Частина 4. Управліня проектом

4.1. Стратегії внесення змін у план проекту

1) Вибір стратегії зміни плану проекту

Після аналізу, що ідентифікував проблеми у календарному плані проекту, ви можете використовувати різноманітні стратегії управління проектним планом. Наприклад, ви можете просто змінити тривалість задачі або модифікувати інші чинники, що впливають на план, як наприклад зв'язки, обмеження і ресурси.

Можливі стратегії коригування плану:

1. Змінити тривалість задач (Change a task duration).

2. Переглянути залежність задач (Review task dependencies).

3. Встановити перекриття або затримку для задач (Set overlap or delay for tasks).

4. Переглянути і змінити обмеження на задачі (Review and change a task constraint).

5. Модифікувати проектний календар (Modify the project calendar).

6. Модифікувати ресурсний календар (Modify a resource calendar).

7. Модифікувати чи видалити задачний календар (Modify or remove a task calendar ).

Змінити тривалість задачі. Якщо це можливо, найпростіший шлях - скоротити тривалість задачі, особливо для тих задач, які є на critical path. Переглянути залежність задач. Один шлях утримувати ваш план на заданому курсі - переконатися, що всі задачі були логічно пов'язані. Наприклад, якщо дві задачі у вашому проекті можуть початися в той же час, але були зв'язані таким чином, що одна слідує за іншою, зміна зв'язку могла би допомогти скоротити проект. Перекриття набору або затримка для задач. Сценарій реалізується за допомогою частково покриття задач, які відбуваються на критичному шляху або за допомогою затримки некритичної задачі (noncritical) таким чином, що ресурс може працювати над іншою, більш критичною задачею. Перекриття або затримка для задачі. Жорстке обмеження (inflexible constraint) розміщене на задачі, особливо, якщо задача є на критичному шляху, що може обмежити здатність проекту змінити графік задач. Якщо задача не повинна починатися або закінчуватися на специфічній даті, щонайшвидше змініть обмеження. Змініть проектний календар. За допомогою зміни проектного календаря, де вказується як, коли і як довго ресурси працюють над задачами, можна потенційно скоротити повну тривалість проекту. Змініть календар ресурсу. За допомогою зміни індивідуальних календарів ресурсу можна скоротити повну тривалість задачі, над якою працюють ресурси. Змініть або виключіть календар задачі. Календар задачі, застосований до задачі, може продовжувати тривалість, якщо час, вказаний в розкладі, суперечить календарю, застосованому до призначеного ресурсу.

8. Додати ресурси (Add a resource).

9. Замінити ресурси (Replace a resource).

10. Пристосувати час ресурсу на виконання задачі (Adjust the amount of time a resource spends on a task)

11. Покращити роботу ресурсів (Improve resource performance)

Додати ресурс. Додавання додаткових ресурсів до задач може допомогти зменшити тривалість задач і скоротити довжину проекту для задач на критичному шляху (critical path). Ресурс може бути єдиною персоною, як наприклад І.Коваль, або це може бути групою, як наприклад "архітектори". Це може бути одиницею устаткування, як, наприклад, комп’ютер. Або це може бути матеріал, який споживається під час реалізації задачі. Замінити ресурс. Ви можете безпосередньо замінити один ресурс на інший, якщо це допоможе задачі закінчитися раніше. Ви можете хотіти замінити ресурс для вирішення перепрацювання (overallocations), скоротити витрати, збільшити ефективність або якість роботи. Змінити кількість часу, яку ресурс витрачає на задачу. За допомогою регулювання кількості ресурсів часу на критичному шляху critical tasks тривалість тих задач можна зменшити. За замовчуванням використовуються інструмент ведення розкладу, який називається effort-driven scheduling, за допомогою якого тривалість цих задач зменшується. Коли ви призначаєте або виключаєте людей `із задачі, автоматично продовжується або скорочується тривалість (duration) задачі, базованої на кількості ресурсів (resources) призначених для цього, але це не змінює підсумок роботи (work) для задачі. Поліпшити роботу ресурсу. Поліпшити роботу ресурсу можна навчанням ресурсу, а також, забезпечуючи ресурси кращими інструментами, застосовуючи навики управління до проблем ресурсу, і так далі. Це іноді єдине рішення, якщо інші люди недоступні для допомоги.

2) Оцінювання та повідомлення про результати обраної стратегії

Після того, як ви зробили необхідні коригування, ви повинні оцінити будь-які результати, ваші зміни можуть враховуватися на інших проектах і повідомлятися членам команди проекту.

1. Збережіть зміни у тимчасовому плані (Save your changes as an interim plan).

2. Порівняйте 2 версії проекту (Compare two versions of a project and compare differences).

Збережіть свої зміни як тимчасовий план. Після того, як ви внесли зміни до вашого плану, ви можете контролювати ваш план за допомогою збереження тимчасового плану. Ви можете зберегти аж до 10 тимчасових планів таким чином, що можете проглянути стартові та фінішні дати, збережені в різних стадіях вашого проекту. Таким чином, ви можете порівняти ваш план на предмет його прогресу. Порівняйте дві версії проекту та їх відмінності. Ви можете порівняти версії того ж проекту і підготувати детальний звіт, щоб допомогти вам ідентифікувати проблеми.

3. Оцініть зіткнення з іншими проектами (Evaluate impact on other projects).

4. Повідомте про зміни призначеним ресурсам (Communicate assignment changes to resources).

Оцініть зіткнення з іншими проектами. Після того, як ви внесли зміни до вашого плану, переконайтеся, що ви не вплинули на планування інших проектів, залежних від вашого проекту. Повідомте про зміни призначеним ресурсам. Після того, як ви внесли зміни до вашого проекту, ви повинні повідомити про це ці зміни іншим, наприклад, членам команди та всім зацікавленим.

4.2. Графічне зображення відхилення плану проекту від базової лінії після вибору стратегії та внесення змін

Для того, щоб показати відхилення відкорегованого плану проекту від базової лінії, можна скористатись Майстром діаграм Ганта (CanttChartWizard). Для цього з меню Format вибрати CanttChartWizard (або на панелі форматування у вигляді піктограми ).

Натискаючи кнопку NEXT, вибираємо необхідні параметри діаграми Ганта.

Після збереження можна проаналізувати відхилення дійсного плану від базової лінії, тобто здійснити моніторинг календарного графіку.