Правильное использование времени для достижения результатов

Ежедневный план работы:

Никто — особенно те, кто ведет очень активную жизнь — не сможет правильно распределить время без помощи внешних инструментов или технологических систем (ведь в голове все не удержишь!). Современный рынок заполонили бесчисленные ежедневники, электронные планировщики и компьютерные программы, созданные для более эффективного планирования времени. Цены могут, варьируются от 1000-1500 долларов за ежедневник до нескольких сотен долларов за программное обеспечение. Но большинство экспертов по планированию скажут вам, что успех мало зависит от того, каким способом или системой вы пользуетесь. Главное — как вы их используете. Не бойтесь экспериментировать. Возможно, в вашем компьютере уже есть календарь и ежедневник (если нет, то в интернете можно найти огромное количество подобных программ — платных и бесплатных). Начните с них. Если вы не хотите связываться с неизвестными программами (или по роду занятий мало работаете на компьютере), купите обыкновенный блокнот, составьте список задач и набросайте план работы. Ваша цель — изучить сначала правила распределения времени и лишь потом, возможно, вложить деньги в дорогие технологии.

Составление ежедневного плана:

Эксперты по планированию едины в одном мнении: для правильного распределения времени необходим ежедневный план работ. Не пожалейте на его составление 10-15 минут в начале текущего дня (или в конце предыдущего). Используйте это время не только для определения задач на день, но и для выявления приоритетных. Не забудьте согласовать ежедневный план со стратегическим планом построения карьеры. Не нужно думать, что это каким-то образом ограничивает ваши действия. Наоборот, правильное распределение времени позволит оптимизировать рабочий процесс и контролировать выполнение, как отдельных заданий, так и всего комплекса задач.

Если в какой-то день у вас появились два-три свободных часа, то просмотрите список задач стратегической важности и поработайте над той из них, до которой никак не доходили руки. Это время можно использовать и для выполнения заданий, позволяющих увеличить эффективность вашей работы — например, наведите порядок на рабочем месте или очистите жесткий диск вашего компьютера от ненужных файлов.

Не отвлекайтесь:

Как правило, при выполнении любой работы приходится часто отвлекаться на посторонние факторы — будь то любимая компьютерная игра, обрыв телефонной линии, не в меру болтливые коллеги или визит президента. Подобные случаи почти неизбежны, но, к счастью, их влияние можно уменьшить. Вот несколько советов, как достичь этой, часто кажущейся иллюзорной, цели.

Найдите правильное место:

Если нужно сосредоточиться над заданием — например, написанием отчета, - найдите такое место, где вы смогли бы поработать в тишине и покое. (Примечание: просьба отправить вас на Канары, чтобы вам никто не мешал, может быть не так истолкована руководством.)

Делайте короткие перерывы:

Предупредите членов семьи и близких друзей, чтобы вам не звонили (конечно, кроме чрезвычайных ситуаций) в течение того времени, когда вы заняты. И строго-настрого запретите им "просто забегать" в ваш офис, если они окажутся поблизости!

Отсеивайте звонки:

Если ваша работа предполагает важные звонки (или по правилам компании нельзя не ответить на звонок), то воспользуйтесь автоответчиком: пусть все звонящие сначала оставляют свои сообщения. В течение дня, когда вы освободитесь, проверьте сообщения и перезвоните.

Отложите просьбы:

Если к вам обратились с просьбой, не отрываясь от работы, вежливо попросите прийти в другой раз. (Важное замечание: если к вам обращается ваш начальник, то следует откликнуться сразу.)

Установите правила для обыденной работы:

Представьте, что было бы, если каждый раз, садясь в машину, вы собирались бы с мыслями и говорили себе: "Так, хорошо. Наверное, следующее, что нужно сделать, — вставить ключ зажигания. Хорошо, а что же дальше? Ах да. Нужно повернуть ключ. Но какую же педаль нажать? Ту, что слева, или ту, что справа?" Конечно, ни с одним опытным водителем такого не происходит (я не беру в расчет тяжелые формы склероза). В этом и есть отличие опытного специалиста от начинающего "чайника" — он выполняет обыденные, рутинные действия не задумываясь, автоматически. А теперь взгляните со стороны, как вы выполняете повседневную работу. Сколько времени тратите — или теряете даром! — обдумывая, как выполнить вполне стандартные задания — например, сохранить файлы в компьютере или систематизировать корреспонденцию! Сколько времени занимает у вас поиск номеров телефонов, по которым вы звоните два-три раза в неделю! Запишите все задания, с которыми вы сталкиваетесь по несколько раз в день. Опишите последовательность выполнения этих заданий шаг за шагом, чтобы делать это автоматически, не задумываясь. Ниже приведены некоторые подсказки, которые вам помогут.

Расположение нужных вещей:

Знаете ли вы, где в офисе взять необходимые для работы принадлежности, например конверты, скрепки, ручки и т.п.?

Систематизация документов:

Есть ли у вас логическая система хранения документов? Независимо от места содержания (в компьютере или специальном ящике), если на поиск нужного документа вы тратите более 30 секунд, следует оптимизировать свою систему.

Скорость набора:

Вы ввели в память телефона часто используемые номера? Есть ли список телефонных номеров постоянных абонентов (на бумаге или в компьютере), позволяющий быстро найти нужный телефон?

Выберите время для отдыха:

Даже самым выносливым людям требуется отдых. Не подумайте, что это относится только к тем, кто занимается физическим трудом, — люди умственного труда нуждаются в отдыхе не меньше. Поэтому, независимо от рода занятий, обязательно внесите в ежедневное расписание время для отдыха. Пяти- или десятиминутные перерывы способны быстро снять накопившуюся усталость и существенно повысить эффективность труда. Отдохните после многодневной тяжелой работы — даже если нельзя выделить на отдых целый день (или несколько дней), постарайтесь немного разгрузить свой график, перенесите по возможности выполнение некоторых несрочных заданий на более поздний период.

Найдите способ сказать „нет":

Иногда, особенно когда вы перегружены работой, нужно уметь вежливо отклонять менее важные поручения. К таким относятся задания, не связанные с вашей основной работой или со стратегическими целями компании.

Если вы делаете важную и сложную работу, а выполнить еще одно задание, не торопитесь соглашаться. Вместе с ним пересмотрите круг ваших обязанностей, расскажите, какой работой вы заняты в данный момент, — возможно, начальник поручит это задание менее загруженному сотруднику или пересмотрит сроки выполнения. Если кому-то понадобится ваша помощь, не стоит в ответ рассказывать о своих проблемах. Просто объясните, что в данный момент у вас слишком много работы, но вы будете рады помочь в следующий раз.

Подготовка расписания:

Постарайтесь, насколько это возможно, спланировать день так, чтобы расписание идеально подходило вашему стилю работы. Каждого из нас живет по своим "биологическим часам". У кого-то пик работоспособности наблюдается утром ("жаворонки"), у кого-то, наоборот, вечером ("совы"). Как бы то ни было, консультанты по планированию рекомендуют каждому определить время своей пиковой трудоспособности и именно на него перенести выполнение заданий, требующих максимальных умственных усилий. Попробуйте поэкспериментировать — тогда вы точно сможете определить, в какое время суток вы находитесь в наилучшей форме.

Дополнительное время:

Составляя расписание выполнения нового проекта, помните, что в процессе работы могут возникнуть непредвиденные обязательства, и в связи с этим для окончания проекта вам может понадобиться дополнительное время. Составляя график работ, прибавьте немного времени "про запас". Очень хорошо, если вы закончите проект раньше положенного срока. Но если задание оказалось сложнее, чем вы предполагали, то дополнительное время будет весьма кстати. Дополнительное время в расписании — это удачная идея, особенно если возникли проблемы, осложняющие завершение текущего проекта.

Если вам постоянно не хватает времени на выполнение заданий, значит, вы ошиблись в составлении временного графика: переоценили свои силы и недооценили количество времени, необходимого для завершения проекта. Не пугайтесь — подобная ошибка встречается довольно часто и исправить ее несложно. Просто в следующий раз ко времени, которое (как вы считаете) необходимо для выполнения задания или проекта, добавляйте дополнительное — "про запас"; оно-то и пригодится для решения внезапно возникших проблем.