Історії українського ділового мовлення.

Віддавна в житті України важливу роль відігравали такі документи: грамоти, акти, хроніки, кодекси права, історичні описи тощо. Формування традицій ділової мови відбувалося в таких різних сферах, як літописання, релігійна література, актово-урядове письменство. До наших днів збереглися Лаврентіївський (1377 р.) та Іпатіївський (1425 р.) кодекси, грамоти галицько-волинських князів, договір із Візантією, збірник законів "Руська правда" та ін.

3 XIV століття українська, або т. зв. "руська" мова, практично стала офіційною в Литовській державі. Зокрема "Статут Литовський 1529 року" наполягав на україномовному укладанні документів. Для литовсько-польської доби були характерними такі ділові папери: грамоти великих князів литовських та польських королів, різноманітні акти - сеймів; магдебургій, міських та земських судів, церков і монастирів тощо. Серед найвідоміших пам'яток діловодства згадаймо "Литовську метрику", "Коронну метрику", "Судебник" Казимира, "Статут Литовський 1529 року

Справочинство розширюэться за козацьких часів (ХVII - XVIIІ ст.), що пов’язано з державним характером гетьманської України. Типовими "для цієї доби є міжнародні договори, конституції, універсали, листи, різноманітні акти. На підпорядкованій московській владі території застосовувалися всілякі російські документи, найвідомішими з котрих стали такі: "Права, за якими судиться малоросійський народ та "Полное собрание законов Российской Империи".

У період XIX - XX діловодство бурхливо розвивається, Серед найприкметніших документів доби можна виділити епістолярну й мемуарну спадщину українських митців (Т. Шевченка, І. Нечуя-Левицького, І. Франка, В. Самійленка, О. Довженка та ін,); документи Української держави (1918 - 1921 рр.); українську радянську документацію (1917 - 1991 рр.); документи установ діаспори.

В епоху відновлення української державності (з 1991 року) зростає роль як українського ділового мовлення в цілому, так і справочинства зокрема. Особливо актуальними для сучасної доби є документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні ra розпорядчі документи.

10. Мова й мовлення; види мовлення; особливості усної та писемної форм мовлення. Мова - це самобутня система звукових знаків, основа духовного життя етносу, нації, людства. Мова виконує важливі комунікативні, соціативні, пізнавальні, оцінні, емотивні, естетичні функції. Засобом самоздійснення мови є мовлення. Мовлення - сукупність мовленнєвих дій,' мета яких випливає із загальної мети спілкування [9, с. 178]. Основу мовлення становить мовленнєва діяльність, яка можлива тільки в суспільстві й зумовлена його потребами. Безпосереднім виявом мовлення є різноманітні акти в усній і писемній реалізації.

Мовлення здійснюється у двох формах: усній та писемній. Особливості усної та писемної форм мовлення:

1. Писемне мовлення є вторинним щодо усного - воно виникло значно пізніше і спирається на усне, як на своє джерело.

2. Писемне мовлення фіксується графічними знаками і сприймається зором. До графічних знаків відносять літери, цифри, символи, малюнки, умовні позначки.

3. Писемна форма дає можливість фіксувати усні висловлювання, що дозволяє відтворювати чиєсь мовлення значно пізніше того, як воно прозвучало.

4. Писемне мовлення, як правило, монологічне не тільки в офіційно-діловому стилі, а й у науковому та публіцистичному. Діалогічну мову зустрічаємо тільки в художньому та усно-розмовному стилях.

5. На відміну від усного, писемне мовлення дає можливість більш детального аналізу тексту, у результаті чого текст можна поліпшити на лексичному та граматичному рівнях, виправити невдалі слова й речення.

6. У зв'язку з відсутністю додаткових інформаційних засобів, у писемному мовленні зростає значення суб'єктивно-емоційної оцінки. Хоча для офіційно-ділового стилю емоційність не дуже характерна, проте вона можлива в деяких випадках: на урочистих засіданнях, у святкових наказах, привітаннях тощо.

7. Писемний текст завжди строго унормований графічно, орфографічно та пунктуаційно.

8. Для писемних текстів є характерною чітка диференціація за сферами спілкування,, Зокрема існують тексти, розраховані й на зорове, й на слухове сприймання (наказ, резолюція), а також тексти, придатні тільки для зорового сприймання (квитанція, розписка).

9. Писемна форма розрахована на необмежену кількість відтворення й дублювання.

 

11. Як відомо, існування людського колективу, виробництва, трудової діяльності, творчої праці неможлива без мови. Го­ловна складність в оволодінні усним мовленням полягає у необхідності визначати на слух необхідність того чи іншого слова.

До усного ділового мовлення ставляться такі вимоги:

1) точність у формулюванні думки, недвозначність; 2) логічність; 3) стислість; 4) відповідність між змістом і мовними засобами; 5) відповідність між мовними засобами та обставинами мовлення; 6) відповідність між мовними засобами та стилем викладу; 7) вживання сталих словосполучень; 8) різноманітність мовних засобів; 9) нешаблонність у побудові висловлювання; 10) доречність; 11) виразність дикції; 12) відповідність інтонації мовленнєвій ситуації.

Слід пам'ятати про те, що загальна мовна культура визначається не лише знанням норм літературної мови, а й ерудицією людини, культурою її мислення, ступенем оволодіння технікою мовлення, рівнем психологічного й комунікативного розвитку. Усне мовлення є мовною творчістю, імпровізацією, у ньому присутній значний емоційний потенціал.

 

Ділові засідання.

Ділові засідання (наради) - один із найефективніших способів обговорення важливих питань і прийняття рішень у всіх сферах виробничого, громадського й політичного жита. Вони дають змогу спільно аналізувати важливі питання й висловлювати свої думки та пропозиції, приймати найоптимальніші рішення.

Розрізняють такі види нарад:

а) інформаційні, або директивні - наради, на яких учасників знайомлять із певними новими даними, новими положеннями й настановами;

б) диспетчерські, або оперативні - наради, що мають на меті охопити всі три стадії процесу управління: збір інформації, її переробку й прийняття рішень;

в) дискусійні наради, на яких кожен може вільно висловити свої думки, навіть якщо вони й розходяться з думкою більшості чи з думкою керівництва.

Підготовка наради включає визначення тематики, завдань, порядку денного, приблизного складу учасників, дати та години початку ділового засідання; підготовку доповіді й проекту рішення, вибір і підготовку приміщення тощо. Регламент наради звичайно визначається самими учасниками ділового засідання. Для заходів, які відбуваються регулярно, регламент виробляється один раз, для неперіодичних заходів установлюється кожного разу. Найскладніші питання можна розв'язати за 40 хвилин - таким вважають оптимальний час проведення наради. Нараду в будь-якій організації, як правило, проводить її керівник, і результати ділового засідання залежатимуть від уміння керівника працювати з людьми. Щоб бути вправним головуючим на нараді, керівникові треба мати не лише організаторський хист, а й уміти зосереджувати увагу й зусилля на тому, щоб постійно стежити за перебігом дискусії, обмірковувати й добирати слушні зауваження, систематизувати різні погляди. Ефективність ділового засідання полягає саме в тому, щоб виробити спільну думку, яка нерідко важить набагато більше, ніж сума окремих думок членів даної групи.

Узагальнення

Тож якісне ділове спілкування неможливе без усного ділового мовлення. Вивчення специфіки цього виду мовлення, засвоєння основних вимог до усного ділового мовлення сприяє мовленнєвому становленню кожної особистості, а відтак - і підвищенню культури управління.

13. Приватне усне ділове мовлення є засобом повсякденного спілкув. людей у процесі виконання ними службових обов’язків, а також засобом спілкув. працівників установи з відвідувачами в години прийоми; і з працівниками інших установ. Керівники установ та їх заступники проводять прийоми з найпринциповіших питань. Начальники структурних підрозділів проводять прийоми, на яких обговорюють часткові поточні питання. Графік прийому повинен складатися реально з урахуванням усіх можливостей тих хто його вестиме. Якщо керівник не зміг прийняти відвідувача, то це повинен зробити хтось інший, компетентний з даного питання. Місце прийому відповідно обладнується: необхідно подбати про столи, стільці, канцелярське приладдя. У приймальній знаходяться секретар, який допомагає організаційно. Час прийому відвідувачів суворо регламентується. Офіційна особа, що проводить прийом повинна ввічливо зустріти відвідувача, уважно його вислухати, коректно говорити, розібратися в деталях, знайти розв’язок справи. Відвідувач має бути ввічливий, стриманий, прохання повинен висловлювати ясно, чітко й коротко.

14. У наш час телефон – не лише один з найефективніших засобів зв'язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами. Телефонна розмова відрізняється від власне мовлення тим, шо співрозмовники не бачать один одного. Важливим є доцільне використання вербальних засобів спілкування, темпу мовлення, тембру голосу, інтонації.

Ділова тел. розмова потребує продуманості, попередньої підготовки. Для цього потрібно:

· скласти чіткий план спілкування (порядок питань, які хотіли б поставити);

· мати поряд допоміжний матеріал (довідки, цифрові дані, списки тощо, що може нагально знадобитися);

· мати можливість зафіксувати потрібну інформацію.

Тел. розмова повинна мати позитивний емоційний тон, слова слід вимовляти звичайним рівним голосом. Надто гучна мова часто звучить не розбірливо. Дати, прізвища, цифри, назви міст, потрібно вимовляти чітко.

Якщо сталося роз'єднання з тех. причин, відновлює розмову той, хто зателефонував. Закінчує той, хто її почав. Принцип тел. спілкування треба будувати таким чином, щоб інформація, отримана від попередньої розмови, була вигідною для наступної. Підраховано, що кожна телефонна розмова триває в середньому від З до 5 хвилин.

Ось короткий план телефонної розмови. Припускається, що на розмову припадає 3 хвилини:

1. взаємне представлення - 20+ - 5 секунд 2.уведення співрозмовника в курс справи - 40+ - 5 секунд 3. обговорення ситуації, проблеми - 100 + - секунд 4. заключне резюме.

Не слід: 1. Довго не піднімати трубку. 2 Запитувати: Я можу чимось допомогти? 3. Використовувати клаптики паперу для записів.

Слід: 1. Сказати Добрий ранок, я слухаю. 2 Концентруватися на розмові й уважно слухати. 3. Використовувати бланки для запису телефонних розмов. 4. Записати номер того, хто телефонує, і пере телефонувати йому.

15. Спілкування – це міжособистісна та між групова взаємодія, основу якої становить пізнання одне одного й обмін певними результатами психолог. діяльності (думками, почуттями, оцінками).

Розрізняють такі основні види спілкування:

I функціональне - виникає під час виконання певних службових функцій: “водій-пасажир”, “перукар-пасажир”…Торкається й службових відносин у колективі. Воно може симетричним (рівноправним), якщо мова йде про стосунки між колегами одного віку, що обіймають однакові посади, а також асиметричні (нерівнопр.), коли співробітники мають значну різницю за віком, та рівнем фахової та наукової підготовки. Норми ділового етикету вимагають шанобливого звертання на “Ви”, “ім’я по батькові”, застосування таких слів як “Пан”…

II неформальне – спілкув. між добрими знайомими або друзями в неофіційній обстановці. Поняття дружба викликає рівноправних стосунків, тому неформ. спілкування симетричне. Як правило друзі звертаються один до одного на “Ти” та “На ім’я”.

III інтимно-сімейне – в родинному колі. Воно може бути як симетричне, якщо йдеться про стосунки між дітьми і подружжям, так і асиметричне. Традиційно укр. діти звертаються до батьків на “Ви”, однак інші широко поширені на “Ти”.

IV анонімне – короткочасне спілкування між незнайомими людьми, при якому немає потреби для офіційного представлення. У таких випадках прийнято звертатися на “Ви”.