Ознакомление с работой канцелярии суда Заводского района Г. Минска и архива, ведением делопроизводства

С 12.05.2014 года по 18.05.2014 года я ознакомилась с работой канцелярии по гражданским делам, канцелярии по уголовным делам, канцелярии по административным делам, архива суда Заводского района г. Минска, ведением делопроизводства, распределением обязанностей между работниками канцелярии, ознакомление с порядком регистрации и учета уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и других материалов.

В суде Заводского района г. Минска действует канцелярия по гражданским делам. Деятельность осуществляется во главе заведующей канцелярии, так же работают один секретарь суда и два делопроизводителя.

В канцелярии по уголовным делам работают заведующая канцелярии и два секретаря суда.

В канцелярии по административным делам работают заведующая по административным делам и два секретаря суда.

В архиве работаю заведующая архивом и архивариус.

Ведение делопроизводства в районном суде возлагается на заведующего канцелярией. Заведующий канцелярией организует и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь, утвержденной Приказом Министерства Юстиции Республики Беларусь 18 октября 2001 г. № 311. Заведующий канцелярией организует работу канцелярии, руководит работой секретарей и архива суда. На него возлагаются: распределение работы между сотрудниками канцелярии суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей; распределение поступившей корреспонденции согласно резолюции председателя суда или его заместителя; учет рабочего времени сотрудников суда; ведение нарядов, книг и журналов учета; контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по уголовным и гражданским делам и других), правильным и своевременным составлением статистических отчетов; учет и регистрация поступающих в суд обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и контроль за сроками их исполнения; контроль за исполнением постановлений высших органов власти о помиловании, за исполнением поручений органов юстиции, вышестоящих судов и других органов; контроль за своевременной отправкой дел с кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; учет частных определений и контроль за ведением переписки по их исполнению; контроль за ведением и исполнением сводных и контрольных исполнительных производств; учет и контроль за исполнением судебных поручений, поступивших из других государств, судов другого города или района, а также направляемых судом через Министерство юстиции Республики Беларусь поручений судам других государств, судам другого города или района; организация работы по учету и хранению уголовных, гражданских, административных дел, иных материалов и вещественных доказательств; организация учета служебных изданий, поступающих в суд; выполнение других поручений председателя суда, его заместителя и помощника.

Все уголовные и гражданские дела, поступившие для рассмотрения в суд, после регистрации по журналу входящих документов регистрируются на учетно-статистических карточках для уголовных и гражданских дел.

По уголовным делам алфавитный указатель ведется на каждого обвиняемого, по гражданским делам - на каждого ответчика, по делам особого производства - на заявителя.

В учетно-статистических карточках соответственно движению уголовного или гражданского дела должны быть заполнены все реквизиты.

По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. На каждой учетно-статистической карточке и в каждом таком деле указываются два порядковых номера: в числителе - прошлого и в знаменателе - нового года.

Нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации для предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.

До передачи в архив суда все законченные в делопроизводстве судебные дела, наряды и другие документы должны быть соответствующим образом оформлены и подготовлены к сдаче.

Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела, дела об административном правонарушении в архив должен давать судья, под председательством которого дело было рассмотрено.

Проверив производство по делу, судья дает разрешение на сдачу его в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления штампа "архив" ставит свою подпись и дату. Эта дата переносится секретарем суда в учетно-статистическую карточку и указывается красным карандашом в правом верхнем углу карточки.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу следует подшивать (переплетать) в наряды на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Металлические скрепки из нарядов удаляются. Листы нарядов нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графическим карандашом, не задевая текста, причем каждый том наряда нумеруется самостоятельно. Фотокарточки, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в наряде, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. Лист с наклеенной на нем фотокарточкой либо документом нумеруется как один лист. В заверительной надписи к наряду указывается общее количество фотокарточек с указанием номеров листов, на которых они расположены.

Законченные регистрационные журналы, книги, картотеки готовятся к сдаче в архив секретарем суда, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись. На обложке журнала или книги проставляется срок хранения согласно Перечню и указывается количество листов в журнале.

Перед сдачей в архив картотек секретарь суда проверяет наличие карточек и заполнение в них всех необходимых реквизитов. На отдельной чистой карточке делается заверительная надпись. Картотеки передаются в архив, как правило, в ящиках.

Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Срок хранения для гражданских дел, указанный в Перечне, исчисляется:

со дня вступления решения в законную силу;

со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения;

для уголовных дел:

со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;

со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении; со дня истечения отсрочки исполнения приговора. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного для отбывания наказания - со дня окончания отбытия срока наказания;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер безопасности и лечения к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес бумаг. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующий наряд после внесения изменений в учетные документы.

Для хранения документов, дел, книг и журналов учета в суде должно быть достаточное количество сейфов. Хранение документов в шкафах допускается в исключительных случаях. При таком хранении должна обеспечиваться полная сохранность дел, нарядов, журналов и книг учета. Комнаты для хранения указанных документов должны быть оборудованы сигнализацией.

Учетно-статистические карточки помещаются в картотечные ящики, которые хранятся в сейфах или в шкафах.

Документы на электронных и машинных носителях хранятся на общих основаниях.

Поступившие в архив суда уголовные и гражданские дела, наряды и другие документы хранятся по годам в порядке номеров.

Из архива суда дело может быть выдано или выслано в случае служебной необходимости для временного пользования. Разрешение на выдачу или высылку дела дает председатель суда или его заместитель. Отметка о выдаче дела производится в специальном журнале, где указываются: номер дела, дата выдачи, кому выдано, с какой целью или основание высылки, роспись в получении дела или номер почтового отправления и дата возвращения дела.

Требование о высылке дела и копия сопроводительного письма хранятся в контрольной папке до возвращения дела в суд.

Находящиеся в архиве суда документы, по которым истек установленный Перечнем срок хранения, отбираются к уничтожению.

Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в правом верхнем углу каждой карточки должен быть поставлен конечный год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым истек срок хранения.

Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.

На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты.

При составлении акта на отобранные к уничтожению уголовные и гражданские дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;

в графе "Заголовки дел" указываются номер дела, фамилия и инициалы осужденного, статья Уголовного кодекса Республики Беларусь, фамилия и инициалы истца и ответчика и существо спора;

в графе "Годы дел и документов" проставляется год рассмотрения дела;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинные приговоры и решения с последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов.

В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.

Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом.

Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 50 лет.

Судебные дела и другие документы, подлежащие уничтожению, сдаются на бумагоперерабатывающие фабрики или сжигаются.

Перед сдачей они должны быть упакованы, а в необходимых случаях опечатаны.

Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.

Использование отобранных к уничтожению дел и документов для хозяйственных нужд, а равно для сдачи в макулатуру запрещается.

 

 

1.3 Ознакомление с функциональными обязанностями секретаря судебного заседания, правилами ведения протокола судебного заседания, порядок подготовки гражданских дел к судебному разбирательству, участие в правотворческой деятельности совместно с судьей, составление проектов решений, определений

С 12.05.2014 года по 18.05.2014 года я ознакомилась с функциональными обязанностями секретаря судебного заседания, правилами ведения протокола судебного заседания, изучила порядок подготовки дела к слушанию в судебном заседании.

В суде Заводского района г. Минска работают 17 судей и один стажер судьи. Также работают 15 секретарей судебного заседания.

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в районном (городском) суде РБ, утвержденной Приказом Министерства Юстиции Республики Беларусь 18 октября 2001 г. № 311 на секретаря судебного заседания - помощник судьи возлагаются следующие обязанности:

1. выполнение необходимой работы при приеме судьей граждан: подготовка запросов, писем, выписка повесток и так далее;

2. составление и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

3. выполнение необходимой работы при назначении и подготовке судебного разбирательства;

4. проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание, и отметка на повестках времени их нахождения в суде;

5. ведение протоколов судебных заседаний;

6. оформление уголовных, гражданских, административных дел после назначения судебного разбирательства и судебного заседания;

7. ведение журнала учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, отметка о результатах рассмотрения;

8. выполнение другой работы по поручению председателя суда, его заместителя, судей и заведующего канцелярией.

По поручению судьи мной выписывались запросы, которые подписываются судьей и заверяются печатью. Запросы могут выдаваться на руки обратившемуся гражданину или направляться по почте в указанное гражданином место.

Также я выписывала повестки под расписку обратившемуся лицу, а также указанным им лицам.

Накануне дня судебного заседания мной составлялся список дел, назначенных к слушанию. Обычно списки дел, назначенных к слушанию, вывешиваются в конце предшествующего рабочего дня на двери у судьи и на стенде, расположенном при входе в здание суда в доступном месте.

По делам, назначенным к рассмотрению в судебном заседании, секретари судебного заседания обеспечивают своевременное составление и направление повесток о вызове в судебное заседание истцов, ответчиков, третьих лиц, обвиняемых, потерпевших, свидетелей, экспертов, переводчиков и других лиц и извещает о дате и времени рассмотрения дела прокурора и адвоката.

В необходимых случаях перечисленные лица могут быть вызваны в судебное заседание телефонограммой или телеграммой.

Стороны не менее чем за пять суток должны быть извещены о месте и времени начала судебного разбирательства.

Повестки должны быть заготовлены и отосланы не позднее следующего дня после назначения дела к разбирательству в судебном заседании независимо от того, на какой срок дело назначено к слушанию.

В случаях, когда посланная судом повестка не вручена адресату, секретарь судебного заседания обязан немедленно по возвращении ее почтой или курьером выяснить причины невозможности вручения, доложить об этом судье и по указанию последнего принять меры, обеспечивающие своевременное вручение повестки.

Второй экземпляр повестки (расписка), направленный лицу, не явившемуся в суд, подшивается к делу.

По уголовному делу обвиняемому, находящемуся на свободе, копия постановления о назначении судебного разбирательства вместе с повесткой о вызове его в судебное заседание вручается секретарем судебного заседания путем вызова в суд, курьером или высылается заказным отправлением с обратной распиской о получении копии постановления о назначении судебного разбирательства и повестки. Копия постановления о назначении судебного разбирательства обвиняемому, содержащемуся под стражей, с сопроводительным письмом посылается администрации места предварительного заключения для вручения ему под расписку, которая должна быть возвращена суду.

Одновременно с копией постановления о назначении судебного разбирательства секретарем судебного заседания направляется требование командиру конвойного подразделения о доставке обвиняемого в судебное заседание. В требовании точно указываются фамилия, имя, отчество и год рождения обвиняемого, статья Уголовного кодекса Республики Беларусь, по которой он обвиняется, время (день и час) и место, куда обвиняемый должен быть доставлен.

Секретарь судебного заседания заблаговременно проверяет, имеются ли сведения о вручении вызываемым в суд лицам повесток, копии постановления о назначении судебного разбирательства и других материалов и при отсутствии этих сведений немедленно докладывают судье для принятия дополнительных мер по обеспечению явки вызванных в суд лиц.

Перед началом слушания дела секретарь судебного заседания обязан проверить, все ли вызываемые в суд лица явились в судебное заседание, кто из не явившихся получил повестки, кто не получил и сообщить эти сведения судье.

Участие секретаря судебного заседания в судебном разбирательстве по уголовному делу обязательно. Секретарь судебного заседания при входе председательствующего в зал судебного заседания просит всех присутствующих в зале встать. После объявления председательствующим, какое уголовное дело подлежит разбирательству, секретарь судебного заседания докладывает председательствующему о явке в суд сторон, вызванных в судебное заседание, и сообщает о причинах неявки отсутствующих. В конце судебного заседании перед выходом председательствующего из зала секретарь снова просит всех присутствующих встать.

Секретарь судебного заседания не может участвовать в рассмотрении уголовного дела при наличии следующих оснований:

1) если он не является по закону надлежащим секретарем судебного заседания для рассмотрения данного уголовного дела;

2) если он является по данному делу потерпевшим, гражданским истцом, гражданским ответчиком или свидетелем;

3) если он участвовал в производстве по данному делу в качестве эксперта, специалиста, переводчика, понятого, дознавателя, следователя, государственного обвинителя, прокурора, частного обвинителя, защитника, законного представителя подозреваемого или обвиняемого, представителя потерпевшего, гражданского истца или гражданского ответчика;

4) если он является родственником государственного обвинителя, прокурора, частного обвинителя, следователя, дознавателя, обвиняемого, потерпевшего, гражданского истца, гражданского ответчика, представителя, защитника или судьи, рассматривающего данное уголовное дело;

5) если имеются иные обстоятельства, дающие основание считать, что секретарь судебного заседания лично, прямо или косвенно, заинтересован в исходе данного дела.

Вопрос об отводе секретаря судебного заседания разрешает суд, рассматривающий уголовное дело.

После рассмотрения дела или отложения его на другое время секретарь судебного заседания в обеспечение контроля за своевременным возвращением на работу лиц, вызванных в суд, отмечает на повестках время их явки и ухода, заверяет эту отметку своей подписью с приложением штампа суда.

Если разбирательство гражданского дела было отложено и назначено на другой день, вызванным и присутствовавшим в судебном заседании лицам вручаются повестки о вызове в суд, либо объявляется об этом под расписку на отдельном листе, приобщенном к протоколу судебного заседания, с разъяснениями последствий их неявки.

Лицам, не присутствующим в судебном заседании, вызов которых суд признал необходимым, посылают повестки о вызове в суд.

Секретарь судебного заседания ведет протокол судебного заседания. Он обязан полно и правильно излагать в протоколе действия и решения суда, а равно действия участников судебного разбирательства, имевшие место в ходе заседания.

Накануне дня судебного заседания я производила запись в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании. О причинах отложения судебного разбирательства и приостановлении производства по делу производит отметку в учетно-статистической карточке, а также в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в день принятия судьей соответствующего решения.

После рассмотрения гражданского дела я подшиваю все документы в хронологическом порядке: определения и переписку, предшествующую судебному разбирательству; затем все документы, приобщенные к делу в ходе судебного разбирательства в порядке их поступления, затем протокол судебного заседания, проверенный и подписанный судьей и секретарем судебного заседания; затем решение (определение) суда;

нумеровала листы дела и составляла за своей подписью опись находящихся в деле документов.

делала отметку в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, и учетно-статистической карточке о дате и результатах рассмотрения дела;

сдавала дела в канцелярию по журналу учета дел в сроки, указанные в Инструкции.

В ходе прохождения практики я участвовала в судебных заседаниях по гражданским делам и уголовному делу:

1) 14.05.2014 года - дело по иску Толмачёва Сергея Николаевича к Толмачёвой Анне Ивановне о расторжении брака (приложение № 1)

2)15.05.2014 года - дело по иску Буглак В.А. к Буглак О.С. о взыскании алиментов (Приложение № 2)

3) 16.05.2014 года - по иску Ермаковой Ларисы Ивановны к Плаксе Сергею Павловичу о признании утратившим право пользования жилым помещением (Приложение №3)

4) 16.0452014 года - уголовное дело по обвинению Полещука В.Н. в совершении преступления предусмотренного ч.1 ст. 340 УК РБ (Приложение №4)

В ходе прохождения практики 17.05.2014 года мною были изготовлены следующие протоколы судебных заседаний:

1) протокол предварительного судебного заседания по иску ГУВД Мингорисполкома к Зивари Саид Шир Шаху Саиду Замануддину и Кашкан Алле Владимировне о признании брака недействительным и по иску Зивари Саид Шир Шах Саид Замануддина к Кашкан Алле Владимировне о расторжении брака (Приложение № 5)

2) протокол судебного заседания по иску ГУВД Мингорисполкома к Зивари Саид Шир Шаху Саиду Замануддину и Кашкан Алле Владимировне о признании брака недействительным и по иску Зивари Саид Шир Шах Саид Замануддина к Кашкан Алле Владимировне о расторжении брака (Приложение № 6)

В ходе прохождения практики я подготовила ряд документов:

- судебная повестка (приложение №11)

- запрос (приложение № 10)