Морфологічні норми мови професійного спілкування

Розділ 4

МОРФОЛОГІЧНІ НОРМИ МОВИ ПРОФЕСІЙНОГО СПІЛКУВАННЯ

Зупинки.

Аварії.

Перон.

Гучномовці.

Зали чекань.

Карти.

Вагони- парії.

Вагони- службовці.

Вагони- аристократи.

Люстра –

електрична сестра орхідей.

Черга. Буфет. Каси.

А не можна так, щоб для всіх людей –

вагони першого класу (Ліна Костенко)

Родовий відмінок – основне значення родового відмінка виявляється у придієслівному та приприкметниковому функціонуванні – об’єктне: а) власне об’єкта, напр.: Не чекайте допомоги; Він став білий від снігу; Брат старший від сестри;б) об’єкта, не визначеного кількісно або визначеного частково, напр.: Виділили достатньо готівки.

На основне нашаровуються супровідні значення родового відмінка, пов’язані з вираженням різноманітних обставинних ознак: а) часу, напр.: народився першого квітня дві тисячі п’ятого року; за старих часів було по-іншому; б) просторовості, напр.: приїхати до Львова або атрибутивних відношень у приіменниковій позиції як нашарування на суб’єктну та об’єктну семантику, напр.: Я вловлюю в твоїх словах тон начальника або Акцизний збір в доходах бюджету. Поява цих значень зумовлена явищами транспозиції – виконання іменником функцій прислівника (дієприслівника) чи прикметника (дієприкметника). Не варто, однак, зловживати формами родового присубстантивного відмінка, щоб не створити психолінгвістичного дискомфорту чи граматичних помилок, пор.: Товариш брата моєї дружини повідомив...; Допомога банку не забарилася.

У сполученні з іменниками, що мають значення кількості, та кількісними числівниками форми родового відмінка виражають комплективне значення, тобто роблять повним набір предметів, які становлять щось ціле, напр.: до розрахунку береться половина залишків, витрачено п’ять мільйонів гривень. При цьому вони втрачають самостійну функцію, виступаючи елементом стійкого синтаксично нерозкладного словосполучення, у якому головним членом є кількісний іменник або числівник у формі називного чи знахідного відмінка.

 

Давальний відмінок – основною є функція адресата дії. У зв’язку з цим він поєднується з дієсловами, що позначають цілеспрямовану дію (дарувати, продавати, присвячувати, надсилати, писати тощо), а ядро іменникової лексики формують назви істот, напр.: подарувати народові, присвятити матері.

Низка вторинних функцій пов’язана з первинною, а саме: 1) функція об’єкта дії (давальним відмінком керують дієслова типу допомагати, шкодити, надокучати, прислуговувати тощо), напр.: допомагати друзям, шкодити справі; 2) функція суб’єкта стану – дещо віддалена від первинної і більше тяжіє до називного відмінка. Конструкції з давальним стану можуть бути трансформами двоскладних заперечних речень, напр.: Він не спить. – Йому не спиться. Умовою існування таких конструкцій може бути введення до них означальних прислівників типу добре, погано, напр.: Мені добре живеться; предикативних прислівників, які виражають стан людини або природи (весело, радісно, сумно, нудно, соромно, жаль тощо), напр.: Мені весело; Вам має бути соромно; слів з модальним значенням типу треба, можна, варто, слід, доцільно, необхідно тощо у поєднанні з інфінітивом, напр.: Вам необхідно ще попрацювати.

Давальний відмінок може перебувати у подвійному зв’язку, виконуючи функцію адресата і потенційного суб’єкта дії, у реченнях з дієсловами, що виражають заборону, наказ, дозвіл, можливість тощо (веліти, пропонувати, рекомендувати, радити, дозволяти, забороняти, заважати та ін.), та інфінітивом: перші актуалізують значення адресності, а другі – суб’єкта дії, напр.: Мені радять відпочити, взяти відпустку.

При іменниках давальний відмінок виражає вторинне значення належності, стосунку, напр.: належить батькові, пам’ятник Шевченкові. Будуючи речення, важливо дбати про те, щоб функції адресності та посесивності не перехрещувались і не викликали двозначності, пор.: Львів хоче продати пам’ятник Шевченкові?

Варто звернути увагу на те, що давальний відмінок може вживатися тільки з похідними прийменниками типу завдяки, всупереч, наперекір, назустріч, у яких сема адресата чи об’єкта дії все ж таки відчувається, напр.: Я вчуся в університеті завдяки (всупереч) батькам (долі).

Знахідний відмінок – основне значення – назва об’єкта дії, процесу чи стану, напр.: приваблювати клієнтів, оформляти документи, фіксувати заборгованість, запрошувати делегацію, переживати невдачі. Аналогічну функцію виконує знахідний відмінок у безособовому реченні, присудок у якому виражений предикативними віддієприкметниковими формами на -но, -то, напр .: справу завершено, кредитування припинено.

Вторинними функціями знахідного відмінка є вираження значень: а) часу (слова на зразок година, хвилина, тиждень, рік, століття, ніч у поєднанні з кількісними чи порядковими числівниками, вказівними займенниками цей, той, неозначеними якийсь, деякий), напр.: тривав два дні, відчиниться за годину, припинити на якийсь час; б) міри простору, ваги, вартості (слова типу метр, кілометр, копійка, гривня у поєднанні з кількісними числівниками), напр.: стояти за два кроки, коштує п’ять гривень.

Використання форм знахідного відмінка в присудковій сполуці нейтралізує власне відмінкові ознаки, напр.:... являє собою складну систему формальних відношень.

Орудний відмінок – первинною функцією є інструментальна (знаряддя і засіб дії), напр.: Добрими справами прославте себе.

Вторинними є такі функції: а) об’єкта дії і стану, напр.: керувати банком, милуватися природою, гордитися працівниками; б) реального суб’єкта або співучасника дії, напр.: Рахунок закрито комісією;Продукція випущена дочірньою компанією.

Багатством значень відзначаються форми орудного відмінка, які виконують у реченні функцію обставини. Вони виражають: а) шлях руху, напр.: підніматися сходами, іти дорогою; б) порівняння, напр.: виглядати начальником; в) час, напр.: працювати тижнями; в) спосіб дії, напр.: реалізувати зі знижкою.

Спостерігаємо здатність орудного відмінка виражати предикативну ознаку, напр.: Диктант був з помилками.

Варто звернути увагу на високу активність форм орудного відмінка як компонентів стійких описових (перифразтичних) словосполучень типу перебувати під наглядом, зловживати становищем, збиратися з думками, в яких вони не функціонують ізольовано. Такі вирази подібно до слів відтворюються в мовленні як готові словесні формули і їх треба вивчати та запам’ятовувати.

Місцевий відмінок – виражає розгалужену систему значень, виражаючи їх аналітично, тобто семантико-функціональне значення передається прийменником у поєднанні з відмінковою формою.

Власне предметне значення орудний відмінок реалізує у придієслівній позиції, виражаючи: а) місце дії (загальне локативне значення, і просторову позицію) у поєднані з прийменниками в (у), на, по, при, напр.: бути в Києві, розташований на другому поверсі, розкласти по столах, котились по обличчю, стояв при дорозі; б) знаряддя дії, напр.: транслювали по радіо; в) об’єкта дії (при дієсловах типу упевнюватися, сумніватися, переконуватися, помилятися, розумітися, наполягати, зосереджуватися, ґрунтуватися, плакати, які нейтралізують значення прийменників в (у), на, по, о (об), перетворюючи їх на своєрідні постфікси), напр.: помилятися в людині, знатися на історії, плакати по матері.

Інші функції місцевого відмінка є вторинними і виникають у результаті вживання орудного відмінка в функції обставини, наприклад, часу: народитися в травні, зазнати в юності.

Кличний відмінок – виконує в мовленні функцію називання адресата мовлення, тобто осіб, рідше персоніфікованих предметів, напр.: І все то те, душе моя, чого ти сумуєш? (Т. Шевченко). Реалізуючи цю функцію в реченнях з дієслівними присудками у формі наказового способу, поєднує функцію адресата з функцією потенційного суб’єкта дії, напр.: Верни до мене, пам’яте моя! (В. Стус). Ця функція дає змогу кличному відмінку виступати головним членом односкладних речень, напр.: Богдане Івановичу! – вперше назвав його так офіційно.

У конструкціях типу Ви, Петре Омеляновичу, помиляєтеся; Де зараз ви, кати мого народу? кличний відмінок семантично дублює займенник, конкретизує його зміст, підсилює адресність.

У професійному мовленні використання відмінків визначається тим значенням, з яким вони існують у сучасній українській літературній мові. Деяка специфіка зумовлена семантикою дієслів, які ними керують (складні випадки дієслівного керування будуть викладені в окремому розділі) та типом синтаксичної конструкції.

Особливо ретельно треба стежити за тим, щоб поєднання відмінкових форм не викликало двозначності, напр.: контроль бухгалтерії, допомога заводу, виклик брата. Звичайно, її можна уникнути, ввівши слова-конкретизатори або замінивши віддієслівні іменники дієсловами, пор.: контроль з боку бухгалтерії, допомога від заводу, братів виклик або викликати брата.

Застереження можуть стосуватися вживання окремих відмінків, напр.:

1. При дієсловах з часткою не використовують родовий відмінок, а не знахідний, пор.: не позичити гривні, але позичити гривню, не писати статей, але писати статті.

2. Для вираження значення часу переважно використовують родовий відмінок, якщо його вживають з порядковим числівником, займенниками цей, той чи прикметниками, а також для вказівки на дату, напр.: першого квітня дві тисячі першого року, цього року, поточного року, але у подальші місяці року.

Відмінювання прикметників.

Прикметники змінюються за родами, числами та відмінками.

В однині розрізняють прикметники чоловічого, жіночого та середнього роду, який визначається родом іменника, напр.: головний біль, вищий ступінь, далека путь, довідкове бюро.

Категорія числа прикметників має аналогічний характер – форми числа прикметників узгоджуються з формами числа іменників, з тією лише різницею, що ознаки роду повністю нейтралізуються у множині, напр.: пріоритетні (напрями, сфери, завдання), державні (доходи, інвестиції, вкладення; витрати).

За характером закінчень прикметники поділяють на групи – тверду і м’яку (змішаний тип відмінкових закінчень мають лише прикметники з компонентом -лиций, -лице).

До твердої групи належать прикметники, які в називному відмінку однини мають закінчення: чол. роду -ий або нульове (жін. роду -а, сер. роду -е), напр.: природний, зворотний, поточний, рад, готов, повинен, Ігорів, Миколин, Ольжин, Маріїн.

Зразок словозміни:

Н. природн-ий природн-а природн-е природн-і

Р. природн-ого природн-ої природн-ого природн-их

Д. природн-ому природн-ій природн-ому природн-им

З. як Н. або Р. природн-у як Н. як Н. або Р.

О. природн-им природн-ою природн-им природн-ими

М.... природн-ому (-ім)...природн-ій...природн-ому (-ім)... природн-их

 

Прикметники м’якої групи в називному відмінку однини чол. роду закінчуються на -ій (-їй), а жін. роду на -я, сер. роду на -є, напр.: всесвітній, дорожній, безкраїй.

Зразок словозміни:

Н. безкра-їй безкра-я безкра-є безкра-ї

Р. безкрай-ого безкрай-о безкрай-ого безкра-їх

Д. безкрай-ому безкрай-ою безкрай-ому безкра-їм

З. як Н. або Р. безкра-ю як Н. як Н. або Р.

О. безкра-їм безкрай-ою безкра-їм безкра-їми

М.... безкрай-ому...безкра-їй... безкрай-ому...безкра-їх

(безкра-їм) (безкра-їм)

Запам’ятайте! У формах місцевого відмінка однини чоловічого та середнього роду в науковому та діловому стилях перевага надається закінченню -ому.

 

Вибір закінчення не залежить від значення прикметника. Єдиним винятком з цього правила є слова дружний і дружній, в яких закінчення є показником різного лексичного значення, пор.: дружний „який відбувається одночасно, спільно, погоджено, злагоджено” і дружній „який виражає прихильність, довіру, дружелюбність”. Прикметник дружній входить до складу терміносполучення дружній вексель „фіктивний вексель, що, на відміну від справжнього векселя, не має відповідного забезпечення і використовується особами, які домовилися надати один одному вексель”.

Винятком із загального поділу на групи є також прикметники чоловічого та середнього роду на -лиций, -лице, напр.: білолиций (-е), круглолиций (-е), червонолиций(-е), які мають змішаний тип відмінкової парадигми: в однині закінчення прикметників м’якої групи (крім називного та орудного відмінків), а в множині – твердої (крім називного).

Використання прикметників у текстах ділового мовлення зумовлене, насамперед, потребою уточнити, конкретизувати зміст поняття, позначеного іменником, чіткіше окреслити його, а також увиразнити та збагатити текст, напр.:

Зразок тексту:

КУРС ВАЛЮТНИЙ ГНУЧКИЙ (РИНКОВИЙ) – валютний курс, що формується на валютному ринку під впливом попиту і пропозиції.

Розрізняють:

плаваючий валютний курс – режим вільного коливання валютного курсу, що базується на ринковому механізмі валютного регулювання. Плаваючі курси характерні для провідних твердих валют – долара США, німецької марки, англійського фунта стерлінґів, японської єни тощо;

коливний валютний курс – курс, що змінюється залежно від попиту і пропозиції на валютному ринку, але коригується валютними інтервенціями центральний банків з метою вирівнювання тимчасових різких коливань.

 

Розділ 5

Порядок слів у реченні

 

Порядок слів – це властиве цій мові взаємне розміщення членів речення при певній смисловій структурі висловлювання. Він зумовлений граматичною будовою мови, закріплений літературною традицією. Українська мова допускає відносно вільний, гнучкий порядок слів у реченні. Існує прямий порядок слів і зворотний (інверсія).

Однією з особливостей побудови речення в офіційно-діловому і науковому стилі мови є прямий порядок слів. Він виражається у таких позиціях головних і другорядних членів речення:

Підмет стоїть перед присудком: Інфляція стала невід’ємною ознакою економіки в ХХ ст.; Праця, земля і капітал – основні фактори виробництва.

Узгоджене означення (виражене займенником, прикметником, порядковим числівником, дієприкметником) стоїть перед означуваним словом: особливості інфляційних процесів у перехідних економіках; Національні економічні системи функціонують у конкретному довкіллі.

Неузгоджене означення (виражене іменником, неозначеною формою дієслова, прислівником та ін.) вживається після означуваного слова: доходи від вибору ресурсозбереження; чинники успіху; угода про позики; бажання працювати, робота вручну.

Додаток займає позицію після слова, яке ним керує: Розгляньмо докладніше проблему оподаткування ділових фірм; Соціологія може надати значну допомогу службі зайнятості.

Обставини вживаються довільно: Упродовж 1991 – 1996 рр. суттєво зменшилася інвестиційна активність в Україні; Українська економічна наука як самостійне явище вивчена лише фрагментарно.

Місце вставних слів і словосполучень залежить від того, що саме треба виділити. Вставні слова на початку речення стосуються усього речення, усередині – того слова, що йде після них. Вставні слова вказують на висловлене раніше, служать для пояснення окремих слів і словосполучень, відсилають до джерел, висловлюють ступінь вірогідності та ін. Наприклад: Як було зазначено, особливістю інфляції у перехідних економіках є її надмірно високі темпи; Як відомо, перехід від економіки з централізованим плануванням до ринкових відносин – процес непростий і болісний; Письменник – це, вважай, ціла галактика зі своїми магнітними бурями, супутниками, періодами неспокійного сонця (Б.Олійник).

Чи змінюється зміст речення зі зміною порядку слів? До прикладу вільно поміняємо місцями члени речення: Я розповім вам усе. Усе я вам розповім. Вам я все розповім. Кожне речення є внутрішньою парадигмою однієї конструкції, але змінюється інтонація, смисловий наголос. Вибір мовцем того чи іншого порядку слів залежить від умови спілкування, мети і змісту висловлювання, структури думки, того, що саме вважає мовець основним у комунікативному плані, контексту тощо.

Порядок слів належить і до таких стилістично-синтаксичних категорій, з якими найчастіше пов’язується змістова чіткість, виразність, стилістична тональність фрази. Початковий рядок Шевченкового вірша: Реве та стогне Дніпр широкий – постраждав би, якби ми впорядкували члени речення: Широкий Дніпр реве та стогне. Початкова і кінцева позиції слів у реченні надзвичайно виграшні. До речі, у ділових текстах, вважають, інформаційна роль порядку слів зростає ближче до кінця речення. Наприклад: У секторі підприємництва в Англії щорічно створюються сотні тисяч нових робочих місць.

Отже, інверсія має бути підпорядкована певній меті, найчастіше – наголосити вагу якогось слова. До прикладу: Порожніми балачками переповнений світ; Силою і примусом, грубістю і погрозами можна підкорити собі інших, але це буде вдаваний успіх; Поліпшити якість використання інформаційних систем у повсякденній практиці економіста можуть і зобов’язані вищі навчальні заклади.

Деколи інверсія шкодить логіці викладу, тоді вона стає неможливою, а саме:

а) якщо підмет і прямий додаток перебувають дуже близько один від одного і формально мають однакове граматичне вираження, наприклад: Радість дає знання; Гнів викликав біль; День змінює ніч;Вчинок зумовлює слово;

б) у так званих реченнях тотожності: Мій батько – лікар (Лікар – мій батько); Його мрія – літати (Літати – його мрія); Вчитися – це шукати (Шукати – це вчитися)

Зміна порядку слів може стати засобом привернення чи утримання уваги слухачів під час ділової бесіди чи публічного виступу, адже зміна порядку слів змінює логічний наголос у висловлюванні.

Однорідні члени речення

 

Однорідні члени речення – це члени речення, які виконують однакову синтаксичну функцію, мають здебільшого одне морфологічне вираження і пояснюють одне слово в реченні.

Однорідні члени речення є структурною організацією будь-якого функціонального стилю. У художньому стилі вони мають особливе навантаження, є експресивними засобами на синтаксичному рівні мови. Насичення однорідними членами сприяє виразності, сильніше впливає на розум та емоції читача, додає ритмічності чи навіть музикальності поетичному чи прозовому тексту. В офіційно-діловому і науковому стилях однорідні члени речення сприяють повноті інформації, розгорненій класифікації поняття, зіставленню чи протиставленню явищ, загалом – мають логіко-семантичне завдання, працюють на логіку викладу.

Найістотніша ознака однорідних членів у граматичному відношенні – їхня функціональна рівноправність. Однак ця автономність відносна, довільно міняти місцями однорідні члени речення усе ж не можна, тому що деколи від цього може змінитися або стати нелогічним зміст. Найпростіший приклад: Хлопець біг, спіткнувся і впав, де однорідні присудки означають послідовність дій. Аналогічні приклади можна навести і з книжних стилів: вироблення і прийняття стратегії розвитку підприємства; вибір і дії менеджера; передбачати безробіття і готуватися до нього; становлення та розвиток ринкових форм господарювання тощо.

Основні вимоги до побудови однорідного ряду перебувають в одній площині з вимогами до логічності викладу, адже порушення у семантиці чи структурі усього ряду призведе у тексті до нелогічності. Отже, вимоги до використання однорідних членів речення такі:

РОЗДІЛ 6

Код форми документа.

Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа (назва вищої установи або засновника).

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку.

7. Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа.

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку під попереднім реквізитом. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

8. Назва структурного підрозділу.

Розташовується у верхньому лівому кутку або під попереднім реквізитом. Дозволяється друкувати машинописним способом. Усі реквізити, що позначають автора документа, розміщують у такій послідовності, яка чітко передає їхню підлеглість. Усі назви подають у називному відмінку, напр.:

Міністерство освіти і науки України Львівський національний університет імені Івана Франка

Економічний факультет

Кафедра соціології

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, телефону, факсу, номер банківського рахунка, ел. пошта.

Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Володимира Великого, 21, м. Черкаси, 18022, тел. (0472) 43-50-86. На бланку для листів, що призначені для виконання розрахункових операцій, вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку, напр.: Розрахунковий рахунок №153241749/215149 в Укрінбанку м. Львова МФО 111321.

10. Назва виду документа.

Розташовується зліва або посередині сторінки. Є в усіх документах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. Допомагає кращому сприйняттю тексту, його швидкій обробці, полегшує роботу з ним.

11. Дата.

Документ датують днем його створення або затвердження. Документи колегіальних органів (протоколи, акти та ін.) датують днем, коли відбулася подія, яку задокументовано. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку (заява, характеристика, автобіографія тощо), то дату ставлять під тексом зліва. Існує два способи запису – цифровий і цифрово-словесний. Цифровий передбачає написання арабськими цифрами трьох груп на позначення дня, місяця, року: 04.03.05 або 24.06.05 (крапки укінці не ставимо).Цифрово-словесний має такий вигляд: 4 березня 2005 року або 24 червня 2005 р. Його використовують у документах матеріально-фінансового характеру.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи (наприклад, для оформлення заяви на відпустку) записують у такий спосіб: з 15.10 до 07. 11.04 або з 16.12.04 до 08.01.05.

12. Індекс.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит забезпечує оперативний пошук документа, контроль виконання. Складається з трьох пар арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, в якому підготували документ; друга пара – номер справи за номенклатурою для підрозділу; третя пара – порядковий номер за журналом обліку, напр.: №12-14/49.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані установою, яка уклала чи видала документ, напр.: на №12-14/49 від 23.01.05. Таке посилання роблять у разі оформлення листа-відповіді. Це допомагає організації, що одержує лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь. Укладач відповіді переписує дату та індекс вхідного документа.

14. Місце укладання чи видання.

Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

Розташовується з правого боку під кодом форми документа. Записують від середини рядка: „Для службового користування”, „Таємно”, „Цілком таємно”.

16. Адресат.

Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Складається з таких елементів:

- назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку);

- назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

- назва посади особи-адресата (у давальному відмінку);

- прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку);

- поштова адреса.

Кожну із частин пишуть з нового рядка. Розділових знаків між частинами не ставлять, напр.:

Львівський національний університет

імені Івана Франка

Факультет міжнародних відносин

Деканові проф. Камінському В.І.

 

В особових документах відомості про адресата мають такий вигляд:

Директорові

Інституту української мови

Національної Академії наук України

акад. Кузишину Р.В.

 

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. внесено зміни у правила оформлення поштової адреси, а також місця її подання на конверті. Адресу відправника (адресанта) пишуть у лівому верхньому куті конверта. Наприклад:

М.С. Стацюк

вул. Наукова, 60, кв. 23,

м. Львів-59, 790059

Адресу одержувача (адресата) зазначають у правому нижньому куті конверта, напр.:

Пономареву Віктору Олеговичу

вул. Івасюка, 45,

м. Червоноград,

Львівська обл.,

80100

17. Гриф затвердження.

Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

- слово ЗАТВЕРДЖУЮ (великими літерами без лапок);

- назва посади особи, яка затверджує документ;

- особистий підпис;

- розшифрування підпису (ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ);

- дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу

(підпис) Л.В. Семенюк

07.02.05

Якщо документ затверджується спеціальним розпорядчим актом на документі зазначають гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ Міністерства фінансів України

20.04.05 №15

18. Резолюція.

Це напис на документі, який робить керівник установи. Він містить вказівки щодо виконання цього документа.

Розміщується у верхній лівій частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:

- прізвище та ініціали виконавця, якому буде надіслано документ;

- вказівка про порядок і характер виконання документа;

- термін виконання документа;

- особистий підпис керівника;

- дата.

Як виконавців у резолюції зазначають службових осіб, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, яку названо в резолюції першою. На документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є потреба деталізувати порядок виконання документа. Якщо документ підлягає поверненню або треба деталізувати порядок його виконання, резолюцію оформляють на окремих аркушах чи спеціальних бланках. Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До відома; До наказу; Вжити заходів; Обговорити питання та ін.

Заголовок до тексту.

Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника “ про ”, напр.: Про порушення дисципліни; Про надання приміщення в оренду тощо. Має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на аркуші формату А5, можна подавати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Відмітка про контроль.

Ставлять на документах, що вимагають виконання (вжиття певних заходів) чи відповіді, у вигляді букви К (контроль). Розташовують з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа.

Текст.

Основний реквізит документа. Складається з таких логічних елементів:

- вступу;

- доказу;

- закінчення.

У вступі адресата готують до сприйняття теми; у доказі викладають суть питання; у закінченні формулюють мету, заради якої складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат; мета пасивного – поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля).

Підпис.

Обов’язковий реквізит будь-якого документа. Підписують, як звичайно, перший примірник документа. До складу підпису входять:

- найменування посади (з лівого боку);

- підпис (між назвою посади і прізвищем);

- ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч).

Наприклад:

Директор рекламної агенції

„Панорама” (Підпис) Л.М. Кузовський

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписують тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб (грошово-фінансових документах, угодах тощо).

Підписи кількох службових осіб на документах розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді, напр.:

Директор (Підпис) А.В. Саварин

Головний бухгалтер (Підпис) О.І. Микитенко

Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні, напр.:

Директор ВАТ “Галич – Авто” Директор торгового Автоцентру

(підпис) М.Й. Джунь (Підпис) Бурмай Н.К.

В актах, висновках та подібних документах, які уклала група або комісія, зазначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їхніх обов’язків у конкретній комісії, напр.:

Голова комісії (Підпис) Л.І. Мокрицька

Члени комісії (Підпис) М.О. Борисюк

(Підпис) Б.Г. Яворський

У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад вказують науковий ступінь і наукове звання (професор, доцент, кандидат філологічних наук, доктор економічних наук тощо), напр.:

Гриф погодження.

Розрізняють дві форми погодження документів – внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з відомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

- слова „ПОГОДЖЕНО”;

- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;

- особистого підпису;

- його розшифрування;

- дати.

Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту „підпис” або на окремій сторінці, напр.:

ПОГОДЖЕНО

Директор ЗОШ № 93

(Підпис) С.П. Дмитрів

01.09.05

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України

01.07.05 №12

Віза.

Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування. Віза складається з:

- особистого підпису особи, що візує;

- дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (ініціали та прізвище):

Завідувач кафедри кібернетики (Підпис) М.І. Свирид

28.08.05

Невеликі зауваження (1–2 рядки) розташовують перед візою, напр.: Не заперечую; Не бачу підстави; Уважаю, що пункт 3 треба доопрацювати. Якщо зауважень чи доповнень більше, їх оформляють на окремому аркуші.

У разі внутрішнього погодження візи ставлять на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.

Печатка.

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Відмітка про надходження.

Містить:

- скорочену назву організації, що отримала документ;

- дату його надходження.

Цю відмітку записують чи проставляють за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

- назву організації;

- дату надходження;

- індекс документа.

Відмітку про надходження розташовують на нижньому правому полі першої сторінки документа.

 

§ 3. Загальні вимоги до оформлення та особливості мови ділових паперів

 

Для виготовлення службових документів встановлено два формати паперу – А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Усі реквізити документа розміщують у межах робочої площі сторінки, тобто площі уніфікованої форми чи бланка документа, яка призначена для заповнення основними реквізитами. З країв сторінки залишають вільне незаповнене місце – поля, або береги, документа. Вони призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень. Установлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

· лівого – 35 мм;

· правого – не менше, ніж 8 мм;

· верхнього – 20 мм;

· нижнього – не менше, ніж 19 мм (для формату А4);

не менше, ніж 16 мм (для формату А5).

Реквізити на сторінці документа розміщують паралельно короткій стороні аркуша. У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускають розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні.

Доку