Принципы составления деловых бумаг

ПРИНЦИПЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Содержание

Введение …………………………………………………………………………………
1. Деловая бумага: ключевые понятия ……………………………………………...
2. Функции документа …………………………………………………………………
3. Типы документов ……………………………………………………………………
4. Разновидности управленческих документов …………………………………….
5. Основные свойства документа …………………………………………………….
6. Алгоритм составления деловых бумаг ……………………………………...........
7. Составление и языковое оформление отдельных видов документов…………
	7.1.Заявление………………………………………………………………………
	7.2.Доверенность………………………………………………………………….
	7.3.Автобиография ……………………………………………………………….
	7.4.Резюме ………………………………………………………………………...
	7.5.Служебная записка……………………………………………………….......
Упражнения ……………………………………………………………………………..
Список использованной литературы ………………………………………………..
Приложение 1. Языковые модели деловых бумаг …………………………………
Приложение 2. Образцы резюме ……………………………………………………..
Приложение 3. Образцы служебных записок ………………………………………
Приложение 4. Образцы заявлений ………………………………………………….
Приложение 5. Общие правила употребления сокращений ……………………..
Список наиболее употребительных условных сокращений …….
Список наиболее употребительных аббревиатур ………………...

ВВЕДЕНИЕ

Культура речи предполагает адекватное речевое поведение в любой конкретной ситуации. Навыки делового общения как особой разновидности речевой деятельности включают в себя, помимо прочего, и умение правильно создавать и оформлять деловые бумаги. Значительное место формированию этих навыков отводится в рамках вузовских курсов «Русский язык и культура речи» и «Стилистика и литературное редактирование», поскольку одним из основных требований к современному специалисту является владение принципами составления документов и умение выбрать для этой цели соответствующие языковые средства.

Данные методические рекомендации, призванные помочь студентам в усвоении темы «Официально-деловой стиль», особенно раздела «Деловые бумаги», имеют ярко выраженную практическую направленность. В связи с этим мы ограничились лишь необходимым минимумом теоретических сведений об основных видах деловой документации и о принципах составления отдельных жанров официально-деловых бумаг.

Свою основную задачу мы видели в том, чтобы сформировать у студентов понимание сущности правил и алгоритмов составления и оформления текстов документов в соответствии не только с языковыми нормами, но и специфическими требованиями официально-делового стиля. Развитию соответствующих умений, необходимых при составлении и редактировании разного рода документов, способствуют включенные в методические рекомендации упражнения, предполагающие как анализ фактов языка и речи, так и самостоятельную работу по составлению документа.

Основное внимание уделено справочно-информационным документам (заявлению, автобиографии, доверенности, резюме, докладной и объяснительной запискам), которые, на наш взгляд, являются наиболее востребованными в любой профессиональной сфере. При характеристике резюме было учтено несколько факторов, в том числе настоятельная потребность у студента и выпускника вуза в овладении этим жанром, отсутствие унифицированного, общепринятого образца этой деловой бумаги и, наконец, сама специфика этого жанра, заключающаяся в совмещении черт документа, с одной стороны, и PR-текста, с другой стороны.

Теоретической базой для данных методические рекомендации явились сведения, содержащиеся в ГОСТе, в справочной и учебно-методической литературе.

Методические рекомендации адресованы в первую очередь студентам НГТУ, преподавателям лингвистических дисциплин, лицам, занимающимся организацией и управлением производства, а также всем желающим повысить культуру делового общения.

ДЕЛОВАЯ БУМАГА: КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ	Регламентированный процесс записи информации (на бумаге или ином носителе)по установленным правилам
Документ	Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Документы объединены в унифицированные системы документации
деловая бумага	Документ, имеющий хождение в административно-управленческой сфере
Реквизиты	Обязательные композиционные части, установленные законом и распорядительными документами (ГОСТом) для каждой разновидности документов
ФОРМУЛЯР	Совокупность и определённая последовательность реквизитов, характерных для той или иной разновидности документа и обеспечивающих его юридическую силу
Бланк документа	Стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора (составителя) документа. Существуют два типа бланков: угловые и продольные, различающиеся расположением реквизитов, предваряющих текст письма
адресант (составитель)	Реквизит, содержащий наименование организации-отправителя и/или лица, составившего/подписавшего документ
Адресат	Реквизит, содержащий наименование организации/лица, которому направляется данный документ. Как правило, располагается в верхнем правом углу
заголовок (Наименование документа)	Реквизит, отражающий коммуникативную цель адресанта. Позволяет судить о назначении документов; определяет состав реквизитов и структуру текста. Обычно печатается прописными буквами/с заглавной буквы
основная часть (собственно текст)	Основной реквизит документа, содержащий главную информацию. Чаще всего оформляется в виде связного текста, иногда - в виде трафарета (линейной записи с пробелами), анкеты, таблицы. Возможно соединение разных форм
Дата документа	Реквизит, указывающий дату подписания документа, его утверждения; а также дату события, зафиксированного в документе. Способы датирования: цифровой и комбинированный
подпись	Собственно подпись (сигнатура) составителя, отправителя, заверителя и др. В большинстве случаев предполагается расшифровка подписи
Канцеляризм	Слова и устойчивые словосочетания, грамматические формы и конструкции, традиционно употребляющиеся в официально-деловом стиле (в первую очередь в его административно-хозяйственном подстиле)
Стандартизация	Установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов
Унификация	Приведение чего-либо (в данном случае документации) к единой системе, форме, единообразию

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

I. ОБЩИЕ

ИНФОРМАЦИОННАЯ	СОЦИАЛЬНАЯ	КОММУНИКАТИВНАЯ	КУЛЬТУРНАЯ
Создаётся для хранения информации; является результатом отображения реалий объективной действительности (фактов, событий и т. д.) и мыслительной деятельности человека	Обладает социальной значимостью, поскольку порождён общественной потребностью	Представляет собой инструмент делового общения, используясь в качестве средства связи между отдельными социальными субъектами	Выступает в роли средства закрепления и передачи культурных традиций; отражает уровень научного и технического развития общества

II. СПЕЦИАЛЬНЫЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ	ПРАВОВАЯ	ИСТОРИЧЕСКОГО ИСТОЧНИКА
Служит основой для принятия управленческих решений; фиксирует принятые решения; подтверждает факт их исполнения	Является средством закрепления и измерения правовых норм и правоотношений в обществе; способом доказательства при рассмотрении спорных вопросов	Может выступать в роли источника сведений об историческом развитии общества

ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ

Основания классификации	Разновидности
ПЕРВИЧНОСТЬ / ВТОРИЧНОСТЬ	Оригинал Копия
ФАКТОР АДРЕСАТА	Внутренняя переписка Внешняя переписка
СТЕПЕНЬ ДОСТУПНОСТИ	Открытого пользования Ограниченного доступа Конфиденциального характера
СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ	Срочные Второстепенные Итоговые Периодические
СОДЕРЖАНИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ	Распорядительные Отчётные Справочные Плановые
СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ	Производственные Финансовые Научные Технические Управленческие √

4. РАЗНОВИДНОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ*

ДИРЕКТИВНЫЕ	ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ	СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ	ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Закон Указ Постановление Инструкции вышестоящих органов	Устав Приказ Положение Штатное расписание Договор Распоряжение Должностная инструкция	Акт Протокол Служебные записки Справка Письмо Телеграмма Телефонограмма Факс	Приказ о приёме, увольнении и т. п. Заявление Трудовая книжка Трудовой договор Характеристика Личное дело

ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА

Достоверность(объективность информации)	Отражение информативным содержанием фактического положение дел; непредвзятая оценка событий
Точность словоупотребления	Использование слов в строгом соответствии с их лексическим значением
Лаконизм формулировок	Целесообразное количество включаемой информации, необходимой и достаточной для реализации конкретной коммуникативной задачи. Краткое и чёткое речевое оформление содержания, заключающее в себе только необходимое для уяснения предмета речи
Безупречность в юридическом отношении	Правовая значимость, дающая основание служить доказательством в суде
Стандартность языка	Выражение мысли единообразным способом; использование устойчивых языковых оборотов при освещении типовых ситуаций делового общения
безличностно-Нейтральный тон изложения	Стремление к обезличенной подаче информации: отсутствие или ограниченное употребление языковых средств выражения субъекта речи; практическое отсутствие оценочной лексики
Соответствие нормам официально-делового этикета	Выбор композиции и отбор языковых средств, соответствующих жанру.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ отдельных видов ДОКУМЕНТОВ

7.1. ЗАЯВЛЕНИЕ

Документ, содержащий просьбу, жалобу или предложение лица (работника, потребителя, клиента). Адресат - должностное лицо или организация.

общие правила оформления заявления

Заявление, как правило, составляется в рукописной форме на бумаге формата А-4 или трафаретном бланке. Содержит следующие реквизиты:

v Наименование адресата (с указанием должности, фамилии и инициалов) пишется вверху с отступом в треть строки*.

v Фамилия, имя, отчество заявителя пишется под адресатом без предлога от (болеепредпочтительный вариант) или с предлогом от.

v Наименование документа - слово Заявление - пишется в центре листа.

v Основной текст пишется с красной строки. Он содержит формулировку просьбы (жалобы, предложения) с краткой аргументацией существа дела и, возможно, с указанием конкретных сроков и условия желательного варианта решения.

v Указание на наличие необходимых прилагаемых к заявлению документов.**

v Дата, как правило, ставится слева, подпись заявителя - справа.

ФОРМА-образец ЗАЯВЛЕНИЯ

Должность и Ф.И.О.адресата (кому?) (кого?) должность / статус Ф.И.О. адресанта**   Заявление Прошу + инфинитив глагола (выделить, разрешить, допустить, принять и т.д.)… Конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…, в связи с тем, что…, по причине…, на основании того что…, учитывая (что?)... Необходимые документы прилагаются Дата Подпись

ДОВЕРЕННОСТЬ

Документ, содержащий информацию о предоставлении права доверенному лицу полномочия предпринять/предпринимать какое-либо действие (чаще всего получить что-либо) от лица доверителя и предназначенный для предъявления третьим лицам.

Адресат – учреждение, предприятие, учебное заведение и т. д.

Разновидности доверенности: официальная (служебная) и личная.

ФОРМА-ОБРАЗЕЦ ДОВЕРЕННОСТИ

Доверенность Я, Ф.И.О., паспорт серии ______ № _________ выдан_____________ ___________________________, проживающий по адресу:___________________, (когда и кем) доверяю получить причитающуюся мне стипендию за______________ 20___года (месяц) (кому) Ф.И.О., паспорт серии _____ №__________ выдан ___________________ (когда и кем) _______________, проживающему (-ей) по адресу: ______________________.   Дата Подпись Расшифровка подписи Подпись кого? (должность Ф.И.О.) удостоверяю (заверяю)* *. Дата Подпись Расшифровка подписи

 

 

Композиция и информативно-смысловая модель автобиографии и резюме в принципе аналогичны. Разница в их информативном содержании обусловлена большей зависимостью содержания резюме от адресата (предполагаемого работодателя).

 

АВТОБИОГРАФИЯ

Документ, содержащий жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. Адресат – учреждение (работодатель), учебное заведение и т. п.

общие правила оформления автобиографии

Автобиография составляется от первого лица в произвольной форме, собственноручно, но без помарок и исправлений с обязательным освещением следующих вопросов:

v Дата и место рождения, социальное происхождение, гражданство.

v Пребывание в учебных заведениях (где и когда учился). Полученное образование, специальность.

v Начало трудовой деятельности, переход с одной работы на другую (когда, где, кем работал).

v Служил ли в рядах Вооружённых сил (когда, где, кем).

v Участие в общественной жизни. Награды, поощрения (если есть).

v Семейное положение, краткие сведения о ближайших родственниках.

v Другие сведения (по усмотрению составителя).

РЕЗЮМЕ

Документ, предъявляемый лично или отправляемый/высылаемый при трудоустройстве и содержащий краткие сведения о биографических данных, образовательной подготовке, профессиональной деятельности, некоторых умениях и навыках, а также личных качествах человека. Адресат – потенциальный работодатель.

Резюме – это своего рода визитная карточка, аттестующая претендента на вакантную должность. Цель резюме – как можно более выигрышно (и в то же время объективно) представить себя как личность и свою трудовую биографию.

Резюме – сравнительно молодой жанр в русском деловом общении, именно поэтому применительно к нему пока не выработано единого стандарта и написание резюме является до некоторой степени творческим процессом. Тем не менее существуют общие правила составления резюме и можно назвать типовые информативные блоки этого жанра деловой речи.

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Это общепринятое наименование для докладной записки и объяснительной записки, поскольку композиция и информативно-смысловая модель докладной записки и объяснительной записки в принципе аналогичны. Разница же в их информативном содержании обусловлена различием социального статуса и роли составителя этих служебных записок.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Адресованный руководству, информационно-справочный документ, цель которого - информирование о ситуации, каком-либо факте, об итогах выполнения той или иной работы, задания. Составляется как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства. Может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Адресат – руководитель подразделения или учреждения.

Коммуникативная цель - побуждение руководителя к принятию определенного решения.

Реквизиты докладной записки

v Наименование предприятия (учреждения) и структурного подразделения.

v Адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы).

v Наименование жанра документа (заголовок).

v Дополнительный заголовок, предшествующий основному тексту и более конкретно отражающий информативное содержание документа.

v Основной текст, состоящий, как правило, из двух смысловых частей: в первой части излагаются события или факты, послужившие поводом к составлению данного документа; вторая часть содержит выводы и предложения.

v Дата (если не предусмотрена в штампе или на бланке предприятия).

v Указание должности, фамилии и инициалов составителя.

v Личная подпись*. Расшифровка подписи.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Документ, содержащий информацию должностного лица вышестоящему должностному лицу. В зависимости от коммуникативной ситуации выделяется две разновидности объяснительных записок:

1. Сопроводительный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (отчёта, плана, проекта и т. д.) Другое название этой деловой бумаги – пояснительная записка.

2. Самостоятельный документ, содержащий указание причин, приведших к каким-либо нарушениям:

- к невыполнению какого-либо задания, поручения;

- к нарушению трудовой или производственной дисциплины.

В любом случае текст объяснительной записки должен содержать убедительные аргументы.

упражненИЯ

Упражнение 1

Задание:	Прочитав текст заявления, укажите в нём композиционные, логические, стилистические ошибки и отклонения. Отредактируйте текст.
Директору фирмы «Альянс» Иванову С.А. от Петрова Ю.П.     Заявление. Настоятельно прошу Вас дать мне отгул на 28.02.2004 в связи с причинами личного характера.   28,02,2004 Петров Ю.П.

Упражнение 2

Задание:

Составьте заявление ü с просьбой перевести вас на другой факультет; ü с просьбой перевести на другую специальность; ü с просьбой разрешить академический отпуск; ü с просьбой разрешить прохождение производственной практики по месту жительства; ü с просьбой перевести на заочную или вечернюю форму обучения; ü с просьбой об изменении фамилии; ü с просьбой о назначении социальной стипендии; ü о досрочной сдаче экзаменов; ü о продлении сроков сессии; ü о приеме на временную работу; ü об увольнении с работы.

Совпадут ли адресаты этих заявлений?

В текстах каких заявлений будет отсутствовать аргументирующая часть?

В каких ситуациях предполагается предоставление (приложение к тексту заявления)

других документов?