Управление ориентацией страницы.

Ориентацией называется направление, в котором лист выводится на печатной странице. Ориентация бывает книжной и альбомной. Команда Файл – параметры страницы – вкл. Страница позволяет установить следующие параметры: ориентация, масштаб (для печати), размер бумаги, качество печати.

Настройка полей страницы.

Вкладка Поля окна диалога Параметры страницы позволяет задавать величину полей в книге. Для центровки листа между полями следует установить флажки Горизонтально или Вертикально.

Масштаб устанавливается в процентах от натуральной величины.

5. Форматирование р.л: форматирование ячеек. Назначение окна диалога Формат/ Ячейки, краткая характеристика вкладок диалогового окна (число, выравнивание, шрифт, границы, вид, защита)

Изменить внешний вид ячеек листа можно выполнением следующей процедуры: выделить нужные ячейки и выполнить Формат – Ячейки. Откроется диалоговое окно Формат ячеек, содержащее шесть вкладок с атрибутами формата.

Изменение выравнивания. Команды Формат – Ячейки – позволяют изменить выравнивание и ориентацию данных в ячейках. Из списка По горизонтали и По вертикали выбрать нужные значения. Группа Ориентация позволяет в выделенных ячейках расположить текст под произвольным углом в пределах полукруга в 180. Предусмотрена кнопка для создания буквенного столбика.

Изменение числовых форматов. Для изменения формата число­вых значений в Excel используется команда Формат / Ячейки / вкладка Число / список Числовые форматы.

Существуют следующие стандартные виды числовых форматов: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Да­та, Время, Процентный, Дробный, Экспоненциальный, Текстовый, Дополнительный, Все форматы

Создание пользовательских числовых форматов является одним из средств, с помощью которого пользователь может создать нестан­дартный числовой формат. Для этого следует выполнить команду Формат / Ячейки / вкладка Число / значение Все форматы из списка Числовые форматы / либо изменить существующий формат, либо создать новый. Или воспользоваться командой Формат / Ячейки / Число / и выбрать нужный формат из списка Тип.

Изменение шрифта и цвета текста.

Команда Формат / Ячейки / вкладка Шрифт позволяет изменять шрифт, начертание, размер и цвет данных в выделенных ячейках. Кроме того можно за­дать подчеркивание и создать специальные эффекты форматирования - подчеркивание, верхние и нижние индексы. Можно также выполнять форматирование отдельных символов в ячейке. Для этого выделить сначала ячейку, а затем – форматируемые символы в строке формул.

Добавление границ к ячейкам. Обведение важных ячеек рамка­ми для выделения конкретной информации на листе можно осущест­вить с помощью команды Формат / Ячейки / вкладка Граница. при этом можно исп-ть для задания рамок область Тип линии.

Добавление заливки к ячейкам. Формат – Ячейки – Вкладка Вид – область Цвет – список Узор. Добавляет фоновую заливку к ячейкам и создает узоры.

Копирование атрибутов формата кн. Формат по образцу. Выделить ячейку, формат кот. надо копировать. Нажать кн. Формат по образцу. Выделить диапазон ячеек, кот должны быть отформатированы с новыми атрибутами. Применить скопированный формат к новому диапазону. для отмены атрибутов формата – Правка – Отменить.

Защите листов.

1. Щелкнуть на ярлычке листа, который требуется защитить.

2- Выполнить команду Сервис / Защита / Защитить лист- По­является окно диалога Защитить лист. В нем есть текстовое поле Пароль и три флажка защиты, определяющие тип защиты.

3. Ввести короткий пароль и нажать кнопку Ok. Регистр букв пароля следует запомнить.

4. Когда Excel попросит повторить пароль, следует его повторить и записать где-то для памяти.

5. Для снятия защиты выполнить команду Сервис / Защита / Снять защиту листа. Защиту можно снять только при зна­нии пароля.

Если какие-то ячейки листа нужно оставить незащищенными, например, для ввода данных, то перед выполнением команды для ус­тановления зашиты следует спять флажок Защищаемая ячейка на вкладке Защита окна диалога Формат ячеек. Защита структуры книги. Защита от изменений структуры книги означает защиту от изменения имен и порядка следования лис­тов. Для этого: 1. Выполнить команду Сервис / Защита / Защитить книгу. В окне диалога Защита книги имеется поле Пароль, куда нужно ввести пароль, можно и не вводить (защита без пароля), и флажок Структуру. При установке этого флажка структуру книги уже изменить нельзя.2. Нажать кнопку Ok. 3. Повторить ввод пароля, когда Excel попросит.4. Снять защиту можно командой Сервис / Защита / Снять за­щиту книги.

Установка пароля для доступа к файлу. Этот уровень защи­ты ограничивает доступ к файлу, запрашивая ввод пароля перед от­крытием файла.

1. Создать книгу.

2. Выполнить команду Файл / Сохранить как. Откроется окно диа­лога Сохранение документа, в котором указать имя файла

3. Нажать в окне диалога кнопку Параметры. Появится окно диалога Параметры сохранения. В нем имеются два текстовых поля. Пер­вое из них, Пароль для открытия файла, служит для ограничения доступа к книге. Без знания другого пароля, Пароль разрешения записи, пользователи не смогут сохранить свои изменения в фай­ле.

4. Ввести пароль в поле Пароль для открытия файла и нажать кнопку Ok. Повторить ввод пароля, когда Excel попросит.

5.Для снятия пароля вып-ть ком. Сохранить как, нажать кн. Параметры и удалить пароль из текстового поля.

 

6. Обработка информации в списках. Сортировка строк и столбцов, создание пользовательского порядка сортировки, использование автофильтра для поиска записей

Списком называется таблица с данными, разделенная на столб­цы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базy данных. Со списком можно выполнять следующие процедуры:

• Использовать список ячеек в качестве базы данных.

• Сортировать записи по одному или нескольким полям.

• Найти важные записи с помощью фильтров.

• Создавать сводные таблицы.

Создание списка в Excel происходит следующим образом:

1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге.

2. Создать заголовки для каждого поля в списке, затем выров­нять и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в со­ответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных и да­ты), изменение выражения и т.д.

4. Ввести новые записи (т.е. данные) под заголовками. При этом нужно соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаи­мосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым, но не более 65 536 записей.

5. Сохранить книгу.

Для облегчения обработки данных в списке, имеется команда Данные – Форма, предназначенная для добавления, удаления и поиска записей.

При вводе данных в список желательно контролировать тип вводимой информации и свести к минимуму ошибку при вводе. Средство проверки ввода – команда Данные – Проверка – вкл. Параметры. В области Условия проверки выбрать формат значений выделенных ячеек и в дополнительных текстовых полях ввести дополнительные ограничения. При этом можно задать Сообщение для ввода и Сообщение при ошибке.

Сортировка строк и столбцов.

После того, как записи будут организованы в список, можно вос­пользоваться командами меню Данные для перестановки и анализа данных. Команда Сортировка позволяет переставлять записи в дру­гом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем порядке.

Порядок:

1.Выделить ячейку в списке, кот. надо сортировать.

2. Данные/Сортировка.

3.Вокне диалога Сортировка диапазона указать или установить а)заголовок столбца, по кот. производится сортировка, б)тип сортировки.

4. ОК

5.При сортировке по нескольким столбцам надо указать:а) поле для первичной сортировки, б)поле вторичной сортировки, в) выбрать столбец для сортировки в последнюю очередь.

Отмена сортировки осуществляется сразу же после ее проведения командами Правка/Отменить/Сортировка.

Задание пользовательского порядка сортировки.

Создание пользовательского списка сортировки выполняется так:

1.выполнить команду Сервис – Параметры – вкл. Списки

2.выбрать из перечня Списки значение Новый Список, в поле Элементы списка появляется курсор. Здесь следует ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки.

3.ввести значения в нужном порядке для сортировки и нажать кнопку Добавить. Вводить значения через запятую.

4.закрыть окно диалога Параметры кнопкой ОК.