Место подсистем финансового учета в крупных УИС

Крупные УИС включают в свой состав много типов подсистем учета. Любая управленческая информационная система должна содержать подсистему финансового учета.

Другими словами подсистема финансового учета являетсчя сердцем любой УИС. Это связано с тем, что учетные системы основаны на плане счетов и проводках. Любая хозяйственная операция предприятия находит свое отражение в проводках, помимо других важных учетных операциях, таких как аналитический учет, запись состояния в регистрах денежного и материального учета (журналах. карточках и т.д.).

Каждый программный модуль АРМа имеет информационную связь с объектами базы данных, которые хранят данные о бухгалтерских проводках. Таким образом паралельно с основными функциональными операциями характерными для назначения АРМа, происходит формирование проводок. АРМ может работать автономно, так и в составе комплексной УИС. Во втором случае, имеется функциональность, которая предназначена для настроки механизма формирования проводок настроенного на принятый на предприятии План счетов и Классификатор аналитических признаков.

Естественно крупная комплексная УИС имеет специализированный АРМ финансового учета, который предназначен для ввода проводок, их просмотра, анализа, формирования документов отчетности по этим данным.

 

Технология решения задач финансового учета

Вопросы лекции:

Технология решения задач финансового учета.

Ревизия плана счетов (при переходе от ручного учета к автоматизированному)

Разработка классификаторов (хоз операций, затрат, центров затрат, системы аналитических признаков

Ведение классификаторов

Документарность. Обработка первичных документов

Статут документов и операций (сохранен, проведен оперативно проведен окончательно)

Много сегментный аналитический счет

Много сегментный аналитический материальный объект

Типовой перечень участков финансового учета

Технология решения задач финансового учета

Ревизия плана счетов

Информационная технология решения задач финансового учета имеет ряд существенных особенностей, в отличие от предшествующих технологий учета (ручных, механизированных, вне рамок информационных систем).

Одним из первых вопросов при переходе на информационную технологию учета с применением компьютерных средств, программного обеспечения, реализованных в виде интегрированной информационной системы встает вопрос ревизии и подготовки плана счетов для ведения в рамках автоматизированной системы.

Необходимо решить вопрос о форме и стиле нумерации счетов и субсчетов. Естественно, эта форма должна отвечать требованиям бухгалтерского стандарта, но в то же время быть адекватной для правильной интерпретации и отображению программным обеспечением УИС. По стандартам компьютерной индустрии все программно-техническое обеспечение упорядочивает данные в лексикографическом порядке. На западе в учетных системах это давно принятое требование. Вместе с тем в ручном учете в частных случаях бухгалтер волен отступать от лексикографического порядка. В этом случае важен последовательный порядок записи в бухгалтерских документам плана счетов. Например. с точки зрения ручного счета запись счетов 31, 311, 63 и 631 считается нормальным явлением. Если посмотреть на такую последовательность с точки зрения обычного лексикографического упорядочивания то правильная последовательность будет 31, 63, 311, 631, что явно противоречит бухгалтерскому представлению упорядоченности счетов. Если не принять специальных мер, то УИС не встретит понимания у бухгалтеров. В тоже время применение такой формы представления счетов 310, 311, 630, 631 полностью удовлетворяет обоим требованиям. В ручном учете очень часто используется точка или наклонная черта как разделитель классов и групп счетов, субсчетов. Например, 63.631 или 63/631. При постановке учета в среде информационных систем такую форму представления целесообразней пересмотреть, во избежания будущих проблем, связанных с формированием экранных и печатных форм отчетов и т.п.

При формировании и работе с планом счетов в УИС надо иметь ввиду еще один важный аспект. При сохранении плана счетов в БД, каждой позиции присваивается внутренний (невидимый пользователю) идентификатор, которой используется системой для привязки к этой строке плана счетов соответствующих данных (остатков, сальдо, аналитических признаков и т.д.). Очень часто в среде бухгалтеров ранее работавших с ручным учетов, возникает желание в середине учетного периода "перетряхнуть" план счетов (удалить, переименовать, добавить счета и субсчета "раздвинув" другие). В тоже время надо представлять, что в УИС эту операцию сделать можно, но при этом надо выполнить ряд очень серьезных и требующих время работ. В середине учетного периода (например, месяца) эту операцию делать вообще нельзя, иначе надо будет остановить работу с системой на несколько часов или дней (зависит от масштаба системы), а только по завершению учетного периода. Еще лучше такие вопросы предусматривать на начало отчетного года, при формировании приказа по учетной политике на следующий финансовый год.

Разработка классификаторов

Любая информационная система финансового (бухгалтерского) учета строиться с большим количеством различных и многообразных классификаторах. Классификаторы или как их часто называют справочники служат очень важным задачам в создании системы учета на предприятии. Например, одним из самых полезных преимуществ введения справочников является устранение ошибок ввода данных пользователем автоматизированного рабочего места.

Классификаторы разделяются на тематические группы, на группы по оперативности изменения данных в них. Например, справочник "Контрагентов" на предприятии является очень динамичным элементом, в тоже время справочник расчетных счетов предприятия меняется очень редко, а справочник содержащий реквизиты предприятия практически не меняются на протяжении всего времени его работы на рынке.

Классификаторы как правило имеют многоуровневую иерархическую структуру. Это объясняется сложностью логических моделей данных, которыми описывается предметная область управленческих информационных систем. Например, справочники описывающие материальный учет всегда имеют усложненную структуру, которая описывает группы материальных объектов, таких, например, как "Имущество", "Товары", "Услуги", "Материалы". В свою очередь эти группы могут иметь подгруппы, например, группа "Материалы" имеет подгруппы "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", ГСМ", "Драгоценные металлы" и т.д.

Другая важная сторона, связанная со справочниками. На любом предприятии есть однотипные хозяйственные операции, которые совершаются в массовом порядке. Для уменьшения объемов вводимой информации, повышения оперативности работы персонала АРМ создаются справочники типовых хозяйственных операций. Справочники типовых хозяйственных операций также имеют иерархическую структуру для разных участков учета, для разных АРМ и т.д.

Управленческие информационные системы должны иметь развитый аппарат аналитических признаков для хозяйственных операций. Для охвата всех сфер деятельности предприятия также создаются справочники аналитических признаков (тоже иерархическая структура), справочники затрат.

Ведение классификаторов

Очень важное значение имеет политика ведения классификаторов, справочников на предприятии. Их ведение должно быть строго регламентировано. Должно быть назначено одно лицо или список лиц, которые ведут справочники. Кроме этих лиц вносить изменения, удаления и добавления элементов справочников никто не должен. На предприятии, где этому вопросу не уделяется должного внимания и значения автоматизированные системы "засорены" неактуальными данными. Что значит неактуальными? Это означает что справочники содержат недостоверные данные, содержат излишние данные. содержат дублирующие данные. Как правило, в таких организациях операторами автоматизированных рабочих мест совершается большое количество ошибок, причем часто не по их вине. Например, справочник материалов содержит одинаковые по названию объекта, описывающие материальный объект. Оператор может при фиксировании одной хозяйственной операции использовать в какой-то период времени один из них, причем к этой операции приписываются денежные суммы, остатки и т.п., в другой момент времени другой. В оперативной повседневной работе это может и не обнаружиться, но когда при закрытии отчетного периода начнут формировать отчеты, ведомости. то результаты в них начнут "рвать". как выражаются бухгалтера и экономисты. Вот тогда в авральном порядке будут потрачены громадные усилия, нервы и прочее, в результате которых эта ошибочное состояние справочника обнаружиться, проведены исправления проведенных хозяйственных операций.

Когда обычно вносятся ошибки в справочники. Когда за их ведение никто не отвечает и данные в них вносятся подряд всеми операторами. Как правило в спешке оператор при внесении может не найти уже записанный туда объект и повторно это выполнить. Что в результате получается описано выше.

Таким образом, ведение классификаторов должно быть четко регламентировано. За ведение справочников должен отвечать персонально закрепленный сотрудник или группа сотрудников. Никто, кроме этого персонала не имеет право вносит данные в классификаторы. Для ведения классификаторов должно быть выделено достаточно рабочего времени. Должны быть разработаны процедуры проверки актуальности данных. хранящихся в классификаторах, так как нет гарантии что персонал, отвечающий за его ведение не внесет ошибок. К ведению классификаторов должны быть прикреплены лица из состава информационно-компьютерной службы предприятия. Должны быть разработаны процедуры создания новых классификаторов, модификации существующих. Решение о создании классификаторов, составе их структуры должно согласовываться со всеми другими службами предприятия, так как очень часто возникает ситуация, что в разных подразделениях создаются логически одинаковые справочники, но ведутся они по разным процедурам, отвечают разные лица, но когда возникает необходимость "слить" данные из этих двух подразделений. то возникают проблемы логического, технического и программного характера. Например, справочники ведутся в базах данных СУБД различного типа.