Сутність та етапи процесу комунікації

 

У вузькому розумінні комунікації – це процес обміну інформацією (фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо) між двома або більше особами, який забезпечує їх взаєморозуміння. 

Для здійснення комунікації необхідні 4 елементи:

1) щонайменше дві особи: відправник – особа, яка генерує інформацію, що призначена для передавання; одержувач – особа, для якої призначена інформація, що передається;

2) повідомлення - закодована за допомогою будь-яких символів інфомація, призначена для передавання;

3) канал комунікації – засіб, за допомогою якого передається інформація;

4) засоби зворотнього зв’язку - процесу передавання повідомлення у зворотньому напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття і зрозумілості отриманого ним повідомлення.

В процесі комунікації виділяють 8 етапів (рис. 14).

 

 

       

 

 

Рис. 14. Етапи комунікаційного процесу

16.2. Методи і види комунікацій

 

Виділяють три основні методи міжособових комунікацій:

Усні комунікації.

Перевагами усної комунікації є:

                   - швидкість обміну інформацією;

                   - гарний зворотній зв`язок завдяки безпосередньому контакту (можливість поставити запитання, уточнити повідомлення, виявити згоду чи незгоду тощо);

- простота здійснення комунікації.

До недоліків усної комунікації слід віднести:

- використання для повідомлення недостатньо точних, неадекватних, не підходящих слів;

- можливість пропустити у повідомленні суттєві деталі;

- велика ймовірність забування почутої слухачем інформації;

- викривлення повідомлення при його передаванні другій, третій і т.д. особі.

2) Письмові комунікаці. Формами письмової комунікації виступають: накази; розпорядження, листи, звіти і багато інших засобів комунікації, які використовують письмові символи. Письмові комунікації використовують перш за все у випадках, коли потрібно щонайточніше передати зміст складної та об`ємної інформації.

Переваги письмової комунікації:

- є незмінною впродовж тривалого часу, може зберігатися;

- є відчутною (на дотик), помітною;

- піддається перевірці;

- як правило, ретельно сформульована, глибоко обміркована, є логічною і точною.

3) Невербальні комунікації. Невербальна комунікація – це такий обмін інформацією, який здійснюється без використання слів (натомість застосовуються різні символи). Функціями невербальної комунікації є: доповнення і заміна мови; відображення емоційного стану партнерів по комунікаційному процесу (табл. 8).

Таблиця 8

Класифікація невербальних засобів комунікації

Основні системи невербальних засобів комунікації	Елементи системи
Рухи частин тіла	Жести, міміка, вираз обличчя, посмішки, доторкання, пози
Мова	Інтонації голосу, його діапазон, прискорення або сповільнення мовлення
Простір	Просторові форми організації спілкування: наближеність до співробітника, розстановка меблів, розміри і місцезнаходження офісу фірми тощо
Час	Завчасний прихід, точний початок комунікації, запізнення
Рух очей	Погляди, частота поглядів, їх тривалість, зміна статики та динаміки, уникнення погляду

 

Види комунікацій

1. В залежності від статусу комунікації (санкціоновані чи несанкціоновані вищим керівництвом):

 формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації;

н еформальні комунікації виникають спонтанно, несанкціоновані менеджментом. Вони підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви, що існують у формальних комунікаціях і переслідують такі цілі:

– надають можливість робітникам організації задовольнити потреби в соціальній взаємодії;

– здатні спростити комунікації, створюючи альтернативні, часто більш швидкі та ефективні проти формальних, канали обміну інформацією.

2. За характером спрямованості.

 М іжрівневі комунікації: Нисхідні комунікації – передавання інформації з вищіх рівнів управління на нижчі. Використовуються для спрямування, координації і оцінки діяльності підлеглих. За допомогою нисхідних комунікацій підлеглим передається інформація про поточні завдання, рекомендовані процедури, прийняті рішень тощо.

Висхідні комунікації – передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі. За допомогою таких комунікацій керівники отримують інформацію про стан справ на нижчих рівнях управління. Обмін інформацією по висхідній здійснюється у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок тощо.

Висхідні комунікації мають тенденцію до більшого викривлення інформації проти нисхідних.

 Горизонтальні або бокові комунікації -відбуваються між членами однієї групи або співробітниками рівного рангу. Вони необхідні для того, щоб прискорити і полегшити обмін інформацією в організації, координувати і інтегрувати різні функції в організації.

Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.

Діагональні комунікації. ї – комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.

Комунікаційні мережі

Комунікаційна мережа — це з'єднання певним чином учасників комунікаційного процесу за допомогою інформаційних потоків.

Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей, які ставить перед собою менеджер.

В таблиці 9 надано характеристику типів комунікаційних мереж залежно від швидкості передавання повідомлення, точності повідомлення, ймовірності наявності лідера, морального стану підлеглих.

Таблиця 9