Общая схема классификации документов

По видам
По форме
По содержанию
По происхождению
По месту происхождения
По срокам хранения
По гласности
По средствам фиксации
По стадиям
По срочности

Что такое классификация документов?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________

Вариант 1

Выполните практические задания по оформлению реквизитов документов, используя предложенные ниже элементы:

Адрес организации: 121000, Москва, ул.Краснопресненская, д. 15

Название организации: ОАО «Сталкер»

А) адресующую часть на имя руководителя учреждения (генеральный директор И.С.Круглов);

Б) адресующую часть на имя должностного лица (инспектор отдела кадров М.И.Потапов);

В) гриф утверждения документа руководителем учреждения;

Г) гриф согласования документа (ректором финансовой академии при Правительстве РФ).

 

Вариант 2

Выполните практические задания по оформлению реквизитов документов, используя предложенные ниже элементы:

Адрес организации: 301264, Липки, Киреевский район, ул. Садовая, д. 5, кв.12

Название организации: ОАО «Северные регионы»

А) адресующую часть на имя руководителя учреждения (генеральный директор В.А.Лагунину);

Б) адресующую часть на имя должностного лица (главному бухгалтеру В.М.Кочетову);

В) адресование документа физическому лицу (О.П.Образцову);

Г) гриф утверждения документа президентом предприятия;

Д) гриф утверждения документа решения общего собрания акционеров;

Е) подписание документа несколькими должностными лицами (директор и главный бухгалтер);

Ж) гриф согласования письма.

Задания для самостоятельной работы

1. Изучить требования действующих нормативных документов к органи­зации, структуре и функциям службы делопроизводства: Изучить ГСДОУ. При этом основное внимание обратить на статус службы, состав ее функций, формулировку прав и ответственности. Сделать письменный вывод о развитии требований к задачам службы делопроизводства, уяснить степень регламентации организационных основ службы.

2. Проанализировать организацию службы делопроизводства в условной организации и выявить ее особенности: Изучить описание организации и технологии документационного обеспечения управления в условной организации, выяснить особенности организации делопроизводственной службы, ее несоответствие требова­ниям нормативных документов по статусу, подчиненности, наименова­ниям структурных частей, их составу. Аргументировать ответ.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите структурные части службы делопроизводства в органи­зациях различных уровней управления.

2. Перечислите действующие нормативные документы, регламентирующие задачи и функции делопроизводства. Чем они отличаются? Охарактеризуйте формы организации ДОУ в учреждениях.

3. Перечислите задачи службы ДОУ.

4. Назовите функции службы ДОУ.

5. Перечислите состав категорий руководителей, возглавляющих службу ДОУ, специалистов, технических исполнителей и назовите их функции.

6. Какие локальные нормативные документы регламентируют деятельность службы ДОУ?

7. Чем руководствуются при разработке должностных инструкций?

8. Перечислите основные факторы, влияющие на численность работников службы ДОУ?

9. Охарактеризуйте «нормативы времени».

10. Назовите требования к структуре и составу информации Положения о службе делопроизводства, к должностной инструкции.

ТЕМА 5: Документирование управленческой деятельности

Краткая теоретическая часть

Управленческое решение базируется на информации.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация фиксируется на различных носителях (бумага, фотопленка, дискета и др.) разными способами, например, рукописным, графическим, аудиовизуальным, электронным. Запись информации на носителях по установленным правилам называется документированием.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в статье 5 установил: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

В документировании закрепилось следующее определение: документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Ответь на вопросы:

Что такое информация?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какая информация существует?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Требования к управленческой информации

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

На каких носителях фиксируется информация?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Документирование – это

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Как осуществляется документирование информации согласно ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» в статье 5?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие документы существуют?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Документ – это

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Функции управленческой деятельности:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________