Грифы: утверждение, согласование, ограничение доступа к документу

После подписания отдельные виды документов требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Так, утверждения требуют почти все организационные документы.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ может быть утвержден двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: изданием другого документа (чаще всего распорядительного: постановления, решения, приказа, иногда протокола) или должностным лицом.

На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

 

УТВЕРЖДАЮ

Президент Акционерного

общества "Гималаи"

Подпись Е.А.Султанов

15.05.96

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра

Здравоохранения России

15.05.96 №36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается или должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи и дата, или, при утверждении другим документом, указывается название документа в именительном падеже, его дата и номер. Располагается гриф утверждения в правой верхней части документа (на месте адресата).

"Перечень документов организации, подлежащих к утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются "Типовая инструкция по делопроизводству в Министерствах и ведомствах Российской Федерации" (1994), а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов".

Тексты многих документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, в том числе с бухгалтерией (главным образом с главным бухгалтером). Согласование — это по существу проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия т.е. оценка проекта документа.

Согласование может проводиться как внутри учреждения с его отделами или должностными лицами, так и вне его с другими организациями.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с какими-либо финансовыми затратами, обязательно требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). Так, в "Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации" указывается: "С главным бухгалтером (бухгалтером) целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других)".

В "Положении о главных бухгалтерах" документы, подлежащие согласованию с главным бухгалтером, перечислены более подробно. Это кроме приказов по личному составу, договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товароматериальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера (главного бухгалтера) предусмотрена на большом количестве документов. Виды визируемых главным бухгалтером документов должны быть вписаны в его должностную инструкцию.

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения, но чаще всего проставлением грифа согласования.

Гриф согласования оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование документом. Например:

СОГЛАСОВАНО

Главный бухгалтер фирмы "Заря"

(подпись) В.В. Тимофеева

08.08.99

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления

NS 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава РФ

NS 01-04/185

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются документ, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования. В этом случае на документе перед подписью ставится отметка: Лист согласования прилагается, а на листе согласования указывается, к какому документу этот лист относится.

Согласованный документ направляется для подписания.