Лекція 1. Предмет і завдання дисципліни. Основні поняття

ДІЛОВОДСТВО

Конспект лекцій

по курсу «Діловодство»

для студентів напрямів підготовки 6.030504 «Економіка підприємства»,

6.030507 «Маркетинг», 6.030508 «Фінанси та кредит», 6.030509 «Облік і аудит»

денної та заочної форм навчання

 

 

Маріуполь

2015

ББК У050я73

 

Діловодство [Електронний ресурс]: конспект лекцій по курсу «Діловодство» для студентів напрямів підготовки 6.030504 Економіка підприємства, 6.030507 Маркетинг, 6.030508 Фінанси та кредит, 6.030509 Облік і аудит денної та заочної форм навчання / уклад. Н. С. Захаренко. – Маріуполь: ПДТУ, 2015. – 80 с. - Режим доступу

 

Курс «Діловодство» є нормативною дисципліною, мета викладання якої - засвоєння знань з теорії і практики діловодства в процесі управлінської діяльності.

 

 

Укладач Н. С. Захаренко, ст.викладач

 

Рецензент І. С. Псарьова, канд. техн. наук, доцент

 

 

Затверджено

на засіданні кафедри економіки підприємств,

протокол № 12 від 22 червня 2015 р.

 

Затверджено

методичною комісією НН «ІЕМ»,

протокол № від

 

 

ã ДВНЗ «ПДТУ», 2015

ã Н. С. Захаренко, 2015

ЗМІСТ

ВСТУП.. 4

Лекція 1. ПРЕДМЕТ І ЗАВДАННЯ ДИСЦИПЛІНИ. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ.. 5

1.1 Сутність поняття «документ». 5

1.2 Діловодство – його особливості, призначення. 7

Лекція 2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ 10

План. 10

2.1 Системи документації 11

2.2 Основні визначення Інструкції про порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів. 12

2.3 Особливості управлінської документації 14

Лекція 3. СУЧАСНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ.. 19

3.1 Офіційно-діловий стиль складання документів. 19

3.2 Реквізитів документів в системі організаційно-розпорядчої документації і їх особливості 24

Лекція 4. ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ.. 29

4.1 Організаційні документи. 29

4.2 Розпорядчі документи. 32

Лекція 5. ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВІ ДОКУМЕНТИ.. 39

Лекція 6. СУЧАСНЕ ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ.. 46

6.1 Особливості складу і оформлення ділових листів, необхідні і обов’язкові реквізити. 46

6.2 Електронне листування та документообіг. 50

Лекція 7. КАДРОВЕ ДІЛОВОДСТВО.. 56

7.1 Особливості документування кадрової документації 56

7.2 Оформлення особових справ працівників. 57

7.3 Офіційно-особові документи. 60

Лекція 8. ДОКУМЕНТУВАННЯ ПО ЛИСТУВАННЮ ТА ЗВЕРНЕННЮ ГРОМАДЯН 63

План. 63

8.1 Особливості складання і оформлення документів по зверненням громадян 63

8.2 Нормативна база роботи з документами по листуванню і зверненням громадян. 64

Лекція 9. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ І ЇХ ЗБЕРІГАННЯ.. 66

9.1 Номенклатура справ. 66

9.2 Особливості формування, оформлення, підготовки і передачі в архів справ. 70

СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНИХ ДЖЕРЕЛ.. 78

 

ВСТУП

 

Діловодство важлива складова управлінської діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Професійне ведення діловодства й організація документообігу – це запорука конкурентоспроможності сучасних підприємств. Тому вивчення системи теоретичних і прикладних знань цього навчального курсу є важливим чинником серед завдань студентів, майбутні функціональні обов’язки яких передбачають професіоналізм в управлінні й організації сучасних служб згідно з чинним законодавством.

Успішне вирішення завдань з управління і вдосконалення оперативно-службової діяльності правоохоронних органів не можливе без організації на науковій основі документаційного забезпечення їхньої діяльності – діловодства, яке охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі управлінської діяльності. Від організації діловодства залежить оперативність управління, надійність, стійкість, економічність, культура роботи працівників правоохоронних підрозділів, можливість використовування документаційної інформації в майбутньому.

 

Лекція 1. ПРЕДМЕТ І ЗАВДАННЯ ДИСЦИПЛІНИ. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ

 

План

1.1 Сутність поняття «документ»

1.2 Діловодство – його особливості, призначення

 

Сутність поняття «документ»

 

Поняття «документ» (лат. documentum – взірець, доведення, свідоцтво) є центральним у понятійній системі документоведення. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Студент має знати, що це поняття широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна чи декілька версій його розуміння у відповідності до специфіки тих суб'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотековедення, бібліографо-, архівоведення, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності – бібліотечній, архівній справі, бібліографії. Звідси його багатозначність (полісемічність), яка утруднює спілкування та взаєморозуміння між фахівцями документно-комунікаційної сфери.

На міжнародному рівні найбільш спільним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Згідно з міжнародними стандартами інформація може бути записана будь-яким способом фіксування яких-небудь відомостей, тобто за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звуку й т.д. Таке визначення дозволяє зараховувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві.

Існує також інтерпретація поняття "документ", якої дотримується Міжнародна організація по стандартизації (ІСО), яка відображена в ДСТУ 3017-95. Це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню й організації користування документами-архівами, бібліотеками, інформаційними центрами.

У найбільш поширеному варіанті документ - це "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі й просторі", а також: документ – це передбачена законом форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носії.

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ).

ДСТУ 2392-94. Документ І. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності.

ДСТУ 3017-95. Документ ІІ. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ ІІІ. Матеріальний об'єкт, що містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і такий, що має відповідно до діючого законодавства правове значення.

Відношення між різними значеннями документа створюється за принципом ієрархії – підкорення одного поняття іншому, де кожне більш широке поглинає, включає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття "документ" викликана практичними цілями.

Визначення Документа І обов'язкове для використання в усіх видах нормативної документації: у довідковій, навчально-методичній та іншій літературі, що стосується сфери інформації та документації. Значення Документа ІІ прийняте у сфері книговидання та книгорозповсюдження. Сфера використання визначення Документ ІІІ – діловодство та архівна справа.

Для діловодства в даному разі найбільш прийнятним є визначення Документа ІІІ, що розуміється як матеріальний об'єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Названі у визначенні ознаки документа передбачають: наявність інформації, смислового змісту; стабільну речову (матеріальну) форму, що забезпечує довготривале використання та зберігання документів; функціональне призначення для передачі інформації в просторі та часі, тобто для використання в соціальних комунікаційних каналах.

Головною складовою документа виступає інформація, тобто різноманітні дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі у процесі комунікації. Зокрема, документ може служити письмовим доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.

Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Достовірність інформації визначається рівнем відповідності її до змісту об'єктивного стану речей. Інформація має бути оперативною, щоб за час її передачі й обробки стан речей не змінився.

Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами й постановами органів державної влади, якими визначається організація діловодства і стандартизація документів.

Розрізняють поняття "первинний документ" – це документ, що містить у собі вихідну інформацію, та "вторинний документ" – це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки або кількох документів. У процесі управління документ виконує такі функції:

♦ соціальну;

♦ правову;

♦ інформаційну;

♦ комунікативну;

♦ управлінську;

♦ облікову;

♦ культурну;

♦ історичну.

Підсумовуючи різні погляди з питання про поняття "документ", слід відзначити, що наявність узагальнюючого поняття "документ" не виключає можливості існування більш окремих, вузькоспеціальних його трактувань стосовно різноманітних сфер суспільної діяльності та наукових дисциплін:

♦ історичного джереловедення,

♦ дипломатики,

♦ юридичної науки,

♦ діловодства.

 

План

2.1 Системи документації

2.2 Основні визначення Інструкції про порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів

2.3 Особливості управлінської документації

 

Системи документації

 

Документаційне забезпечення управління можна визначити як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню (фіксації та оформленню) документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Співвідношення між "діловодством" та "документаційним забезпеченням управління" полягає в тому, що документаційне забезпечення управління, безумовно, є ширшим за діловодство, яке виконує роль організаційно-правового технологічного інструменту побудови документаційного забезпечення управління.

Значення документаційного забезпечення як однієї із сфер управлінської діяльності визначається рядом факторів, і насамперед його універсальністю. Основу інформаційного забезпечення будь-якої системи, у тому числі й правоохоронних органів, у наш час складають традиційні машинописні, рукописні та друкарські документи. Зрозуміло, що інформація, яка в них міститься, може бути використана (зафіксована, оброблена, систематизована, передана й т. ін.) тільки при здійсненні ряду діловодних операцій. Тому вдосконалення управлінської діяльності залежить не тільки від моральних, ділових та особистих якостей працівників апарату управління, мотивації його діяльності, раціональних організаційних структур, ефективних управлінських рішень, але й від правильно організованого документаційного забезпечення (діловодства).

Слід відзначити, що основним носієм інформації в сучасному апараті державного управління, а отже, і в правоохоронних органах є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки. Тому раціоналізація діловодства являє собою важливий напрям наукової організації роботи працівників апарату управління, засіб оптимізації процесу управління.

Завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної та ефективної роботи органів управління шляхом якісного та своєчасного складання документів, доведення їх до виконавців, організації контролю за строками виконання документів та здачею їх в архів.

Елементами діловодства є документування та документообіг.

Документування управлінської діяльності – це запис за встановленими формами необхідної для управління інформації, тобто створення документів.

Документообіг - рух документів в органі, тобто організація роботи з документами, яка являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, групування документів у справі, експертиза наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх збереження, передача справ в архів.

Документування і документообіг взаємопов'язані, хоч виконуються різними категоріями службовців.

Організацією роботи з документами займається допоміжний персонал (працівники канцелярій, картотек, секретаріатів, друкарського бюро).

Діловодство – забезпечує управління. Завдяки діловодству в управлінській діяльності здійснюється процес оперування інформацією, без якого не можна виконати головні завдання, які поставлені ними.

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку вирішення питань (на основі колегіальності чи єдиноначальності), а також обсягу та характеру взаємозв'язків з іншими органами (установами) формується комплекс документів органу й визначається система діловодства. Відомі три системи діловодства:

♦ централізована система передбачає, що документи вхідні, вихідні та внутрішні реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат).

♦ децентралізована реєстрація документів допускається в установах з річним документообігом близько 100 тис. документів, а також в тих, які мають територіально уособлені структурні підрозділи та особливі умови роботи.

♦ змішана система передбачає, що важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється в канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах.

Крім загальних інструкцій з діловодства, розробляються інструктивні матеріали по окремих ділянках і питаннях роботи з документами.

 

Організаційні документи

 

Усі підприємства, організації та установи у своїй діяльності керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. Усі ці документи називають організаційними.

Організаційна діяльність установи полягає у розробці та затвердженні комплексу організаційних документів, котрі містять правила, норми, установлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів та працівників, їх права, обов'язки, відповідальність тощо.

До організаційних документів належать: статут організації, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, штатний розклад, інструкції за окремими видами діяльності, котрі потребують регламентації (наприклад, інструкція з діловодства, посадова інструкція).

Організаційні документи містять положення, обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і слугують правовою основою діяльності установи.

Мета розробки організаційних документів - найбільш раціональний розподіл і кооперація праці між підрозділами та працівниками.

Організаційні документи належать до безстрокових і діють до їх відміни чи до затвердження нових. У стабільно працюючій установі необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційних документів може виникати один раз на декілька років. Залежно від характеру і глибини змін у діяльності установи організаційні документи розробляються заново або в них вносяться необхідні зміни, доповнення розпорядчими документами.

Організаційні документи за своєю формою бувають типові та індивідуальні.

Положення - це правовий акт, що окреслює основні правила діяльності організації та її структурних підрозділів. Положення затверджує вищий орган управляння або керівник підприємства.

Статут - це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їхні стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їх структуру, функції, правовий статус та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності. Після затвердження повноважним органом статути підлягають обов’язковій реєстрації у відповідних державних органах (для товариств, приватних підприємств та малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси об’єкта підприємницької діяльності). Вони видають підприємству свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера, юридичної адреси, після чого новостворена організація починає свою діяльність. Статути можуть бути типові та індивідуальні (табл. 4.1).

 

Таблиця 4.1. – Види статутів та їх основна характеристика

Група	Для кого розробляється	Приклади організацій	Ким затверджується
Типові (загальні)	Для певних груп організацій, підприємств, товариств	Акціонерні товариства (АТ), малі підприємства (МП), товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ) тощо	Вищими органами державної влади та управління, з’їздами громадських організацій.
Індивідуальні	Для певної організації шляхом конкретизації типового статуту	АТ «Мальва», МП «Колобок», ТОВ «Іриска»	Вищою установою, якої підпорядковане підприємство, організація

 

Реквізити статуту: гриф затвердження вищою установою чи органом управління, назва виду документа, заголовок, текст, відмітки про погодження та реєстрацію, дата.

Статут є основою для розробки положення про структурний підрозділ. Статути розробляються для груп організаційно-правових форм підприємств (наприклад, статут орендного підприємстватощо).

Рубрикація для статуту є обов’язковою; нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу. Тексти ділових документів мають стандартні початки і закінчення.

Інструкція - це правовий акт, який створюють органи управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Інструкція належить до категорії організаційних документів, які видаються міністерствами, установами. Даний документ - це нормативний акт, що регламентує різні питання. Вирізняють інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного устаткуваннята інші. Кожна з них має бути затверджена вищим органом управління або керівниками організації із зазначенням терміну введення інструкції в дію. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути поділені на пункти та підпункти. Він викладається від третьої особи або в безособовій формі. Інструкція оформляється на бланку. Формуляр має такі реквізити: найменування закладу, структурного підрозділу, виду документа, коротке формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором.

В організації суттєву роль відіграють посадові інструкції, які визначають організаційно-правовий статус працівника в структурному підрозділі. Посадові інструкції розробляються, як правило, на основі типових посадових інструкцій для працівників окремих категорій. Розробляє та підписує посадову інструкцію керівник структурного підрозділу, затверджує її керівник організації (установи). Текст цього документа має бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Текст викладають від другої, третьої особи або у безособовій формі.

Посадові інструкції розробляються не менш ніж у двох примірниках, на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу формату А4. На одному з примірників розташовують реквізити погодження та ознайомлення посадової особи з інструкцією.

Правила - це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Вирізняють кілька груп правил: правила внутрішнього трудового розпорядку, правила підготовки документації до здавання в архів, правила експлуатації.

Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки цей документ вимагає також грифа затвердження. Формуляр-зразок документа наводиться нижче (рис. 4.1.).

 

 

Рисунок 4.1 - Формуляр-зразок правил

 

Розпорядчі документи

 

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації. Підставами для створення розпорядчих документів служать:

♦ закони Верховної Ради,

♦ укази Президента;

♦ постанови й розпорядження Кабінету Міністрів;

♦ вказівки вищих організацій, органів державної влади і управління;

♦ діяльність органів управління, яка передбачена нормативними актами, положеннями, статутами, інструкціями та ін.;

♦ інші підстави, що викликають потребу у правовому регулюванні роботи апарату управління.

Вирішення найважливіших питань викладається у таких розпорядчих документах як постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка.

Видання розпорядчих документів є обов’язковим у таких випадках:

♦ з організаційних питань - створення, реорганізація, ліквідація організацій або структурних підрозділів, затвердження структури організації, визначення прав та обов’язків посадових осіб, підведення підсумків діяльності організації;

♦ у сфері планування - визначення порядку і термінів складання планів, затвердження перспективних і річних планів, зміна орієнтовних показників розвитку організації;

♦ в галузі виробництва - проведення заходів із впровадженням інновацій, випуску продукції або нових спеціалізованих видів послуг;

♦ у сфері розвитку установи та капітального будівництва - затвердження техніко-економічних обґрунтувань нового будівництва, прийняття до експлуатації готових об’єктів;

♦ у сфері фінансів - затвердження фінансових звітів, отримання банківських кредитів;

♦ у галузі управління трудовими ресурсами - затвердження штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затвердження розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень тощо.

Наведений перелік не є вичерпним і включає лише найбільш характерні й стабільні підґрунтя для обов’язкового видання розпорядчих документів. У практиці діяльності муніципальних органів управління найчастіше зустрічаються такі розпорядчі документи, як постанова, що видається колегіальним органом управління, та розпорядження, котре видається міським головою в межах його компетенції та розповсюджується на територію, підпорядковану місцевій раді. В діяльності підприємств та організацій найчастіше застосовуються наказ та розпорядження.

Постанова -це правовий акт, який приймають вищі та деякі центральні органи управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки, а також колегіальні органи управління. Постанова - завершальна частина протоколу засідання колегіального органу. Такі постанови вводять до протоколу або додаються до нього. У разі необхідності їх можна оформляти як витяг з протоколу. Постанови приймаються Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України, місцевими радами та іншими колегіальним органами управління.

Текст постанови складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

Констатуюча частина містить вступ, оцінку ситуації або посилання на розпорядчий документ вищої установи.

У розпорядчій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначаються виконавці й термін виконання. Текст викладають у наказовій формі. Постанову підписують дві особи: голова колегіального органу та керуючий справами (секретар).

Розпорядження - це правовий акт управління державного органу та органу місцевого самоврядування, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу, органу місцевого самоврядування компетенції і є обов’язковим для громадян та організацій, яким він адресований. Цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян. Розпорядження бувають загальні та спеціальні.

Розпорядження видаються Кабінетом Міністрів України, місцевими радами, а також керівниками місцевих державних адміністрацій, міськими головами, адміністрацією підприємства, закладу в межах наданих законом прав для розв’язування оперативних питань.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частини.

Констатуюча частина містить інформацію про причину, з якої видано розпорядження, а розпорядча - завдання з подолання проблем, що виникли. В розпорядчій частині визначається особа, яка нестиме відповідальність за виконання завдання, вказуються терміни виконання розпорядження.

Встановлювані в розпорядженні завдання мають бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін мети, визначеної розпорядженням, з переліком виконавців та особи, на яку покладено контроль за виконанням розпорядження й визначенням термінів завдань. Після підписання розпорядження на ньому проставляється дата, індекс, гербова печатка. Розпорядження обов’язково доводиться до відома підлеглих.

Розпорядження - один з основних документів, який видається міськими головами та головами ради відповідного рівня. Голова ради, міський голова на виконання Конституції України, законів України видає одноособово в межах власних повноважень розпорядження і несе за них відповідальність згідно з законодавством. У разі відсутності голови його повноваження щодо видання розпоряджень виконує перший заступник.

Проходження проекту розпорядження міського голови дуже складне і складається з декількох етапів. Проекти розпоряджень вносяться за поданням керівників головних управлінь, управлінь, відділів і служб виконавчих органів місцевої влади та підпорядкованих їй органів місцевого самоврядування нижчого рівня. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому має бути органічно пов’язаним; він не повинен допускати можливості подвійного тлумачення змісту. Обов’язковою складовою частиною розпорядження є заголовок, що стисло розкриває його зміст. Преамбула проекту розпорядження крім мотивів та цілей його видання повинна містити посилання на відповідний закон або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин, зазначених у розпорядженні. Проект розпорядження повинен містити пункт щодо особи, яка здійснює контроль за його виконанням.

На проекті розпорядження друкуються дані про подання і погодження проекту, а саме вказується структурний підрозділ, який виніс проект розпорядження, та посадові особи, з якими проект розпорядження було погоджено. Проект розпорядження візують керівник та юрисконсульт головного управління, управління, відділу чи служби, яка вносить проект, керівники заінтересованих організацій, голови відповідних нижчих органів місцевого самоврядування у разі, коли це стосується інтересів підпорядкованих їм територій. При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візування, перевищує 30 діб до подання на підпис проекту розпорядження, вона вважається недійсною.

Підготовлений проект розпорядження подається в секретаріат відповідного заступника міського голови. Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданого проекту розпорядження з заступником міського голови, якому підпорядковане управління, відділ, що вносять проект, літредактором та керівником юридичної служби. Проекти розпоряджень, що мають нормативний характер й загальноміське значення, погоджуються з усіма заступниками міського голови. Перший заступник міського голови візує проект розпорядження останнім. Термін розгляду та погодження проекту розпорядження не повинен перевищувати одного дня, а тих документів, що вимагають додаткових узгоджень, - три дні.

Проекти розпоряджень погоджуються юридичною службою протягом трьох днів, а ті, що вимагають додаткового опрацювання - до семи. При цьому візують усі сторінки проекту розпорядження і додатків до нього (зі зворотного боку). Після візування проекту розпорядження юридичною службою внесення до нього змін і доповнень не допускається. Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту розпорядження, викладаються в письмовій формі на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту розпорядження під час погодження не допускаються.

В разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів організації, установи рішення про зняття або врахування зауважень ухвалюють відповідно перший заступник міського голови, заступник голови, до відання якого належить конкретне питання. У цьому випадку віза заступника міського голови на проекті підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проекти розпоряджень можуть бути запропоновані для колегіального обговорення та ухвалення рішення.

Рішення про внесення проекту розпорядження на колегіальне обговорення приймається міським головою за письмовим обґрунтуванням відповідного заступника голови. Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остаточній редакції, мають містити візи керівника головного управління, управління, відділу або служби, що зробила подання, відповідного заступника голови, заступника голови - керівника секретаріату, керівника юридичної служби.

Додатки до розпоряджень візують керівник управління, відділу або служби, що зробила подання, відповідний заступник міського голови, керівник юридичної служби. Підписує додатки до розпоряджень заступник міського голови - керівник секретаріату.

Відповідальність за якість підготовки проекту розпорядження, відповідність вимогам чинного законодавства та літературне редагування несе заступник міського голови, до компетенції якого належать зазначені питання, та юридична служба. Підготовлений і погоджений в установленому порядку проект розпорядження у двох примірниках разом з іншими необхідними документами та розрахунком розсилки подається завідувачем секретаріату відповідного заступника міського голови до сектора редагування та випуску розпоряджень загального відділу.

Розрахунок розсилки розпорядження повинен містити повну адресу організацій-одержувачів та бути підписаним завідувачем секретаріату відповідного заступника міського голови. Сектор редагування та випуску розпоряджень загального відділу здійснює контроль за дотриманням вимог щодо підготовки проектів розпоряджень, і в разі їх порушення повертає проект виконавцям. Проекти розпоряджень подаються на підпис міському голові завідуючим загальним відділом.

Підписані розпорядження оформляються сектором редагування та випуску розпоряджень, який забезпечує зняття необхідної кількості копій розпорядження відповідно до розрахунку розсилки і відправлення їх зазначеним у розрахунку організаціям через сектор службової кореспонденції загального відділу. Розпорядження міського голови набирають чинності з моменту їх видання, якщо інше не зазначено в розпорядженні. Розпорядження, що стосуються прав і обов’язків громадян і мають загальний характер, доводяться до відома населення прес-службою міського голови.

Наказ - це правовий акт, розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Накази видаються на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищестоящих органів влади.

Відомі групи наказів наводяться в табл.4.2. Як видно з таблиці, за призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності, накази з особового складу.

Таблиця 4.2. - Види наказів

Група наказів	Зміст, мета
Наказ з особового складу	Оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагородження та накладання стягнень
Наказ із загальних питань (з питань основної діяльності) а) ініціативний	Видається для оперативного впливу на процеси, що виникають всередині організації (підприємства)
б) на виконання розпоряджень вищих органів управління	Видається при створенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні діяльності установ

 

Накази з основної діяльності - це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома працівників директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевага надається поздовжньому розташуванню основних реквізитів.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне та всебічне вирішення питання.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить вступ, доведення та висновок.

Розпорядчу частину починають зі слова «НАКАЗУЮ». Вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Текст наказу повинен мати наказову форму. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу. Кожен пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається з називання виконавця (у давальному відмінку), продовжується називанням дії (в інфінітиві) та зазначенням строку виконання (за десятинною системою написання дати).

Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма зацікавленими особами (структурними підрозділами) даної організації, а в разі потреби - й з представниками інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу; його необхідно скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

Проект наказу погоджується з такими особами: заступником керівника, куратором з питань, керівниками підрозділів, юристом організації. Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо в тексті не зазначено іншого терміну. Право підписання наказу визначається законодавством: переважно таке право мають керівники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень та компетенції. Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.