Импорт данных из Microsoft Excel

 

Для того чтобы импортировать данные из Microsoft Excel в Microsoft Project, откройте проект. В меню «Файл» выберите команду «Открыть». В открывшемся диалоговом окне выберите тип файла «Книга Excel» и нажмите «Открыть». В диалоговом окне откроется «Мастер импорта», при помощи которого Вы сможете собрать все необходимые для импорта сведения.

Выбирая соответствующие поставленной задаче параметры, Вы можете как создавать новые, так и добавлять данные к уже существующим проектам.

В окне сопоставления данных можно установить соответствие полей Microsoft Excel полям MS Project, а также изменить порядок расположения полей (рис. 7.7.).

 

 

Рис. 7.7. Импорт задач

 

 

Группировка, фильтрация, сортировка

 

При работе с планом проекта, содержащим большое количество данных, бывает необходимо отражать не все задачи или ресурсы, а только некоторую их часть. Для этого используются группировка и фильтрация данных.

Для того чтобы сгруппировать данные проекта воспользуйтесь подменю «Группировка» панели инструментов или на вкладе Вид в разделе Данные и выберите нужный Вам вариант. Так, например, группировка по длительности и приоритетам будет выглядеть так, как показано на рисунке 7.8.

 

Рис. 7.8. Группировка задач

 

Microsoft Project содержит набор фильтров, позволяющих быстро отбирать необходимые данные.

Для того чтобы отфильтровать данные, выберите нужный фильтр в меню «Вид / Фильтр». В плане проекта будут отображены только те задачи или ресурсы, которые соответствуют условиям выбранного фильтра.

Таким же образом (меню «Вид / Сортировка») Вы можете сортировать данные проекта по дате, приоритету, затратам и идентификатору.

 

Календарь

 

 

Рис. 7.9 Представление «Календарь»

 

«Календарь» – одна из основных диаграмм MS Project, поскольку позволяет представить план работ в привычном для большинства сотрудников виде (рис. 7.9.).

Принципы настройки «Календаря» совпадают с принципами настройки «Диаграммы Ганта», т.е. можно отформатировать стили отрезков, шкалу времени и общие параметры диаграммы. Но нельзя форматировать параметры отображения отдельного отрезка.

На «Календаре» удобно редактировать план проекта. Достаточно просто перетащить отрезок целиком – изменение даты начала и окончания с сохранением длительности, перетащить только правую границу отрезка – изменение длительности задачи, перетащить мышь с одной задачи на другую – создание связи между задачами.

Существуют команда «Перейти», делающая работу в «Календаре» более удобной.

Диалоговое окно «Перейти», вызывается правой кнопкой мыши на календаре, позволяет вам моментально перейти к задаче с заданным идентификатором или к выбранной вами дате.

 

Статистика проекта

 

Для того чтобы в первом приближении оценить статистику проекта на вкладке Проект, в области «Свойства» нажать на пиктограмме «Сведения о проекте» и в появившемся окне нажать на кнопке «Статистика».

В открывшемся окне «Статистика проекта» (рис. 7.10.), вы найдете сводную информацию о длительности, фактически затраченном времени и бюджету проекта, увидите, есть ли отклонения от базового плана и т.д.

 

 

Рис. 7.10. Статистика проекта

 

 

Представления проекта

 

Если вас не устраивает любое из имеющихся представлений, можно создать свое собственное.

Для этого, нужно настроить любое из имеющихся стандартных отклонений, и на закладке «Вид», в области «Представление ресурсов» выбрать «Другие представления – Сохранить представление» и ввести новое название представления.

В дальнейшем вновь созданное представление можно вызывать щелкнув правой кнопкой мыши на вертикальной панели перечня представления (рис. 7.11.).

 

 

 

Рис. 7.11. Пользовательское представление проекта

 

 

Визуализация отчетов

 

Наглядные отчеты позволяют представить проектные данные в определенном срезе и экспортировать в другие приложения, такие как Excel, Visio.

При генерации наглядного отчета данные извлекаются из плана проекта и пересылаются в Excel, где отображаются как сводная таблица или Visio, где отображаются в виде иерархической структуры. Далее такую информацию можно упорядочить и реорганизовать исходные данные, чтобы отобразить проектную информацию под различными углами.

На закладке «Проект», в области «Отчеты» щелкните на кнопке «Наглядные отчеты».

 

Рис. 7.12. Наглядные отчеты

 

Рассмотрим создание наглядного отчета «Отчет о движении денежных средств».

В диалоговом окне «Наглядные отчеты – создание отчета» выделить нужный отчет (например, закладка «Все»). На данном этапе кроме выбора отчета можно лишь указать степень детализации данных отчета: дни, недели, месяц,… и нажать кнопку «Просмотреть».

Microsoft Project 2010 извлечет проектные данные, которые требуются для отчета, построит куб OLAP (Online Analytical Process), откроет шаблон отчета в Excel и отобразит наглядный отчет. Данный процесс может занять некоторое время.

Используя панель «Список полей сводной таблицы» можно отобразить данные о движении денежных средств в проекте в любом представлении (рис. 7.12.).

 

 

Рис. 7.13. Визуальные отчеты

 

 

Печать проекта в MS Project

 

В случае, если вам необходимо распечатать файл проекта с данными, следует перейти по ссылке «Файл – Печать» (рис. 7.14.).

 

 

Рис. 7.14. Подготовка файла проекта к печати

 

В свойствах принтера, в зависимости от свойств принтера, вы сможете выбрать такие параметры, как подложка, поля, качество печати.

Также можно выбрать печатать ли весь проект, определенные даты, определенные страницы, либо настраиваемые страницы и даты.

Если вам нужно на печати избавиться от легенды, добавить колонтитулы или сделать так, чтобы на каждой странице печатались названия столбцов, следует перейти в «Параметры страницы» (рис. 7.15.).

 

 

Рис. 7.15. Настройка легенды, колонтитулов и другой информации для печати

 

 

Импорт в pdf-файл

 

Если вам необходимо конвертировать файл проекта в формат «PDF», следует перейти в меню «Файл – Сохранить и отправить – Создать документ PDF/XPS» и выбрать формат «PDF» (рис. 7.16.)..

 

 

Рис. 7.16. Импорт проекта в формат PDF

Синхронизация с SharePoint

 

В случае, если вам приходится работать со списком задач на портале проекта, расположенного за узле Project Web App, или просто списком задач расположенном на портале SharePoint Foundation \ Server, порой удобней вести, создавать задачи в локальном Microsoft Project, а потом из отправлять на портал.

Для этих задач, а именно отправки задач или получения изменений с портала используется синхронизация с SharePoint.

Для настройки синхронизация, нужно в меню «Файл – Сохранить и отправить» выбрать «Синхронизировать со списком задач», указать url-адрес портала, и проверить правильность написания адреса.

После проверки, следует нажать кнопку «Синхронизация» (рис. 7.17.).

После настроенной синхронизации, Для того чтобы обновлять задачи в файле Microsoft Project нужно просто будет идти в меню «Файл – Сведения – Синхронизация» (рис. 7.18.).

 

 

Рис. 7.17. Настройка синхронизации с SharePoint

 

 

Рис. 7.18. Синхронизация с SharePoint