Понятие информации. Подходы к оценке информации

Любая деятельность человека основывается на информации. В се­редине XX века в результате социального и научно-технического про­гресса ее роль возросла. Произошло лавинообразное нарастание массы различной информации, получившее название «информационного взры­ва». Возникла потребность в создании более эффективных средств обработки информации, что подразумевало применение научного под­хода. Информация, ее свойства стали объектом пристального внимания исследователей. Изменилась трактовка этого понятия. Во-первых, оно стало включать не только обмен сведениями между человеком и человеком, но также между человеком и автоматом, автоматом и авто­матом; обмен сигналами в животном и растительном мире. В науке появилось целое направление — кибернетика.

Кибернетика (от греч. kybernao правлю рулем, управляю) — наука об управлении, связи и переработке информации. Основным объектом исследования в кибернетике являются так называемые киберне­тические системы. В общей (или теоретической) кибернетике такие системы рассматриваются абстрактно, безотносительно к их реальной физической природе. Высокий уровень абстракции позволяет кибер­нетике находить общие методы подхода к изучению систем качествен­но различной природы, например технических, биологических и даже социальных.

С точки зрения кибернетики управление — это процесс целенаправ­ленной обработки информации.

Во-вторых, была предложена количественная мера информации, что привело к созданию теории информации.

Согласно Большой Советской Энциклопедии, информация (от лат. information — разъяснение, наложение) (веления, передаваемые од­ними людьми другим людям устным, письменным или каким-либо другим способом (например, с помощью условных сигналов, с исполь­зованием технических средств и т.д.), а также сам процесс передачи или получения лих сведений.

Дадим определение информации.

Информация сведения об окружающем мире (объектах, явлени­ях, событиях, процессах и Т.Д.), уменьшающие имеющуюся степень неопределенности, отчужденные от их создателя и славшие сообще­ниями, которые можно воспроизводить путем передачи людьми уст­ным, письменным или другим способом [11].

В ЭТОМ определении важно выделить следующее [11]|:

♦ информация это не любые сведения, а нечто новое, уменьша­ющее имеющуюся неопределенность;

♦ информация сущеавует отдельно ОТ ее создателя;

♦ информация является сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;

♦ сообщение может быть сохранено в виде записи на материальном
носителе информации.

Для оценки количества информации применяются различные под­ходы, среди которых можно выделить статистический, семантический и прагматический.

Статистический подход реализуется в теории информации. Его осно­воположником считается Клод Шеннон, опубликовавший в 1948 году свою математическую теорию связи.

Согласно К. Шеннону, количество информации намеряется вели­чиной уменьшения неопределенности состояния системы после полу­чения информации. Количественно выраженная неопределенность со­стояния получила название энтропии. При получении информации снижается энтропия системы.

К моменту приема информации ее получатель имеет некоторые априорные сведения о системе X. Оставшаяся неосведомленность яв­ляется для него мерой неопределенности состояния — энтропией сис­темы. Обозначим априорную энтропию системы X через Н(Х). После приема сообщения получатель приобрел дополнительную информа-

пню 1(Х), уменьшившую его начальную неосведомленность так. что апостериорная неопределенность состояния системы стала Н'(Х). То­гда количество информации 1 может быть определено как 1(Х) = Н(Х)-

Н'(X). Другими словами, количество информации измеряется умень­шением неопределенности состояния системы. Недостатком статисти­ческого подхода к определению количества информации является то, что он практически не учитывает семантического аспекта информа­ции (то есть ее смысла, содержания).

Семантический подход является трудно формализуемым. В науке

ОН еще ДО конца не определен.

Наиболее часто для измерения смыслового содержания информа­ции используется тезаурусная мера, предложенная К). И. Шнейдером.

Тезаурус (от греч. thesaurus сокровище, сокровищница) — это совок­упность смысловыражающих единиц языка с заданной системой семантических отношений. Первоначально тезаурус рассматривали как одноязычный словарь, в котором семантические отношения определяются группировкой слов по тематическим рубрикам. Концепция тезаурусного метода состоит в том, что для восприятия информации ее полу­чатель должен обладать определенным запасом знаний (тезаурусом).

Если индивидуальный тезаурус получателя S отражает его знания о данном предмете, то количество информации I, содержащееся в некотором сообщении, можно оценить степенью изменения ЭТОГО тезау­руса, произошедшего посте приема сообщения. Таким образом, количе­ство информации I нелинейно зависит от состояния индивидуального тезауруса пользователя. Несмотря на то, что смысловое содержание сообщения S постоянно, получатели, имеющие разные тезаурусы, бу­дут получать неодинаковое количество информации. Если индивиду­альный тезаурус получателя информации близок к нулю S ~ 0, то в этом случае и количество воспринятой информации равно нулю I = 0 (получатель не понимает сообщения). Примером такой ситуации мо--кет быть прослушивание сообщения на языке, КОТОРЫМ получатель не владеет [5].

Количество информации I в сообщении также будет равно нулю, если получатель информации абсолютно все знает о предмете. В та­ком случае сообщение не дает ему ничего нового.

Между ЭТИМИ полярными значениями тезауруса пользователя су­ществует некоторое оптимальное значение S, при котором количе­ство информации I, извлекаемое из сообщения, становится для полу­чателя максимальным.

 

В прагматическом подходе количество информации рассматрива­ется с точки зрения достижения получателем поставленной цели. Под­ход основывается на статистической теории Шеннона и рассматрива­ет количество информации как Приращение вероятности достижения цели. Если принять вероятность достижения цели до получения ин­формации равной Р₀, а после ее получения — Р₁, то количество инфор­мации / определяется:

Рассмотрим свойства информации.

Адекватность информации ЭТО степень соответствия трактовки информации получателем тому содержанию, которое вложил в нее создатель информации.

Поясним это свойство на примере.

Предположим, 1-го апреля Вы встречаете невероятное объявление. Информация, полученная Вами, будет адекватной, то есть содержание объявления Вы истолкуете верно, в соответствии с ситуацией, на что и рассчитывает его автор. При том понятно, что информация недосто­верна. Таким образом, достоверность и адекватность — не одно и то

Достоверность информации — это ее соответствие объективной ре­альности (как текущей, так и прошедшей) окружающего мира.

Актуальность информации это степень соответствия информа­ции текущему моменту времени.

Полнота информации ЭТО ее достаточность для принятия ре­шения.

Избыточность информации — это наличие информации в объеме сверх необходимого для реализации цели восприятия.

Обычный текст имеет избыточность порядка 20 %. Так, если запи­сать номер телефона словами, то, исключив из этой записи гласные буквы, воспринять информацию о номере телефона все-таки можно. А вот цифровая запись этого номера не является избыточной инфор­мацией, поскольку при удалении любой цифры информация о номере телефона будет утеряна.

Визуальная информация, которую человек получает посредством органов зрения, имеет большую избыточность — более 90 %. Потеряв даже значительную часть визуальной информации, человек все-таки может воспринимать ее содержание [21].

Доступность информации — это степень возможности ее получения.

С понятием информации тесно связано понятие данных.

Данные - это зарегистрированные сигналы, наблюдения.

Согласно введенному выше определению, данные, строго говоря, могут не быть информацией. Информация должна уменьшать неопре­деленность, иметь смысл для потребителя или приносить пользу (см. концепции семантическою и прагматического подходов). Так, сооб­щение на иностранном языке может не содержать информации для получателя, не владеющего этим языком. Тем не менее, это сообще­ние данные.

Имеет место проявление субъективизма понятий информации и дан­ных. В случае освоения языка сообщение станет информативным. Таким образом, данные можно рассматривать как потенциальную информацию.

3.1.2. Понятие информационных ресурсов

Федеральный закон № 24-ФЗ от 20 февраля 1995года «Об инфор­мации, информатизации и защите информации» определяет инфор­мационные ресурсы как отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фон­дах, байках данных, других информационных системах).

Информационные ресурсы существовали всегда и всегда использо­вались в управлении. Однако до некоторого времени они не рассмат­ривались как экономическая категория. В современной экономике информационные ресурсы находятся в одном ряду с такими базовыми ресурсами, как земля, капитал, труд.

Информационные ресурсы это накопленная информация об окру­жающей действительности, зафиксированная на материальных носи­телях, обеспечивающих передачу информации во времени и простран­стве между потребителями для решения конкретных задач [11].

Следует обратить внимание на то, что информационным ресурсом является вся накопленная информация, в том числе [11]:

♦ информация недостоверная («дефектологическая»);

♦ информация, потерявшая свою актуальность;

♦ информация, представленная ложными положениями и неэф­фективными подходами;

♦ несопоставимые данные, накопленные по нестандартным мето­дикам;

♦ информация, потерявшая конкретность в результате субъектив­ных толкований;

♦ заведомая «дезинформация».

 

В зависимости от носителей информации, информационные ресур­сы разбивают на три ОСНОВНЫХ класса | I 1 |:

♦ персонал, который обладает знаниями и квалификацией;

♦ документы всех видов и их собрания на любых видах носителей;

♦ коллекции объектов неживой и живой природы (промышлен­ные образцы, рецептуры и технологии, стандартные образцы и др.);

В числе особенностей информационных ресурсов можно отме­тить:

♦ неисчерпаемость — по мере развития общества и росла потребле­ния знаний их запасы не убываю). а рас I

♦ нематериальность — что обеспечивает относительную легкость их воспроизведения, передачи, распространения по сравнению с другими видами ресурсов.

3.2. Информационные технологии управления с точки зрения системного подхода

Система — это объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, сведений, знаний о природе, обществе и т. п. Объект можно считать системой если он обладает следующими свойствами [5]:

1) целостность и делимость. Система — это целостная совокупность элементов. С другой стороны, в ее составе отчетливо могут быть выделены целостные объекты (элементы). Элемент системы — это часть системы с определенным функциональным назначени­ем. Сложные элементы систем, состоящие из более простых, на­зывают подсистемами; 2) наличие устойчивых связей (отношений) между элементами и их свойствами, превосходящих по мощности связи этих элементов с элементами, не входящими в данную систему; 3) организация. Это свойство связано со снижением энтропии сис­темы по сравнению с энтропией системообразующих факторов; 4) эмерджентность. Предполагает наличие таких свойств, которые присущи системе в целом, НО несвойственны НИ одному из ее эле­ментов в отдельности.

Свойства системы хотя и зависят от СВОЙСТВ элементов, но не опре­деляются ими полностью. Отсюда можно сделать следующие выводы:

 

♦ система не сводится к простой совокупности элементов;

♦ расчленяя систему на отдельные части, изучая каждую на них в от­дельности, нельзя познать все свойства системы в целом.

Структура системы — это совокупность элементов системы, нахо­дящихся в определенной упорядоченности и сочетающих локальные цели для наилучшего достижения главной пели системы. Число ком­понентов системы и их связей должно быть минимальным, но доста­точным для выполнения главной цели системы [ 12].

Архитектура системы это совокупность свойств системы, име­ющих существенное значение для пользователя.

Одним на главных инструментов, используемых для преодоления организованной сложности системы, является декомпозиция, т. е деление системы на части и организация этих частей в иерархию. Этот инструмент используется в так называемом структурном анализе сложных систем.

В процессе декомпозиции система разбивается на компоненты, на­зываемые черными ящиками. Черный ящик - это подсистема, про ко­торую известно лишь то, какие данные поступают на ее вход И какие данные получаются на выходе; о том же, каким образом обрабатыва­ются данные внутри черного ящика, ничего не известно. Люди часто сталкиваются с черными ящиками. Так, для многих пользователей компьютера лазерный принтер является черным ящиком, получающим бумагу на входе и выдающим распечатку на выходе.

Одними из ОСНОВНЫХ принципов организации систем являются принципы централизации и децентрализации.

В централизованной системе сравнительно легко обеспечить согласо­ванную деятельность подсистем, направленную на достижение единой цели. Централизованная система обладает большой живучестью за счет оперативного перераспределения функций и ресурсов. Однако центра­лизованные системы большой размерности обладают и недостатками:

♦ задержки передачи информации между уровнями вызывают снижение оперативности принятия и реализации управленче­ских решений;

♦ противоречия в работе системы, связанные с естественным стрем­лением подсистем к самостоятельности, что не согласуется с прин­ципом централизации.

Поэтому в многоуровневых централизованных организационно-ад­министративных системах управления, как правило, присутствуют элементы децентрализации.

В децентрализованных одноуровневых системах сбор информации о состоянии системы, оценка текущей ситуации, реализация управленческих решений осуществляются более оперативно.

Рациональное сочетание элементов централизации и децентрали­зации предполагает организацию информационных потоков таким образом, чтобы информация использовалась в основном на том уров­не, где она создастся, т. е. необходимо стремиться к уменьшению чис­ла передач информации между уровнями системы [5].

Как было сказано выше, управление ЭТО процесс целенаправлен­ной переработки информации, и роль информационных систем в этом процессе весьма значительна. В общем виде ее можно показать, вос­пользовавшись классической структурной схемой, приведенной на рис. 3.1.

Регламентирующая информация от вышестоящих органов, в том числе целевая функция управления

Рис. 3.1. Укрупненная структурная схема процесса управления'

Внешние факторы: информация о состоянии рынка, наличных ре­сурсах, сроках поставок и др.

Целевая функция управления - ЭТО количественно измеряемая ве­личина, являющаяся функцией входных и выходных переменных, па­раметров объекта управления и времени.

Система управления представляет собой совокупность объекта управ­ления (например, организация) и субъекта управления (управлен­ческого аппарата). Задачей объекта управления является реализация целей, поставленных управленческим аппаратом. Оба главных компо­нента системы связаны прямой и обратной связью. Прямая связь — это поток информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток инфор­мации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направ­лении. Если обратная связь увеличивает влияние входа системы на ее выход, то она называется положительной обратной СВЯЗЬЮ, если умень­шает влияние, то отрицательной. Отрицательная обратная связь спо­собствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушает­ся внешним воздействием [12, 22].

Методика управления, основанная на использовании обратной свя­зи, нашла широкое применение в системах управления техническими

объектами, в организационно-административных системах.

Сотрудники, выполняющие операции по переработке информации, и совокупность информационных потоков, средств обработки, пере­дачи и хранения информации представляют информационную систе­му управления объектом. Здесь необходимо рассмотреть основные этапы развития информационных систем управления в России [22].

1. 1916 год начало эры электронно-вычислительных машин (ЭВМ). Создан способ записи и долговременного хранения формализован­ных знаний, при этом знания могли непосредственно влиять на ре­жим работы оборудования. Запись формализованных знаний в форме, готовой для непосредственного воздействия на машины и механизмы, получила название программирования на ЭВМ.

2. Конец 1950-х начало 1960-х — ЭВМ применяется для решения расчетных задач.

3. 1960-е — начало 1970-х — с помощью ЭВМ решаются задачи электронной обработки плановой и текущей информации, хра­нения в памяти ЭВМ нормативно-справочных данных, выдача машинограмм на бумажных носителях и др.

4. 1970-е — применяются ЭВМ третьего поколения для обработки информации на всех этапах управления деятельностью органи­зации, осуществляется переход к разработке автоматизирован­ных систем управления (АСУ).

5. Конец 1970-х — появляются персональные компьютеры (ПК), доступные для обычного пользователя, позволившие автомати-

зировать многие трудноформалиэуемые аспекты человеческой деятельности и открывшие эру новых информационных техно­логий, отличительной чертой которой является диалоговый режим работы в режиме реального времени.

6. 1980 год — формируется тенденция к децентрализации обработ­ки данных, решению задач в многопользовательском режиме и широкое применение автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУТП), систем автоматизиро­ванного проектирования (САПР), производственных, отрасле­вых и общегосударственных АСУ.

7. Конец 1980-х характеризуется следующими направлениями ис­пользования ЭВМ:

 

• комплексным решением экономических задач;

• объектно-ориентированным подходом к проектированию систем;

• широким спектром приложений;

• бурным развитием глобальных компьютерных сетей и распро­странением локальных компьютерных сетей;

• преобладанием интерактивного взаимодействия пользователя в ходе эксплуатации вычислительной техники;

• реализацией интеллектуального человеко-машинного интер­фейса;

• реализацией систем поддержки принятия решений и инфор­мационно-советующих систем;

• широким распространением систем обработки мультимедий­ной информации.

Дадим определение автоматизированной информационной тех по­мощи с точки зрения системного подхода.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) — это система методов и способов передачи, обработки, Хранения и предо­ставления информации на основе применения технических средств. Любая ИТ основывается на следующих составляющих:

♦ комплексе технических средств, реализующих информационный процесс;

♦ средствах управления техническим комплексом (ПО);

♦ организационно-методическом обеспечении, согласовывающем использование технических средств, средств управления техни­ческим комплексом и деятельность персонала.

3.3. Средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Автоматизация управления необходима в случаях, когда [22]:

♦ физиологических и психологических возможностей персонала

недостаточно для управления данным процессом;

♦ система управления находится в среде, опасной для жизни и здо­ровья человека;

♦ участие человека в управлении процессом требует от него слиш­ком специализированной квалификации.

Автоматическую систему можно определить как совокупность управ­ляемого объекта и управляющих устройств, функционирующую само­стоятельно, без участия человека.

Автоматизированная система это совокупность управляемого объекта и управляющих устройств, в которых часть функций управ­ления выполняет человек.

Разнообразие технических и программных средств обусловило по­явление понятия «платформа». Говорят: «аппаратная платформа», «программная платформа». Платформа определяет тип аппаратного и программного обеспечения, на основе которых функционирует ис­пользуемая информационная технология. Зачастую (но не всегда) программной платформой называют операционную систему.

Достаточно часто встречается термин «интерфейс».

Интерфейс - это технология взаимодействия подсистем в системе

человек—компьютер. Например, аппаратный интерфейс технология взаимодействия устройств компьютера, программный интерфейс - тех­нология взаимодействия компьютерных программ, интерфейс пользо­вателя (пользовательский интерфейс) — чаще нечто — взаимодействие

пользователя и компьютерной программы. Техническое обеспечение АИТ состоит наследующих компонентов: 1) компьютеры:

• персональные;

• корпоративные;

• суперкомпьютеры;

2) офисная техника:

• средства создания документов;

• копировально-множительная техника;

• средства обработки документов;

• средства уничтожения документов;

3) техническое обеспечение компьютерных сетей:

• серверы сети;

• рабочие станции;

• коммуникационное оборудование.

Структура автоматизированных информационных технологий (АИТ) представлена на рис. 3.2 [22].

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых ПОЛНОСТЬЮ ориентированны на обеспе­чение деятельности одною рабочего места, одного пользователя.

Корпоративные компьютеры (серверы, мэйнфреймы, от англ. main­frame) представляют собой вычислительные системы, предназначенные для организации многопользовательской среды. В этом заключается их основное отличие ОТ ПК. Как правило (но не всегда), корпоративные компьютеры являются более мощными, чем ПК. и содержат значительные по объему и важные информационные ресурсы.

Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и ин­формационных ресурсов. Они используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании социально-экономических процессов. Такие компьютеры стоят миллионы долларов.

Можно выделить несколько уровней программного обеспечения. Самым низким является уровень базового ПО. Базовые программные средства (называемые BIOS) непосредственно входят в состав обору­дования и хранятся в специальных микросхемах, называемых ПОСТО­ЯННЫМИ запоминающими устройствами (ПЗУ— Read Only Memory, ROM). Существуют программы системного уровня (например, опера­ционные системы), которые обеспечивают взаимодействие прочих про­грамм компьютерной системы с программами базового уровня и не­посредственно с аппаратным обеспечением [21].

Наиболее многочислен класс прикладных программ.

Пакеты прикладных программ (ППП) можно разделить на две груп­пы [12]:

♦ проблемно-ориентированные;

♦ функционально-ориентированные.

Проблемно-ориентированные ППП предназначены для формиро­вания информационной и аналитической среды для пользователя.

 

Назначение проблемно-ориентированных ППП сводится к формиро­ванию и организации информации в виде электронных текстовых, гра­фических документов и баз данных, выполнению аналитического пре­образования информации и т. д.

Функционально-ориентированные ППП обеспечивают реализацию тех или иных конкретных функций управления предприятием.

Тестовые и диагностические программы (утилиты) предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера, ком­понентов программно-файловых систем и устранения выявленных неисправностей.

Антивирусные программы предназначены для выявления и устра­нения компьютерных вирусов.

Операционные системы относятся к классу системных программ.

Операционная система (ОС) - это комплекс специальных про­граммных средств, предназначенных для управления загрузкой, за­пуском и выполнением других (пользовательских) программ, а также для управления вычислительными ресурсами ЭВМ [21J.

ОС опирается на базовое программное обеспечение компьютера, входящее в BIOS, и в ТО же время является опорой ДЛЯ программного обеспечения более высоких уровней служебного и прикладного.

К основным функциям ОС относятся [21]:

♦ посредническая, заключающаяся в обеспечении нескольких видов интерфейсов:

• между пользователем и программно-аппаратными средствами (интерфейс пользователя);

• между программным и аппаратным обеспечением (аппаратно-программный интерфейс);

• между разными видами программного обеспечения (программ­ный интерфейс).

 

♦ создание автономной среды для функционирования программ;

♦ распределение ресурсов компьютера между конкурирующими процессами. В рамках выполнения этой функции ОС решает сле­дующие задачи:

 

• планирование ресурса — определение, какому процессу, когда и в каком количестве необходимо выделить данный ресурс;

• отслеживание состояния ресурса — поддержание оперативной информации о том, занят или не занят ресурс, а для делимых ресурсов - какое количество ресурса уже распределено, а ка­кое свободно.

ОС классифицируются последующим признакам:

♦ количество процессов, которые могут одновременно выполнять­ся под управлением ОС;

♦ количество пользователей) одновременно обслуживаемых сис­темой.

В соответствии с первым признаком различают однозадачные и мно­гозадачные ОС.

Однозадачные ОС передают все ресурсы компьютера одному ис­полняемому приложению и не допускают ни параллельного выполне­ния другого приложения, ни его приостановки и запуска другого приложения.

Многозадачные ОС обеспечивают возможность [21]:

♦ одновременной или поочередной работы нескольких прило­жений;

♦ обмена данными между приложениями;

♦ совместного использования программных, аппаратных, сетевых ресурсов несколькими приложениями.

Следует отметить, что на аппаратном уровне при наличии одного процессора распараллеливание задач не происходит, то есть в каждый момент времени процессор занят ТОЛЬКО ОДНОЙ задачей. В этом случае многозадачный режим реализуется попеременным обращением про­цессора то к одной, то к другой задаче [21J.

Второй признак делит ОС на однопользовательские (MS DOS) и мно­гопользовательские (Windows).

Командно-файловые оболочки предназначены для организации об­легченного взаимодействия пользователя с вычислительной системой в оконном диалоговом режиме.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для из­готовления различных информационных материалов текстового ха­рактера.

Системы обработки финансово-экономической информации пред­назначены для обработки числовых данных, характеризующих раз­личные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и для составления информационно-аналитических материа­лов [33]. Они включают в себя универсальные табличные процессоры, бухгалтерские программы, специализированные программы финансо­во-экономического анализа и планирования.

Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и обработки структурированных данных.

Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых для демонстра­ции на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления использованием ресурсов различных видов (материаль­ными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных проектов.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для информационного обеспечения управления на ос­нове экономико-математического моделирования и принципов искус­ственного интеллекта.

Контрольные вопросы

1. Перечислите основные свойства информации.

2. В чем состоит отличие информации от данных?

3. Охарактеризуйте основные подходы для оценки и измерения ко­личества информации.

4. Дайте определение информационных ресурсов.

5. Какими свойствами должен обладать объект, чтобы считаться системой?

6. Что позволяет достичь рациональное сочетание элементов цен­трализации и децентрализации в системе управления?

7. Что такое обратная связь в системе управления?

8. Перечислите этапы развития информационных систем в России.

9. Почему автоматизированная информационная технология явля­ется системой?

 

10. Перечислите программное обеспечение АИТ.

11. Перечислите средства управления техническим комплексом АИТ.

12. Назовите функции операционной системы.

Глава 4

Использование интегрированных программных пакетов

4.1. Понятие электронного офиса

К офисным задачам можно отнести следующие [22]:

♦ делопроизводство;

♦ контроль исполнения документов;

♦ составление отчетов;

♦ поиск информации;

♦ ввод и обновление информации;

♦ составление расписаний;

♦ обмен информацией между отделами предприятия,

В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

♦ обработка входящей и исходящей информации;

♦ сбор и последующий анализ данных;

♦ хранение информации. Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс,

предназначенный для обработки документов и автоматизации pa6oты пользователей в системах управления. В состав электронного офиса

входят следующие аппаратные средства [22]:

♦ персональные компьютеры, объединенные в сеть;

♦ печатающие устройства;

♦ средства копирования документов;

♦ сканер;

♦ проекционное оборудование для проведения Презентаций.

В последнее время все большее распространение приобретают элек­тронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находить­ся в разных помещениях. Необходимость работы с документами.

материалами) базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуаль­ных офисов [ 22].

Информационные технологии виртуальных офисов основываются:

♦ на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офи­са через глобальную компьютерную сеть;

♦ на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).

В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реаль­ного времени, выполнять СВОИ должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользо­ваться не отдельными программами, а интегрированными программ­ными пакетами, В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегри­рованный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволя­ющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложе­ний, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно

ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений [22].

Назначение интегрированных офисных пакетов - обеспечить со­трудников офиса и предприятия широким набором средств для по­вседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутин­ных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.

Примером интегрированного офисного пакета может служить па­кет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

♦ Word — текстовый процессор;

♦ Excel — табличный процессор;

♦ Access — система управления базами данных;

♦ PowerPoint — система подготовки презентаций:

 

♦ Outlook — менеджер персональной информации;

♦ FrontPage редактор, предназначенный для создания веб-страниц;

♦ PhotoDraw графический редактор для создания деловой гра­фики;

♦ Publisher настольная издательская система;

♦ Small Business Tools специализированный инструментарий для

осуществления бизнес-анализа;

♦ Internet Explorer браузер (обозреватель веб-страниц).

Microsoft Word это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграм­мы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.

Microsoft Excel —табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математи­ческой и логической обработки данных.

К функциям табличного процессора относятся [12]:

♦ создание и редактирование электронных таблиц;

♦ создание взаимосвязанных табличных документов;

♦ ввод формул, выполняющих математические и логические опера­ции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;

♦ структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);

♦ построение диаграмм и графиков различных видов;

♦ создание СВОДНЫХ электронных таблиц, в том числе и с привлече­нием информации из внешних баз данных:

♦ разработка макрокоманд управления электронными таблицами;

♦ оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.

С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчеты, проводить сложный экономиче­ский анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.

Microsoft Access— система управления базами данных. На сего­дняшний день является одним из самых популярных настольных при­ложений для работы с базами данных.

Microsoft Outlook— менеджер персональной информации, предо­ставляющий следующие возможности:

♦ обработка сообщений электронной почты;

♦ планирование встреч и собраний;

♦ управление контактами и задачами;

♦ доступ к документам, хранящимся в личных папках, и докумен­там, размещенным на локальных и сетевых дисках.

Microsoft PowerPoint — система подготовки презентаций. Презен­тации могут использоваться в процессе обучения, проведения семи­наров, конференций и т. д.

Кроме офисных пакетов компании Microsoft, существуют также следующие пакеты:

♦ KOffice;

♦ Lotus Smart Suite (компания IBM, http://www.lotus.com);

♦ WordPerfect Office (корпорация Corel, http://www.corel.com);

♦ StarOffice (компания Sun Microsystems, http://www.sun.com);