Библиографические ссылки на архивные документы

Библиографические ссылки на архивные документы позволяют определить местонахождение документа, хранящегося в определенном архиве, библиотеке и т. д., и таким образом идентифицировать его.

Ссылки на архивные документы содержат следующие элементы: заголовок; основное заглавие документа; сведения, относящиеся к заглавию; сведения об ответственности; поисковые данные документа, сведения о местоположении объекта ссылки в документе; сведения о деле (единице хранения), в котором хранится документ – объект ссылки; примечания.

В качестве поисковых данных документа указывают: название архивохранилища, номер фонда, описи (при наличии), порядковый номер дела по описи и т. п., название фонда, местоположение объекта ссылки в идентифицирующем документе (номера листов дела). Все элементы поисковых данных документа разделяют точками.

Например:

ОР РНБ. Ф. 316. Д. 161. Л. 1.

РО ИРЛИ. Ф. 568. Оп. 1. № 196. Л. 18–19 об.

Название архивохранилища приводят в виде аббревиатуры, при этом расшифровка аббревиатуры может содержаться в списке сокращений, прилагаемом к тексту. Если такой список отсутствует, а аббревиатура архивохранилища не является общепринятой, название архивохранилища указывают полностью с сокращением отдельных слов и словосочетаний в соответствии с ГОСТ 7.12–1993 и ГОСТ 7.11–2004 или раскрывают после приведенной аббревиатуры.

Например:

ОАД РНБ (Отдел архивных документов РНБ)

Арх. кинофонофотодокументов (Архив кинофонофотодокументов)

 

Обозначение и номер фонда приводят после названия архивохранилища. Указывают все элементы поисковых данных, принятые в конкретном архивохранилище, необходимые для идентификации документа (например: номер и название части фонда, номер картона, годы, если они являются элементом поисковых данных, и т. п.). В качестве обозначения архивного фонда, описи, порядкового номера дела (единицы хранения), зафиксированного в архивной описи, используют сокращения:

· ф. – фонд

· оп. – опись

· д. – дело

· ед. хр. – единица хранения

· об. – оборот.

 

Например:

ОР РНБ. Ф. 109. Оп. 1. Д. 16. Л. 1.

ОР РГБ. Ф. 163. Оп. 1. Картон 5. Д. 11. Л. 18–20.

ОАД РНБ. Ф. 3. Оп. 1 1836 г. Ед. хр. 24.

Арх. ГЭ. Ф. 1. Оп. 1. 1921/1924 г. Д. 724.

После номера фонда в круглых скобках может быть указано его название. Если номер фонда отсутствует, после названия архивохранилища приводят название фонда, как правило, в именительном падеже, за исключением случаев, когда это противоречит грамматическим нормам языка или не соответствует названию конкретного фонда, принятому в архивохранилище.

Например:

ОР РГБ. Ф. 173 (Н. А. Бердяев)

ОР РНБ. Ф. 316 (Научно-исследовательский институт книговедения)

РГАДА. Ф. Сношения России с Францией

РГАДА. Ф. Сената

 

Внутритекстовые ссылки на архивные документы, как правило, содержат поисковые данные документа и лишь в случае необходимости описание документа полностью.

Например:

НБА РКП. Ф. 2. Оп. 1. Д. 1.

В тексте говорится о «Наказе» Книжной палате, утвержденном Временным правительством в мае 1917 г., сам документ хранится в Научно-библиографическом архиве Российской книжной палаты, в подстрочной ссылке приведены его поисковые данные.

 

В подстрочных и затекстовых ссылках могут быть приведены сведения о документе (заголовок и основное заглавие документа) или только основное заглавие, зафиксированное в описи фонда, в названии дела или в конкретном документе, хранящемся в деле. В этом случае сведения о самом документе отделяют от поисковых сведений о документе знаком две косые черты с пробелами до и после него.

Например:

Розанов И. Н. Как создавалась библиотека исторического музея: докл. на заседании Ученого совета Гос. публ. ист. б-ки РСФСР, 30 июня 1939 г. // ГАРФ. Ф. А-513. Оп. 1. Д. 12. Л. 14.

Личное дело учеников Денисьева Виталия, Дроминского Вацлава и др. // ГАОО. Ф. 64. Оп. 1. Д. 1395.

4. Северо-Западное бюро ЦК ВКП (б). Общий отдел. Протоколы II ЦГАИПД. Ф. 9. Оп. 1. Ед. хр. 109.

Гребенщиков Я. П. К небольшому курсу по библиографии, материалы и заметки, 26 февр.–10 марта 1924 г. // ОР РНБ. Ф. 41. Ед. хр. 45. Л. 1–10.