III. Репетиция презентации - это проверка и отладка созданной презентации.

1. Требования к оформлению презентаций

 

Структура презентации

 

· Учитывайте время.

· Когда вы готовите презентацию, первое, над чем вы должны подумать - это длительность доклада. В зависимости от условий, это может быть от двух минут до двух часов.

· Простое правило: количество слайдов должно примерно соответствовать темпу «один слайд в минуту». В большинстве ситуаций у вас меньше времени, чем вы рассчитываете

· «Нельзя объять необъятное». Не пытайтесь уместить в презентацию больше, чем необходимо. Лучше донести до слушателей основное содержание всей лекции, чем её части, содержащей излишние подробности. В большинстве ситуаций быстрая оценка времени, отведенного под ваш доклад, покажет, что вы не успеваете упомянуть определенные детали. Понимание этого сэкономит вам несколько часов при подготовке доклада: вы просто не будете готовить ту часть доклада, которую потом всё равно вырежете.

 

Глобальная структура

 

При создании доклада, длительностью более 10-15 минут следует уделить внимание глобальной структуре доклада. Для создания глобальной структуры доклада, с учетом ограничений по времени, следует:

· Набросать основные моменты, которые разумно упомянуть в отведенное время

· Проклассифицировать наброски по разделам и подразделам

· Не бойтесь менять структуру доклада по мере работы над ним

 

Разделы и подразделы

 

· Не используйте больше четырех и меньше двух подразделов.

Даже четыре подраздела это много, кроме случая, когда у них простая структура. Пять и более подразделов аудитории сложно запомнить. Элементарно, когда вы показываете оглавление, аудитория за короткое время не может уловить важность (под)разделов и их различия между собой. К тому времени как вы дойдете до последнего (под)раздела, аудитория уже забудет, как он называется и про что он.

· В идеале оглавление должно быть самодостаточно, т.е. структура доклада должна быть понятна до того как вы ее описали.

· Названия разделов и подразделов должны быть краткими и достаточными

· Названия разделов и подразделов должны следовать логической структуре доклада

· Начинайте доклад с пояснения, о чем вы будете рассказывать

· Всегда завершайте свой доклад обобщением уже сказанных основных тезисов в более короткой и понятной форме, т.к. люди наиболее внимательны в начале и конце доклада. Итоги - это ваш второй шанс донести главную мысль до слушателя.

· Не используйте уровень вложенности структуры глубже второго

 

 

Структура слайда

 

Как и вся ваша презентация, каждый слайд должен иметь структуру. Слайд, который просто заполнен неким длинным текстом, очень сложно воспринимать. Это ваша задача - структурировать каждый слайд так, чтобы в идеале аудитория смогла сразу понять, какая информация важна, какая - просто детали, как связаны между собой различные части и т.д.

 

Заголовок слайда

· Делайте заголовок для каждого слайда. Заголовок объясняет содержимое слайда для людей, не следящих за всеми подробностями доклада.

· Заголовок должен объяснять, а не просто давать зашифрованный итог.

· В идеале, заголовки слайдов должны сами по себе «рассказывать доклад».

Количество информации на слайде

 

· Не полностью заполненный слайд лучше, чем переполненный. Обычно, в слайде должно быть от 20 до 40 слов. Разумный максимум - 80 слов.

· Не стоит предполагать, что вся аудитория - эксперты в данном вопросе. Даже если все слушатели по идее эксперты, они могли слышать о теме вашего доклада пару лет назад. У вас всегда должно быть в запасе время для краткого пояснения слайд

· Никогда не помещайте на слайд то, о чем не будете рассказывать, даже для демонстрации суперсложности ваших умозаключений. Тем не менее, вы можете пояснять вещи, которые отсутствуют на слайде.

· Делайте слайд проще. Обычно аудитория видит слайд около 50 секунд. У слушателей нет времени разбираться в хитросплетенных предложениях, длинном коде или навороченных формулах.

· Лучше использовать нумерованные или маркированные списки, а не сплошной текст.

· Не используйте в списках вложенность глубже двух. Используйте графики и диаграммы.

· Выделяйте цветом или полужирным важные вещи. Используйте выделение разумно, не стремитесь к излишеству.

 

 

Текст

 

· Пишите короткие фразы или предложения. Лучше фразы. Например, вместо «На рисунке слева изображена машина Тьюринга, на рисунке справа - конечный автомат». Лучше «Слева: машина Тьюринга. Справа: Конечный автомат». Еще лучше сделать подписи к рисункам.

· Не забывайте про пунктуацию: фразы не заканчиваются точкой, а предложения - заканчиваются.

· Никогда не используйте более мелкий шрифт, чтобы в слайд влезло больше текста.

· Не переносите слова.

· Текст и цифры должны иметь одинаковый размер. И на графиках/диаграммах тоже.

 

Графика

Графика чаще всего раскрывает концепции или идеи гораздо эффективнее текста: одна картинка может сказать больше тысячи слов (бывает и наоборот - одно слово может сказать больше тысячи картин).

· Если есть возможность - вставляйте картинки в каждый слайд. Визуализация сильно помогает аудитории.

· Помещайте картинки левее текста: мы читаем слева-на-право, так что смотрим вначале на левую сторону слайда.

· Графика должна иметь ту же самую типографику, что и основной текст: шрифты, начертание.

· Фотографии вполне могут быть полноцветными, а векторная графика (диаграммы, схемы, графики) должны соответствовать основной цветовой схеме (например, черный - обычные линии, красный - выделенные части, зеленый - примеры, синий - структура)

· Как и в случае текста, вы должны объяснить все элементы графики. Не поясненные детали могут сыграть роль паззла, который слушатели будут разгадывать, вместо того, чтобы сосредоточить внимание на докладе. Так что будьте внимательны, импортируя графику из другого доклада или источника - уровень детализации чаще всего приходится адаптировать.

· В случае комплексных схем или сложных структур, вы можете потратить слишком много времени на пояснение ненужных деталей. В этом случае разумно сделать общую схему с увеличенными интересными фрагментами.

 

Анимация и переходы

 

· Используйте анимацию для пояснения динамики системы, алгоритмов и т.д.

Не используйте анимацию для привлечения внимания аудитории. Не важно насколько круто выглядит вылетающий текст, вращающиеся картинки и не важно насколько остро вы ощущаете необходимость некоего «действа» для приободрения аудитории, большая часть людей обычно воспринимают это как шутовство.

· Не используйте эффекты смены слайдов, как например «диссоциация», если только у вас нет на это веских причин. Если используете эффекты, используйте аккуратно. Они могут быть полезны. Например, вы на первом слайде показываете мальчика, а на следующем - зрелого мужчину. И у вас есть желание продемонстрировать «мальчик постепенно становится мужем», в этом случае диссоциация полезна.

Звук

· Звуковое сопровождение должно отражать суть или подчеркивать особенность темы слайда, презентации;

· необходимо выбрать оптимальную громкость, чтобы звук был слышен всем слушателям, но не был оглушительным;

· если это фоновая музыка, то она должна не отвлекать внимание слушателей и не заглушать слова докладчика. Чтобы все материалы слайда воспринимались целостно, и не возникало диссонанса между отдельными его фрагментами, необходимо учитывать общие правила оформления презентации.

Навигация

 

Значимость навигационных элементов сильно зависит от аудитории, типа доклада и его продолжительности.

· Длинные доклады более требовательны к навигационным подсказкам, чем короткие.

· Имя автора и его статус полезен в ситуациях, когда аудитория не знакома с ним (например, конференция). Если автора и так все знают, то его имя на каждом слайде выглядит назойливо.

Цвета

· Аккуратно используйте цвета. Для добавления каждого нового цвета у вас должна быть веская причина.

· Цветовая гамма должна состоять не более чем из двух-трех цветов.

· Будьте осторожны в использовании светлых цветов на белом фоне, особенно зеленого. То, что хорошо выглядит у вас на мониторе, плохо выглядит при докладе, поскольку мониторы, проекторы и принтеры по-разному представляют цвета. Используйте темные, насыщенные цвета, если у вас светлый фон.

· Используйте контрастные цвета. Нормальный текст должен быть черным на белом фоне или, как минимум, чем-то темным на чём-то очень светлом. Никогда не используйте такие сочетания как «светло-зеленый текст на не-слишком-темно-зеленом фоне».

· Тени уменьшают четкость без увеличения информативности. Не используйте тени только потому, что это выглядит, по-вашему, более красиво.

· Черный цвет имеет негативный (мрачный) подтекст.

· Белый текст на черном фоне читается плохо (инверсия плохо читается).

· Инверсные цвета (светлый текст на темном фоне) может стать проблемой в светлых (не затемненных) помещениях. Инверсные цвета также тяжелее воспроизводятся в раздаточном материале и на прозрачках.

 

Шрифты

Выбор правильного шрифта для презентации - не тривиальная задача. Неправильный выбор не только будет выглядеть некрасиво, но и создаст проблемы восприятия слайдов.

 

Размер шрифта

В презентациях классический размер шрифта теряет свое значение. Вместо вычисления размера шрифта следует мыслить в терминах «количество строк на один слайд». В зависимости от размера помещения и степени удаления аудитории от экрана, следует ориентироваться на 10-20 строк на каждом слайде. Чем меньше строк, тем более читабельный будет текст.

 

Семейства шрифтов

Существует два больших класса шрифтов: с засечками (serif) и без (sans-serif). Шрифт без засечек чаще всего лучше читается в презентациях. Презентации, использующие шрифт с засечками, дают впечатление более консервативных. Вы можете использовать этот эффект.

Шрифты, которые стоит избегать (для обычного текста):

· тонкие варианты serif (например, Stempel, и возможно Garamond)

· все моноширинные (например Courier)

· рукописные (имитирующие рукописный текст)

· декоративные

· готические

Одна из главных заповедей типографики - использовать настолько малое количество шрифтов, насколько это возможно. В частности, типографическая мудрость гласит, что вы не должны использовать более двух семейств шрифтов на одной страницу. Тем не менее, следует придерживаться традиций той аудитории, перед которой выступаете. Например, в математике принято обозначать вектора готическими буквами, а в программировании - показывать исходный код моноширинным шрифтом.

Наиболее общая практика в типографике использовать шрифт с засечками для основного текста и без засечек - для заголовков. Вы также можете использовать два разных шрифта с засечками или два разных шрифта без засечек, лишь бы они были «достаточно разными». Если они выглядят похожими, то страница будет «выглядеть странно», но аудитория не сможет точно сказать почему. Например, не мешайте Arial и Helvetica или Computer Modern и Baskerville. Комбинация Gills Sans и Helvetica достаточно опасна, но потенциально возможна. Сочетание Futura и Optima приемлимо с поправкой на то, что это слишком разные шрифты.

 

Начертания, насыщенность

В этом подразделе нас интересуют начертание шрифтов - курсив (italic) и насыщенность - полужирный (bold).

· Курсив обычно используется для выделения. Тем не менее, особенно с шрифтами без засечек, курсив не настолько сильно выделяет текст и смысловая нагрузка теряется. В презентациях предпочтительней использовать выделение цветом либо выделение полужирным.

· Различные символы, используемые в курсивах шрифтов с засечками, ближе к рукописным, чем аналогичные символы в прямом шрифте. По этой причине курсив шрифта с засечками напоминает рукописный, и может быть полезным в презентации для создания соответствующей атмосферы. Следует учитывать, что такой текст сложнее читать и стоит ограничиться не более чем одной строкой курсива.

В типографике не одобряют использование полужирного шрифт для смыслового выделения внутри обычного текста (слово, выделенное полужирным, внутри обычного текста выглядит «грязно»). В презентациях обычно это правило не действует. На слайде обычно слишком мало текста и слишком много отвлекающих внимание элементов. В этом случае выделение курсивом может не оказать должного эффекта. Так что полужирный в презентациях выглядит хорошей альтернативой. Еще лучше использовать выделение цветом для привлечения внимания.