Формування системних уявлень

Системна методологія у менеджменті отримала визнання та значне поширення вже в другій половині XX ст. Науково-технічний прогрес, що дав могутній поштовх автоматизації ви­робничих процесів, став впливати й на процеси управління. Потрібною стала кібернетика — теорія, що пояснювала деякі закономірності авторегулювання в біології, фізиці і техніці. Відкрилися можливості застосування цих закономірностей в теорії та практиці управління соціально-економічними органі­заціями. В Україні це знайшло застосування спочатку в проек­туванні автоматизованих систем управління (АСУ), а потім і в формуванні системного підходу до всіх процесів організації й управління в соціально-економічних структурах. Серед праць зарубіжних авторів, що визнавали системний підхід як один з універсальних інструментів менеджменту, в Україні здобули популярність роботи Р. Джонсона, Ф. Каста, Д. Розенцвейла, С. Оптнера, С. Янга, Дж. Ріггса, М.Х. Мескона.

Системний підхід увійшов до теорії організації як особлива методологія наукового аналізу і мислення. Здатність до сис­темного мислення стала однією з вимог, що висуваються до су­часного керівника. Сутність системного підходу в менеджмен­ті полягає в уявленні про організацію як про систему. Система, за визначенням багатьох авторів, — це сукупність взаємопо­в'язаних елементів. Характерною особливістю такої сукупно­сті є те, що її властивості як системи не зводяться до простої суми властивостей вхідних елементів.

Організація, що є в найбільш загальній абстрактній формі організованим цілим, становить граничне розширенням будь-якої системи. Поняття "організація" як впорядкований стан цілого тотожне поняттю "система". Поняттям протилежним "системі" є поняття "несистема".

Система — це певна сукупність взаємопов'язаних і вза­ємодіючих елементів, що характеризується цілісністю, емер-джентністю та стійкістю. З цієї позиції поняття "організація" відповідає поняттю "система". Проте поняття "організація" дещо ширше за поняття "система", оскільки відображає не тільки стан порядку, але і процеси впорядкування. Саме ця подвійність природи поняття "організація" робить його трак­тування набагато змістовнішим. Будь-яка система може роз­глядатися як результат організаційних перетворень, що змі­нюють один її стан рівноваги іншим.

Система — це не що інше, як організація в статиці, тобто зафіксований на певний момент стан впорядкованості.

Спо­чатку організація досліджувалася як закрита система, проте згодом виявилося, що в природі таких організацій немає. Тому сьогодні визначальним є підхід до організації як до відкритої системи, що характеризується такими рисами:

- наявність компонентів (система складається з певної кількості частин, що називаються компонентами чи елементами. Вони є необхідними для досягнення цілей системи);

- наявність зв'язків (між компонентами системи, із зовнішнім середовищем);

- наявність структури (форма зв'язків організаційно закріплена в структурі, що забезпечує стійкість та надає системі стабільності);

- наявність взаємодії (компоненти впливають один на одного і лише у взаємодії всіх елементів і зв'язків можливими є процеси, за допомогою яких досягається результат);

- перебіг процесів (у системі одночасно здійснюється низка процесів, кожен з яких пов'язаний з певними змінами. Процеси змінюють ресурси, що входять в систему, перетворюючиїх в організаційний продукт);

- цілісність та емерджентність (властивості, які виникають лише в результаті взаємодії компонентів організації) Поняття цілісності нерозривно пов'язане з поняттям емер-джентності. Емерджентністю називається наявність якісно нових властивостей цілого, що відсутні в його складових час­тин. Це означає, що властивості цілого не є простою сумою властивостей складових його елементів, хоча і залежать від них.;

- можливість ідентифікації (властивості, на основі якиходну організацію можна відрізнити від інших організацій);

- наявність зовнішнього середовища (явищ і чинників, які не є частиною системи, але істотно впливають на неї);

- наявність концепції (відображає місію, цілі та цінності організації).

Застосування системного підходу для вивчення організації дає змогу значно розширити уявлення про її сутність і тенден­ції розвитку, більш глибоко та всебічно розкрити зміст про­цесів, що відбуваються, виявити об'єктивні закономірності формування цієї багатоаспектної системи.

 

Будова систем

Складовими системи є:

1. Елементи, під якими розуміються прості неподільні частини системи. У загальному вигляді є необмежена безліч таких частин, спосіб виділення яких залежить від визначення цілей, аналізу і побудови системи. Виділені елементи системи можуть знаходитися в певних взаємозв'язках і взаємовпливі. Ці відносини можуть визначатися як на фізичному рівні, так і на абстрактному.

2. Підсистема. Система може бути розбита (розчленована) на певну кількість підсистем, причому кожна з них є системою. І в цьому можна визначити відмінність підсистеми від компонентів і елементів.

3. Структура. Система може бути представлена шляхом переліку елементів або програмуванням приналежності до деякої множини, а також послідовним розчленовуванням на підсистему, компоненти і елементи з набором взаємозв'язків між ними. У останньому випадку вводиться поняття структури, яка відображає найістотніші взаємозв'язки між елементами і їх групами. Задані взаємозв'язки забезпечують існування системи і її основних властивостей. Структурні властивості володіють відносною незалежністю і можуть виступати як інваріант при переході від однієї системи до іншої, переносячи закономірності з однієї системи в іншу.

4. Функція. Функція представлена як процес або діяльність, зовнішній прояв властивостей якого або об'єкту в даній системі відносин.

5. Властивості - це якість параметрів об'єктів, на основі яких одержують знання про об'єкт. Властивості виражаються в показниках системи (кількісних і якісних).

6. Зв'язки. Зв'язки характеризуються напрямом, силою і характером і забезпечують виникнення і збереження структури і цілісних властивостей системи і характеризують її будову і функціонування. Передбачається, що зв'язки існують між всіма елементами системи.

7. Стан. Стан визначається як миттєва характеристика системи, яка забезпечує визначення знання властивостей системи в конкретний момент часу. Стан визначається або через вхідні дії і вихідні результати, або через загальносистемні властивості. Статична система це система одного стану. Динамічна система це система з безліччю станів, в яких з часом відбувається перехід з одного стану в інший.

Класифікація систем

Найпоширеніша класифікація організаційних систем:

1. Природні і штучні системи. Природні системи: створюються природою або суспільством. Штучні створюються для реалізації цілей людей. Тому більшість організаційних систем має характер штучних.

2.Відкриті і закриті системи. Відкриті системи характеризуються наявністю розгалужених зв'язків із зовнішнім середовищем і залежністю від нього, тобто відкриті системи це, системи які знаходяться в постійному обміні інформацією, ресурсами. Закриті системи це системи, яким характерні наявність тісних внутрішніх зв'язків і відсутність зв'язків із зовнішнім середовищем.

3. Детерміновані і ймовірні системи. Детермінація це визначення причинно-наслідкових зв'язків. Підхід ймовірності означає, що одна і та ж причина може приводити до різних наслідків, або ж різні причини можуть давати однакові результати. Організація є системою, яка в результаті процесів управління, переходить від детермінованої системи у ймовірносні. Найефективнішими організаційними системами є детерміновані системи з можливістю зміни функцій і структури системи залежно від умов зовнішніх і внутрішніх чинників.

4. Кібернетичні і ідеологічні системи. Кібернетичні, мають зовнішню мету розвитку, цілеспрямовану поведінку. Ідеологічні мають внутрішню мету розвитку.

5. будь-яку організацію можна розділити на формальну і неформальну системи. Формальна система характеризує офіційний статус елементів організації, їх жорстке закріплення в ієрархії реалізації управлінських рішень і відповідає формальній структурі організації. Неформальні системи ґрунтуються на прямих інформаційних контактах, а також на інтересах і бажаннях членів організації. У будь-якій організації можна виділити кінцеве число формальних систем і нескінченне, постійно змінне, число неформальних систем. Неформальні відносини можуть як підвищувати ефективність системи, так і зменшувати.

- жорсткі і м'які системи.

- вертикальні і горизонтальні системи

- по рівню ієрархії системи класифікуються на:

6. Неживі: статистичні структури, прості динамічні системи із заданим рухом, кібернетичні системи із зворотним зв'язком.

7. Живі: відкриті системи із структурою (рівень кліток), що самозберігається, живі організми з низькою здатністю сприймати інформацію (рівень рослин), живі організми з розвиненішою здатністю сприймати інформацію (тварини), люди (самосвідомість, мислення, нетривіальна поведінка), соціальні системи, соціальні організації (суспільство), трансцендентні системи (лежачі сьогодні поза нашою свідомістю).

8. За формою власності: приватні, колективні (корпоративні), комунальні та державні організації;

9. За формою результату: комерційні (орієнтуються на прибуток) та некомерційні організації (орієнтуються на одержання соціального ефекту);

10. За типом завдань, що вирішуються: економічні, фінансові, політичні, освітні, медичні, військові та ін.;

11. За принципами об'єднання людей: добровільні (церква, політичні партії, клуби), примусові (армія, початкова школа, тюрма, психіатрична лікарня), унітарні (їх члени об'єднуються для досягнення загальної та індивідуальної мети — підприємства, банки, ВНЗ);

12. За характером діяльності: технологічні (реалізують технологію виготовлення певної продукції або надання послуг), програмно-цільові (реалізують певну програму діяльності з вирішенням певної соціальної проблеми), непрограмні (реалізують гнучку і складну програму дій, яку визначити наперед неможливо).

13. Як і системи, організації поділяються на штучні і природ­ні. Перші створюються штучним шляхом: вони проектуються, потім будуються і реалізуються на практиці. Прикладами штучних організацій є підприємства, школи, лікарні. Природ­ні організації виникають без попереднього проектування та ін­ших наперед визначених дій, наприклад поселення людей, що виникає стихійно.