Подключение документа к источнику данных

 

Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот до-кумент к источнику данных или файлу данных. Если файла данных еще не существует, его мож-но создать в процессе слияния.

 

Выбор файла данных

 

1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей (рису-

 

нок 9.3).

 

Рисунок 9.3 – Выбор команды Выбрать получателей

 

2. Выполните одно из следующих действий.

 

Вывести новый список Использовать существующий

Выбрать из Контактов Outlook

 

Уточнение списка получателей или элементов

 

При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.

 

Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.

 

1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список (рису-

нок 9.4).

 

Рисунок 9.4 – Выбор команды Изменить список

 

2. В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.

 

Выделение отдельных записей. Установите флажки напротив тех получателей,кото-рые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.

Сортировка записей. Щелкните заголовок столбца элемента,по которому требуетсявыполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Снова щелкните заголовок столбца, чтобы отсортировать список в алфавитном порядке по убы-ванию (от A до Я).

Если необходима более сложная сортировка, выберите команду Сортировка в группе

 

Уточнить список получателей,а затем,перейдя на вкладку Сортировка записей диалоговогоокна Фильтр и сортировка, выберите свои критерии сортировки. Например, можно использо-вать этот тип сортировки, если нужно совместить адреса получателей с их фамилиями, располо-женными в алфавитном порядке внутри каждого почтового индекса, а почтовые индексы пере-числять в цифровой последовательности.

Фильтрация записей. Эта функция полезна,если список содержит записи,которые нетребуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно ис-пользовать флажки для включения и исключения записей.

Чтобы отфильтровать записи, выполните следующие действия.

1. В группе Уточнить список получателей выберите пункт Фильтр.

2. На вкладке Отбор записей диалогового окна Фильтр и сортировка выберите условия, которые нужно использовать для фильтрации.

Например, чтобы создать копии основного документа только для адресов, в которых в каче-стве страны указана Австралия, выберите пункт Страна в списке Поле, условие Равно в списке

 

Оператор и название Австралия в списке Сравнение.

3. Для дальнейшего уточнения действия фильтра щелкните оператор И или Или и укажите дополнительные условия.

 

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)

 

После подключения основного документа к файлу данных можно вводить текст документа и добавлять текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные.

 

Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. По-ля в приложенииWordсоответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных(рису-

 

нок 9.5).

 

 

Рисунок 9.5 – Файл данных

 

1 - Столбцы файла данных представляют собой категории данных. Поля, добавляемые к ос-новному документу, являются текстовыми заполнителями для этих категорий.

 

2 - Строки файла данных представляют собой записи данных. При выполнении слияния приложение Word создает копию основного документа для каждой записи.

При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в двойные уг-ловые скобки («»). В составных документах эти скобки служат не для выделения. Они лишь по-зволяют отличать поля в основном документе от нормального текста.

 

Что происходит при слиянии

 

При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д. (рисунок 9.6).

 

 

Рисунок 9.6 – Замещение полей слияния с основном документе