Тема 11. Програмне забезпечення процесу управління проектом.

 

11.1. Управління комунікаціями проекту.

11.2. Інформаційні технології управління проектами.

11.3. Програмне забезпечення для управління проектами.

 

 

11.1. Управління комунікаціями проекту – це управлінська функція, спрямована на забезпечення своєчасного збору, генерації, розподілення та зберігання необхідної проектної інформації. Під інформацією розуміють зібрані, оброблені та розподілені данні. Щоб бути корисною для прийняття рішень, інформація повинна бути представлена своєчасно, по призначенню і в належній формі. Це досягається через використання сучасних інформаційних технологій у рамках системи управління проектами.

Комунікації та супутня інформація є своєрідний фундамент для забезпечення координації дій учасників проекту. Схема обміну інформацією у межах організації представлена на рис. 11.1.

У якості основних споживачів інформації проекту виступають:

1) проект-менеджер для аналізу розбіжностей фактичних показників виконання робіт від запланованих та прийняттям рішень за проектом;

2) замовник – для інформування про хід виконання робіт проекту;

3) постачальники при виникненні потреби в матеріалах, устаткуванні тощо;

4) проектувальники, коли необхідно внести зміни до проектної документації;

5) безпосередні виконавці робіт.

Управління комунікаціями забезпечує підтримку системи зв’язку між учасниками проекту, передачу управлінської та звітної інформації, спрямованої на забезпечення досягнення цілей проекту. Кожен учасник проекту повинен бути підготовлений до взаємодії у рамках проекту у відповідності до його функціональних зобов’язань. Функція управління інформаційними зв’язками включає наступні процеси:

§ планування системи комунікацій – визначення інформаційних потреб учасників проекту;

§ збір та розподілення інформації – процеси регулярного збору та своєчасної доставки необхідної інформації учасникам проекту;

 

Керівник організації

Аналіз усіх проектів,

прийняття рішень

Відповідальний виконавець Керівник проекту

Безпосередній доступ до Розподілення ресурсів;

усіх даних; контроль безпосередній доступ до

розподілення ресурсів; усіх даних; розгляд звітів;

доступ до специфікацій аналіз розбіжностей;

та звітів; аналіз розбіжностей прийняття рішень

 

Виконавці Плановики

Інформування про Розробка графіку робіт;

фактичне виконання аналіз робіт; розробка

робіт технології робіт

Виробництво

звіти про роботи; доступ до редактування технології;

аналіз розподілення ресурсів;

доступ до специфікацій та звітів.

 

 

Рис. 11.1. Схема обміну інформацією у межах організації

 

§ звітність про хід виконання проекту – обробка фактичних результатів стану робіт проекту, співвідношення з плановими та аналіз тенденцій, прогнозування;

§ документування ходу робіт – збір, обробка і організація зберігання документації за проектом.

 

11.2. Під інформаційною технологією розуміють сукупність процесів збору, передачі, зберігання та доведення до користувачів інформації, які реалізують за допомогою сучасних програмних засобів.

Інформаційна система управління проектом – організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, спрямованих на підтримку та підвищення ефективності процесів управління проектом.

У процесі реалізації проекту менеджерам доводиться оперувати значними обсягами даних, які можуть бути зібрані та організовані із використанням комп’ютеру. Крім того, багато аналітичних засобів розуміють достатньо складні для неавтоматизованого розрахунку алгоритми.

Розвиток систем управління проектами для персональних комп’ютерів пройшов кілька етапів. Із збільшенням потужності ПК покращилась функціональність систем, підвищились їх можливості. Із введенням стандартів обміну даними між системами, розповсюдженням сітьових та Web-технологій відкрилися нові можливості для подальшого розвитку систем підтримки процесів управління проектами та їх більш ефективного використання. Самі проекти становляться все більш складними, що ставить додаткові вимоги до розвитку інформаційних технологій управління проектами.

На сьогоднішній день застосування інформаційних технологій для управління проектами можна представити так:

Персональні комп’ютерні

системи для подтримки

прийняття рішень

 

 

розподільчі

інтегровані системи

 

Інтернет, відео конференції

 

 

11.3. Програмні продукти недорогої частини ринку.

Microsoft Project 2000, виробник – Microsoft Corporation.

Microsoft Project є на сьогоднішній день самою розповсюдженою у світі системою планування проектів. Відмінною особливістю програми є її простота та інтерфейс, запозичені від продуктів серії Microsoft Office 2000.

Програмний продукт забезпечує обмін проектною інформацією між учасниками проекту. Даються можливості з планування графіку робіт, контролю їх виконання, аналізу інформації за портфелем проектів та окремим проектам.

У цілому Microsoft Project можна рекомендувати в якості інструменту планування та контролю невеликих проектів користувачам - непрофесіоналам в управлінні проектами.

Більш ретельну інформаці про Microsoft Project можна одержати на http://www.microsoft.com/ project.

TimeLine 6.5, виробник - TimeLine Solutions Corporation.

Програмний продукт TimeLine 6.5 дає наступні можливості:

§ Реалізація концепції багатопроектного планування, що дозволяє призначати залежності між роботами проектів;

§ Зберігання інформації за проектом у єдиній базі даних;

§ Достатньо потужні алгоритми роботи з ресурсами, які включають їх перерозподіл та вирівнювання між проектами, опис календарів ресурсів.

Більш ретельну інформацію про TimeLine 6.5 і супутнє програмне забезпечення можна знайти на http://www.tssolutions.

Spider Project, виробник - Spider Technologies Group.

Spider Project є російською розробкою. Він має кілька відмінних особливостей, які дозволяють йому конкурувати із західними системами.

По - перше, це потужні алгоритми планування використання граничних ресурсів. У пакеті реалізована можливість використання при складанні розкладу робіт взаємозамінних ресурсів. Використання ресурсних пулов дає можливість менеджеру не призначати виконавців на роботи проекту, йому достатньо вказати загальну кількість робот ресурсів та із яких ресурсів цю кількість вибирати.

Ще однією особливістю пакету є можливість використання нормативно – довідникової інформації – про продуктивність ресурсів на тих чи інших видах робіт, витратах матеріалів, вартості робіт та ресурсів. Spider Project дозволяє складати і використовувати в розрахунках будь – які додаткові табличні документи на базі даних, вводити формули розрахунку. Кількість врахованих у проекті показників не обмежено.

Переважаючи багато західних пакетів за потужністю і гнучкістю окремих функцій Spider Project в цілому поступається в області програмної реалізації (використання стандартів обміну даними, інтерфейс для користувачів тощо).

 

Контрольні питання.

1. Хто є основними споживачами інформації проекту?

2. Які процеси включає функція управління інформаційними зв’язками?

3. Чим обумовлено застосування інформаційних технологій в управлінні проектами?

4. Відмінні особливості Microsoft Project.

5. Відмінні особливості програми Spider Project.