Кафедра «Межкультурные коммуникации»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство по образованию

Санкт-Петербургский государственный
университет сервиса и экономики

Кафедра «Межкультурные коммуникации»

Е.А. Матюшина

У.В. Четкарева

 

Деловая корреспонденция

(английский язык)

 

Практикум

 

 

Санкт-Петербург

Одобрены на заседании кафедры «Межкультурные коммуникации», протокол № 1 от 29.08.2009 г.

 

 

Матюшина Е.А., Четкарева У.В. Деловая корреспонденция (английский язык) Практикум для студентов экономических специальностей. – СПб.: Изд-во СПбГУСЭ, 2009. – 87 с.

 

Составители: доц. Е.А. Матюшина

ст. преп. У.В. Четкарева

 

 

Рецензент: канд. пед. наук, доц. И.А. Ткачева

 

© Санкт-Петербургская государственный университет
сервиса и экономики

2009 г.

Содержание

Введение.. 5

СТРУКТУРА ПИСЬМА.. 7

Дата. 7

Внутренний адрес. 8

Вступительное обращение. 10

Заголовок к тексту письма. 11

Первый абзац письма. 12

Текст письма. 13

Заключительный (конечный) абзац. 15

Заключительная формула вежливости. 16

Подпись. 16

Приложения и постскриптумы.. 17

Надписи на конверте. 18

2. ПРИМЕРЫ ПИСЕМ НА РАЗЛИЧНЫЕ ТЕМЫ.... 18

СORRESPONDENCE RELATING TO PRICES. 18

2.2. CORRESPONDENCE RELATING TO GUARANTEES
AND ELIMINATION OF DEFECTS. 23

CORRESPONDENCE ON INSURANCE.. 25

2.4. CORRESPONDENCE ON FORCE-MAJEURE [CIRCUMSTANCES] 25

CORRESPONDENCE ON CLAIMS AND ARBITRATION.. 25

2.6. CORRESPONDENCE ON CARRYING OUT DESIGN
AND SURVEY WORKS. 27

CORRESPONDENCE ON SENDING RUSSIAN SPECIALISTS ABROAD.. 28

CORRESPONDENCE ON TRAINING LOCAL PERSONNEL. 29

CORRESPONDENCE ON THE DELIVERY OF EQUIPMENT. 30

CORRESPONDENCE RELATING TO COOPERATION ON.. 30

CORRESPONDENCE PERTAINING TO THE DELIVERY OF SPARE PARTS 32

CORRESPONDENCE ON PROVISION OF MEDICAL SERVICES. 33

CORRESPONDENCE RELATING TO EXECUTION OF CIVIL AND ERECTION WORKS. 33

CORRESPONDENCE ON TENDERING.. 34

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ.. 35

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 RESUME.. 55

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 ТЕМАТИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ. 57

Запросы.. 57

Предложения. 57

Заказы и контракты.. 57

Исполнение контрактов. 60

Претензии и их урегулирование. 61

Задержка в поставке. 61

Претензия, связанная с повреждением товара. 63

Претензия на низкое качество товара. 63

Претензии из-за поставки несоответствующего товара. 64

Претензия из-за недопоставки товара. 64

Агенты и агентские соглашения. 65

Реклама. 66

6. ТЕСТЫ... 67

Formal and informal letter. 67

Talking on the phone. 69

Writing emails. 73

Writing references. 75

Writing CVs. 78

Types of legal contracts. 81

Vocabulary. 84

 

Введение

Данный практикум предназначен для тех, кто, так или иначе, связан с работой по развитию внешнеэкономических связей в области коммерческой деятельности. Оно может быть использовано в системе высших учебных заведений и специализированных коммерческих школ, где целевой установкой обучение языку является приобретение навыков письменной речи в сфере делового (коммерческого общения) на факультетах и в институтах., повышения квалификации, и для самостоятельного обучения лицами, владеющими английским языком, которым необходимо усовершенствовать его в области коммерческой коммуникации.

Целью предлагаемого практикума является оказание реальной практической помощи все тем, кому приходиться заниматься коммерческими вопросами, так как практикум позволяет приобрести соответствующий необходимый лексический минимум знания для осуществления деловой коммуникации и коммерческой деятельности.

Практикум состоит из двух частей, заданий для самостоятельной подготовки, приложений и тематического англо-русского словаря.

Первая часть (вводная) является справочной и дает последовательное описание делового письма: написание и оформление даты, адреса, вступительного обращения, заголовка к тексту письма, текста письма, заключительного абзаца, заключительной формулы вежливости, подписи, приложений и постскриптумов.

Во второй части практикума предлагаются примеры деловых писем на различные темы. Тематика деловых писем охватывает все стороны коммерческой деятельности. В этой части представлена переписка по: вопросам цены контракта; вопросам форм, расчетов и условий платежа; вопросам гарантий и устранению дефектов; вопросам страхования и форс-мажорных обстоятельств; вопросам рекламаций и урегулированию претензий; вопросам командирования специалистов; вопросам подготовки кадров; вопросам поставки оборудования; вопросам сотрудничества (с агентскими фирмами); вопросам транспортных операций; вопросам рекламы. Все представленные деловые письма включают в себя общепринятые стандартные обороты и являются типовыми, что ускоряет процесс коммуникации и позволяет использовать их с большой экономией времени. На основе работы с конкретными письмами происходит накопление и повторение деловой (коммерческой) лексики, фразеологии и структур (штампов), которые представлены в первой части практикума.

Неотъемлемым компонентом практикума являются задания, предлагаемые для самостоятельного перевода, которые должны использоваться после прохождения соответствующего материала, представленного в первой и второй части данного практикума.

В приложении I даются образцы написания резюме и биографии на английском языке. В приложении II предлагается тематический словарь, который состоит из лексических единиц, обычно представляющих определенные трудности. Словарь отражает следующие темы: запросы; предложения; заказы и контракты; исполнение контрактов; претензии и их урегулирование; агенты и агентские фирмы; реклама.

Практическая ценность и актуальность материала, представленного в практикуме, состоит в том, что элементы словарного запаса, необходимого для написания делового письма, дают студентам возможность работы с литературой в сфере бизнеса, а также помогают освоить структуру делового письма в рамках профессиональной подготовки.

СТРУКТУРА ПИСЬМА

Обычное деловое письмо состоит из следующих основных частей.

1. Даты

2. Внутреннего адреса

3. Вступительного обращения

4. Заголовка к тексту

5. Начального абзаца

6. Текста письма

7. Конечного (заключительно) абзаца

8. Заключительной формы вежливости

9. Подписи

10. Отметки о наличии приложения и постскриптумов, отметки о направлении копий в другие адреса.

 

Дата

В английских деловых письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении.

ПРИМЕР: 2 апреля 2001 года.

2^nd Apr. 2001.

Названия месяцев можно писать в сокращении, как указано выше.

January – Jan.

February – Feb.

March – Mar.

April – Apr.

June – Jun.

July – Jul.

August – Aug.

September – Sep.

October – Oct.

November – Nov.

December – Dec.

 

В американских деловых письмах дата пишется иначе.

Например: Apr 2, 2001.

Читается: April second, nineteen ninety.

Дату не рекомендуется писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуждение, так как в США обозначается сначала месяц, затем день и год.

Например: 9.2.2001.

Значит: second of September 2001.

 

Внутренний адрес

Название и адрес фирмы-получателя письма обычно печатаются слева у левого поля на одном и том же расстоянии, а не по диагонали.

Messrs (множественное число от Mr) в обращении к фирме употребляется лишь тогда, когда в названии фирмы имеется имя собственное без каких-либо любых званий и лишь когда это товарищество.

НО:

Sir James Brown & Co.,

14, Manor Gardens,

LONGBURY,

Hants

 

The Brown Electrical Co.,

26, Exton Square,

LONDON, W.C. 3.

 

Dr John Duncan & Co.,

22, Green Lane,

SLEAFORD, Lincs.

 

Отметим, что в практике внешнеторговых объединений МВЭС наблюдается неправильное употребление Messrs в обращении к любым фирмам, в том числе публичным и частным зарегистрированным компаниям.

Messrs никогда не употребляется при обращении к зарегистрированной компании, будь то публичная или частная компания. Рекомендуется направлять корреспонденцию непосредственно тому должностному лицу, для которого она предназначена, то есть директору-распорядителю, коммерческому директору (заведующему отделом сбыта), управляющему экспортными операциями и т.д. В таком случае указывается название фирмы без обращения к ней. Оно становится частью адреса точно так же, как название улицы или города.

Если мы не знаем, кто конкретно будет заниматься нашей корреспонденцией, рекомендуется адресовать письма секретарю компании, поскольку в соответствии с “Companies Act” все фирмы обязаны иметь секретаря компании.

Письма мужчинам можно адресовать, в зависимости от того, как сам человек подписывает свои письма.

К незамужним женщинам и девушкам можно обращаться: «Мисс» («Miss»). К замужним женщинам – «Миссис»: «Миссис М(ария) Браун» («Mrs M(ary) Brown»); прежде нужно было обязательно указывать имя мужа: «Миссис Т(омас) Браун» («Mrs T(homas) Brown»).

Когда неизвестно, замужняя или незамужняя женщина, к которой Вам нужно обратиться, вместо «Мисс» и «Миссис» стало употребляться «Мс» («Ms»). Когда Вы сомневаетесь, употребляйте «Мисс». Если Вы не уверены, какого пола человек, которому Вы пишете, употребляйте «Мистер» («Mr»).

Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, оно может быть направлено в организацию (например, в торгпредство или на фирму), которая может передать или переслать ему это письмо. В таких случаях перед названием организации (торгпредства, фирмы) пишутся слова «Сare of» (=in care of), которые означают «на попечение», т.е. по адресу, через.

ПРИМЕР

Mr F. Popov,

C/O The Trade Delegation of

Russia,

32, Highgate West Hill,

London, N.6,

England

 

После названия фирмы в адресе указывается номер дома и название улицы, затем название города и графства.

В отношении больших городов Великобритании указание графств не обязательно, что касается небольших городов, обозначение графства в адресе обязательно, особенно потому, что названия небольших городов повторяются (например, в Великобритании существуют два Ричмонда, один – в графстве Суррей, а другой – в графстве Йоркшир).

В Великобритании при написании почтового адреса рекомендуется писать название города прописью, затем мелко название графства, затем почтовый код (система которых недавно введена в стране). Написание кода в адресе ускоряет доставку и позволяет обрабатывать почту с помощью автоматов.

Когда письма посылаются в другие страны, нужно всегда писать название страны, даже если это столица страны. Существует, например, Лондон в Англии, а также в Канаде, Бостон в Англии, а также в Америке, Триполи – в Ливии и в Ливане, Блэнтайер – в Шотландии и в Малави.

По той же причине, когда посылаются письма в Америку, нужно обязательно указывать название штата после названия города:

CHICAGO Ill. (Illinois); PENNSYLVANIA, VA. (Virginia)

После же названия города Нью-Йорк нужно обязательно указать название штата: Нью-Йорк или Нью-Джерси.

Для обеспечения сбалансированного расположения, а также чтобы легче было использовать конверты с прозрачным «окном» для адреса, допустимо расположение внутреннего адреса в нижнем левом углу письма.

Если письмо адресовано фирме, а его отправитель хочет, чтобы оно попало к определенному лицу, немного выше вступительного обращения печатаются слова: «Вниманию г-на …» («Attention of …»), затем печатается фамилия данного лица, поскольку эти слова не входят в состав самого письма.

Вступительное обращение

(Приветствие)

Приветствие варьируется в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости. Если письмо адресовано фирме (хотя это и не рекомендуется, но очень часто делается), форма приветствия будет «Господа» («Dear Sirs»), если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет: «Ув. г-н» или «Ув. г-жа» («Dear Sir» или «Dear Madam») (эта форма употребляется как при обращении к замужним, так и к незамужним женщинам). Таковы обычные приветствия в английских деловых письмах, американцы же предпочитают форму «Gentlemen».

Если же они употребляют английские формы обращения, они ставят после них двоеточие вместо запятой.

Когда неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляйте: «Ув. г-н» («Dear Sir»). Если получатель письма Вам известен лично, или же если Ваша фирма торгует уже некоторое время с его фирмой, можно использовать более теплую и более дружественную форму обращение «Ув. г-н Браун!» («Dear Mr Brown!»).

 

Заголовок к тексту письма

Заголовок к тексту письма дает содержание письма (его тему), тем самым давая возможность получателю сразу понять о чем письмо. Он помещается, поскольку является частью письма, сразу после вступительного обращения в середине страницы. Перед заголовком сначала писали слово: Кас., которое означало «касательно, относительно» (от латинского «по делу»). В настоящее время это считается устаревшим, и больше не употребляется. Иногда употребляется указанная форма, означающая «о» (чем-либо). Иногда заголовок просто подчеркивается, в других случаях рекомендуется его писать заглавными буквами.

Однако, этот заголовок не всегда нужен, поскольку ссылка на дату письма в первом абзаце иногда достаточна, чтобы знать, о чем будут речь в письме.

НАПРИМЕР

Dear Sir,

Abt: Order No.342 of 3^rd Apr., 2001

Dear Madam,

YOUR ENQUIRY OF 5^th MAY, 2001

Dear Mr Brown,

Abt: the arrival of our inspectors

Первый абзац письма

Первый абзац письма часто дает понять, о чем будет письмо, тем, что дает ссылку на дату письма, на которое пишется ответ, а также передает отношение к нему отправителя, выражая удовлетворение, сожаление, удивление или благодарность. Первый абзац выиграет и скорее привлечет внимание получателя, если будет коротким, нежели длинным.

 

Полезные обороты и фразы

a) In reply to your letter of 2^nd Mar. this year we would like to inform you … (=we are writing to inform).	а) В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем Вам, что…
We thank you for your letter dated 3^rd Jun. and write to tell you…(wish to inform you…)	Благодарим за Ваше письмо (датированное) от 3 июня и сообщаем Вам, что …
b) We are sorry to have to remind you…	b) К сожалению нам приходится напоминать Вам, что
To your regret we shall have to…	К сожалению мы вынуждены…
We regret to inform you that…	С сожалением сообщаем Вам, что…
c) We are glad to inform you…	c) С удовольствием сообщаем Вам,
We are happy to tell you… что…	С удовольствием сообщаем Вам,
We are pleased to inform you…	Мы с удивлением узнали, что…
We are surprised to learn that …	Мы с удивлением узнали, что…
Further to our letter of 3^rd Jun …	В дополнение к нашему письму от 3 июня…
With reference to (=Referring to …) the enquiry of 4^th July, 199…	Ссылаясь на запрос от 4 июля 199…г.
We refer to you Order No.256 and	Мы ссылаемся на Ваш заказ №256 и…
We have received your letter dated13^th Mar….	Подтверждаем получение Вашего письма от 13 марта…
We thank you for the letter of 13^th Mar…

Текст письма

Его содержание (то, что сообщается). Письмо должно быть посвящено лишь одному вопросу, если в нем затронуто несколько вопросов, оно может требовать внимания разных отделов, кроме того, это усложняет его подшивку.

Деловые письма должны быть точными и простыми, вежливыми и искренними, сжатыми и краткими. Это означает выбор простых естественных, коротких слов и предложений, открытое и искреннее признание ошибок, выбор сжатых выражений и предложений, а не расплывчатых, многословных, без повторов и ненужных слов, без избыточной информации. Выражаться нужно по-дружески и с достоинством.

Чтобы письмо легче воспринималось и в какой-то мере было более привлекательным, необходимо делить его на абзацы с тем, чтобы каждый абзац содержал одну мысль, подчеркивал ту или другую сторону вопроса или давал дополнительную подробность.

Если несколько абзацев посвящены одной теме, они должны быть связаны между собой, т.е. каждый последующий абзац, характеризующий обсуждаемый вопрос с другой стороны, должен естественно вытекать из предыдущего. Это достигается либо нумерацией абзацев, либо использованием связующих слов, таких как:

however, still, yet, but – однако, все же, но

nevertheless – тем не менее

otherwise – иначе, в противном случае

on the contrary – наоборот

again – и еще

also, in addition, besides – кроме того

so, therefore, in this way – поэтому, таким образом

in short – короче говоря

as a result – в результате

on the other hand – с другой стороны

and some others – и некоторые другие.

Если письмо длинное, абзацы могут иметь заголовки, которые печатаются обычными или заглавными буквами. После заголовков можно ставить точку, двоеточие или тире.

Если заголовки печатаются обычными буквами, их следует подчеркивать, чтобы выделить из текста абзаца.

Если в письме больше одной страницы, они должны быть пронумерованы.

Вторая и последующая страницы печатаются на свободных листах (без заголовка письма).

В левом углу каждого листа должны быть напечатаны фамилия и инициалы получателя, а под номером страницы – дата письма.

Кроме оборотов и фраз, выражающих сожаление, благодарность и другое отношение автора письма, данных выше, могут быть полезными следующие обороты:

 

1) To express apologies and regrets	1) Для выражения извинения и сожаления
We regret being unable to…	Сожалеем, что мы не можем…
Unfortunately we cannot…	К сожалению, мы не можем
Please accept our apologies for…	Просим принять наши извинения за…
We express our apology that …	Извините нас за…
We offer (make) our apology…	Мы приносим свои извинения…
2) To express gratitude	2) Для выражения благодарности
We would be very much obliged…	Мы были бы весьма признательны…
I shall be grateful to you…	Мы будем Вам благодарны…
We shall appreciate it if…	Мы будем Вам признательны, если…
We are indebted to the Chamber of Commerce and Industry for your address.	Мы обязаны за Ваш адрес торгово-промышленной палате.
We owe your address to … a certain compаny	Мы обязаны за Ваш адрес … такой-то фирме
3)To express request	3) Для выражения просьбы
Please let us know…	Просим Вас сообщить нам…
We would ask (request) you to …	Мы просили бы Вас…
We’d be obliged if…	Мы были обязаны, если бы …
We’d be glad to have your latest catalogue	Мы были бы рады получить Ваш последний каталог
Kindly inform us of the position of the оrder	Просим Вас ставить нас в известность о ходе выполнения заказа.
4) To express confirmation	4)Для выражения подтверждения
We confirm our consent to the alterations	Подтверждаем свое согласие с данными изменениями.
Please acknowledge receipt of our invoice	Просим Вас подтвердить получение нашего счета-фактуры

 

Подпись

Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Подпись всегда должна быть одинакова по стилю. Под подписью обычно печатается фамилия и должность подписывающего письмо.

Под заключительной формулой вежливости (выше подписи) прописными буквами печатается название фирмы или организации, за которую автор подписывает письмо. Если автор подписывает письмо от имени и по поручению компании или другого лица, употребляются слова «по доверенности» («per pro.» short of per procurationem – по доверенности) перед названием компании или фамилией. Человек, подписывающий письма за кого-то, уполномочивается на это официальным юридическим документом (доверенностью).

Иначе употребляется выражение «За и от имени» перед фамилией лица или перед названием фирмы.

Если письмо подписывается лицом от имени компании, оно должно быть написано в первом лице множественного числа.

Или можно выразить это иначе:

Если письмо пишется от первого лица множественного числа, то после заключительной формулы вежливости следует печатать название фирмы (В/О).

НАПРИМЕР:

С уважением,	Yours faithfully
За В/О «Продинторг»	for V/O “Prodintorg”
(И.Павлов)	(I.Pavlov)
Директор	Director
ИЛИ
С уважением,	Yours faithfully
от имени «Ориентал Трейдинг Ко. Лтд»	per pro. THE ORIENTAL TRADING CO.LTD
Ф. Говард	F.Howard
Секретарь	Secretary

 

Приложения и постскриптумы

Если к письму есть приложение (приложения), отметка о его наличии печатается в левом нижнем углу бланка под подписью либо полностью «Приложение» («Enclosure»), либо сокращенно Enc. (но не четыре буквы как все еще печатают в наших организациях, хотя это и устарело).

До этой отметки или после нее цифрой обозначается количество приложений, если их больше одного, а также перечисляются названия посылаемых документов и указывается общее количество листов (количество экземпляров).

НАПРИМЕР:

Приложение: Спецификация №13/45 Specification No.13/45

Приложение: (3) Счет-фактура (5л.) (3) Invoice

Коносамент Bill of Lading

Страховой полис Insurance Policy (6 pages)

(на 6 листах)

Отметка о направлении копии (копий) в другие адреса дается под отметкой о приложении:

Копия: Торгпредство России в Англии	Copy: Russian Trade Delegation
Копии: Московский банк	c.c. Moscow Bank
Торгпредство России в Англии	Russian Trade Delegation

 

Постскриптум допускается лишь в особых случаях, а не как обычное завершение письма, тогда, когда после написания письма поступила информация, подлежащая немедленной передаче. В противном случае это является признаком плохой организации письма. Постскриптум сокращается до двух букв PS, после которых точка не ставится. Вторая приписка обозначается PPS.

Надписи на конверте

Air Mail – авиапочтой

Urgent – срочное

Express – экспресс

Registered – заказное

Private – личное

Confidential – конфиденциально

To be called for – до востребования

Please forward – направить далее

By hand – нарочным

 

ПРИМЕРЫ ПИСЕМ НА РАЗЛИЧНЫЕ ТЕМЫ

CORRESPONDENCE ON TENDERING

Dear Sirs,

We have pleasure in informing you that the Central tender committee on behalf of our government has invited tenders for carrying out design works, delivery of complete equipment and construction of a thermal power station.

If you wish to participate in the tender, please send us the information on the projects, constructed with your assistance, including such data as the cost, the period of the construction (commencement and completion of the work), the volume of works.

As soon as we receive this information from you, we shall register you as participants of the tender and obtain a complete set of tender documents for you. The expenses shall be charged to your account.

It must be noted that the bidding deadline is set for April... We are to receive your offer and the necessary documents at least two days before the closing time, so that we can submit them to the tender committee in time.

Probably you will be interested to know that the inspection of the construction site will be fixed for March...

We assure you that you can fully rely on our help.

Yours faithfully

 

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ

Letter I

December, 2000

Mr J.Williams

The Chief Accountant

Machinery-building Plant

10, Camden Road

London EC1 6JJ

England

Dear MrWilliams,

Having carefully studied your comments on our Draft Contract for the construction of the thermal power station on a "turn-key" basis, we would like to draw your attention to the following points of your comments on the clause "Terms of Payment":

1. Credit part of contract price.

We are puzzled to learn that you suggest making payments of the credit part of the contract price in accordance with a schedule of payments. The proposed method of payment contradicts the terms and conditions of the Intergovernmental agreement, providing for making out invoices following deliveries of equipment and materials and under which the date of the utilization of the credit is the date of shipment, stated in the shipping documents.

2. Payments in local and hard currencies.

We agree that payments for the customs clearance, delivery of equipment and materials to the construction site, execution of civil and erection works, insurance of the works and buildings, etc. will be made in accordance with a schedule of civil and erection works, however, we believe that the amounts of monthly payments during the first year of construction should be increased and adjusted to the volumes of work planned to be executed.

As to the payments in hard currency, we share your point of view that they will not be considerable and agree to receive them in the currency suggested by you.

Considering the above we ask you to reconsider your view on the clause "Terms of Payment" taking into account our draft contract and the present letter.

Awaiting your early reply, we remain.

Yours faithfully

Letter II

March, 2001

Machinery-building Plant

10, Camden Road

London EC1 6JJ

England

J.Hutton

Sales Manager

Sirs,

We are puzzled to learn that you have not signed our progress report for the 3rd quarter, this year, on the qrounds that we, as you allege, have not executed the volume of works scheduled for the 3rd quarter.

We have carefully scrutinized the report and are sorry to say that the reason for your refusal to sign it is not valid. To substantite our point of view we would like to remind you of the following:

Notwithstanding our best efforts to fulfil the schedule for the 3rd quarter, we had to suspend the civil and erection works several times due to the circumstances beyond our control, in each case duly informing you about it.

You certainly know that constant delays in unloading our vessels and customs clearance of the cargo cause delays in delivering equipment to the construction site.

Furthermore, in spite of our duly written notices of check-ups and handing over of covered-up works, the representative of the Engineer did not come to the construction site at the appointed time causing numerous postponements of check-ups and tests.

In view of the foregoing, we stress again that we find your objections groundless and urge you immediately to sign the progress report, which will enable us to get the financing required for further execution of the works.

Looking forward to your prompt reply, we remain

Yours faithfully

Letter III

December, 2000

Mr Brown

The Director

Brown and Co.

The Machine-Building Plant

34, High Street

London, E.C.B.

England

Dear Mr Brown,

We acknowledge receipt of your letter enclosing a list of the trainees to be sent to Russia this year to undergo vocational training.

We are surprised to learn from your letter that you have already fixed the departure of your trainees for January 20, 2001. In this connection we consider it necessary to remind you that first of all you are to forward a list of the specialities you intend your trainees to undergo vocational training in.

We take the opportunuty to remind you of Article 6 of the contract which states that the data on the trainees who are being sent to Russia should be submitted to the objedinenije not later than two months before their arrival in Russia. In addition to that, in accordance with this article you are to inform the objedinenije of the date of the trainees' arrival in Russia 10 days before their departure.

Our objedinenije requires the above data so that they can coordinate the trainees' arrival with the appropriate Ministries and receiving factories, and also book accomodation in hotels, provide transport facilities in Moscow and arrange the transport for your trainees to the places of training.

As the above mentioned information has not reached us, we have to inform you that we are not in a position to receive your trainees earlier than in April of 2001.

Awaiting your reply.

Mr Smirmov,

The Personnel Manager

Letter IV

March 2000

Mr Peter Long

The Chief Accountant

Jakarta Motors Ltd.

58, Jalan Thamrin

Jakarta

 

Dear Sirs,

In reply to your letter of 15th March, this year, in which you ask us to specify the terms of payment we are ready to inform you of the following:

1. All payments for the equipment to be delivered should be made in pounds sterling in accordance with the Trade and Payments agreements in force between our countries, the sums due to us being remitted to the account of the Bank for Foreign Trade of Russia with the Central Bank of your country in favour of our objedinenije.

2. Payments under the contract shall be made in the following way: -advance payments of 25% of the contract value should be paid within 30 days of the date of signing the contract;

-the remaining 75% shall be paid by five annual installments of 15% each, the first installment being paid within 12 months of the date of the bill of lading for the last consignment of the equipment.

At the date of the last shipment the Supplier will draw five drafts on the Customer. The drafts shall be accepted by the Customer within 5 days of the date of the receipt.

For using the credit the Customer will pay to the Supplier a 3.5% interest per annum. The amount of each draft will include the interest due on the maturity date of the draft.

We trust the information we have given you is sufficient to enable you to consider favourably the proposed terms of payment and we shall be able to discuss them in detail during our talks.

Yours faithfully

Mr Basukin

The Chief Accountant

Letter V

July 2000

Mr G.Stone

The Chief Engineer

Chemical Plant

20, St. Paul Street

Manchester

England

Dear Mr G.Stone,

We have received your letter of May 30, this year, making a claim on us because of delay in commissioning the station and claim damages.

In this connection we would like to remind you of the following: under the contract you were to hand over to us the construction site within one month of the date of signing the contract.

You delayed, however, the handing over of the site for 3 months, which delayed the commencement of the construction works.

Besides, during the execution of the contract, because of repeated violation of your contractual obligations serious difficulties arose.

It was with great delay that you made expansion of the settlement for the workers of the station and you did not render us proper assistance in providing customs clearance of the equipment and materials necessary for the work.

In spite of the fact that only 3 months have passed since the date of the expansion of the contractual time the station is ready for acceptance tests.

Taking into account the above, we consider your claim unjustified and request you to withdraw it.

Yours faithfully

Mr Vasilyev

the Chief Manager

Letter VI

Уважаемые господа,

В ответ на Ваше письмо от15 марта с.г., в котором Вы просите уточнить предлагаемые условия платежа, сообщаем Вам следующее:

1. Все платежи за поставляемое оборудование должны быть осуществлены в фунтах стерлингах в соответствии с торговым и платежным соглашениями между нашими странами, путем перевода причитающихся нам сумм на счет Банка для внешней торговли России в Центральном банке вашей страны в пользу нашего объединения.

2. Предусмотренные контрактом платежи должны быть осущес-твлены следующим образом:

-аванс в размере 25% от стоимости контракта выплачивается в течение 30 дней с даты подписания контракта;

--стальные 75% от общей стоимости контракта выплачиваются пятью ежегодными взносами в размере 15 %, причем первый платеж должен быть сделан в течение 12 месяцев с даты коносамента на последнюю партию оборудования.

 

На дату последней отгрузки Поставщик выставит на Заказчика пять тратт. Тратты должны быть акцептованы Заказчиком в течение 5 дней с даты их получения.

За пользование кредитом Заказчик уплатит Поставщику проценты из расчета 3,5% годовых. Сумма каждой тратты будет включать процент, причитающийся на дату платежа по тратте.

Мы полагаем, что данная информация поможет Вам положительно оценить предлагаемые условия платежа, и мы сможем детально обсудить их во время наших переговоров.

Letter VII

1 July 2002

Mr G. Stone

The Chief Engineer

Chemical Plant

20, St. Paul Street

Manchester

England

Dear Mr G. Stone,

We have received your letter of May 30, this year, making a claim on us because of delay in commissioning the station and claim damages.

In this connection we would like to remind you of the following: under the contract you were to hand over to us the construction site within one month of the date of signing the contract.

You delayed, however, the handing over of the site for 3 months, which delayed the commencement of the construction works.

Besides, during the execution of the contract, because of repeated violation of your contractual obligations serious difficulties arose.

It was with great delay that you made expansion of the settlement for the workers of the station and you did not render us proper assistance in providing customs clearance of the equipment and materials necessary for the work.

In spite of the fact that only 3 months have passed since the date of the expiration of the contractual time the station is ready for acceptance tests.

Taking into account the above, we consider your claim unjustified and request you to withdraw it.

 

Yours faithfully

Mr Vasilyev

the Chief Manager

Letter VIII

29 March 2002

Mr Peter Long

The Chief Accountant

Jakarta Motors Ltd.

58, Jalan Thamrin

Jakarta

Dear Sirs,

In reply to your letter of 15th March, this year, in which you ask us to specify the terms of payment we are ready to inform you of the following:

1. All payments for the equipment to be delivered should be made in pounds sterling in accordance with the Trade and Payments agreements in force between our countries, the sums due to us being remitted to the account of the Bank for Foreign Trade of Russia with the Central Bank of your country in favour of our enterprise.

2. Payments under the contract shall be made in the following way:

-advance payments of 25% of the contract value should be paid within 30 days of the date of signing the contract;

-the remaining 75% shall be paid by five annual installments of 15% each, the first installment being paid within 12 months of the date of the bill of lading for the last consignment of the equipment.

At the date of the last shipment the Supplier will draw five drafts on the Customer. The drafts shall be accepted by the Customer within 5 days of the date of the receipt.

For using the credit the Customer will pay to the Supplier a 3.5% interest per annum. The amount of each draft will include the interest due on the maturity date of the draft.

We trust the information we have given you is sufficient to enable you to consider favourably the proposed terms of payment and we shall be able to discuss them in detail during our talks.

Yours faithfully

Mr Basukin

The Chief Accountant

Letter IX

12 December, 2002

Mr Brown

The Director

Brown and Co.

The Machine-Building Plant

34, High Street

London, E.C.B.

England

Dear Mr Brown,

We acknowledge receipt of your letter enclosing a list of the trainees to be sent to Russia this year to undergo vocational training.

We are surprised to learn from your letter that you have already fixed the departure of your trainees for January 20, 2003. In this connection we consider it necessary to remind you that first of all you are to forward a list of the specialities you intend your trainees to undergo vocational training in.

We take the opportunity to remind you of Article 6 of the contract which states that the data on the trainees who are being sent to Russia should be submitted to the enterprise not later than two months before their arrival in Russia. In addition to that, in accordance with this article you are to inform the enterprise of the date of the trainees’ arrival in Russia 10 days before their departure.

Our enterprise requires the above data so that they can coordinate the trainees' arrival with the appropriate Ministries and receiving factories, and also book accomodation in hotels, provide transport facilities in Moscow and arrange the transport for your trainees to the places of training.

As the above mentioned information has not reached us, we have to inform you that we are not in a position to receive your trainees earlier than in April of 2003.

Awaiting your reply

Mr Smirmov,

The Personnel Manager

Letter X

20 December 2000

Mr Robert J.Winston

Export Division

Interfon, Inc.

1677 Sea Harbor Driva

Orlando, Florida 35509

USA

Dear Mr Winston,

In reply to your cable of December 18, this year, we are offering apologies for the delay in sending a reply to your letter of November 20, this year, with your Draft Agency agreement enclosed.

We have carefully studied the Draft and are sorry to have to tell you that we are unable to accept some of the articles as they are worded in the present draft.

Will you please note that we would like your obligations to include not only obtaining orders for us and providing assistance in arranging our participation in tenders invited in your country, we also would like you to keep us informed of your country's market condition and run a wide publicity campaign of our equipment.

 

We would also request you to supervise unloading, transportation and storage of our equipment in your country while executing "turn-key" contracts.

As regards payments of commission to you we would emphasize that we usually do that only after we have received payments from the Customers and in the currency of these payments only.

We also think it necessary for you to include an article providing that the present Agency agreement does not cover design works, sales of equipment or rendering technical assistance in your country under the Intergovernmental agreements now in force between your country and ours.

We trust the above suggestions and alterations will be found acceptable.

Yours faithfully

 

Adam Smith

Corporate Section

Letter XI

2 December 2000

Mr A. Fisher

The Chief Engineer

The Metal-Working Plant

25, Queen Victoria Street

London

England

Dear Mr Fisher,

This is to inform you that the Ministry of Industries of Russia has announced tenders for the construction of an iron and steel complex in Samara.

Tenders are invited for carrying out design works, construction of the project and training of local personnel for the operation of the plant.

We have gained experience in the "turn-key" construction of similar projects and are interested in participating in the tenders.

As you certainly know the implementation of such large-scale projects requires the solution of a number of technical, organizational and financial matters and is carried out successfully if projects are built jointly by several companies.

Hence, we suggest you consider the possibility of our joint participation in the above tenders.

Should you be interested in our proposal, we are ready to prepare a draft Agreement on the establishment of a consortium and to arrange talks on signing it at any time convenient for you. We shall also be able to discuss the preparation of a joint of a tender and engagement of a local agency firm to render us assistance in the tenders. The bidding deadline is set on 5th August, this year.

 

The tender documents will be sent to you on receiving your positive reply.

Yours faithfully

for V/O Prommashexport

(N.Petrov)

 

Letter XII

3 March 2000

Mr F. Spares

The Director

The Instrumental Plant

64, Darwin Road

Liverpool

England

Dear Mr Spares,

In confirmation of our cable of February 15, this year, this is to inform you that the government of our country has invited tenders for the execution of design works, delivery of equipment and construction of transformer substations. We believe that the participation in the tenders will be of interest to you.

 

We ask you to study the tender documents enclosed herewith. As it is specified in the Agency agreement the expenses on the purchase of the tender documents shall be charged to your account.

 

It must be noted that the bidding deadline is set for May 21, this year. We are to receive your bid ten days before the closing date to enable you to do the local formalities and to submit your bid to the tender committee.

We inform you that to win the tender it is desirable that you should grant a commercial credit for a period of 7-10 years at no more than 6% interest a year.

We hope you will be interested in this line of business.

 

Yours faithfully

 

Miss Lemon

 

The Secretary

Letter XIII

5 December 2000

Mr Reed

Export Manager

London Metal Words Ltd.

37, Minsing Lain Street

London

England

Dear Mr Reed,

This is to inform you that we are completing the fulfilment of contractual obligations under our contract for the construction of the power station in your country and are making arrangements for taking back to Russia part of the building equipment and unused materials brought to your country on a re-exportation basis.

As you know it is now standard practice to sell building equipment and unused materials in the country of the Customer upon completion of the works executed on a "turn-key" basis. We also intend to sell part of the equipment and materials in your country. Since you have expressed your intention to have a first option in purchasing our building equipment, we are sending you a list of the equipment and materials which we would like to sell in your country.

All the equipment is serviceable and will be sold with a standard set of spare parts. The equipment will be sold at reasonable prices with allowance made for depreciation of the equipment.

The prices do not include import duties, which should be paid by the Buyer of the equipment in compliance with the customs regulations in force in your country.

The inspection of the equipment and materials can be made at any time convenient for you.

Yours faithfully

Mr Belov