Анализ локальных нормативных документов

Проведем анализ локальных нормативных документов.

Устав(Рисунок 2) в ЗАО «СМЗ» представляет собой свод правил, регулирующих деятельность предприятия, взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

· наименование вида документа;

· наименование организации;

· дата;

· место составления;

· гриф утверждения;

· регистрационный номер документ;

· текст;

· подпись.

Устав основной организационный документ в деятельности ЗАО «СМЗ». Он регулирует взаимоотношение данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям её деятельности.

Устав в заводе является обязательным документом, его содержание включает в себя:

· общее положение;

· правовой статус учреждения;

· предмет, цели и направления деятельности;

· имущество и финансы учреждения;

· организация деятельности ЗАО «СМЗ» и его структура;

· управление ЗАО «СМЗ»;

· ликвидация и реорганизация ЗАО «СМЗ».

Рисунок 2- Устав

Устав ЗАО «СМЗ» утверждается управляющим директором.

В должностной инструкции (Рисунок 3) были обнаружены следующие ошибки:

· неправильно оформлен реквизит наименовании организации;

· неправильно оформлен реквизит гриф утверждения;

· неправильно оформлен реквизит наименования вида документа;

· неправильно оформлен реквизит дата документа;

· неправильно оформлен реквизит регистрационный номер документа;

· неправильно оформлен реквизит заголовок к тексту;

· неправильно оформлен реквизит текст документа.

Рисунок 3 - Должностная инструкция секретаря - машиниста МСЦ-3

Анализ регистрации документов

Регистрация документов важная составляющая часть работы с документами. Основная цель регистрации придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности завода. При соблюдении правил регистрации секретарь быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

1. учет документов;

2. контроль за их исполнением;

3. справочная работа по документам.

Анализируя документооборот завода за последние 3 года (Рисунок 4), была выявлена тенденция к его росту. Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры ЗАО «СМЗ» за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.

В документационном обеспечении ЗАО «СМЗ» выделяют три группы документов:

· входящие;

· исходящие;

· внутренние.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Сам процесс регистрации в заводе представляет собой снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал) для создания базы данных о документах завода.

Рисунок 4 - Диаграмма документооборота ЗАО «СМЗ» за последние 3 года

Таким образом, в процессе регистрации создается информационно - поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. На предприятие есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этот номер переносится на документ.