производственной мощности, трудовых и материальных ресурсов, применении новейших достижений НТП в области техники, технологии и организации производства, на выработке правильной структурной, ценовой, маркетинговой, инвестиционной, финансовой стратегии в сфере бизнеса и т.д.

Проводя всесторонний и постоянный анализ деятельности предприятия можно быстро определить результативность хозяйственной деятельности как всей компании, так и ее структурных подразделений; выявить факторы, влияющие на прибыль; определить затраты и тенденции их изменения и т.д.

Как только предприниматель начинает задумываться о финансовом состоянии своей фирмы, ее устойчивости, стабильности, конкурентоспособности, начинает оценивать и выбирать управленческие решения, искать пути улучшения работы компании, он непременно в той или иной степени занимается экономическим анализом хозяйственной деятельности.

Экономический анализ представляет собой совокупность методов формирования и обработки данных о деятельности предприятия, определение тенденций развития, выявление резервов повышения эффективности хозяйственной деятельности.

Основными задачами экономического анализа являются:

-оценка итогов выполнения планов;

-определение факторов, обусловивших влияние на результаты деятельности предприятия;

-выявление резервов;

-подготовка информации, необходимой для разработки научно обоснованных планов.

Методика анализа экономических показателей - определенный порядок и способы изучения экономических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность организации.

Анализ экономических показателей, как правило, проводят в следующем порядке:

-уточняют степень выполнения плана по данному показателю;

-определяют динамику показателя за ряд лет;

-выявляют основные факторы, повлиявшие на величину данного показателя;

-выявляют неиспользованные резервы предприятия;

-отмечают положительные и отрицательные моменты в процессе хозяйственной деятельности;

-формулируют выводы и предложения;

-разрабатывают план мероприятий для реализации предложений, направленных на повышение эффективности деятельности.

В процессе экономического анализа организаций общественного питания, как и других предприятий, применяют различные приемы исследования и методы обработки экономической информации. Приемы экономического анализа - способы выявления и измерения взаимосвязи и взаимозависимости между различными экономическими показателями. Основными среди них являются: сравнение, балансовая увязка, группировка, прием цепных подстановок, графические приемы анализа, экономико-математические методы, таблично-аналитический метод и др.

Предприятиями общественного питания проводится анализ по следующим основным показателям:

товарооборот; валовой доход; издержки производства и обращения; прибыль и рентабельность; основные фонды; оборотные фонды; трудовые ресурсы и фонд заработной платы.

Товарооборотом называют объем продажи товаров и оказания услуг в денежном выражении за определенный период времени. Проводя анализ товарооборота, на предприятиях общепита рассматривают его состав и структуру, динамику, факторы, повлиявшие на изменение товарооборота и выполнение плана, выявляют резервы его увеличения. Товарооборот - это важнейший показатель в торговле и общественном питании. От него зависят практически все значимые финансово-экономические показатели, такие как валовой доход, уровень издержек, эффективность использования товарных ресурсов, прибыль, рентабельность и др.

Анализ валового дохода и издержек производства и обращения проводят по их сумме и уровню в процентах к товарообороту. Анализ издержек дополняется их изучением по статьям расходов, по отношению к товарообороту (условно-постоянные и условно-переменные) и по собственной и покупной продукции.

Итогом проведенных исследований должно стать выявление резервов повышения эффективности деятельности предприятия питания и разработка конкретных мероприятий по достижению намеченных целей.