Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Общая характеристика программных средств
подготовки табличных документов
При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности приходится представлять и обрабатывать информацию в табличной форме в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков. Создание и обработка табличных документов на основе использования средств вычислительной техники первоначально реализовывались двумя способами: данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка производится с помощью электронного калькулятора; данные размещаются в памяти компьютера, а для их обработки создается и используется программа на одном из языков программирования. Первый способ хорош тем, что он рассчитан на самого рядового пользователя, нагляден, легко проверяется, но расчеты выполняются очень медленно. Второй способ, естественно, во много раз быстрее, но есть свой недостаток — он не подходит для неподготовленного пользователя, требует работы квалифицированного программиста. Сам заказчик не будет непосредственно выполнять разработку и отладку таких программ. Средством разрешения этого противоречия при проведении расчетов над данными, представленными в табличной форме, явились пакеты прикладных программ для работы с электронными таблица-. ми, так называемые табличные процессоры или SPREAD SHEETS, которые в простой и естественной форме соединяют преимущества обоих способов и благодаря своей простоте и универсальности получили широкое распространение. Организация подготовки табличных документов основана на двух основных категориях: форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки); программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки). Диапазон возможных применений современных табличных процессоров невероятно широк: они позволяют не только безошибочно проводить операции над числами в столбцах и строках, но и строить на основе табличных данных диаграммы, производить сложный финансово-экономический анализ, автоматизировать различные сферы бухгалтерской и экономической деятельности.
История работы с табличными процессорами насчитывает уже около 20 лет. Современные программы по всем характеристикам сильно отличаются от своих предшественников. Обратимся к основным вехам развития табличных процессоров. Самую первую программу работы с электронными таблицами разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc (Visible Calculator) и широко применялась на компьютерах Apple II. Затем идею разработки табличных процессоров подхватили другие фирмы и в течение нескольких лет появился целый спектр программ данного класса. Так, в 1981 г. фирма Computer Associates выпустила систему, пользовавшуюся долгое время большой полулярностью — SuperCalc (Super Calculator). В 1982 г. фирма Microsoft выпустила свою первую программу данного класса Multiplan, ставшую прототипом табличных процессоров нового поколения. Multiplan была первоначально спланирована как легко переносимая прикладная программа для работы на Apple II, IBM PC и в других вычислительных системах. У Multiplan было больше возможностей, и она превосходила системы данного класса по уровню сервиса. В нашей стране наибольшее распространение получило именно семейство SuperCalc, был разработан ряд русифицированных адаптированных пакетов: АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86. Значительное влияние на развитие программ для работы с электронными таблицами оказала разработка пакета Lotus 1-2-3 фирмой Lotus Development. Этот табличный процессор работал на IBM PC примерно в десять раз быстрее, поскольку ее разработчик Митч Капор при разработке Lotus 1-2-3 все поставил на карту: с целью, увеличения эффективности были полностью использованы специальные технические возможности компьютера IBM PC и операционной системы MS-DOS. В начале мая 1985 г. в Нью-Йорке была официально представлена система Excel на Macintosh, разработанная фирмой Microsoft. Позднее эта программа появилась в версии, предназначенной для использования на персональных компьютерах типа IBM PC. Разработка этой системы шла почти параллельно с разработкой первой версии операционной оболочки Windows, в основе построения которой лежал принцип GUI (Graphical User Interface — графический интерфейс пользователя), поэтому он также нашел свое отражение в программе калькуляции электронных таблиц Excel 2.1.
Следующая версия Excel 3.0 принесла с собой ряд улучшений, например инструментальное (пиктографическое) меню под строкой меню директив и сильно переработанные графические функции. Вскоре без нее невозможно было себе представить рынок Windows-приложений. Весной 1992 г. появилась следующая версия Excel 4.0 для Windows 3.1, позволившая значительно упростить и унифицировать обслуживание. Появились также версии для Macintosh и OS/2. Затем — следующая версия Excel 5.0 для Windows 3.1, при разработке которой фирма Microsoft сконцентрировала свое внимание на улучшениях, еще больше облегчивших работу пользователя. Для Windows 3.1 существуют и другие программы табличной обработки, например QuattroPro 6.0, разработанная фирмой Borland. Особенностью данной системы является более широкие возможности для проведения технических расчетов. В настоящий момент фирма Borland продала права на дальнейшую разработку этого программного продукта фирме Corel Co. Поэтому его более поздние версии известны под названием Corel Quattro. Табличный процессор — обязательная составляющая любого интегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что возможностей у такой составляющей несколько меньше, но она обеспечивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включающих системы обработки электронных таблиц, могут быть: Corel Office Professional фирмы Corel; Word Perfect Suite 7.0 for Windows 95 фирмы Corel; Works for Windows 95 фирмы Microsoft; MS Office 4.21 for MAC фирмы Microsoft; Office Professional for Windows 95 фирмы Microsoft; SmartSuite 96 for Win 95 фирмы Lotus. С появлением операционной системы Windows 95 были разработаны версии самых популярных табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде: Excel 7.0 фирмы Microsoft; Lotus 1-2-3 5.0 фирмы Lotus Development Corporation: Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co. Следует отметить, что безусловным лидером (пс объему продаж, а следовательно, по популярности, которой она пользуется у по~хзо-вателей) среди программ этого класса является система Excel. Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя, перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса. 1. Контекстная подсказка (Help). Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню. 2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы. 3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный. 4. Контекстное меню (Shortcut menu). Разворачивается по щелчку правой кнопки мыши на объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню. 5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографи^ ческие меню могут быть составлены индивидуально. 6. Рабочие группы или рабочие папки (Workbook). Документы можно объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.
7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что делает работу максимально удобной. Среди таких возможностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т.д. 8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие, как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы. 9. Средства оформления рабочих листов. Современные системы предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие, как: выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, возможность выбора цвета фона клетки и шрифта, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, возможность задания формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а также автоформатирование - в систему уже встроены различные возможности оформления таблиц и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся. 10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но при этом не менять форму бланка. 11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах 'они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.
12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и др. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат. 13. Деловая графика. Трудно представить современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. Возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, например вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей — возможность вставки линий сеток и др. Современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда. 14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, т.е. через экранную форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах. 15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование -одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируют от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это можно делать, создавая сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи. 16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и.функции, расширив набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от существующих в системе, что делает диалог с макрокомандой максимально удобным.
18.2. Основные требования к оформлению Табличных документов В основе табличного документа лежит понятие таблица. Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — составная часть и столбца и графы[1]. Таблица (польск. tablica < лат. tabula доска, таблица) — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками[2]. На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных. Существуют определенные условия, при которых организация материала в таблицу не имеет смысла: в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные.не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация; таблица уступает организации данных в виде текста,"когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии; таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей. Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Подлежащее - это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица. Сказуемое — это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов. Структура таблицы представлена на примере таблицы 18.1. Чтобы построить таблицу, необходимо: 1. Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, - показатели ее подлежащего. 2. Сформулировать показатели сказуемого, т.е. озаглавить те данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего. 3. Определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике, или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого - в головке.
Нумерационный заголовок Таблица 18.1
4. Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого скелет (макет) таблицы и заполнить его данными. Построение макета, в основном, способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы. 5. Определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком. При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности. Логичность построения таблицы означает следующее: 1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике). 2. Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки — показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объединяющему их заголовку верхнего яруса. 3. Логичность деления в подчиненных рубриках. Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований: 1. Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной точке. Подобное расположение может быть затруднено, если: при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали); велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего); требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали. 2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк. 3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае равнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.). 4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) — подлежащего. 5. Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк). 6. Преимущественное использование продольных таблиц. 7. Минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка; рекомендуется: избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один; объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф; образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова; устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов; переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова; заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке. 8. Максимальный лаконизм данных прографки; рекомендуется выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа — в тематический заголовок; ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок; объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках; заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее >, более >, менее <, приблизительно = и т.п.). 9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей. Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий. 1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, разделив такую таблицу на 2—3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется, так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число. 2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы. 3. Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место. 4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки. 5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего. 6. Объединять, соседние однотипные таблицы. 7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице. 8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее число строк. При подготовке табличных документов необходимо выполнять определенные требования к оформлению отдельных элементов таблиц. Нумерационный заголовок. Назначение нумерационного заголовка — упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка: 1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова «Таблица» с последующим номером. 2. Перед тематическим заголовком в виде слова «Таблица» с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется. 3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется. 4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная. 5. Над продолжением таблицы нумерационный-заголовок оформляется в виде слов «Продолжение табл.» с последующим номером и выравниванием вправо. 6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов «Окончание табл.» с последующим номером и выравниванием вправо. Тематический заголовок. Назначение тематического заголовка — дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее: 1. Тематический заголовок необязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу чтения документа. 2. Тематический заголовок не ставится над продолжением и окончанием таблицы. 3. Тематический заголовок горизонтально центрируется. Заголовки граф в головке таблицы. При их оформлении учитывается следующее: 1. Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боко-виком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст боковика. 2. Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке: а) словесное обозначение данных графы; б) буквенное обозначение данных графы; в) обозначение единицы измерения; г) указание на ограничение (от, до, не более, не менее). 3. Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственном числе; во множественном числе — только в случаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе, или когда заголовки графы — существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов. 4. Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа. 5. Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб), а для некоторых терминов — обозначения в виде специальных символов (градусы — °С, проценты - %, доллары США -$ и т.п.). 6. Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы. 7. Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка). 8. Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице. Нумерация и литерация граф. Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач. Оформление этих элементов таблицы должно производиться с учетом следующих требований: Г. Нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф. 2. В статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы — арабскими цифрами. Графа «Номер по порядку». Оформляется с учетом следующих требований: 1. Данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы. 2. Графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике. 3. Заголовок графы оформляется в виде: «№ п/п». 4. Допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике. Единицы измерения. Их представление должно удовлетворять следующим требованиям: 1. Включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не допускается. 2. Если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы, будучи отделена от него запятой. 3. Если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица указывается после тематического заголовка, а остальные — после заголовков соответствующих граф. 4. Если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф. 5. Единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы. Заголовки «Итого», «Всего». Оформляются с учетом следующих требований: 1. Как в боковике, так и в головке заголовок «Итого» относится к частным, промежуточным итогам, заголовок «Всего» — к суммирующим частные итоги. 2. В боковике принято заголовки «Итого» и «Всего» выравнивать по левому краю. Заголовки боковика. Оформляются с учетом следующих требований: 1. Заголовки боковика располагаются: а) при одной ступени: от края боковика, если большинство умещается в 1 строку; с абзацного отступа, если они в 2—3 строки. б) при нескольких ступенях: заголовки 1-й ступени — согласно п. а); заголовки последующих ступеней — с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов; в) заголовок «В том числе» рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он относится. 2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени. 3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при отсутствии его никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика. 4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова «То же» (при заголовках в две и более строк), а затем уже кавычки. Указание на отсутствие сведений или явления в прографке. Оформляется следующим образом: 1. При отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие (...), либо слова «Нет свед.». 2. При отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире. Обозначение ничтожно малых чисел. Оформляется следующим образом: 1. Если число значительно меньше одной десятой, то проставляется «0,0». 2. Если число значительно меньше одной сотой, то проставляется «0,00», и т.д. Деление чисел на цифровые группы. При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры слева направо для целой части и слева направо — для дробной части. Расположение чисел в графах. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требованиям: 1. Числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах). 2. Числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются. 3. Числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или тире и выравниваются по разделителю. 4. При указании в таблицах последовательных интервалов чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут (ОТ...ДО...БКЛЮЧ.). 5. В интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире. 6. Округление числовых значений до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым. Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика. Определяется следующим образом: 1. Если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравниваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика. 2. Если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика. 3. Если боковик начинается с графы «Номер по порядку», то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика. 4. Текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответствующего заголовка боковика. Текст в прографке. Оформление текста в ячейках таблицы должно удовлетворять следующим требованиям: 1. Текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы). 2. Точка в конце текста в ячейке прографки не ставится. 3. При повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика. Линейки в прографке. Они предназначены для разделения граф и оформляются следующим образом: 1. Линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы. 2. В сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть отделяется от другой обычно двойными линейками. Примечания к таблице. Оформляются следующим образом: 1. Если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдельной графы. 2. Если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей. 3. Примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов). 4. Если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформляются как внутритекстовые.
Основные понятия и технология работы с Табличными процессорами
При загрузке табличного процессора обычно открывается рабочее окно, отображающее инструментальные панели, информационные поля и собственно электронную таблицу. Отображаемая электронная таблица, как правило, является одной из многих, объединенных в книгу или блокнот, являющихся объектом хранения в отдельном файле. В связи с этим отдельная таблица именуется рабочим листом.
Структура рабочего окна
Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов: 1. Строка заголовка. Строка заголовка содержит имя программы, имя текущего файла (книги или блокнота) и кнопки управления окном, состав и назначение которых определяется операционной средой, в которой работает табличный процессор. 2. Строка меню. В строке меню расположены имена основных групп команд и инструментальных средств табличного процессора, каждой из которых соответствует собственное выпадающее меню, детализирующее возможности управления электронными таблицами. 3. Пиктографические меню. Пиктограммы, объединенные в инструментальные панели, предназначены для вызова наиболее часто используемых команд. Количество и состав пиктографических меню определяются пользователем. 4. Строка ввода (редактирования). Строка ввода (редактирования) предназначена для ввода и изменения данных в ячейках электронной таблицы. Она содержит имя рабочего листа и адрес активной ячейки, в которой расположен указатель ячеек в виде рамки, окружающей ячейку. Указатель ячеек можно перемещать по рабочему листу с помощью мыши или клавиш управления курсором. 5. Рабочий лист. Рабочий лист отображает собственно электронную таблицу и разбит на ячейки, которые образуют прямоугольный массив и координаты которых определяются путем задания их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (А, В, С... Z, АА, АВ, АС... AZ, ВА, ВВ...), а строки — числами натурального ряда. Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, а CD99 — ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк — на его левой границе. 6. Линейки прокрутки.
|
|||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-09-13; просмотров: 519; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.22.51.241 (0.182 с.) |