Технологии написания пресс-релиза

Сначала напишите текст в последовательности, в которой мысли приходят в голову, группируя его небольшими абзацами по 3-5 предложений. Каждый из них – это один развернутый тезис. Затем просмотрите текст и поменяйте местами абзацы для получения нужной смысловой последовательности.

Структура пресс-релиза должна содержать движение от главных фактов ко второстепенным. Просмотрите новостные ленты информационных агентств. Именно к такому стилю изложения нужно стремиться при написании пресс-релизов.

Особое внимание уделяем первому абзацу. Заголовок и первый абзац на 80 % определяют успех всего пресс-релиза. Просматривая множество пресс-релизов в своей папке «входящие», журналисты читают в первую очередь первый абзац и по его содержанию определяют, пойдет ли он в работу или будет отсортирован как информационный мусор.

В первом абзаце помещается информация, отражающая суть новости. В этом маленьком кусочке текста содержатся ответы на пять вопросов: Когда? Где? Кто? Что сделал? Почему? Причем, не последнюю роль играет последовательность вопросов. В идеале – это одно предложение, которое читается на одном дыхании.

В последующих абзацах идет пояснение. Чем дальше от начала, тем менее существенные подробности сообщаются – из соображений рациональности. Место для публикации ограничено, и информацию приходится сокращать до нужного размера. Самый простой способ – урезать нижнюю часть текста. При таком подходе есть шанс, что самая значимая информация, размещенная в верхней части пресс-релиза, попадет в колонку новостей издания.

Важная информация

 

Менее важная информация

 

Сообщение пресс-релиза должно быть представлено предельно ясно и конкретно, в нейтральной и максимально объективной форме, без эмоциональных эпитетов, лозунгов и слоганов, без лишних деталей. Если ваша но­вость интересна и журналисту потребуются какие-то уточнения, то он сам свяжется с вами, чтобы включить их в статью.

Пресс-релиз также формирует имидж вашей организации. И этот факт определяет некоторые особенности подачи информации в пресс-релизе (они верны для любых PR-текстов).

· Изложение следует давать от третьего лиц: «Сегодня молодежная организация объявляет», «Организация является инициатором», «Лидер организации сделал заявление»;

· В пресс-релизе, как и в большинстве PR-текстов, не указывается имя создателя (автора);

· Оформление пресс-релиза должно соответствовать корпоративному стилю и содержать как минимум логотип и контактную информацию.

· В конце после основного текста пресс-релиза должна быть представлена история (бэкграунд) вашей организации (краткий вариант – 10-12 строк).

 

Особенности написания текстов для разных СМИ:

· деловые СМИ больше интересуют события, цифры и факты, значимые для развития рынка и конкуренции.

· для общественно-политических СМИ подчеркните социальную значимость темы.

· cпециализированным СМИ предоставляйте информацию, интересную профессионалам.

· радиостанциям лучше отправлять укороченные варианты, содержащие цитату из интервью/комментария руководителя, лидера организации.

 

Рассылка пресс-релиза

Важно не только написать пресс-релиз, но и донести его до журналиста.

На смену факсимильной технике приходит электронная почта и все вытекающие из этого проблемы:

· спам-фильтры редакционных серверов;

· обилие сообщений, поступающих в папку «Входящие» у журналиста.

Как обойти проблемы, связанные со спам-фильтрацией?

· Жесткие правила фильтрации электронной почты, установленные некоторыми системными администраторами изданий, позволяют поступать на почтовый сервер только письмам с авторизованных адресов, т. е. адресов, благонадежность которых подтвердили собственные сотрудники. В этом случае, как вы понимаете, есть только один путь – необходимо установить контакт с журналистом издания.

· Не используйте в заголовке письма заглавные буквы, например «МАССОВАЯ АКЦИЯ». Скорее всего, фильтр отклонит ваше сообщение.

· Большинство спам-фильтров работает по принципу анализа
информационного содержания письма, вычленяя подозрительные слова и словосочетания. В любом сортировщике писем уже есть установленный набор таких фраз, который продолжает дополняться системным администратором по его усмотрению. На интернет-ресурсах можно найти такие наборы и ознакомиться с ними.

· Практически любой провайдер бесплатных почтовых ящиков (mail.ru, yandex.ru и т. д.) имеет свой спам-фильтр. Протестируйте свое письмо, отправив его на такой адрес.

· В письмах html-формата фон, отличный от белого, может послужить для спам-фильтра сигналом отправить ваше письмо в виртуальную мусорную корзину.

 

· Заподозренные в спаме адреса большинство Интернет-провайдеров по умолчанию отправляют в черные списки практически всего Интернета. В случае, если это случилось с вашим адресом – замените адрес для рассылок.

 

Допустим, через спам-фильтры пробрались. Как обратить внимание журналиста на ваше письмо, лежащее в папке «Входящие» среди сотен других, ничуть не менее значимых? Это вопрос про поля «От» и «Тема».

Откажитесь от безымянных и ничего не значащих обозначений отправителя письма в поле «От». Лучше используйте свое имя.

Никогда не отправляйте писем с пустым заголовком – до него дело дойдет в самый последний момент. Лучше сделайте тему своего письма интригующей. Каким именно? Это предмет для вашей фантазии. При желании из этой пары – «От» и «Тема», – обозначающей ваше письмо в почтовой программе журналиста, можно сделать узнаваемый фирменный стиль.

 

Еще несколько мелочей

Не прикрепляйте к письму других файлов, кроме текста вашей новости. Дайте ссылку в теле письма, по которой журналист может получить или скачать все дополнительные материалы (например, на страницу «пресс-комната» на сайте вашей организации).

Указывайте свои координаты в самом начале письма, чтобы не пришлось его прокручивать в поисках ваших контактов.

Обязательно проверьте свое письмо перед отправкой на наличие «очепяток» и «ашибок».

Не используйте интернет-жаргон, смайлики и прочие подобные символы.

Другие тексты для прессы