Тема 1. 3. Унификация и стандартизация в области документации. Усорд.

I. Как уже отмечалось ранее, документ является носителем информации. В то же время в сфере управления его можно назвать основным объектом труда. Для удобства ежедневной работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами. Закон РФ «О стандартизации», принятый 10 июня 1993 года, определяет следующее:

- стандарт- типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам;

- стандартизация- деятельность по установлению норм, правил и характеристик.

Таким образом, стандартизация документов- это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня её обязательности.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ).

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

Унификация документов- установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

- унифицированная система организационно- распорядительной документации;

- унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчётно- статистической документации;

- унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

Унификация документов позволяет решить следующие задачи:

- упорядочить состав документов организаций, в которых фиксируется осуществление однотипных функций;

- сократить затраты на создание документов;

- использовать унифицированные шаблоны текстов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

- ускорить процессы принятия управленческих решений.

II. УСОРД является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на ОРД, предусмотренные УСОРД- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

 

Тема 1.4. Правила оформления основных видов организационно- распорядительных документов.

В соответствии с Типовым перечнем управленческие документы можно разделить на группы по основным направлениям деятельности организаций: организация системы управления, планирование, финансирование, учет и отчетность, экономические, научные, культурные связи, информационное обслуживание, трудовые отношения, кадровое обеспечение и т.д.

К организации системы управления относятся организационно-распорядительные документы:

- уставы,

- штатные расписания

- протоколы,

- приказы,

- положения о структурных подразделениях,

- должностные инструкции

Устав - правовой акты, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) – это приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, о командировании, присвоении разрядов, вынесении взысканий и поощрении работников.

Положение о структурном подразделении - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Документы в организации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации-авторе документа.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Они обычно изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

В организации применяются следующие бланки:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов кроме писем. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организации.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как верхний правый угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции.

 

Тема 1.5. Правила оформления и выдачи копий документов.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

- организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация;

- копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства;

- организации могут изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации;

- запрещено изготавливать копии документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 26 «Отметка о заверении копии» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов:

- полная копия;

- выписка;

- отпуск.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Выписка из официального документа изготавливается в случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

- в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола» и т.д.

- воспроизводится полностью вводная часть официального документа;

- из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

- воспроизводится реквизит «подпись» (без личной подписи);

- поставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

 

Отпуск- это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е. без указания должности лица, её заверившего, и расшифровки подписи.

Дубликат- это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утере подлинника на том же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».