Тема 2. Коммуникации в системе социального управления, информационно-аналитическое обеспечение управления организациями

Тема 2. Коммуникации в системе социального управления, информационно-аналитическое обеспечение управления организациями

Информационно-аналитическое обеспечение управления организациями

Информация и управление.

Управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степени исполнения принятых управленческих решений.

В управленческой деятельности информация истолковывается как совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целю её оптимизации. Полезность и эффективность информации в таком случае оценивается по степени её влияния на изменение представляющего звена и состояние управляемого социального или другого объекта.

Таким образом, воздействия на управляемую систему с целью её оптимизации.

Информация – обозначение среды обитания, приспособленное к условиям и возможностям субъекта управления.

Необходимо также учитывать, что в системах оценки работников управленческой сферы чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а также способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.

Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации.

Оно включает:

1. Производство информации в виде научных исследований и открытий, обобщения практического опыта жизнедеятельности;

сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;

2. Аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод,

кодирование);

3. Хранение и поиск информации;

4. Размножение и распространение информации, передача ей потребителю;

5. Использование информации;

6. Контроль за эффективностью использования информации.

Информационное обеспечение системы управления

Под информационным обеспечением системы управления понимается - совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия управленческих решений, с методами и средствами её обработки и реализации.

Информационное обеспечение состоит в решении следующих основных задач:

- получение, регистрация, обработка и передача информации потребителям;

- организация банков данных: создание и введение системы массивов информации, организация процессов её хранения и поиска;

- организация процессов решения функциональных задач на основе внедрения и совершенствования элементов автоматизированных систем управления.

Основные характеристики социальной информации

Информация – отражение в сознании человека картины окружающей действительности.

Элементами системы информации являются:

– источник её получения;

– каналы связи и передачи;

– средства хранения и переработки.

Информацию принято классифицировать:

– по аспектам (экономическая, социальная, правовая);

– по характеру представления (визуальная, слуховая, аудиовизуальная);

– по времени использования (нормативная, оперативная, текущая);

– по отношению к самой системе (входящая, внутренняя, исходящая).

Требования к информационному обеспечению процессов управления

Информационные потоки должны быть организованы так, чтобы отвечали условиям адекватности и оперативности.

Информационная система является работоспособной, когда:

– достаточен объем информации;

– нет препятствий её движению;

– нет потерь при её хранении;

– нет проблем при отыскании нужной информации.

К основным требованиям, предъявляемым к информации, следует отнести:

– оптимальность и полнота;

– объективность;

– точность.

Своевременное и оперативное получение и использование необходимой для управленческой деятельности информации сегодня обеспечивается применением и грамотным использованием современных информационных технологий.

Информационная система.

Это организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Автоматизированная информационная система -э то совокупность структурированных данных (базы данных) и комплекса аппаратно-программных средств для хранения данных и манипулирования ими.

Автоматизированная информационная система управления организацией - это взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартных процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации.

Аналитическая работа

Аналитическая работа — составная часть творческой деятельности. Она предназначена для оценки информации и подготовки принятия решений. Составляет основное содержание повседневной работы каждого руководителя и работника.

Аналитическая работа, как процесс познания объективной реальности, осуществляется по законам диалектики, формальной логики, с применением общенаучных методов исследования.

Содержание аналитической работы — приведение разрозненных сведений в логически обоснованную систему зависимостей (пространственно-временных, причинно-следственных и иных), позволяющих дать правильную оценку как всей совокупности фактов, так и каждому из них в отдельности.

Межличностные коммуникации

Это такой тип коммуникационного взаимодействия, при котором в роли, как отправителя, так и получателя сообщения выступают отдельные индивиды.

В процессе коммуникационного взаимодействия, осуществляемого в целях выполнения управленческих функций, чаще всего используется его ролевая разновидность, при которой содержание и направленность коммуникации, формы её выражения определяются ролевыми отношениями партнеров. Процесс передачи сообщения в данном случае ориентирован на достижение определенного результата.

Здесь очень важно понимание каждым необходимости постоянного стремления к совершенствованию эстетики межличностного общения на основе норм и правил соответствующего этикета, формированию и развитию культуры любого вида общения.

Целенаправленное и последовательное решение этих вопросов в процессе управленческой деятельности укрепляет и повышает эффективность не только горизонтальных, но и вертикальных восходящих и нисходящих информационных потоков, что в свою очередь предопределяет принятие оптимальных управленческих решений и адекватное на них реагирование.

Групповая коммуникация

Это такой тип коммуникационного процесса, при котором общение происходит в составе группы людей определенной направленности или организации в целях осуществления взаимосвязанных действий и решения совместных задач.

Поскольку групповая коммуникация составляет основу коммуникационных взаимодействий в социальных организациях, руководителю важно знать особенности внутригрупповой динамики, уметь блокировать возникновение внутригрупповой напряженности, оказывать управляющее воздействие на предупреждение и развитие внутригрупповых конфликтов, обладать способностью использовать конструктивные возможности таких конфликтов и нейтрализовывать или ослаблять деструктивные их возможности (формирование и совершенствование внутриорганизационной культуры).

Массовая коммуникация

Это такой тип коммуникационных процессов, которые на основе использования технических средств тиражирования и передачи сообщений охватывают большие массы людей, а в качестве коммуникаторов в них выступают средства массовой информации.

Главная особенность массовой коммуникации заключается в соединении институционально организованного, четко управляемого производства информации с её рассредоточенным, массовым распространением (тоже управляемым) и потреблением.

Вследствие этого она стала в последние годы одним из наиболее эффективных способов формирования общественного мнения и организации эффективного контроля (тоже, разумеется, управляемого) над массовым поведением.

Межгрупповая коммуникация

Это такой тип коммуникационного взаимодействия, в процессе которого потоки информации циркулируют между двумя или большим количеством социальных групп и организаций в целях координации и осуществления совместной деятельности либо противодействия друг другу.

Вертикальные коммуникации

Главенствующее значение в управленческой деятельности имеют вертикальные коммуникации, осуществляемые по двум направлениям: сверху вниз, т.е. нисходящие, и снизу вверх – восходящие.

Социологические исследования свидетельствуют, что две трети коммуникативной деятельности руководителя составляет нисходящая коммуникация, ориентированная на:

- сообщение подчиненным цели и задачи их деятельности, выделение её приоритетов;

- на передачу им распоряжений, установок, требований;

- доведение до них критериев эффективной работы и её оценки, достижения признания и вознаграждения с целью мотивации творческого и результативного труда и т.п.

Однако в деятельности руководителя нельзя недооценивать и восходящей коммуникации, т.е. сообщений, сведений, идущих вверх по служебной лестнице, от подчиненных к руководителю.

Тема 2. Коммуникации в системе социального управления, информационно-аналитическое обеспечение управления организациями