Тема 2. Облік грошових коштів, доходів і видатків

ТЕМА 2. Облік грошових коштів, ДОХОДІВ І ВИДАТКІВ

ЗАГАЛЬНОГО ФОНДУ

 

Облік фінансування і надходження грошових коштів

Принципи і порядок фінансування бюджетних установ

Облік фінансування за відомчою структурою

1.3. Облік фінансування через органи Державного казначейства

Облік видатків

Склад і класифікація видатків

Облік касових видатків

Облік фактичних видатків

Контроль за формуванням видатків

Облік касових операцій

Облік операцій з іноземною валютою

Облік інших коштів

Облік фінансування і надходження грошових коштів

 

Рис. 1. Порядок фінансування за відомчою структурою

Рис. 2. Порядок фінансування
через органи Державного казначейства

Фінансування всіх бюджетних установ знову стало кошторисним, при цьому бюджетні кошти перераховувалися на поточні (бюджетні) рахунки, що відкривалися в установах банків.

У період становлення ринкової економіки утворилося багато комерційних банків, змінилися функції НБУ в частині виконання державного бюджету, в результаті облік і контроль за витрачанням бюджетних коштів значно погіршилися. Розпорошення бюджетних коштів по багатьох поточних рахунках, відсутність оперативної інформації на всіх рівнях виконання державного бюд­жету не давали змоги ефективно маневрувати і без того обмеженими коштами. Саме цим пояснюється становлення в Україні органів Державного казначейства.

Відповідно до Тимчасової інструкції про порядок касового ви­конання державного бюджету за видатками, затвердженої ГУДКУ від 21.03.97 за № 28, фінансування бюджетних установ, починаючи з 1997 р., здійснюється за двома формами (рис. 1, 2):

· за відомчою структурою;

· через органи Державного казначейства.

 

Рис. 3. Структура субрахунка № 681 у ГРК

 

У нижчих розпорядників коштів, які не мають підвідомчих установ, субрахунок № 681 пасивний і використовується для обліку сум загального фонду, отриманих від вищого розпорядника коштів. Структуру рахунка наведено на рис. 4.

Сальдо наростаючим підсумком протягом року показує отримані суми загального фонду, а сальдо на кінець року — суму невикористаних коштів загального фонду.

У нижчих розпорядників коштів, які мають підвідомчі установи, субрахунок № 681 активно-пасивний. Він призначений для обліку сум, одержаних від вищих розпорядників коштів (пасивний субрахунок), і для обліку сум проведеного перерахування із загального фонду підвідомчим установам (РК ІІІ ступеня). Структура цього рахунка і зміст його сальдо збігаються зі структурою і змістом сальдо активного субрахунка № 681 у ГРК і пасивного субрахунка № 681 у РК ІІІ ступеня, тобто записи по цьому субрахунку здійснюються за принципом активного і пасивного рахунків.

 

Рис. 4. Структура субрахунка № 681 у РК ІІІ ступеня

Характеристики бухгалтерських рахунків для обліку надходження бюджетних коштів і доходів загального фонду дають змогу розглянути порядок записів операцій бюджетних установ, що утримуються за рахунок різних бюджетів (табл. 1).

 

Таблиця 1

Облік надходження коштів, доходів
і внутрішніх розрахунків за загальним фондом

Зміст операцій	У ГРК	У РК ІІ ступеня	У РК ІІІ ступеня
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1. Надійшли кошти за загальним фондом:
— на видатки установи		701,702
— для переказу підвідомчим установам		701,702			—	—
2. Переказані кошти вищими розпорядниками коштів ниж­чим розпорядникам коштів					—	—
3. Відкликані кошти за загальним бюджетом	701, 702	311, 312
4. Зараховані на поточні рахунки суми відкликаних коштів					—	—

Наведені бухгалтерські записи відображаються в щомісячних накопичувальних відомостях ф. № 381, об’єднаних з меморіальними ордерами № 2, які складаються за кожним субрахунком рахунка № 31. Вони побудовані за шаховою формою і за наявності кількох рахунків у банку нумеруються відповідно № 2а, 2б і т. д.

За субрахунками № 311 і 312 для обліку надходження грошових коштів складається машинограма «Відомість обліку грошових коштів за датами і кореспондуючими рахунками».

Аналітичний облік надходження грошових коштів ведеться за кожним субрахунком в розрізі кодів функціональної класифікації (КФК) на картках аналітичного обліку грошових коштів (ф. № 294-а).

За рішенням головного бухгалтера аналітичний облік надходження грошових коштів може бути суміщений з аналітичним обліком касових і фактичних видатків в книзі обліку асигнувань і видатків (ф. № 294).

У разі машинної обробки облікової інформації регістром аналітичного обліку за рахунком № 31 є машинограма «Зведена відомість грошових коштів».

Аналітичний облік доходів за загальним фондом ГРК за рахунком № 70 ведеться в багатографних картках ф. № 283 у розрізі показників, передбачених у довідці «Про рух асигнувань загального фонду», яка наводиться на останній сторінці балансу виконання кошторису установи. Нижчі розпорядники коштів аналітичний облік внутрішніх розрахунків за загальним фондом ведуть у такому ж порядку, як і ГРК за рахунком № 70.

На субрахунку № 681 вищі розпорядники коштів ведуть також облік внутрішніх розрахунків за загальним фондом з підвідомчими установами. Аналітичний облік цих розрахунків ведеться в «Книзі обліку розрахунків по фінансуванню підвідомчих установ» (ф. № 302) за кожною установою в розрізі КФК.

 

Заява

на відкриття рахунка з «___» _________ 200_ р.

^{повна назва розпорядника коштів}

Просимо відкрити у відділенні Держказначейства Залізничного району

 

реєстраційні рахунки відповідно до функціональної класифікації видатків бюджету на 2000 р.

 

Керівник _______________

^{підпис прізвище, ім’я, по батькові}

Керівник _______________

^{підпис прізвище, ім’я, по батькові}

^{відмітка органу Держказначейства}

Документи на відкриття рахунків перевірив
Відкриття рахунків дозволяю

Начальник (заступник)

органу Держказначейства __________ __________________

^{підпис прізвище, ім’я, по батькові}

 

Код за функціональною класифікацією	Код за економічною класифікацією	№ реєстраційного рахунка	Головний бухгалтер ____________ ^підпис

Рис. 5. Документи на відкриття рахунків

Порядок відкриття і ведення реєстраційного рахунка наведено на рис. 6.

 

Рис. 6. Порядок відкриття і ведення реєстраційного рахунка

З органом Державного казначейства розпорядник коштів укладає договір на відкриття та обслуговування реєстраційних рахунків, які за багатьма ознаками відрізняються від поточних рахунків (табл. 2). Бюджетні установи періодично отримують виписки з реєстраційних рахунків, які бувають різними (табл. 3, 4), і до яких додаються відповідні первинні документи (меморіальні ордери, платіжні доручення тощо). Суми у виписках органу Державного казначейства наводяться в тому значенні, яке вони мають для відкритого в уповноваженому банку єдиного казначейського рахунка.

Таблиця 2

 

Порівняльна характеристика поточних і реєстраційних рахунків

Ознака	Поточний рахунок	Реєстраційний рахунок
1. Сфера застосування	В установах, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів	В установах, що утримуються за рахунок дер­жавного бюджету
2. Регламентація порядку відкриття	Інструкція НБУ № 121 від 27.05.96	Інструкція ГУДКУ № 32 від 09.04.97
3. Місце відкриття	Установа уповноваженого банку	Орган Державного казначейства
4. Термін дії	Постійно	Бюджетний рік
5. Функціональне призначення	Розрахунково-касове обслу­говування	Розрахунково-касове обслуговування, контроль за касовими видат­ками установи

 

Таблиця 3 - ВИПИСКА за 7.07.09

Реєстраційний
рахунок № 18010163800010 Залишок 81 756,75

	№ документа	Дебет	Кредит
		44,00
		63,00
		100,00
		189,60
		230,16
		235,20
		376,00
		495,00
		4 005,00
		5 000,00
		15 000,00
		15 000,00
чек	2 940 912	20,00
за путівку			285,60
Всього по обороту		40 757,96	285,60
Залишок			41 284,39

Таблиця 4 -Відділення Державного казначейства в Ізмаїльському районі

ВИПИСКА
«13» жовтня 2009 р.

Реєстраційний рахунок № 200075026 Залишок —

Номер операції	Дата	МФО	Рахунок, що кореспондує	Номер документа	Код операції	Обороти
Дебет	Кредит
	13.10
			Обороти				2387,00
			Залишок				2387,00

 

Для обліку наявності та руху коштів, виділених розпоряднику коштів на утримання установи за загальним фондом, призначений активний субрахунок № 321 «Реєстраційні рахунки». Оскільки виділення коштів розпорядникам коштів усіх ступенів здійснюється безпосередньо органами Державного казначейства, внут­рішні розрахунки з цих операцій між розпорядниками коштів не виникають, субрахунок № 681 не застосовується. Бухгалтерські записи щодо надходження коштів і доходів за загальним фондом наведено в табл. 5.

Таблиця 5 - Бухгалтерські записи з обліку надходження коштів і доходів загального фонду

Зміст операцій	ГРК	У РК ІІ ступеня	У РК ІІІ ступеня
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1. Зараховані кошти на реєстраційні рахунки розпорядників коштів
2. Відкликані кошти з реєстраційних рахунків розпорядників коштів

 

Зазначені бухгалтерські записи відображаються в накопичувальних відомостях ф. № 381 (меморіальних ордерах № 2), які скла­даються за кожним реєстраційним рахунком. Аналітичний облік ведеться в розрізі реєстраційних рахунків, відкритих за кодами функціональної класифікації.

Аналітичний облік доходів загального фонду за субрахунком № 701 ведеться в установах, які утримуються за рахунок асигнувань з місцевих бюджетів.

Облік видатків

Рис. 7. Класифікація видатків бюджетних установ

з рахунків в банку чи казначействі в касу для виплати заробітної плати — касові видатки, а сума нарахованої заробітної плати — фактичні видатки.

Фактичні видатки, як правило, не збігаються з касовими ні в часі, ні в сумі. В тих випадках, коли частина грошових коштів на рахунках у банку чи казначействі обертається на поповнення запасів матеріалів, рахується в розрахунках (дебіторська заборгованість), залишається невитраченою у вигляді підзвітних сум і готівки в касі або використовується на погашення кредиторської заборгованості, що виникла раніше, фактичні видатки менші за касові. Якщо установа має в своєму розпорядженні запаси матеріалів, то фактичні видатки на здійснення планового обсягу робіт можуть перевищувати касові, оскільки витрата матеріалів не викликає зменшення грошових коштів на рахунках.

Якщо кошти, отримані з банку чи казначейства, витрачені за прямим призначенням відповідно до кошторису (наприклад, видатки за електроенергію, газ, воду, телефон, поточний ремонт та інші послуги), то фактичні видатки збігаються з касовими. Такі видатки називаються прямими.

Взаємозв’язок касових і фактичних видатків наведено на рис. 8.

 

Рис. 8. Взаємозв’язок касових і фактичних видатків

Касові та фактичні видатки установи є окремими етапами руху бюджетних коштів та об’єктами бухгалтерського обліку.

У бюджетних установах касові та фактичні видатки планують і обліковують за єдиною номенклатурою видатків. Нова бюджетна класифікація, розроблена і затверджена Мінфіном України, являє собою перелік згрупованих за певними ознаками видатків.

Такими ознаками є: функція держави, відомча належність та економічний зміст видатків.

Бюджетна класифікація є важливим організуючим документом, вона лежить в основі планування видатків, їх синтетичного та аналітичного обліку, суттєво впливає на всю організацію бухгалтерського обліку та звітності бюджетних установ. Важливою відмінністю нової бюджетної класифікації є розмежування видат­ків за економічними ознаками: видатки зведено в єдині економічні категорії, що відображають розмежування коштів, направлених на поточні та капітальні видатки. Кожній категорії присвоєно чотиризначний код.

Схему класифікації видатків за економічним змістом наведено на рис. 9.

 

Рис. 9. Класифікація видатків за економічною ознакою
(скорочена форма)

 

Категорія «Оплата праці працівників бюджетних установ» включає оплату праці в грошовій формі всіх працівників бюдже­тних установ за встановленими посадовими окладами, ставками або розцінками.

Видатки за цією категорією мають найбільшу питому вагу у видатках установи і є захищеною бюджетом статтею.

До категорії «Нарахування на заробітну плату» відносять єдиний соціальний внесок. Це також захищена бюджетом стаття.

Категорія «Придбання предметів постачання і матеріалів» вклю­чає видатки на придбання канцелярського, креслярського, письмового приладдя та матеріалів, виготовлення та придбання бухгалтерських і статистичних книг, бланків, відомостей, а також класних журналів, дипломів, свідоцтв, медалей, грамот, іншої документації для навчальних закладів; періодичних, довідкових та інформаційних видань, видатки на придбання матеріалів для поточних господарських потреб; придбання медикаментів і перев’язувальних матеріалів, медиковідновлювальних засобів, бактеріологічних препаратів для лікувально-профілактичних і ліку­вально-ветеринарних закладів, будинків-інтернатів, санаторіїв, про­філакторіїв, дитячих установ тощо. До них належать також видатки на продукти харчування у лікувально-профілактичних закладах, будинках-інтернатах, дитячих будинках, профтехучилищах, видатки на спецхарчування осіб, що працюють у шкідливих умовах.

За окремим кодом до цієї категорії відносяться й видатки на придбання предметів з терміном служби менше року або однорід­них малоцінних предметів; на придбання різного роду матеріалів і предметів для науково-дослідних і навчальних робіт; на придбання м’якого інвентарю та обмундирування (постільної білизни, білизни, спецівок, одягу, взуття, спортивного обмундирування), придбання книг, періодичних видань для бібліотечних фон­дів, інших матеріалів та інвентарю.

До категорії «Видатки на відрядження» належать видатки на оплату проїзду, добових, квартирних під час службових відряджень; оплату підйомних, проїзду і добових при переміщенні пра­цівників, відряджень на курси та у навчальні заклади, на сесії, наради та конференції, тобто всі видатки на відрядження, що сплачуються за рахунок бюджетних коштів.

Категорія «Оплата послуг з утримання бюджетних установ» включає плату за оренду приміщень та обладнання, транспортні послуги (в тому числі капітальний і поточний ремонт транспортних засобів), послуги зв’язку, поліграфічні послуги, поточний ремонт будівель, споруд, приміщень, обладнання та інвентарю, професійних послуг, оплату інших поточних видатків, включаючи видатки на позавідомчу охорону, утримання приміщень, заходи з охорони праці та техніки безпеки, представницькі видатки тощо.

Платежі з оплати бюджетними установами комунальних послуг та енергоносіїв плануються та обліковуються за категорією «Оплата комунальних послуг та енергоносіїв». До них належать видатки на оплату теплопостачання, водопостачання і водовідведення, оплату електроенергії, природного газу, інших видів енергії, інших комунальних послуг.

До категорії «Субсидії і поточні трансфертні виплати» віднесено всі безповоротні державні платежі, які не підлягають поверненню і передбачаються на поточні цілі.

Під капітальними видатками розуміють платежі з метою придбання капітальних активів, стратегічних і надзвичайних запасів товарів, землі, нематеріальних активів.

Категорія «Придбання основного капіталу» передбачає видатки на нові або існуючі товари тривалого користування, які купують або створюють власними силами. Ця категорія охоплює лише видатки на товари, термін служби яких перевищує 1 рік. Сюди відносяться нерухомі основні засоби (наприклад, споруди), а також рухомі основні засоби.

Ця категорія охоплює також видатки на будівництво об’єктів соціально-культурного призначення, включаючи школи, лікувально-профілактичні заклади, а також видатки на капітальний ремонт житлового фонду, виробничих об’єктів, об’єктів соціально-культурного призначення.

Категорія «Придбання землі і нематеріальних активів» включає видатки на придбання землі, права на розробку надр, використання авторських прав, патентів і тор-

гових знаків, придбання програмного забезпечення тощо.

На практиці аналітичний облік касових і фактичних видатків ведеться за більш детальною їх класифікацією.

Облік касових видатків

Синтетичний облік касових видатків ведеться на субрахунках № 311 «Поточні рахунки на видатки установи» та № 321 «Реєстраційні рахунки» 3-го класу рахунків. За кредитом цих субрахунків відображаються здійснені касові видатки, тобто суми, отримані з рахунків в банку чи казначействі готівкою або перерахо­вані в безготівковому порядку. Одночасно робиться запис у дебет різних субрахунків залежно від напряму видатків. Основні бухгал­терські проводки з обліку касових видатків наведено в табл. 6.

Таблиця 6

Основні бухгалтерські проводки
з обліку касових видатків

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит	Код статті
1. Отримано в банку і оприбутковано в касу готівку на виплату заробітної плати, допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, стипендії		311, 321	1110 1120 1342
2. Перераховано бюджету суми заборгованості по прибутковому податку		311, 321
3. Перераховано заборгованість Пенсійному фонду		311, 321
4. Погашено заборгованість перед поста­чальниками за матеріали		311, 321
5. Оплачено рахунки постачальників за комунальні послуги		311, 321
6. Внесено на рахунки депоновану заробітну плату	311, 321

 

До касових видатків належать також суми грошових коштів, переведених з поточних чи реєстраційних рахунків для наступних розрахунків з постачальниками акредитивами або чеками з лімітованих чекових книжок.

Бухгалтерські записи щодо збільшення чи відновлення касових видатків робляться на підставі виписок з поточних чи реєстраційних рахунків і доданих до них документів у накопичувальних відомостях — меморіальних ордерах. Синтетичний облік касових видатків ведеться в тих самих регістрах, що й синтетичний облік руху грошових коштів на поточних чи реєстраційних рахунках.

Аналітичний облік касових видатків ведеться по кожному поточному чи реєстраційному рахунку в розрізі кодів функціональної та економічної класифікації. Регістрами аналітичного обліку є картки аналітичного обліку касових видатків ф. № 294-б. Замість карток може застосовуватися книга обліку асигнувань і видатків ф. № 294, в якій поєднуються аналітичний облік асигнувань, касових і фактичних видатків. Централізовані бухгалтерії для оперативного контролю використання асигнувань в установах, які мають свої індивідуальні кошториси, можуть вести контрольні таблиці спостереження за касовими видатками кожної установи та окремими категоріями видатків.

Схему облікового процесу касових видатків наведено на рис. 10.

Рис. 10. Схема облікового процесу касових видатків

В умовах автоматизованої обробки облікової інформації як регістр аналітичного обліку касових видатків використовується машинограма «Зведена відомість касових видатків». Для детальнішого аналізу складається відомість обліку та аналізу асигнувань і відомість касових видатків за установами.

Облік фактичних видатків

Облік фактичних видатків ведеться на активному синтетичному рахунку № 80 «Видатки загального фонду» та його двох субрахунках: № 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи» та № 802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи».

В усіх випадках на суми здійснених фактичних видатків дебетуються субрахунки № 801, 802 і кредитуються різні субрахунки. Основні бухгалтерські проводки з обліку фактичних видатків наведено в табл. 2.7.

Протягом року за дебетом субрахунків № 801, 802 накопичуються видатки наростаючим підсумком з початку року. В кінці року, як правило, всі здійснені видатки списуються з кредиту субрахунків № 801, 802 за рахунок відповідного джерела фінансування, тобто в дебет субрахунків № 681, 701, 702. Якщо сума фактичних видатків за загальним фондом перевищує залишок фінансування, списання здійснюється в сумі, рівній залишку на субрахунках № 681, 701, 702.

 

Таблиця 7- Основні бухгалтерські проводки з обліку фактичних видатків

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
Дебет	Код статті	Кредит
1. Нарахована заробітна плата працівників бюджетних установ	801, 802
2. Нараховані внески до Пенсійного фонду, фонду соціального страхування	801, 802		651, 652, 653
3. Затверджені авансові звіти підзвітних осіб	801, 802
4. Списані продукти харчування	801, 802
5. Списані медикаменти на лікування хворих	801, 802
6. Списані матеріали на утримання установи	801, 802		231, 234, 239
7. Нараховані стипендії студентам і аспірантам	801, 802

 

Не списуються в кінці року і переходять на баланс наступного року суми нарахованої заробітної плати за другу половину грудня, якщо її виплата здійснюється за рахунок асигнувань нового року.

Аналітичний облік фактичних видатків за субрахунками № 801, 802 у бюджетних установах ведеться в книзі № 294 за КФК та економічної класифікації, а в централізованих бухгалтеріях — в розрізі обслуговуваних установ в книзі № 309-б. Схему облікового процесу фактичних видатків наведено на рис. 11.

 

Рис. 11. Схема облікового процесу фактичних видатків

При використанні ЕОМ складаються «Відомість обліку і аналізу фактичних видатків», «Зведена відомість фактичних видатків», «Відомість фактичних видатків по установах».

 

Облік касових операцій

Для планомірної організації грошового обігу як госпрозрахункові підприємства та організації, так і бюджетні установи зберігають свої грошові кошти на рахунках у банку і витрачають, як правило, шляхом безготівкових розрахунків. Але на практиці виникає необхідність в розрахунках готівкою, наприклад, при виплаті заробітної плати, допомоги по соціальному страхуванню, сти­пендій, авансів на відрядження, на господарські та інші витрати.

Уся готівка, що знаходиться в установі чи в централізованій бухгалтерії, для забезпечення її збереження і цільового використання зберігається в касі. Посиленню контролю за витрачанням готівки сприяє суворе дотримання порядку здійснення касових операцій, який регламентується Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 334 (далі — Порядок ведення касових операцій № 334).

Порядок визначає норми і терміни зберігання грошей в касі, видачі їх на різні цілі, правила оформлення касових документів, ведення касової книги, контролю законності касових операцій.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець кожного робочого дня обмежується лімітом, який щорічно встановлюється установами банків за погодженням з бюджетною установою. Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженою постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 335.

У зв’язку із поступовим запровадженням у практику касового виконання бюджету через казначейську систему НБУ телеграмою від 25.02.98 за № 11–111/335–1447 регламентував порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі установ, що фінансуються через органи Державного казначейства. Згідно з цим порядком ліміти залишків готівки в касі установам, які перейшли на казначейську форму фінансування і не мають відкритих поточних рахунків у національній валюті в установах банків, встановлюються органами Державного казначейства. Цими органами до уповноваженої установи банку, в якому відкрито єдиний казначейський рахунок, подається зведена заявка-розрахунок по зазначених установах. За результатами розгляду цієї заявки уповноваженою установою банку органу Державного казначейства вста­новлюється загальний ліміт каси, в межах якого останній визначає ліміти каси окремих установ.

Якщо установа (клієнт) фінансується через єдиний казначейський рахунок і має поточний рахунок в інших установах банків, то ліміт залишку готівки в касі такому клієнту встановлюється тією установою банку, де відкрито його поточний рахунок, на підставі відповідної заявки-розрахунку з відображенням в ній показників, що мають враховувати сумарні касові обороти установи. Понад встановлених норм у касі можуть зберігатися гроші лише на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги за тимчасовою непрацездатністю тільки протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Після цього гроші здаються в банк і за першою вимогою установи видаються назад. Приймання грошей в касу, їх зберігання і видачу здійснює касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей. Після видання наказу про призначення касира на роботу з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Касиру забороняється передовіряти виконання своїх функцій іншим особам. У разі необхідності тимчасової заміни касира, наприклад, у зв’язку із його відпусткою, виконання його обов’язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

В установах і централізованих бухгалтеріях, де за штатним роз­писом не передбачено посади касира, виплата заробітної плати працівників та оплата дрібних господарських витрат здійснюється через підзвітних осіб, призначених наказом керівника установи.

Готівку в касу з поточних (реєстраційних) рахунків касир отри­мує за грошовими іменними чеками. Установи, які не перейшли на казначейське обслуговування використання бюджетних і позабюджетних коштів, мають свою чекову книжку, яку отримують в банку і зберігають у касі разом із іншими цінностями. Решті установ грошові чеки виписуються органами Державного казначейства на підставі доручення чи заявки на отримання готівки з реєстраційних рахунків.

До каси можуть надходити гроші і з інших джерел. В усіх випадках при надходженні готівки бухгалтерією оформляється при­бутковий касовий ордер № КО-1 з відривною квитанцією. Видача готівки з каси оформляється, як правило, видатковим касовим ордером № КО-2. Гроші можуть видаватися і за іншими оформленими документами, але з доданням видаткового касового ордера чи з накладанням на цих документах штампа, який замінює видатковий касовий ордер.

В установах, які мають велику кількість підрозділів чи обслуговуються централізованою бухгалтерією, виплата заробітної плати і допомоги за тимчасовою непрацездатністю може здійсню­ватися за письмовим наказом керівника іншими, крім касира, особами, з якими укладаються письмові договори про повну матеріальну відповідальність. У такому випадку не можна залучати до видачі заробітної плати осіб, пов’язаних з її розрахунками, наприклад, бухгалтера розрахункової групи централізованої бухгалтерії, завідувачку дитячого закладу, яка складає табель використання відпрацьованого часу і оформляє інші документи із заро­бітної плати.

Виплата стипендій у вищих навчальних закладах практикується через фінансових старост, яким академічна група видає групову довіреність на отримання готівки в касі.

Якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів, виплата заробітної плати здійснюється через підзвітних осіб.

Усі прибуткові і видаткові касові ордери до передачі їх в касу ретельно перевіряють з метою забезпечення належного контролю за надходженням грошей і витрачанням їх за цільовим призначенням. Після перевірки ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів і передаються в касу до виконання.

Аналітичний облік і контроль руху грошових коштів касир веде в касовій книзі ф. № КО-4. В установах і централізованих бухгалтеріях, які мають грошові операції як з бюджетними, так із позабюджетними коштами, касова книга ведеться за формою № 440, в якій для обліку бюджетних і позабюджетних коштів передбачено окремі графи.

Записи в касову книгу виконуються в двох примірниках через копіювальний папір, при цьому другі примірники є відривними і слугують звітом, який щоденно разом з прибутковими і видатковими ордерами передається касиром у бухгалтерію. В бухгалтерії касові звіти піддаються ретельній перевірці. Кожний запис перевіряється по суті, звіряється з первинними документами. Після цього в звіті по кожній господарській операції проставляється кореспонденція рахунків.

Для синтетичного обліку наявності та руху грошових коштів у касі, схему яких наведено на рис. 12, призначений активний грошовий рахунок № 30 «Каса», який має два субрахунки: № 301 «Каса в національній валюті» та № 302 «Каса в іноземній валюті».

Незалежно від того, звідки і на які цілі надійшла готівка, субрахунок № 301 дебетується на суми, які надійшли в касу, і кредитується на суми, видані з каси. Основні бухгалтерські проводки з обліку касових операцій наведено в табл. 8.

Таблиця 8 - Основні бухгалтерські проводки з обліку касових операцій в

Національній валюті

Господарські операції	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
1. Надійшла готівка в касу з поточних і реєстраційних рахунків установи		311, 321
2. Надійшла виручка за надані платні послуги
3. Оплачено готівкою за харчування працівників за місцем роботи
4. Внесено плату за проживання в гуртожитках
5. Повернуто в касу підзвітними особами залишок невикористаного авансу
6. Оприбутковано лишок коштів, виявлених під час інвентаризації каси
7. Виплачено заробітну плату і допомогу за тимчасовою непрацездатністю
8. Виплачено стипендії
9. Видано підзвіт працівникам установи
10. Внесено готівку з каси на поточний чи реєстраційний рахунки	311, 321
11. Віднесено на винних осіб нестачу готівки в касі, виявлену в результаті інвентаризації

Рис. 12. Схема наявності та руху грошових коштів
у касі бюджетної установи

 

З метою дотримання касової дисципліни не рідше одного разу в квартал проводиться раптова ревізія каси з повним переліком готівки і перевіркою цінностей, що знаходяться в касі. Для цього наказом керівника установи призначається комісія, яка за результатами перевірки складає акт, в якому за наявності розбіжностей з даними обліку вказується сума нестачі чи лишків та обставини їх виникнення. На цю суму касир складає додатковий касовий звіт.

На підставі касових звітів, в яких вказано кореспонденцію рахунків з субрахунком 301 «Каса в національній валюті», здійснюються записи в накопичувальну відомість по касових операціях (ф. № 381), об’єднану з меморіальним ордером № 1. Схему облікового процесу по касових операціях наведено на рис. 13.

В разі автоматизації обліку руху грошових коштів у касі в установах за умови забезпечення повного зберігання документів аркуші касової книги формуються у вигляді машинограми «Вклад­ний аркуш касової книги». Водночас складається машинограма «Звіт касира». Обидві машинограми, що складаються до початку наступного робочого дня, повинні мати однаковий текст і містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Машино­грама «Зведена відомість оборотів за субрахунками» призначена для синтетичного обліку касових операцій.

 

Рис. 13. Схема облікового процесу
з касових операцій бюджетних установ

Таблиця 9 - Основні бухгалтерські проводки з обліку операцій з іноземною

Валютою