IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Внутренние проверки состояния конфиденциального делопро­изводства проводятся в организации не реже одного раза в год.

При проведении проверки специально созданной приказом по организации комиссией осуществляются следующие действия:

• проверяется выполнение требований Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;

• производится сверка наличия дел и документов с выборочным полистным просмотром документов;

• контролируется правильность ведения учета доку­ментов с грифами конфиденциальности;

• проверяется порядок хранения документов с грифа­ми конфиденциальности;

• формируются предложения о снятии грифа конфи­денциальности (с последующим вынесением на рас­смотрение Экспертной комиссией организации).

Проверки осуществляются по имеющимся в организации учетным документам.

Результаты проверки оформляются актом, в котором подводят­ся итоги проверки конфиденциального делопроизводства, отмечают­ся выявленные недостатки и даются предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.

Важно знать!

Проверки наличия докумен­тов с грифами конфиденци­альности в обязательном порядке должны проводить­ся при смене руководителя структурного подразделения, руководителя организации.

По факту утраты документов с грифом конфиденциаль­ности издается приказ по организации о проведении служеб­ного расследования, результаты которого представляются ру­ководству организации.

На утраченные документы составляется акт, соответству­ющие записи вносятся в учетные формы.

Касательно машинных носителей с грифами конфиденци­альности, основные этапы работ аналогичны действиям, осу­ществляемым с документами на бумажных носителях. Форма журнала учета машинных носителей может быть следующей:

 

Журнал учета машинных носителей с грифами конфиденциальности

Таким образом, конфиденциальное делопроизводство име­ет немало особенностей и отличий от общего делопроизводства (как, например, учет проектов документов, поэкземплярный учет всех копий документов, документирование всех операций, производимых с документами, и т. д.). Все эти особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

Лабораторная работа №1

Подготовка и оформление документов с грифами кон­фиденциальности

Задание:

В качестве легенды в рамках деловой игры составить реквизиты фирмы, в которой предполагается конфиденциальный документооборот.