Макрокоманды в текстовом редакторе MS Word

Технология работы

Дан следующий список:

Петя Иванов Коля Петров Иван Сидоров Костя Галочки Лена Мамонтова Света Яшина Костя Артёмов Лика Ерошкина Мила Дашкина Семён Барбарисов Костя Цаплин Надя Ветошника Петя Жаров Сергей Мамочкин Таня Ремизова Юля Морозова Артём Костин

В данном списке надо переставить слова местами (первой должна идти фамилия), а затем упорядочить список по алфавиту и добавить нумерацию, чтобы получилось вот так

Артёмов Костя Барбарисов Семён Ветошника Надя Галочки Костя Ерошкина Лика Жаров Петя Иванов Петя Костин Артём Мамонтова Лена Мамочкин Сергей Морозова Юля Петров Коля Ремизова Таня Сидоров Иван Цаплин Костя Дашкина Мила Яшина Света

 

Для задания макрокоманды нужно:

1. Установить курсор в начальное положение.

2. Установить для макрокоманды клавишу и включить запись (Вид Макрос Начать запись).

3. Выполнить редактирующие действия над элементом.

4. Выполнить подготовку к работе со следующим элементом.

5. Выключить запись (кнопка в окне Записи).

Для того, чтобы выполнить предложенное задание следует выполнить ряд действий описанных в таблице 23.

Таблица 23. Ход действий на ПК

Действия на ПК	Как это выглядит на экране
1. Поставить курсор в начало первой строки	|Петя Иванов
2. Затем Вид Макрос Начать запись в появившимся диалоговом окне Запись макроса набрать Имя макроса "Обмен" в окне Назначить макрос нажать кнопку Клавишам в следующем диалоговом окне в окошке Новое сочетание клавиш с клавиатуры нажать клавишу F2 Назначить Закрыть	После выполнения этих действий на экране появится панель инструментов для работы
3. Чтобы выделить первое слово в строке с клавиатуры, надо удерживая клавиши Shift и Ctrl, нажать клавишу
4. Найти на вкладке Главная кнопку – вырезать
5. Переместить курсор в конец строки клавишей
6. Нажать пробел
7. Вставить из буфера кнопкой на панели инструментов
8. Отправить курсор в начало новой строки клавиша + клавиша
9. Остановить запись на панели инструментов Макрос, нажав соответствующую кнопку

На этом действия по записи макроса завершены. Теперь следует только одним нажатием клавиши F2 осуществить перестановку имен в списке. Далее отсортируем список по алфавиту через вкладку Главная командой Сортировка, в диалоговом окне отметить сортировка по возрастанию как это показано на рисунке 17

Рис.17. Окно сортировки

и нажать ОК. Затем следует добавить нумерацию в уже отсортированный список по алфавиту.

Творческое задание для самостоятельной работы. П ридумайте и создайте несколько небольших макросов.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 14

Слияние документов

Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. Примером слияния документов может быть персонализация писем. Текст делового письма постоянный, например, сообщение участникам математической олимпиады. Это основной документ. Такое письмо нужно выслать участникам олимпиады. Переменным является Фамилия И.О. участника, его адрес, наименование органзации. Данные об участниках представляют собой источник данных (список).

Оргкомитет В результате слияния основного документа и источника данных (списка) для каждого участника из списка готовится письмо. В итоге получается несколько писем одинакового содержания.

Слияние документов выполняется в диалоговом окне « Слияние», вызываемом командой Рассылки Начать слияние.

Рис.18. Порядок действий

Работа по слиянию документов состоит из шести этапов (так же можно использовать мастер слияния документов):

- выбор типа документа (письма, электронное сообщение, конверты, наклейки, каталог);

- выбор документа (текущий документ, шаблон, существующий документ);

- выбор получателей (создание списка, использование существующего списка, контакты Outlook);

- создание документа (основной документ с полями слияния);

- просмотр полученных документов (результат слияния);

- завершение слияния.

Кроме этого, пользователь может вносить изменения в основной документ и в список источника данных, т. е. возвращаться к любому этапу.

Задание. Выполните слияние документов, которые изображены в таблице 24 содержащей список участников олимпиады и шаблона изображенного в таблице 25, в результате получим письма – приглашения на олимпиаду, представленные в таблице 26.

 

Таблица 24. Источник данных(список)

Фамилия	Имя	Отчество	Индекс	Адрес	Организация
Петров	Иван	Сергеевич		г. Минск ул. Я. Мавра д.23 кв.12	КузГТУ
Сергеев	Петр	Иванович		г. Минск ул. Ленина, д.34 кв. 112	КОКНД

 

Таблица 25. Шаблон письма

«Индекс»

«Адрес_1»

 

Уважаемый «Фамилия» «Имя»!

Сообщаем, что Вы, участвуя в математической олимпиаде, Организация «Организация» прошла во второй этап.

Оргкомитет

 

Таблица 26. Результат слияния документов

г. Минск ул. Я. Мавра д.23 кв.12

 

Уважаемый Петров Иван!

Сообщаем, что Вы, участвуя в математической олимпиаде, Организация КузГТУ прошла во второй этап.

Оргкомитет

г. Минск ул. Ленина, д.34 кв. 112

 

Уважаемый Сергеев Петр!

Сообщаем, что Вы, участвуя в математической олимпиаде, Организация КОКНД прошла во второй этап.

Технология работы

Создайте новый документ MS Word.

Запустите команду Рассылки Начать слияние Письма.

Выполняйте последовательно этапы друг за другом.

Этап 1. Выбор типа документа – письма.

Этап 2. Выбор документа – текущий документ.

Этап 3. Выбор получателей – создание списка (нажмите кнопку Создать). Используя кнопки настройки Добавить, Удалить, Переименовать (рисунок 19), создайте нужный список получателей, заполните 5 записей произвольными данными и сохраните источник данных в файле.

Рис.19. Окно внесения списка участников

Этап 4. Создание письма (основного документа).

Подготовьте основной документ, который изображенный в таблице 25.

Поля отмеченные << >> добавляем из вкладки Рассылки, пользуясь кнопкой Вставить поле слияния, образец представлен на рисунке 20.

 

Рис.20. Вставка поля слияния

Этап 5. Просмотр писем.

Просмотрите полученные письма.

Если нужно внести изменения в список или текст письма, вернитесь к соответствующему этапу.

Этап 6. Завершить слияние.

Запишите созданные письма в новый документ. Для этого на вкладке Рассылки выбираем найти и объединить Изменить отдельные документы Все. Сохранить получившийся документ в рабочей папке.

Список рекомендуемой литературы

 

1. Голышёва, А.В. Word 2007 "без воды". Всё, что нужно для уверенной работы / А.В. Голышёва, А.А. Ерофеев. – М.: Наука и техника, 2008. – 192 с.

2. Симонович, С.В. Практический справочник: Microsoft Word 2007 / С.В. Симонович. – СПб.: Питер, 2008. – 480 с.

3. Симонович, С.В. Эффективная работа: MS Word 2007 / С.В. Симонович. – СПб.: Питер, 2008. – 640 с.

 

Интернет-ресурсы

1. Экран программы Word 2007. Основные термины // Путеводитель в мире информации. Компьютеры, астрология, финансы, обучение, саморазвитие, спорт. – Режим доступа:

http://informatio.ru/2010/04/ekran-programmy-word-2007-osnovnye-terminy/.

2. Работа с программой Microsoft Office // Электронные учебники, справочники и самоучители. – Режим доступа:

http://www.tepka.ru/msoffice.

3. Основы Word // on-line-teaching.com. – Режим доступа:

http://on-line-teaching.com/word/index.html.

4. Лабораторные работы для студентов //bsu.name. – Режим доступа: www.bsu.name

 

Составитель

 

Евгения Викторовна Прокопенко